一定要知道的各種會議通知
歡迎來到CN人才網，今天小編給大家介紹的是一定要知道的各種會議通知，希望對大家有幫助。
一、要求準備匯報材料的會議通知
有的會議要求企業(yè)與會代表準備匯報材料。
這樣的會議通知發(fā)出應當盡量提前，早出“安民告示”，給與會代表單位留有充足的準備時間，這有利于提高會議的質量。如例1《通知》，成文時間是xxx4年2月10日，距離3月19日開會，準備時間應當是綽綽有余的。
例1分析。《通知》的正文部分，“通知緣由”：講清了開會依據(jù)、會議組織者、開會時間、會議名稱。然后，用承啟語轉入“通知事項”：包括通知具體會議時間和報到日期、會議地點、會議內容、參加會議的人員和名額、會議接站安排、各單位應準備的匯報資料內容、聯(lián)系人、聯(lián)系電話和傳真等。其“執(zhí)行要求”：主要是提出參加會議的人員名單回執(zhí)時限、要求機場、火車站接站信息溝通時限、要各單位準備匯報資料等。
【例1】
××××集團公司關于召開物資工作會議的通知
各直屬公司、總廠、廠、院：
為了貫徹中央經濟工作會議精神，集團公司定于3月中旬召開xxx4年度物資工作會議�，F(xiàn)將有關事項通知如下：
一、會議時間：xxx4年3月19日至21日，會期3天，3月18日報到。
二、會議地點：北京××賓館(北京××區(qū)××路×號)。
三、會議內容：
1.貫徹中央經濟工作會議、總公司第××次經理(廠長)會議以及固定資產投資工作會議精神。
2.總結xxx3年物資供應工作經驗，進行經驗交流和表彰獎勵。
3.部署xxx4年物資供應工作。
四、參加會議的人員和名額見附表。參加會議的人員名單回執(zhí)請于3月8日前報到××公司經理部。
五、3月18日報到當天，首都機場全天接站。火車站憑電報、傳真或電話接站。會議代表請于3月15日前將到達日期及所乘車次、航班告××公司經理部。
六、請各單位按會議內容做好以下準備：
1.本單位貫徹落實總公司實行統(tǒng)一組織訂貨的做法、經驗、體會;
2.對進一步深化物資流通體制改革的意見和建議;
3.本單位xxx4年物資需求計劃。
七、聯(lián)系人：xxxx
聯(lián)系電話：xxxxxxxxxxxx
傳 真：xxxxxxxxxxx
(××××集團公司印章)
xxx年二月十日
例1《通知》屬于復雜性會議通知。標題寫明了會議名稱。正文約400字，在點明會議目的后，用“現(xiàn)將有關事項通知如下”的承啟語導入會議時間、地點、內容并告知接站情況;最后對參加會議的單位提出三點要求。其文字之簡練，內容之全面，條理之清楚，自不待言。
這里特別提請讀者注意的是，例1《通知》中幾個時限的確定，都是有講究的。
xxx4年2月10日發(fā)文(距開會37天)，已如上述，時間、空間足夠與會單位作相應準備。要求3月8日前報來參加會議的人員名單回執(zhí)(距發(fā)文17天，距開會11天)，既是讓與會單位有足夠時間研究確定與會人員名單，又是讓會議組織者能夠根據(jù)與會人員級別和專業(yè)(涉及討論分組以及小組召集人、記錄員的遴選)、性別(涉及住房調配)、是否少數(shù)民族(涉及是否需要分餐或特殊照顧)等等比較從容地進行各項會務安排。
要求3月15日前報來參加會議的人員到達日期及所乘車次、航班(距開會4天)，是因為各與會單位情況千差萬別、事情也千變萬化，如果過早確定出差方式(飛機、火車)以及航班、車次，不現(xiàn)實，到頭來還可能生變。但，這時間也不能再往后推遲，比如推后到緊挨開會的前夕。因為，從會議通知看，會議代表來自四面八方，會議組織者還要調配足夠數(shù)量的各種車型的車輛、駕駛員、接待員，保證集中到達的有大客車或面包車接，零星到達的有小轎車接;接到之后，馬上能送到住地，減少在機場、火車站或者路途上潴留的時間，讓代表休息好，保證會開好。
二、告之參加訂貨會的會議通知
【例2】
關于召開xxx2年石化產品訂貨會的通知
各用戶單位：
我公司計劃于xxx1年12月在廣州召開xxx2年石化產品訂貨會。為開好會議，現(xiàn)將有關事項通知如下：
一、會議時間：xxx4年12月15日至18日，會期4天。12月14日報到。
二、會議地點：廣州紫荊苑賓館(廣州天河區(qū)林和東路1518號)。
三、參會名額：由于會議場所和住宿條件所限，各與會單位參加會議的名額，以每單位不超過2人為限，請勿超員。參加會議的人員名單回執(zhí)請于12月5日前通過電子郵件或傳真發(fā)至抑或通過普通郵件寄至我公司供銷公司經理辦公室。
四、接站安排：會議代表到達廣州日期及所乘車次、航班請于12月10日前告我公司供銷公司經理辦公室。12月14日報到當天，廣州白云機場全天接站。乘坐其它時間航班飛機的以及火車的則憑電子郵件、傳真或電話通知接站。
五、資料準備：請各單位參加會議代表提前做好相關準備。如有可能，請?zhí)崆皩①F單位xxx5年計劃需我公司供應的產品種類、數(shù)量明細表，與貴單位參加會議人員名單回執(zhí)一起通過電子郵件或傳真發(fā)至抑或通過普通郵件寄至我公司供銷公司經理辦公室，以便我們及早做好產品供應平衡工作。
六、聯(lián)系方式：
1. 聯(lián)系人：xxxx。
2. 電 話：xxxxxxxxx。
3. 傳 真：xxxxxxxxx。
4. E-Mail: xxxxxxxxx@yahoo.com.cn
5. 郵 編：xxxxxx
6. 地 址：××市××區(qū)興華路888號××石化供銷公司經理辦公室
(××石油化工股份有限公司印章)
xxx年十一月一日
我們已經討論過例1《通知》，再來檢視例2《通知》，類似地，其正文部分“通知緣由”、“通知事項”和“執(zhí)行要求”三項一應俱全，且擬稿者為會議、為準備與會的用戶考慮甚周，還與時俱進地引用了電子郵件這樣快捷、準確、方便的聯(lián)系方式，本來是無須多費口舌進行分析的。但仔細琢磨之后，問題“暴露”出來了。
國務院發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》第一章總則第二條定義，“行政機關的公文(包括電報，下同)，是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。”“通知”是法定公文的一種，“適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員”，自然是“具有法定效力和規(guī)范體式的文書”。而××石油化工股份有限公司與各用戶單位之間并不存在上下級隸屬關系，前者無權對后者發(fā)送任何類型的通知，只能以“適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項”的“函”告知(也類似“通知”)有關事宜。
故而，例2《通知》的標題“關于召開xxx2年石化產品訂貨會的通知”宜改為“關于召開xxx2年石化產品訂貨會的函”;相應地，承啟語“現(xiàn)將有關事項通知如下”則宜改一字而為“現(xiàn)將有關事項函告如下”。如此，例文中多處使用“請”、“貴單位”等敬辭既符合雙方是不相隸屬的關系，也符合“函”這一文種的體式的要求。
三、表格式通知
1.格式固定、出手快捷的類表格式會議通知
我原先所在xxx石化公司的年輕同事，善于動腦筋，因事因人制宜。他們通過電腦制作公司領導班子中心組學習會議通知(見例3《通知》)，非常簡便。
其中，“學習地點”、“主持人”、“參加人員”、“列席人員”一般固定不變;“學習時間”的年、月、日、時、分等時間單位是不會變的，每次擬寫通知時只要變動月份、日期、星期、上下午和鐘點數(shù)就行了;只有“學習內容”每次要根據(jù)不同的具體要求鍵入。印好后，只要填上某某某領導同志的名字即可分送。
這樣表格化的會議通知，擬寫簡單，填充即成，受文者一目了然，效率高，效果好，減輕了秘書的勞動強度，公文格式上也是可行的。這種通知一般宜在企業(yè)內部應用。
【例3】
公司領導班子中心組學習通知
：
定于xxx4年2月28日進行公司領導班子中心組學習，具體事項通知如下：
一、學習時間：2月28日(星期六)上午9：00
二、學習地點：公司大樓3302會議室
三、主持人：xxx
四、參加人員：全體公司領導
五、列席人員：組織部、宣傳部、公司紀委、黨辦負責人
六、學習內容：
1.吳官正在中央紀委第三次全體會議上的講話
2.王作然在集團公司紀檢監(jiān)察工作會議上的講話
xxx石化有限責任公司黨辦
xxx石化股份有限公司黨辦
xxx年二月二十六日
2.邀請函式會議通知
無獨有偶，以邀請函形式出現(xiàn)的會議通知(即實際是起會議“通知”作用)也是表格式的(見例4《通知》)，比例2《通知》修改成的石化產品訂貨會函更簡單。其標題既省略了發(fā)文機關名稱(xxx石化供銷公司)，也簡化了事由或主要內容(概括為無所不包的“邀請”二字)，只有文種是明確的(函)。正文則如同填充題，確實擬寫容易，簡單明了，使復雜性的會議通知或函變?yōu)楹唵涡缘�，給了我們探索某些公文制作模式化的可能性以有益的啟示。
【例4】
邀 請 函
****公司 ：
茲定于****年**月**日起在**市召開****年xxx石化**產品用戶座談會。謹邀貴單位一名代表參加。
具體通知如下：
1.報到時間：****年**月**日;
2.會議地點：**市****;
3.會務費：****元/人;
請貴單位盡快回復與會代表名單，以便預定飛機票;
聯(lián)系人：供銷公司經理辦***;
聯(lián)系電話：(025)******* 。