公文批復的格式

　　批復是指答復下級機關的請示事項時使用的文種，是機關應用寫作活動中的一種常用公務文書。批復一般分為審批事項批復、審批法規(guī)批復和闡述政策的批復三種。下面是公文批復的格式 ，一起來看看吧。

　　寫作格式要點

　　1.“批復”這一文種是上級機關為對應下級機關上報“請示”而設的，沒有“請示”就無所謂“批復”。因之，批復的制發(fā)主體應是上級機關。原則上同級機關公文往來不使用批復。特殊情況，也有經(jīng)上級機關批準，職能部門代上級機關行文批復的。

　　2.批復的受文單位一般應是上報請示的直接下一級機關。批復不越級行文。有些中間轉(zhuǎn)報的請示，批復的受文單位應是轉(zhuǎn)報機關，不應向原報機關直接批復。

　　3.批復的一般結(jié)構(gòu)是首先寫明針對什么文件的批復，爾后是批復內(nèi)容。同意的批復從內(nèi)容上講大體有以下幾種類型:(1)對請示審批事項的批復，內(nèi)容比較簡短，不闡述同意的理由，只對同意事項作幾點原則規(guī)定 (2)對要求解決問題的批復。(3)對上報規(guī)劃、方案、意見的批復。這種批復不同于批轉(zhuǎn)的地方是，只對來文單位答復同意與否，而不是轉(zhuǎn)發(fā)給其他單位。批復在原則同意上報規(guī)劃等的同時，往往對需要明確的問題加以強調(diào)。

　　4.批復內(nèi)容篇幅都不長，涉及實質(zhì)內(nèi)容的公文，一般文字精煉，句句中的，言簡意賅。同意性批復都不復述同意的理由:同意之后往往討落實批復內(nèi)容提一些原則性要求，但亦應明晰、準確、簡潔。不管何種類型的批復，都不可對理由作展開論述。不同意的批復，往往要闡述一下原因、理由，但亦應簡明扼要。有的不闡述理由，直接明了不同意。

　　5.批復件原則上一文一事，一個批復針對一件請示。有時數(shù)個下級機關上報請示同一件事，經(jīng)研究同意后，應分別行文批復，而不應一件批復數(shù)文。

　　6.批復公文一般無特別的結(jié)束語。有的為加重語氣加“此復”、“特此批復”的字樣，實際上是多余的。

　　批復類公文的格式

　　國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布實施的《國家行政機關公文格式》國家標準(以下簡稱《公文格式》)按照國務院發(fā)布并施行的《國家行政機關公文處理辦法》(以下簡稱《辦法》)的要求，對國家行政機關公文設計了兩類5種格式：

　　第一類，“文件式”公文格式

　　它包括“上行文格式”“一般文件格式”等 2種形式。

　　第二類，公文的特定格式

　　它包括“信函式格式”“命令格式”“會議紀要格式”等3種形式。

　　《公文格式》國家標準規(guī)定詳盡、明確而嚴格。依此，“批復”公文格式有“一般文件格式”和“信函式”兩種�！昂�”(包括“請批函”與“批答函”)的公文格式只有“信函式”一種。

　　1.“一般文件格式”的公文格式

　　“一般文件格式”即下行文或平行文格式。其設計規(guī)定要點是：

　　公文用紙?zhí)祛^為37mm±1mm 。訂口為28mm±1mm。版心尺寸(不含頁碼)為156mm×225mm。

　　發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣距離一定要留出25mm(約2行)位置，用于標識份數(shù)序號、密級和緊急程度等3項公文要素。也就是說，在設計“批復”發(fā)文機關標識(即俗稱的公文“紅頭”)時，發(fā)文機關標識位置應自上頁邊起留出天頭37mm+25mm=62mm 的距離。要注意，即使“批復”事項內(nèi)容既非秘密又非緊急，不需要標識上述3項公文要素，也要留出這段空白，即自上頁邊起留出天頭62mm 的距離。

　　行政機關的重要公文、特別是上報的公文，其發(fā)文機關標識(即“紅頭”)，一般均由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成。對一些特定的公文可只標識發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱，后面不加“文件”二字。如國務院就有“國務院任免通知”的“紅頭”形式，但這只限于這極個別特定公文而已。

　　置于公文首頁眉首發(fā)文字號之下4mm處的一條與版心等寬(即156mm)的紅色反線。此外，公文版記中各要素下均加一條反線，寬度同版心。但版記反線跟公文首頁眉首與主體之間印的那一條紅色反線顏色不同，是黑色的。

　　2.“信函式”公文格式

　　國家行政機關在實際制發(fā)公文時，經(jīng)常使用一種只標識發(fā)文機關名稱而不標識“文件”二字的“信函式”公文，用于處理日常事務的平行文和下行文，而且使用頻率很高。這種公文除了不標識簽發(fā)人以外，其它各要素均與“文件”公文相同。

　　顯然，“函”自然采取的是“信函式”公文格式(見例1國務院辦公廳《復函》，以下國務院辦公廳均簡稱國辦)。而“批復”理論上應有“一般文件格式”和“信函式”兩種格式。但我們發(fā)現(xiàn)，實際上國務院和國務院辦公廳常用的“批復”公文，基本上都是采用“信函式”公文格式行文的。

　　批復公文格式

　　（1）標題

　　標題的寫法最常見的是完全式的標題，即由發(fā)文機關、事由和文種構(gòu)成。在事由中一般將下級機關及請示的事由和問題寫進去；

　　還有一種完全式的標題是 發(fā)文機關 + 表態(tài)詞 + 請示事項 +文種，這種較為簡明、全面和常用。

　　也有的批復只寫事和文種。

　　(2)主送機關

　　主送機關一般只有一個,是報送請示的下級機關.其位置同一般行政公文,寫于標題之下,正文之前,左起頂格. 批復不能越級行文, 當所請示的機關不能答復下級機關的問題而需要向更上一級機關轉(zhuǎn)報"請示"時, 更上一級機關所作批復的主機關不應是原請示機關, 而是"轉(zhuǎn)報機關". 如果批復的內(nèi)容同時涉及其它的機關和單位,則要采用抄送的形式送達.

　　（3）正文

　　正文里包括批復引語、批復意見和批復要求三部分。

　　批復引語要點出批復對象，一般稱收到某文，或某文收悉。要寫明是對于何時、何號、關于何事的請示的答復，時間和文號可省略。

　　批復意見是針對請示中提出的問題所作的答復和指示，意思要明確，語氣要適當，什么同意，什么不同意，為什么某些條款不同意，注意事項等都要寫清楚。

　　批復要求（其實可以單獨算做結(jié)尾），是從上級機關的角度提出的一些補充性意見，或是表明希望、提出號召。如果同意，可寫要求；不同意，亦可提供其他解決辦法。

　　(4)落款

　　這部分寫在批復正文右下方, 署成文日期并加蓋公章, 成文日期用阿拉伯數(shù)字。

　　批復既是上級機關指示性、政策性較強的公文，又是對下級單位請求指示、批準的答復性公文，所以，撰寫批復要慎重及時，根據(jù)現(xiàn)行政策法令及辦事準則，及時給予答復。撰寫時，不管同意與否，批復意見必須十分清楚明白，態(tài)度明朗。不能含糊其辭，模棱兩可，以免下級無所適從。

　　同時批復必須有針對性的一文一批復，請示要求解決什么問題，批復就答復什么問題。

　　需要指出的是，在全面推進依法行政的今天，“批復”這種帶有較為明顯的計劃經(jīng)濟“人治”色彩的公文種類，各級行政機關應當慎用。從既有的批復定義和使用實際看，批復是“答復下級機關請示事項”時使用的文種。依法行政講究職權(quán)法定，每個行政機關都有自己獨立的法定職責，需要經(jīng)過“請示”而為的事項越來越少，上級行政機關面對請示，要看是否有必要“批復”。

　　對于應當由下級機關“依法獨立行使職權(quán)”并獨立承擔責任的事項，雖有請示也不應批復（即使需要指導也應采用其他方式）。這一是便于明晰職權(quán)，分清責任，推進依法行政的需要，二是避免文牘主義，提高行政效率的需要，三是便于管理相對人尋求救濟需要。

　　批復主要有以下幾個特點：

　　·權(quán)威性。批復發(fā)自領導機關，是領導意愿和領導權(quán)威的具體表現(xiàn)。因此，請示一經(jīng)批復，對請示事項的下級機關就具有直接的行政約束力，下級機關就必須遵照批復的意見貫徹執(zhí)行。

　　·針對性。批復必須針對請示機關行文，而且要針對請示事項而發(fā)。下級機關請示什么事項，上級機關就批復什么事項，不得涉及請示事項以外的內(nèi)容。因此批復具有很強的針對性。

　　·鮮明性。上級機關對于所批復的閩題，無淪是同意與否，都必須態(tài)度明朗，理由充分，絕不能似是而非，模棱兩可。

　　批復的種類

　　根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)的不問，批復可以分為以下兩種：

　　◇指示性批復

　　這種批復是針對下級機關請求指示而發(fā)的，而且其內(nèi)容又多是對涉及方針、政策性問題進行答復的。如《國務院關于天津市放開糧食價格有關問題的批復》。

　　◇審批性批復

　　這種批復主要針對下級機關請示的公務事宜，經(jīng)審核后所作的決斷性答復。如《××市機械工業(yè)管理局<關于××重型汽車制造廠與××工程機械鍛件廠合并的批復>》。批復的寫作模式

　　批復

　　1、批復的用途

　　批復適用于答復下級機關請示事項。

　　2、批復的寫法：

　　(1)格式：

　　用公文的一般格式。

　　(2)標題：

　　發(fā)文機關+事由+文種，如：《國務院關于建設中關村科技園區(qū)有關問題的批復》。

　　事由+文種，如：《關于修建新辦公樓請示的批復》。

　　(3)正文：

　　1)開頭部分：批復緣由，一般用簡明扼要的 語言引述請示的標題和發(fā)文字號、發(fā)文時間或概括來文的主要內(nèi)容;如問題比較復雜，往往用過渡語“現(xiàn)批復如下”，引出批復意見。

　　2)主體部分：批復事項，是正文的核心部分，根據(jù)請示事項，逐條批復，一般先表明批復態(tài)度，再寫明批復意見，提出指示或要求。

　　3)結(jié)尾部分：通常以“特此批復”、“此復”等慣用語，也可以省略以上字句，自然收尾。

　　3、批復同復函的異同：

　　復函即答復性函，是專為答復問題而制發(fā)的函。批復同復函雖然都屬于回復性公文，但畢竟是完全不同的兩個文種。二者的區(qū)別主要體現(xiàn)在兩方面：

　　一是行文方向有所不同。批復的行文方向單一，均為上級機關發(fā)給下級機關的下行文;而復函的行文方向靈活，它通常是同級機關或不相隸屬機關之間使用的平行文，有時則是下級機關發(fā)給上級機關的上行文或上級機關發(fā)給下級機關的下行文。

　　二是重要程度有所不同。批復往往用于答復比較重要的事項，而復函則可用于答復一般性問題。

　　4、 寫作批復的注意事項

　　(1)態(tài)度要鮮明。

　　(2)內(nèi)容要全面。

　　(3)行文要迅速。

　　公文批復的寫作格式

　　批復是一種下行文，是上級機關答復下級機關某一請示時使用的公文。批復一般是專門就某一事、某一問題的答復，內(nèi)容都比較單一，而且是先有來自下級的請示，才有上級的批復。

　　一般來說，批復的核心內(nèi)容是就請示的內(nèi)容、問題表示上級機關態(tài)度，是同意還是反對，有不同意見等，都要在批復中直接申明。

　　批復的結(jié)構(gòu)包括標題、主送單位、正文、結(jié)尾、發(fā)文機關幾部分。

　　(1) 標題

　　標題包括批復機關、批復事項和批復文種三個部分。如《宏大公司對〈燕奇國際文化交流公司舉辦"燕奇杯"書法大賽的請示〉的批復》。也可只寫批復事項及文種兩部分，如《關于建立東風電機廠工會委員會的批復》。

　　(2) 主送單位

　　即來文請示的單位。其位置在標題之下，正文之上。批復是有針對性的，所以不可缺少主送單位。

　　(3) 正文

　　分為開頭、內(nèi)容和結(jié)語三部分。

　　開頭一般注明批復的依據(jù)，用以說明是針對哪個請示所作的批復，要求寫得嚴謹、明確。如"《燕奇國際文化交流公司關于舉辦'燕奇杯'書法大賽的請示》(燕奇字[1994]14號)收悉"，然后，一般寫如"經(jīng)董事會研究，現(xiàn)批復如下"、"經(jīng)研究，批復如下"等。注意不可簡單寫成"×年×月×日來文收悉"，許多來文，究竟是哪份，很不清楚。

　　請示的內(nèi)容決定批復的寫法。下級機關只就某個具體事項請示，批復的內(nèi)容亦簡單明了，可直接表態(tài)，同意的就寫肯定意見，不可意的要提出有根據(jù)的、有針對性的緣由。有的批復具有一定的普遍性，則需上級機關較為詳細地寫明批復態(tài)度，充分闡明理由。還有些批復可在同意的前提下，原則性地提出希望。如"希望在弘揚民族文化、促進民族文化與國際文化交流方面，在發(fā)揚我公司的企業(yè)文化傳統(tǒng)方面，作出努力"。

　　結(jié)語使用的語言要簡短，語氣要堅決，態(tài)度要鮮明。

　　對請示的批復一般分三種意見：完全同意，不完全同意、完全不同意。意見不同寫法也不同。

　　完全同意的批復可以不寫同意的理由，只明確表態(tài)。如："你部銀水字[1994]4號請示收悉，經(jīng)董事會研究，同意銀水湖旅游度假村提前開工(日期為1994年6月6日)。"

　　下級單位的請示，受政策和具體情況限制有時不能得到完全同意的批復。在寫此類不完全同意批復時先說明同意部分，再講清不同意部分及其原因。如："你部公關字[1994]12號請示收悉，經(jīng)研究同意購制'486'電腦一臺，但囿于經(jīng)費所限，暫不同意購制輕型印刷設備。"

　　完全不同意的批復，一定要講明不同意的理由和根據(jù)。因為對下級的請示有完全不同的理解，所以要在周密的思考和研究后，清楚、肯定、有針對性地答復下級請示，不能使用有歧義的詞語。也可在發(fā)文之前，先向下級單位講明理由和依據(jù)。

　　(4)批復的結(jié)尾多用"此復"、"特此批復"等習慣用語。

　　(5)發(fā)文機關、發(fā)文日期也是不可遺漏和忽視的部分，并且要書寫完整。

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