年度采購與付款情況的審計報告

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　　關于供應部20**年度采購與付款情況的審計報告

　　總經(jīng)理：

　　根據(jù)201*年度審計計劃和審計委員會安排，自2010年4月15日至2010年5月10日，我們審計組對供應部2009年度采購與付款情況進行了審計。審計過程中得到了被審計部門的積極支持和配合，工作進展順利。審計工作已經(jīng)結束，現(xiàn)將審計情況報告如下：

　　一、 基本情況

　　為了加強對公司物資采購與付款業(yè)務的內部控制，規(guī)范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊，公司根據(jù)《企業(yè)內部控制規(guī)范》以及國家有關法律法規(guī)，結合公司的實際情況，制定了《采購與付款內部控制制度》。

　　物資采購流程分兩大類，一類是生產(chǎn)物料采購，一類是五金物料采購。生產(chǎn)物料的采購，每月11日前生產(chǎn)部根據(jù)營銷中心銷售預算情況編制需料計劃，供應部在5個工作日內根據(jù)需料計劃經(jīng)過詢價后編制訂貨計劃，報物管部審核總經(jīng)理批準后與客戶簽訂采購合同;而五金物料的采購，則由使用部門自行填寫申購單，倉庫核實庫存量及采購量后，由供應部詢價，報物管部審核總經(jīng)理批準后與客戶簽訂采購合同，某些零散的五金備件直接采購。在允許的情況下采用不少于3家以上供應商以資質及詢價篩選的方式，在合格供方中比價擇優(yōu)采購，而貨比3家的先后依據(jù)是：質量、送貨時間(是否符合我司生產(chǎn)需求)、付款方式、價格。一般情況下，符合資質的供方先將樣板送來，待公司檢驗合格后，將其確認為可比可選的對象。公司開發(fā)供應商的途徑有多種，以上網(wǎng)查詢搜索或由供應商同行介紹為多。所選擇

　　的供應商必須按商品的類別提供相應的證照復印本，如原料(主料)需有營業(yè)執(zhí)照、藥品生產(chǎn)許可證、藥品GMP證書、藥品注冊證;輔料需有營業(yè)執(zhí)照、藥品生產(chǎn)許可證、藥品注冊證;中藥材需有營業(yè)執(zhí)照、藥品經(jīng)營許可證、GSP證書，且購入的產(chǎn)地保持相對的穩(wěn)定;進口商品遵守《進品商品管理辦法》提供進口商品注冊證、進口藥材批件、進品藥品檢驗報告書。為確保所采購的商品符合標準，質管部每年底對供應商進行考核評估、更新，并存檔。

　　供應部在與客戶簽訂采購合同時，都明確采購物資的品名、規(guī)格、質量執(zhí)行標準、數(shù)量、價格、交貨日期、運輸方式、付款方式、違約責任等要素，并由授權人員代表簽訂。

　　供方按照合同規(guī)定的交貨日期將貨物送達公司倉庫，倉管員根據(jù)訂貨計劃簽收貨物，數(shù)量差異允許在5%-10%之間，但這種差異合同上沒有明確說明，若差異較大，需請示領導。貨物簽收完畢后，倉管員及時報檢，在收到檢驗室及質管部出具的驗收報告單后，便將該批貨物入賬，若不合格，則通知供應部，一般情況下，供方選擇換貨。

　　倉庫存放的物料都是分門別類的，部分貴重的藥材放在加鎖的地方，并限制人員接近。

　　貨物驗收后，供方提供合法票據(jù)給我司，供應部人員復核票據(jù)上的內容與采購合同、驗收單上的是否一致，并根據(jù)合同上的付款要求填寫付款申請單交送財務部。財務部優(yōu)先考慮用銀行承兌匯票付款，并對資金計劃、合同約定的付款條件進行嚴格審核，經(jīng)總經(jīng)理批準，由出納辦理相關貨款結算。

　　公司09年的存貨周轉率為4.71次，比08年的4.11次有明顯提高。09年全年采購額約18,897.65萬元，共耗用19,023.10萬元。

　　分析說明：

　　(1)中藥材09年耗用額比08年減少261.62萬元下降率6.2%，其中當歸減少259.8萬元，占總額的99.3%，原因是當歸從08年的采購單價41.83元/KG下降到09年的15.13元/KG，雖然09年耗用量比08年增長18844.53KG，增長18.21%，但還是導致總耗用額下降。除了當歸，還有丹參、皂角刺、防風等9種中藥材有這種采購單價差異情況。

　　(2)原輔料采購額及耗用額增長大的原因是09年將“空心膠囊”歸入輔料中核算，而08年則歸入包裝物中核算。若不考慮“空心膠囊”，09年比08年耗用增長不到1%。而“空心膠囊”09年比08年耗用額增長2.81%。

　　(3)包裝物耗用額比08年減少175.36萬元下降6.85%，主要原因是09年“空心膠囊”耗用427.92萬元歸入輔料中核算。

　　分析說明：

　　(1)原輔料耗用額09年比08年減少334.78萬元，下降率為4.54%，主要原因是頭孢拉定的耗用額比去年減少 372.97萬元。頭孢氨芐的采購單價則由去年的469.06元/KG下降到317.71元/KG。

　　(2)包裝物耗用額比08年減少65.08萬元下降3.86%，主要原因是09年“空心膠囊”耗用其中215.85萬元歸入輔料中核算。

　　貨款支付情況

　　分析說明：

　　根據(jù)公司的經(jīng)營方針優(yōu)先考慮以銀行承兌匯票支付貨款，09年比08年通過以銀行承兌匯票支付貨款增加8.26%，但是以銀行承兌匯票方式支付沒有達到采購總額的50%。

　　二、 審計內容

　　本次審計采取了抽查的方式進行。

　　(1) 隨意抽查一個月的訂貨計劃書, 檢查其是否符合當期的采購政策。

　　原材料的訂貨計劃是否根據(jù)當期的需料計劃實施, 是否按管理制度及權限規(guī)定要求辦理審批手續(xù), 是否按預先編號、保管訂貨計劃。

　　(2) 分析比較需料計劃、庫存量及訂貨計劃, 檢查其是否進行合理安排。

　　(3) 檢查原材料的采購價格是否經(jīng)過市場調查、比較、審批程序決定。 (4) 檢查采購合同條款是否充分，有無損害公司利益，是否有指定人員審核，是否交財務部存檔，合同專用章是否經(jīng)過適當審批。 (5) 檢查是否按需料計劃申請訂貨計劃，跟蹤其實施過程，檢查其采購價格、供應商及審批情況，比較當期實際生產(chǎn)及庫存狀況。 (6) 審核供應商的發(fā)票與訂貨計劃、采購合同、入庫單的名稱、單價、數(shù)量是否一致。

　　(7) 檢查是否存在超收，超收標準的規(guī)定;分析超收原料的價格與數(shù)量是否經(jīng)濟、是否合理。

　　(8) 查閱詢價是否有書面記錄并存檔，是否作為訂貨計劃審核的依據(jù)。 (9) 查閱供應商的檔案是否健全并定期更新;是否定期對供應商進行考評、且考評指標是否合理，查閱近期的供應商評價表，查看是否存在大量得分較低的供應商。

　　(10)查閱公司是否有關于采購批準額度的權限規(guī)定。

　　(11)查閱公司的質量原因造成退貨的標準及其執(zhí)行情況，查閱退貨的

　　“出庫單”，檢查其是否按規(guī)定辦理審批手續(xù)，退貨是否充分、及時，供應商是否簽字;退貨是否符合質管部的建議，退貨時是否有質管和財務核查。

　　三、 審計結果

　　(1) 訂貨計劃符合當期的采購政策，原材料的訂貨計劃都是根據(jù)當期的需料計劃實施，且每份需料計劃都經(jīng)過生產(chǎn)部部長復核，訂貨計劃則由總經(jīng)理審批，方能與供方簽訂采購合同。供應部將每月的需料計劃、訂貨計劃歸檔。

　　(2) 原材料的采購價格均經(jīng)過市場調查，貨比3家，但部分原材料的供應商只有一家符合我司資質要求，最后由領導審批。

　　(3) 采購合同條款充分，無損害公司利益，并指定授權人員代表簽訂，保管合同專用章，合同簽訂后交財務存檔，以便審核、付款。

　　(4) 一般情況下，訂貨計劃應與生產(chǎn)部的需料計劃一致，但實際的采購過程中，訂貨計劃中的品種、數(shù)量要比生產(chǎn)需料計劃多，是因為供應部考慮某品種庫存不多，而且日常耗用量比較大，供方也亦將漲價，為降低采購成本，供應部在沒有需料計劃的前提下，自行申購，并由領導審批。

　　(5) 供應商提供合法的票據(jù)，發(fā)票上的內容與倉庫收料單上的一致，由于存在超收或少收，所以發(fā)票上的數(shù)量與采購合同存在一定的差異。

　　(6) 公司允許按合同數(shù)量的5%-10%的差異標準來簽收貨物，若在這范圍內都是經(jīng)濟的、合理的，但要是超標，需經(jīng)領導同意才能簽收。而引起這差異的兩個主要原因是雙方的秤、電子磅存在差異和運輸車輛空間問題。

　　(7) 詢價均有書面記錄并存檔，是作為編制、審核訂貨計劃的依據(jù)。

　　(8) 供應商檔案健全，按采購類別的不同，供應商所提供的有效證照復印本亦不同，每新增一家供應商都配有一套完整的質量體系評估報告，并每年底對供應商進行一次復評，定期更新。

　　(9) 公司沒有明確的關于采購額度的權限規(guī)定，但每張訂貨計劃都有總經(jīng)理批準，合同的簽訂由采購管理員負責。

　　(10)公司檢驗室根據(jù)國家規(guī)定的標準及有關質量要求對所有采購的原材料、包裝物進行檢驗，并在限期內出具檢驗報告，若有不合格品，憑檢驗報告單通知供方退貨或換貨。在退貨時，質管部與供應部人員在旁核查，但不經(jīng)財務部。

　　四、 存在問題及審計建議

　　1. 成本管理工作手段單一，市場信息搜集工作少，供應商管理需進一步規(guī)范化;

　　主要問題1：

　　采購員市場信息搜集不夠，市場價格信息調查工作比重少。價格信息獲取手段單一，多為供應商傳真報價基礎上討價還價。

　　建議：

　　應加強基礎信息工作，尋找價優(yōu)、質高、誠信的供應商。

　　主要問題2：

　　供應商等級評定工作管理薄弱，每年底對供應商的復評過于簡單，主觀性較強。

　　建議：

　　實地考察，深入了解供應商最新情況，建立并完善供應商管理工作，增加透明度。

　　主要問題3：

　　部份物料對供應商的依賴性太強，將直接影響成本高低、質量好壞及采購工作效率水平。

　　建議：

　　由于公司產(chǎn)品的特點對采購人員的`業(yè)務素質要求也相對較高，日常要做好重要供應商的溝通，不因為時間要求緊而向質量讓步。另外是否建立科學的產(chǎn)品生產(chǎn)周期，精確計算出從采購到產(chǎn)品下線入庫各環(huán)節(jié)所需的時間，讓公司與供應商之間永遠處于主導的地位。 審計結論：

　　目前主要物料來源多為長期供應商，價格上也有一定的穩(wěn)定，但仍為制約計劃采購的瓶頸，物料成本、質量直接關系到公司效益，因此應加大此方面的工作投入而非下單后的補救。

　　2. 內控管理有少量缺陷需改進;

　　主要問題1：

　　符合公司的實際情況，更新相關制度。

　　建議：

　　編制采購流程一般操作規(guī)范，采購詢價控制制度。

　　主要問題2：

　　所有的來貨都辦理簽收手續(xù)，但因質量問題導致退貨或換貨的，倉庫并沒有退貨出庫單，退貨手續(xù)并不合理。

　　建議：

　　編制采購退回管理制度，明確責任人。

　　主要問題3：

　　倉庫的收料報告單只有倉管員1人簽字，是否符合規(guī)定。

　　建議：

　　應采取針對性的措施加以改進。

　　主要問題4：

　　不重視與供應商往來賬核對。

　　建議：建立應付賬款對賬制度。

　　審計結論：

　　相關管理存在一定的問題，應完善一系列采購管理制度。

　　五、 內部審計人員的評論

　　供應部作為公司生產(chǎn)運作管理的關鍵部門，基礎信息工作的扎實程度直接會影響整個公司的運作效率和效果，有些是來自部門外的，有些是內部管理不到位，要解決這些問題光靠本身是不夠的，涉及到

　　其他相關部門的信息管理，辦法是各部門如何分步改善。此外內控制度管理上還有待完善，靈活性不夠。總之，經(jīng)審計后發(fā)現(xiàn)該部門存貨管理工作基礎工作扎實，物料管理到位，基本上能完成采購任務。

　　六、 對回復的期盼

　　在審計過程中得到貴部門的積極支持和配合，工作進展順利，審計工作已經(jīng)結束，現(xiàn)提出有關部門審計發(fā)現(xiàn)和建議的詳細資料，我們希望在收到報告之后的7天內作出書面回復。

　　七、 供應部的反應

　　該部對本次審計工作比較重視，能提供審計所需的資料使審計工作得以順利進行，基于審計所發(fā)現(xiàn)的問題探討后認為：

　　1. 我部將繼續(xù)配合公司信息化管理，加強基礎信息方面工作，對物料采購信息的收集、保存和分析等細化管理。

　　2. 我部對供應商評定均有進行實地考察，并對其行業(yè)地位、經(jīng)營狀況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質量、同行口碑、物料供應可行性、供應成本、風險評估等進行了解和分析。

　　(審計部意見：供應商的評定應該由質管部門，供應部所說的分析沒有紙質文件。)

　　3. 我部在物料采購上堅持所購物料符合“國家規(guī)定標準”為原則，從來沒有“因為時間要求緊而向質量讓步”。我部一直努力維系與供應商之間良好的合作關系，不僅是為了保證物料供應的穩(wěn)定，也是為了爭取更優(yōu)的價格，更有利的付款方式，更好的質量保障和服務等等。這種合作關系是平等、互利的戰(zhàn)略性合作關系，不應該簡單地認為誰“依賴”誰，誰“主導”誰。

　　(審計部意見：建立產(chǎn)品生產(chǎn)周期，了解采購至入庫所需的時間。)

　　4. 在內控管理制度規(guī)范方面，我部將根據(jù)公司的實際情況，進一步完善物料采購流程和制度。

　　5. 我部對于財務部定期或不定期的往來賬核對從來都是高度重視并積極配合，從未有遺留任何一筆往來業(yè)務。

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