企業(yè)檔案管理規(guī)章制度范本
在快速變化和不斷變革的今天，人們運(yùn)用到制度的場(chǎng)合不斷增多，制度是一種要求大家共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編整理的企業(yè)檔案管理規(guī)章制度范本，希望能夠幫助到大家。
企業(yè)檔案管理規(guī)章制度1
人力資源檔案管理已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)管理方式之一，儲(chǔ)存了有關(guān)企業(yè)人員全面的個(gè)人情況和個(gè)人掌握的知識(shí)技能等綜合信息。目前，現(xiàn)代企業(yè)基本實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，提出對(duì)人力資源檔案管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合的要求，將其轉(zhuǎn)化為直接利用的數(shù)字信息。但現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理平臺(tái)的構(gòu)建目的將不僅僅是對(duì)個(gè)人信息和知識(shí)情況的存儲(chǔ)，更是需要以人所掌握的知識(shí)作為管理單位，把這類信息及時(shí)、準(zhǔn)確地發(fā)布出來，滿足企業(yè)不同層級(jí)的人員對(duì)知識(shí)共享、快捷及利用的需求。
1、系統(tǒng)平臺(tái)需求分析
基于現(xiàn)代企業(yè)人力資源系統(tǒng)平臺(tái)的構(gòu)建，必須從企業(yè)全局角度來著眼，以目前企業(yè)已擁有的管理系統(tǒng)的硬件設(shè)備與軟件系統(tǒng)的兼容性作為開發(fā)基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)人力資源檔案信息的科學(xué)管控與組織知識(shí)的充分共享，使人力資源檔案管理思想與現(xiàn)代企業(yè)管理文化進(jìn)行接壤，提高企業(yè)人才的整體協(xié)作性和團(tuán)隊(duì)人才意識(shí)。因此，系統(tǒng)必須考慮以下幾個(gè)方面：首先，系統(tǒng)建設(shè)需要以檔案法律法規(guī)為準(zhǔn)繩，保障企業(yè)人員對(duì)檔案信息的隱私權(quán)和知情權(quán)；人力資源檔案系統(tǒng)信息的收集符合法律法規(guī)的要求，滿足企業(yè)員工自愿參與的原則。
其次，系統(tǒng)建設(shè)必須以目前企業(yè)管理系統(tǒng)的特性作為參照，主要體現(xiàn)在系統(tǒng)平臺(tái)必須與企業(yè)管理系統(tǒng)具有良好的交互性、兼容性以及技術(shù)的融合性上，為系統(tǒng)平臺(tái)與企業(yè)對(duì)接減少阻礙。再次，系統(tǒng)平臺(tái)的功能設(shè)計(jì)必須從雙方面的利用角度進(jìn)行考慮，不僅對(duì)企業(yè)管理者提供幫助，更要肩負(fù)起對(duì)企業(yè)員工利用需求的責(zé)任；建立專人專用賬戶的用戶權(quán)限，方便管理、利用和消除信息不安全等因素的考慮。此外，對(duì)于企業(yè)核心價(jià)值的技術(shù)信息必須進(jìn)行嚴(yán)格保密。數(shù)據(jù)保存必須考慮到突發(fā)狀況和外在環(huán)境改變等因素，保持信息數(shù)據(jù)的安全性和完整性。最后，以企業(yè)利益最大化為根本目標(biāo)，縮減到企業(yè)投入最低成本。
2、系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)
現(xiàn)代人力資源管理平臺(tái)主要包含三部分功能：用戶個(gè)人信息認(rèn)證、企業(yè)員工知識(shí)共享、系統(tǒng)管理三個(gè)模塊。以上三種功能通過B/S網(wǎng)絡(luò)模式可以實(shí)現(xiàn)：普通用戶登陸后經(jīng)過系統(tǒng)的授予權(quán)限，可以對(duì)個(gè)人的身份相關(guān)信息進(jìn)行校對(duì)，個(gè)人有關(guān)信息如果有誤，可以向系統(tǒng)管理人員提供機(jī)構(gòu)證明，管理人員對(duì)系統(tǒng)個(gè)人信息進(jìn)行修改、刪除、增加新錄入，并且該用戶可以利用賬號(hào)分享本人或所在機(jī)構(gòu)所掌握的技能知識(shí)，平臺(tái)提供多用戶進(jìn)行在線交流等功能；系統(tǒng)管理員按照企業(yè)內(nèi)的層級(jí)和不同部門分類設(shè)置不同用戶權(quán)限，用戶可以通過賬號(hào)查詢企業(yè)知識(shí)信息庫；系統(tǒng)管理人員不僅具有普通用戶的權(quán)限，還可以對(duì)系統(tǒng)的管理模塊進(jìn)行管理，對(duì)用戶權(quán)限進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)置，同時(shí)還必須肩負(fù)起對(duì)知識(shí)庫的更新和信息審核的責(zé)任。
現(xiàn)代企業(yè)人力資源檔案管理平臺(tái)頁面是與員工直接對(duì)話的窗口，必須為企業(yè)員工提供多分類頻道，幫助其獲得最新資訊，建立如分類導(dǎo)航、知識(shí)庫查詢、業(yè)務(wù)查詢、信息反饋、即時(shí)信息發(fā)布、用戶在線交流等等功能。知識(shí)信息庫錄入與最新知識(shí)發(fā)布只向管理人員賬戶權(quán)限開放，普通賬戶對(duì)知識(shí)信息的更改或增加，可以通過信息反饋系統(tǒng)對(duì)系統(tǒng)管理人員提出申請(qǐng)，得到及時(shí)回復(fù)。
3、現(xiàn)代企業(yè)人力資源檔案管理平臺(tái)的技術(shù)架構(gòu)
結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)人力資源檔案平臺(tái)的功能分析，筆者提出了對(duì)系統(tǒng)平臺(tái)的主站點(diǎn)及其各有關(guān)站點(diǎn)設(shè)計(jì)方式，包括充分考量了現(xiàn)代企業(yè)在實(shí)踐應(yīng)用所需欄目，借此確定添加哪些欄目的功能最為有效、欄目如何設(shè)置更為合理、欄目可以對(duì)哪些用戶可以公開，以及人力資源檔案平臺(tái)信息庫需要?jiǎng)?chuàng)建檔案資源信息和知識(shí)庫信息內(nèi)容等。因?yàn)橹R(shí)庫與人力資源檔案信息庫處于系統(tǒng)平臺(tái)的后臺(tái)位置，并且與平臺(tái)的表層頁面相對(duì)分開�；谝陨咸攸c(diǎn)，現(xiàn)代企業(yè)人力資源系統(tǒng)平臺(tái)主要采用普遍應(yīng)用的三層式B/S系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。
第一，企業(yè)人力資源檔案管理系統(tǒng)表示層。表示層是應(yīng)用于系統(tǒng)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)與企業(yè)用戶的直接接口，擔(dān)負(fù)起將系統(tǒng)存儲(chǔ)的.數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為用戶最易于接受的表現(xiàn)形式。此外，現(xiàn)代人力資源檔案系統(tǒng)表示層不僅對(duì)系統(tǒng)內(nèi)信息進(jìn)行轉(zhuǎn)化，而且該系統(tǒng)將員工所掌握的知識(shí)、技術(shù)方法以及管理方法進(jìn)行形式轉(zhuǎn)化存儲(chǔ)到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中。
第二，企業(yè)人力資源檔案系統(tǒng)邏輯層。系統(tǒng)邏輯層作為存儲(chǔ)資源庫的實(shí)踐應(yīng)用，管理存儲(chǔ)系統(tǒng)平臺(tái)對(duì)信息的收集與邏輯存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫并接受用戶各類訪問。邏輯層依照用戶對(duì)信息的需求進(jìn)行分析、對(duì)平臺(tái)進(jìn)行設(shè)計(jì)。設(shè)置以下模塊如個(gè)人人力資源檔案信息、部門信息、信息反饋、個(gè)人知識(shí)發(fā)布、知識(shí)庫查詢、系統(tǒng)管理等，相應(yīng)的登錄用戶分為一般用戶和管理人員賬戶對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)操作。
個(gè)人人力資源檔案信息管理主要針對(duì)企業(yè)員工個(gè)人信息的全面概括，可以通過信息反饋模塊對(duì)信息中存在的偏差與系統(tǒng)管理員進(jìn)行溝通，對(duì)身份信息進(jìn)行修改和添加；系統(tǒng)管理包括用戶權(quán)限管理、在線反饋、知識(shí)審核、知識(shí)在線發(fā)布、登錄日志等；權(quán)限管理主要對(duì)系統(tǒng)登錄賬戶根據(jù)所處部門和級(jí)別進(jìn)行合理授權(quán)；知識(shí)信息發(fā)布管理是根據(jù)用戶通過賬號(hào)主動(dòng)分享的知識(shí)通過管理員進(jìn)行審核，一方面按照信息收集準(zhǔn)則進(jìn)行分類入庫；另一方面通過員工登錄日志，對(duì)高頻的搜索話題進(jìn)行匯總，來對(duì)信息進(jìn)行即時(shí)發(fā)布；系統(tǒng)維護(hù)通過管理人員賬戶對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期日常維護(hù)。
4、系統(tǒng)管理平臺(tái)安全保障制度的建立
企業(yè)人力資源檔案管理平臺(tái)獲得企業(yè)員工信賴的基礎(chǔ)，是以保障該系統(tǒng)提供安全、高效、準(zhǔn)確的信息作為前提。因此，根據(jù)信息庫的信息內(nèi)容特征，本系統(tǒng)可以采用以下的技術(shù)安全手段與安全制度，保持信息系統(tǒng)的安全化管理以及知識(shí)信息的安全。
第一，唯一的身份賬號(hào)。系統(tǒng)管理人員在企業(yè)員工應(yīng)聘進(jìn)入企業(yè)工作時(shí)，就針對(duì)其職能身份進(jìn)行了認(rèn)定，分配了一個(gè)專用賬號(hào)，此種方式可以防止員工進(jìn)行多次注冊(cè)，避免服務(wù)器的過重負(fù)擔(dān)和多用戶身份混亂帶來不安全因素，使系統(tǒng)平臺(tái)的用戶操作限定在特定對(duì)象，幫助系統(tǒng)平臺(tái)在日后利用信息統(tǒng)計(jì)與訪問追蹤統(tǒng)計(jì)提供了真實(shí)數(shù)據(jù)。
第二，對(duì)所有員工賦予特定的身份權(quán)限與核心技術(shù)知識(shí)進(jìn)行加密處理。企業(yè)員工獲得的權(quán)限，必須進(jìn)行分級(jí)設(shè)定，保障系統(tǒng)平臺(tái)多種功能得到準(zhǔn)確與高效的發(fā)揮。處于企業(yè)內(nèi)不同職位的員工，對(duì)系統(tǒng)可以進(jìn)行不同操作。沒有得到管理人員對(duì)相關(guān)權(quán)限的審批，普通用戶是無法對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行越權(quán)操作。因此，權(quán)限設(shè)置不僅使系統(tǒng)平臺(tái)管理更為便捷，也為系統(tǒng)平臺(tái)操作安全提供保障。其次，人力資源管理平臺(tái)的數(shù)據(jù)庫還為企業(yè)存儲(chǔ)相關(guān)核心技術(shù)數(shù)據(jù)，不同密級(jí)的知識(shí)需要核心人員掌握，而并非可以對(duì)所有人員開放利用�；谝陨弦蛩�，員工的身份與核心知識(shí)加密設(shè)置不同進(jìn)入權(quán)限，可以根據(jù)其不同部門的職能屬性與層級(jí)職務(wù)大小進(jìn)行科學(xué)的權(quán)限分配，時(shí)刻保持信息庫內(nèi)的知識(shí)信息處于穩(wěn)定與可控中。
第三，為保證整個(gè)系統(tǒng)的信息安全，必須對(duì)原有系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定期的備份，嚴(yán)格編制系統(tǒng)操作守則，并要求所有員工嚴(yán)格遵守，保證信息系統(tǒng)得到安全操作。
企業(yè)檔案管理規(guī)章制度2
第一章總則
第一條為規(guī)范企業(yè)境外檔案管理，維護(hù)國(guó)家利益和企業(yè)合法杈益，滿足境外資產(chǎn)監(jiān)管需要，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和有關(guān)法律法規(guī)，制定本辦法。
第二條本辦法適用于中華人民共和國(guó)境內(nèi)企業(yè)作為投資主體或母公司在境外設(shè)立的全資企業(yè)、控股企業(yè)、項(xiàng)目部、辦事機(jī)構(gòu)等(以下統(tǒng)稱境外單位)的檔案工作。
第三條本辦法所稱的境外檔案是指境外單位在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理或項(xiàng)目合作等活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。
第四條境外檔案工作應(yīng)當(dāng)在遵循所在國(guó)家或地區(qū)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，本著有利于維護(hù)國(guó)家利益和企業(yè)合法權(quán)益、有利于工作、有利于保密、有利于應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的原則，以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理，確保境外檔案完整、準(zhǔn)確、有效、系統(tǒng)和安全。
第五條投資主體或母公司在設(shè)立境外單位時(shí)應(yīng)當(dāng)在公司章程或協(xié)議中明確檔案歸屬、流向、使用、移交等事項(xiàng)，確保中方權(quán)益。
第二章管理職責(zé)與人員
第六條各級(jí)檔案行政管理部門根據(jù)職責(zé)負(fù)責(zé)境外檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo);外交部和我駐外使領(lǐng)館按照工作職責(zé)，結(jié)合實(shí)際情況，為境外檔案的應(yīng)急管理提供必要協(xié)助;國(guó)家商務(wù)主管部門、發(fā)展改革部門、國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理部門應(yīng)當(dāng)將境外檔案工作納入境外投資、資產(chǎn)、合作項(xiàng)目管理內(nèi)容;海關(guān)為境外檔案出入境提供通關(guān)便利，境外檔案出入境制度由國(guó)家檔案局會(huì)同海關(guān)總署共同制定并實(shí)施。
第七條投資主體或母公司負(fù)責(zé)本企業(yè)境外單位檔案工作監(jiān)督、指導(dǎo)。
第八條境外檔案工作應(yīng)當(dāng)有明確的分管領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理部門、專職檔案人員。
第九條境外檔案工作主要內(nèi)容：
(一)編制檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃;
(二)制定文件材料歸檔和檔案管理制度;
(三)指導(dǎo)文件材料形成、積累、整理和歸檔工作;
(四)負(fù)責(zé)檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用和信息化等工作;
(五)組織檔案宣傳、培訓(xùn)、研究和業(yè)務(wù)交流工作;
(六)負(fù)責(zé)境外檔案移交工作。
第十條境外檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和技能，定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn);一般選用中方員工。
第十一條境外單位工作人員有保護(hù)境外檔案的責(zé)任和義務(wù)。崗位變動(dòng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理文件材料移交手續(xù)，并清退借閱未還的檔案。
第三章文件材料的形成與歸檔
第十二條境外單位文件材料形成、積累、整理和移交工作應(yīng)當(dāng)納入業(yè)務(wù)工作流程，納入業(yè)務(wù)工作或項(xiàng)目計(jì)劃，納入業(yè)務(wù)部門職責(zé)范圍和業(yè)務(wù)人員崗位責(zé)任制，納入考核體系和獎(jiǎng)懲制度。
第十三條境外文件材料歸檔范圍和保管期限表依據(jù)所在國(guó)家、地區(qū)及中華人民共和國(guó)法律法規(guī)，結(jié)合境外業(yè)務(wù)實(shí)際制定，并報(bào)投資主體或母公司審批。資本結(jié)構(gòu)或主營(yíng)業(yè)務(wù)發(fā)生較大變化的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)修訂完善。
第十四條境外文件材料應(yīng)當(dāng)按照歸檔范圍及時(shí)收集整理，按規(guī)定期限向檔案部門移交進(jìn)行集中管理。任何個(gè)人不得將應(yīng)歸檔的文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。
第十五條歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)符合如下要求：
(一)歸檔文件材料形成符合有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式
(二)歸檔文件材料為原件;因故無原件的，將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔并作出說明。
(三)電子文件與其元數(shù)據(jù)一并歸檔，文件格式符合電子文件歸檔和電子檔案管理有關(guān)要求。
(四)非紙質(zhì)文件與其文字說明一并歸檔;外文文件材料若有中文譯文的，應(yīng)當(dāng)一并歸檔;沒有中文譯文的，譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。
(五)歸檔文件材料一般一式一份;重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。
第十六條管理、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器、科研開發(fā)、產(chǎn)品及業(yè)務(wù)、會(huì)計(jì)、人事等各類文件材料，參照國(guó)內(nèi)同類文件材料的歸檔時(shí)間并結(jié)合境外業(yè)務(wù)實(shí)際定期歸擋。
歸檔文件目錄在歸檔完成后1個(gè)月內(nèi)報(bào)投資主體或母公司備案。
第十七條境外單位業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備電子文件歸檔管理功能，符合電子檔案管理要求。
企業(yè)檔案管理規(guī)章制度3
檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理。其中：一級(jí)管理是指公司綜合處的統(tǒng)籌管理;二級(jí)管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。
2、公司檔案業(yè)務(wù)歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負(fù)責(zé)。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。
3、公司檔案管理員按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案;各處、各部門的檔案管理人員應(yīng)參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好工作，負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。
4、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
5、公司檔案管理人員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。
歸檔制度
1、凡是反映公司企業(yè)開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)須保留的，綜合處保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中的有關(guān)請(qǐng)示報(bào)告及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，屬付款性質(zhì)的，由財(cái)務(wù)處保存原件;屬人事問題的，由勞資員保存原件;屬工程項(xiàng)目的，由工程處保存原件。其他重要報(bào)告，在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的，連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請(qǐng)示報(bào)告由各部門自行保管。
6、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)保留三份原件，主管經(jīng)理保存一份，財(cái)務(wù)處及業(yè)務(wù)處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由財(cái)務(wù)處保存原件。
7、公司級(jí)的收文、發(fā)文等文書資料均由綜合處歸檔。
8、其它體系認(rèn)證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。
檔案保管制度
1、公司辦公室應(yīng)有存放檔案的專門庫房，各處、部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
3、科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。
4、檔案要分類，分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。
檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱部門保管的檔案材料，須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案材料，屬借閱部門經(jīng)辦的，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);借閱非本部門經(jīng)辦的檔案材料，須經(jīng)綜合處處長(zhǎng)批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)綜合處處長(zhǎng)批準(zhǔn)。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的，須經(jīng)綜合處長(zhǎng)報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、借出檔案時(shí)，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無損。否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。
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