檔案工作規(guī)章制度
在學(xué)習(xí)、工作、生活中,我們都跟制度有著直接或間接的聯(lián)系,制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。那么制度怎么擬定才能發(fā)揮它最大的作用呢?以下是小編為大家收集的檔案工作規(guī)章制度,歡迎大家分享。
檔案工作規(guī)章制度1
1、文件材料的歸檔范圍和保管期限應(yīng)執(zhí)行《文書(shū)檔案保管期限表》。凡上級(jí)部門有關(guān)學(xué)校的文件、資料、照片、聲像等均屬學(xué)校文書(shū)立卷范圍。任何部門和個(gè)人不得以任何理由占為己有。
2、凡本校各部門的.文件每月歸檔一次,每學(xué)期清理一次,分別歸入平時(shí)分類櫥內(nèi)。分類櫥內(nèi)列出若干條目,上級(jí)條目按發(fā)文單位,本極條目按內(nèi)容專題。
3、歸檔的文件必須成套、系統(tǒng)、齊全、完整,能準(zhǔn)確反映本部門活動(dòng)的起初情況和歷史過(guò)程。歸檔時(shí)必須與收文簿核對(duì),記好歸卷號(hào),對(duì)號(hào)入座,便于平時(shí)利用和年終立案。
4、文書(shū)檔案每年八月底前為上年度文件立卷時(shí)間,八月底為結(jié)束時(shí)間。凡涉及到教學(xué)文件的按學(xué)年度歸檔,會(huì)計(jì)檔案在當(dāng)年整理立卷后,由財(cái)會(huì)部門保存一年再向綜合檔案室移交。
5、立卷歸檔范圍:上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的決定、指示、通知、通報(bào)和計(jì)劃、總結(jié)、批轉(zhuǎn)的文件材料;本單位制定的計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、報(bào)告黨政會(huì)議記錄等材料;本單位黨、政、工、少先隊(duì)的計(jì)劃、總結(jié)等總要材料;本單位的組織機(jī)構(gòu),人員編制、人事記錄、獎(jiǎng)懲、黨團(tuán)職工注冊(cè)報(bào)表等;本單位職工錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、離退休、撫恤死亡等材料;財(cái)會(huì)、科技檔案。
檔案工作規(guī)章制度2
一、主題內(nèi)容與適應(yīng)范圍
本制度規(guī)定了綜合檔案室及其各崗位工作范圍、工作職責(zé)與權(quán)限。
二、綜合檔案室工作職責(zé)
1、認(rèn)真宣傳貫徹《檔案法》以及上級(jí)對(duì)檔案工作的有關(guān)規(guī)定,切實(shí)加強(qiáng)對(duì)本校檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo),使檔案工作更好的為學(xué)校工作服務(wù)。
2、集中統(tǒng)一管理本校在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的全部檔案,積極提供利用,為本校各項(xiàng)工作服務(wù)。
3、制定本校檔案工作計(jì)劃、管理辦法規(guī)定。
4、對(duì)本單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo),并根據(jù)需要,組織必要的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
5、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和考核有關(guān)部門按照歸檔的范圍和要求做好文件材料的形成、積累和歸檔工作。
6、負(fù)責(zé)收集、接收、整理、統(tǒng)計(jì)、保管、開(kāi)發(fā)利用本校的各類檔案和信息資料,為本校工作服務(wù)。
7、負(fù)責(zé)根據(jù)有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定,按期提供鑒定小組鑒定,辦理好手續(xù),銷毀失去保存和利用價(jià)值和各類檔案材料。
8、參加基建工程竣工驗(yàn)收等專項(xiàng)活動(dòng),及時(shí)收集、整理各種有關(guān)的技術(shù)文件資料,參加設(shè)備儀器的開(kāi)箱活動(dòng),做好各種文件的歸檔工作,并提出對(duì)檔案工作的要求。
9、負(fù)責(zé)定期組織檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)活動(dòng),加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),不斷提高網(wǎng)絡(luò)人員的'業(yè)務(wù)水平。
10、加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的管理,配置必要的設(shè)備,達(dá)到上級(jí)對(duì)檔案庫(kù)房的管理要求,加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育,嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。
11、積極收集與學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)有關(guān)的校內(nèi)外各類信息,逐步建立完整的信息系統(tǒng)。
12、認(rèn)真完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
檔案工作規(guī)章制度3
第一條設(shè)立專門的檔案庫(kù)房或檔案柜對(duì)檔案進(jìn)行存放、保管,并指派專人負(fù)責(zé),做到“專人專柜”的管理。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格保守檔案機(jī)密,任何人不得擅自進(jìn)入檔案室,以保證維護(hù)檔案的完整性和安全性。
第二條檔案室配備檔案柜或密集架,檔案上架排列應(yīng)科學(xué)合理,便于查找。在排列上架時(shí),應(yīng)按照類別和保管單位的次序,自左向右,自上而下的排列,以便于管理和查找。
第三條對(duì)照片、光盤、U盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和專門的案卷盒,按編號(hào)盒存放在防磁柜。
第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲(chóng)等“八防”工作。
第五條檔案室在接收同級(jí)別人事檔案托管機(jī)構(gòu)或企業(yè)移交的檔案后,應(yīng)對(duì)移交檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查,確保后續(xù)托管業(yè)務(wù)能順利開(kāi)展。
第六條確定接收的移交檔案要辦理托管協(xié)議,做好編目工作,并及時(shí)入庫(kù)并及時(shí)完成檔案匯總統(tǒng)計(jì)、登記電子檔工作。
第七條各類外借檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度,在歸還時(shí)要核對(duì)是否有遺漏或損害,及時(shí)放回原處。
第八條定期對(duì)庫(kù)房檔案進(jìn)行清理、核對(duì)工作,做到帳物相符。對(duì)破損、載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。
一、檔案科所有工作人員都有保護(hù)檔案義務(wù),檔案屬于涉及托管人員隱私,未經(jīng)許可不得外借、外傳。
二、各類檔案的借(查)閱,必須填寫《檔案借(查)閱申請(qǐng)單》
三、個(gè)人檔案一律須托管人員本人、或委托書(shū)指定的委托人,經(jīng)過(guò)相關(guān)審批流程后方可借閱。
四、外單位來(lái)人借(查)本托管人檔案,需持單位《檔案借(查)閱申請(qǐng)單》并經(jīng)科長(zhǎng)簽字批準(zhǔn),方可查閱。
五、閱檔必須在檔案室,不得攜帶外出,以確保檔案的安全性。借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周,必要時(shí)可以續(xù)借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
六、外借的檔案借閱者必須妥善保管,借閱的檔案只限本人使用,未經(jīng)許可不得擅自轉(zhuǎn)借、拆開(kāi)、調(diào)換、污損文件或在文件上圈點(diǎn)、劃字等,要保持檔案的整潔、完整。
七、外借檔案一旦發(fā)生遺失、損壞、銷毀等,應(yīng)立即知會(huì)辦公室進(jìn)行處置。
第五條歸檔范圍:
1、公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委任書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案等具有參考價(jià)值的文件材料。
2、本公司的`請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)以及對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
第六條檔案的借閱與索。
1、借閱檔案要認(rèn)真填寫《借閱檔案登記薄》。
2、借閱檔案必須愛(ài)護(hù),保持整潔,嚴(yán)禁涂改,注意安全和保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失,如確屬工作需要摘錄和復(fù)制,凡屬密級(jí)檔案,必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制,一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。
3、歸還檔案時(shí),檔案管理人員要嚴(yán)格檢查,如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的,要追究借閱者責(zé)任,并及時(shí)報(bào)告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。
第六條檔案的銷毀:
1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。
2、若按規(guī)定需要銷毀時(shí),必須編制《檔案銷毀清冊(cè)》,屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀,一般內(nèi)部檔案,須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)核對(duì)清楚后方可銷毀。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單,由專人監(jiān)督銷毀。
一、設(shè)備檔案的歸檔范圍
(一)設(shè)備儀器依據(jù)性文件材料。
(二)設(shè)備儀器隨機(jī)文件室材料。
(三)設(shè)備儀器運(yùn)行、維護(hù)文件材料。
二、設(shè)備檔案的立卷歸檔要求
凡重要設(shè)備須歸檔的文件材料,在設(shè)備進(jìn)單位時(shí),應(yīng)嚴(yán)格遵守設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收制度,驗(yàn)收時(shí),須由檔案室人員、設(shè)備使用部門雙方到場(chǎng)驗(yàn)收并填寫設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收記錄,以保證設(shè)備檔案的完整、齊全。驗(yàn)收完畢交檔案室保管。
三、設(shè)備檔案的歸檔時(shí)間
設(shè)備檔案的歸檔時(shí)間是隨時(shí)歸檔。
四、設(shè)備檔案的立卷要求
1、設(shè)備檔案文件材料要收集齊全,系統(tǒng)整理,書(shū)寫材料優(yōu)良,字跡工整、圖樣清晰、簽署完備,有利于長(zhǎng)遠(yuǎn)保存。
2、案卷裝訂應(yīng)在組卷、卷內(nèi)文件排列和編目的基礎(chǔ)上進(jìn)行。
3、案卷內(nèi)不同尺寸的科技文件材料要折疊成統(tǒng)一幅面,一般以A4圖幅為標(biāo)準(zhǔn)。
4、長(zhǎng)遠(yuǎn)保存的案卷裝訂必須取掉金屬物。
5、案卷不裝訂時(shí),其科技文件材料要按照卷內(nèi)目錄的編排次序排列有序。
6、案卷要整齊美觀。
五、設(shè)備檔案的借閱和保管
1、設(shè)備檔案應(yīng)及時(shí)歸入檔案室專柜存放。各部門需要查閱時(shí),可按規(guī)定向檔案室借閱,若要復(fù)印或常借等,必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意,方可實(shí)施,任何科室和個(gè)人不得將其原始材料占為已有。
2、安監(jiān)局檔案室負(fù)責(zé)設(shè)備檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。
檔案工作規(guī)章制度4
為加強(qiáng)干部檔案業(yè)務(wù)建設(shè),提高干部檔案工作水平,根據(jù)中共中央組織部、國(guó)家檔案局頒布的《干部檔案工作條例》和《干部檔案整理工作細(xì)則》的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我省干部檔案工作情況,特制訂本細(xì)則。
一、干部檔案管理體制、機(jī)構(gòu)和職責(zé)
(一)干部檔案管理體制:
干部檔案管理實(shí)行集中統(tǒng)一和分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制。省直單位,對(duì)直屬單位的干部檔案,實(shí)行廳局集中管理。地市直單位,管理干部檔案不足100卷的要集中到地市委組織部管理或組織部、人事局管理?h(市、區(qū))以下機(jī)關(guān)單位的子部檔案,實(shí)行由縣委組織部集中管理或由縣委組織部、縣人事局、縣教委相對(duì)集中管理。企事業(yè)單位的干部檔案,具備保管條件的,由組織或人事部門一家集中管理;不具備保管條件或干部檔案很少的單位,其干部檔案由上一級(jí)單位管理干部檔案被納入綜合檔案室管理的單位,其干部檔案要固定專人、專庫(kù)管理,業(yè)務(wù)工作要接受本單位組織部門的領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)有關(guān)業(yè)務(wù)部門的檢查指導(dǎo)。
(二)干部檔案工作機(jī)構(gòu):
地、市、縣(市、區(qū))委組織部和省直單位要建立干部檔案工作機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)對(duì)本地區(qū)、本部門、本系統(tǒng)的干部檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。每管理一千人的檔案配備一名專職干部,地、市委組織部要配備業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員,縣(市、區(qū))委組織部和省直有業(yè)務(wù)指導(dǎo)任務(wù)的單位,也要配備相應(yīng)的.業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員。縣以下實(shí)行集中或相對(duì)集中管理干部檔案的單位和企事業(yè)管理干部檔案的單位,根據(jù)上述原則要配備專職人員。不需要建立機(jī)構(gòu)的單位,必須配備專職或以干部檔案工作為主的兼職檔案工作人員。
(三)干部檔案管理部門的職責(zé)
1、保管干部檔案,為國(guó)家積累檔案史料;
2、收集、鑒別和整理干部檔案材料;
3、辦理干部檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞和統(tǒng)計(jì);
4、登記干部職務(wù)、工資的變動(dòng)情況;
5、為有關(guān)部門提供干部的情況;
6、做好干部檔案的安全、保密保護(hù)工作;
7、調(diào)查研究干部檔案工作情況,制定規(guī)章制度,搞好干部檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和業(yè)務(wù)指導(dǎo);
8、推廣、應(yīng)用干部檔案現(xiàn)代化管理技術(shù);
9、定期向檔案館(室)移交死亡干部的檔案;
10、辦理其他的關(guān)事項(xiàng)。
二、干部檔案管理范圍
(一)在職干部檔案的管理:
1、在職干部檔案的管理,按照管理體制集中或相對(duì)集中管理;
2、縣級(jí)以上協(xié)管干部的單位,可管理協(xié)管干部檔案的副本;
3、軍隊(duì)干部兼任地方職務(wù)的,其檔案正本由軍隊(duì)保管。地方干部兼任軍隊(duì)職務(wù)的,其檔案正本由地方保管;
4、干部檔案管理人員及其在本管理范圍的直系親屬的檔案,由所在單位組織指定有關(guān)部門專人保管;
5、不管理干部檔案的干部所在單位組織人事部門,根據(jù)工作需要可復(fù)制干部職務(wù)變動(dòng)登記表、工資變動(dòng)情況登記表。此表不隨干部調(diào)動(dòng)而轉(zhuǎn)遞,干部調(diào)出后,原單位可自行銷毀。
(二)退(離)休干部檔案的管理:
干部退(離)休以后,其檔案仍由原檔案管理部門保管。
(三)死亡干部檔案的管理:
1、省委管理的干部死亡后,其檔案由原管理部門保管五年后,移交省檔案館保存;
2、其他干部死亡后,其檔案由原管理部門保管五年后,省直單位的,移交省檔案館保存;地市以下單位的,移交同級(jí)檔案館保存。
檔案工作規(guī)章制度5
1目的
為了加強(qiáng)檔案的管理工作,確,F(xiàn)有檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、安全,更好地為各項(xiàng)工作服務(wù),充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用,根據(jù)《檔案法》有關(guān)檔案工作條例及公司經(jīng)營(yíng)管理工作需要,制訂本制度。
2適用范圍
適用于公司各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作管理?蛻艏肮┓綑n案管理不適用本制度。
3管理職責(zé)
3.1綜合管理部負(fù)責(zé)公司檔案管理工作。
3.1.1制定公司檔案工作制度;
3.1.2對(duì)公司各部門文件材料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督;
3.1.3做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作;
3.1.4做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作;
3.1.5提高檔案管理的水平和技術(shù),逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。
3.2各部門、子公司負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)的檔案管理工作。
3.2.1人力資源負(fù)責(zé)公司勞資人力資源資料檔案的收集歸檔、保管。
3.2.2財(cái)務(wù)審計(jì)部負(fù)責(zé)公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿及各類憑證的收集歸檔、保管。
3.3項(xiàng)目公司負(fù)責(zé)本公司檔案管理工作;項(xiàng)目公司因故解散,解散前負(fù)責(zé)將公司檔案移交公司辦公室。
4收集歸檔范圍
4.1收集歸檔范圍包括下列紙質(zhì)和有電子版資料文件。
4.2法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā),需公司執(zhí)行的,或由公司發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。
4.3公司的重大決議。包括由公司股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。
4.4計(jì)劃性文件。包括公司總體計(jì)劃或規(guī)劃、開(kāi)發(fā)計(jì)劃、科研報(bào)告、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、營(yíng)銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。
4.5 總結(jié)性文件。包括公司年度和月度工作總結(jié)、下屬部門、子公司的年度和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。
4.6批示性文件。包括公司各類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營(yíng)銷指標(biāo)等。以及公司各類命令、工作指示等。
4.7憑證性文書(shū)材料。包括公司各部門上報(bào)的、在日常活動(dòng)中形成的原始記錄和憑證,如財(cái)產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書(shū)、協(xié)議書(shū)等的原始記錄和文本。
4.8證件性文書(shū)資料。包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開(kāi)發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、公司和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書(shū)、達(dá)標(biāo)證書(shū)和證明等。
4.9匯報(bào)性文書(shū)資料。包括公司上報(bào)各級(jí)主管部門、子公司的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表,以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類文書(shū)資料。
4.10勞資人力資源資料。包括公司各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。
4.11財(cái)務(wù)資料。包括公司及子公司財(cái)務(wù)預(yù)決算、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告。
4.12聲像制品資料。包括公司及各部門在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治、文件娛樂(lè)活動(dòng)中,以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門、子公司提供的,以聲像形式記錄下來(lái)的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。
4.13題贈(zèng)性資料。包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個(gè)人提供的題詞、書(shū)畫(huà)、工藝制品等。
4.14技術(shù)性資料。包括開(kāi)發(fā)項(xiàng)目各類工程圖紙、竣工資料等。
5檔案移交
5.1文書(shū)檔案。工作辦結(jié)后,移交綜合管理部歸檔;
5.2開(kāi)發(fā)項(xiàng)目檔案,項(xiàng)目結(jié)束后移交綜合管理部歸檔;
5.2.1開(kāi)發(fā)項(xiàng)目前期資料,由經(jīng)營(yíng)發(fā)展部收集整理,交綜合管理部驗(yàn)收、歸檔;
5.2.2開(kāi)發(fā)項(xiàng)目技術(shù)資料,由承辦單位(工程管理部或項(xiàng)目部)收集整理,交綜合管理部驗(yàn)收、歸檔;
5.2.3工程竣工驗(yàn)收備案資料,由項(xiàng)目部整理成冊(cè),交綜合管理部驗(yàn)收、歸檔;
5.2.4后期銷售資料,由市場(chǎng)研發(fā)部收集整理,交綜合管理部驗(yàn)收、歸檔;
5.2.5其他需要?dú)w檔的,由承辦單位收集整理,交綜合管理部驗(yàn)收、歸檔。
6程序
6.1檔案管理的基本程序。
6.2包括檔案的.收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編碼、利用,這九道工序是檔案工作的整體。
6.3檔案的收集。
6.3.1各部門負(fù)責(zé)把分散的各類檔案資料,按有關(guān)規(guī)定,有計(jì)劃地分別集中到綜合管理部,其收集的主要方式是歸檔。即把公司活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料,由各部門和個(gè)人定期協(xié)同綜合管理部進(jìn)行整理、立卷、歸檔。歸檔的文件原則上一律為原件,凡有原件的文件不能以復(fù)印件歸檔,必要時(shí)存復(fù)印件須加蓋公章注明原件存放處。
6.3.2立卷歸檔的范圍:凡屬本制度第4條所函蓋的文件資料,均應(yīng)立卷歸檔。
6.3.3立卷歸檔的時(shí)間。
6.3.3.1凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料,均應(yīng)在三日內(nèi)遞交綜合管理部立卷歸檔;
6.3.3.2對(duì)于某些專門文件,或駐地分散在外的個(gè)別項(xiàng)目部門的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng);
6.3.4歸檔立卷的要求。
6.3.4.1歸檔立卷檔案要同時(shí)建立紙質(zhì)和電子檔案。
6.3.4.2各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi),把整理審定完畢的檔案資料,遞交綜合管理部立卷歸檔。同時(shí)遞交該部分電子文檔,電子文檔的內(nèi)容和編排順序應(yīng)與紙質(zhì)文件保持一致。
6.3.4.3移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。
6.3.4.4歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確,請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起。
6.3.4.5立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚,概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題,把案卷內(nèi)容表達(dá)出來(lái),裝訂整齊、牢固,無(wú)任何金屬物,填寫備考表,注明保管期限。
6.3.4.6填寫案卷一律用黑色鋼筆或中性筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。
6.3.4.7立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點(diǎn),保持文件間的歷史聯(lián)系,適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值,使案卷能正確反映公司生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。
6.3.4.8立卷應(yīng)以部門為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
6.3.4.9立卷應(yīng)把上級(jí)文件與本公司文件(除請(qǐng)示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開(kāi)立卷。
檔案工作規(guī)章制度6
1、文件分類
公司檔案的文件管理,最忌諱的就是亂七八糟,所有的文件都放在一起,想查看某個(gè)文件時(shí),需要從所有的文件中一個(gè)一個(gè)的翻找。所以公司文件的收放,第一件事就是進(jìn)行文件分類。
2、文件整理
分好類別的文件,不要一堆堆的散著,日子久了又會(huì)成為一堆亂紙。各個(gè)公司都會(huì)有檔案袋,或者文件夾,按照文件的類別,進(jìn)行逐一裝盒收納。
3、標(biāo)簽標(biāo)明
把文件逐一裝好之后, 記得一定要在各個(gè)檔案盒或文件夾上標(biāo)明,注明此文件盒里裝的是哪類的文件,包括共有幾份,都要做個(gè)簡(jiǎn)單說(shuō)明。
4、特殊文件
每個(gè)公司都會(huì)有特殊的一些文件,比如不能隨意被人翻看的,或者需要加密的,對(duì)于這些文件,一定要做到單獨(dú)保管,并做好單獨(dú)的標(biāo)記,用于提醒自己,或者提醒他人。需要注意的的是,這一類文件,最好多加一把鎖。
5、鑰匙的保管
一般公司的檔案卷柜,都是由專門的人員進(jìn)行保管的,平日里的鑰匙要做到不離身,下班后的'鑰匙,根據(jù)公司規(guī)定進(jìn)行上繳或者自己隨身佩戴,記住,上繳之后的責(zé)任不在自己身上,而隨身佩戴就表明自己一直承擔(dān)著責(zé)任,所以,對(duì)于鑰匙的保管,一定要謹(jǐn)慎, 不要隨意交給他人。
檔案工作規(guī)章制度(精選20篇)
在學(xué)習(xí)、工作、生活中,越來(lái)越多地方需要用到制度,制度是一種要求大家共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。那么制度怎么擬定才能發(fā)揮它最大的作用呢?下面是小編為大家整理的檔案工作規(guī)章制度(精選20篇),歡迎大家借鑒與參考,希望對(duì)大家有所幫助。
檔案工作規(guī)章制度7
一、對(duì)形成的案卷要編號(hào)、填寫案卷目錄,做為查找利用的工具。
二、要設(shè)有專柜存放,專人管理或兼管。
三、室內(nèi)要搞好衛(wèi)生,空氣流通,又防鼠、防蟲(chóng)措施,做到無(wú)塵,無(wú)潮濕,無(wú)蛀蟲(chóng)害。
四、檔案柜要用鐵制卷柜,保證檔案安全。
五、在管理檔案的人員發(fā)生變動(dòng)時(shí),要及時(shí)清點(diǎn)、交接,履行交接手續(xù)。
六、對(duì)存放已久的檔案,要經(jīng)常翻閱檢查,發(fā)現(xiàn)紙張、字跡蛻變及時(shí)補(bǔ)救。
檔案銷毀制度
一、根據(jù)檔案的保管期限,將到期的'案卷抽出,經(jīng)核實(shí)后認(rèn)為確無(wú)收藏價(jià)值,將其銷毀。
二、將即要銷毀的案卷,交檔案管理小組審閱,認(rèn)為確無(wú)保存價(jià)值的當(dāng)面銷毀。
檔案工作規(guī)章制度8
為了建立健全公司的檔案工作,加強(qiáng)對(duì)公司檔案的科學(xué)管理,有效地保護(hù)和利用檔案,結(jié)合本公司實(shí)際情況,特制定本辦法。
一.公司的檔案范圍
1.企業(yè)行政文書(shū)檔案。包括法規(guī)性文件;各種合同及協(xié)議書(shū);會(huì)議文件;工作計(jì)劃、規(guī)劃和工作總結(jié);有關(guān)干部的任免、獎(jiǎng)勵(lì)和處分、調(diào)配人事材料;職工花名冊(cè)、人事檔案等。
2.企業(yè)管理檔案。包括企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、各種指標(biāo)類定額類文件、企業(yè)管理方面的各種市場(chǎng)信息、勞動(dòng)工資檔案,固定資產(chǎn)及辦公用品名冊(cè),產(chǎn)品質(zhì)量、用戶檔案等。
3.企業(yè)技術(shù)檔案。包括技術(shù)研究檔案、產(chǎn)品檔案等。
4.企業(yè)會(huì)計(jì)檔案。包括會(huì)計(jì)憑證檔案、會(huì)計(jì)帳簿檔案、會(huì)計(jì)報(bào)表檔案等。
5.企業(yè)業(yè)務(wù)檔案。包括與客戶的往來(lái)函件(含傳真、電子郵件等)、商務(wù)報(bào)告、貿(mào)易單據(jù)等。
6.企業(yè)聲像檔案。包括照片、錄音、錄像檔案等。
二、公司檔案管理體制
1.公司檔案管理機(jī)構(gòu):行政部統(tǒng)一管理公司各類檔案(會(huì)計(jì)檔案除外)。
2.公司指定專人分管公司檔案工作,保管人必須維護(hù)檔案的完整與安全,并接受必要的'培訓(xùn)。
三、立卷歸檔制度
1.檔案的收集:收集工作是建立在歸檔制度上的。各業(yè)務(wù)部門將辦理完畢的文件材料,經(jīng)過(guò)挑選,立卷,定期移交各檔案室集中保存。
2.歸檔范圍:凡是本單位具有考查利用價(jià)值的文件材料。包括包括與客戶的往來(lái)函件(含傳真、電子郵件等)、商務(wù)報(bào)告、貿(mào)易單據(jù),以及工作日記、照片等各種形式、載體的文件。
3.歸檔時(shí)間:辦理完畢的文件,按工作階段性進(jìn)行歸檔:
3.1.按年形成的文件,第二年上半年歸檔。
3.2.凡是有法律效用的文件材料,一生效就歸檔。
3.3.凡是有機(jī)密性的文件,隨時(shí)形成,隨時(shí)歸檔。
3.4.工程項(xiàng)目,科研課題,鑒定,竣工驗(yàn)收后,三個(gè)月內(nèi)歸檔。
4.歸檔要求
4.1.材料完整齊全。
4.2.系統(tǒng)、條理、保持有機(jī)聯(lián)系。凡是歸檔文件材料,均要按其不同特征組卷,盡量保持它的內(nèi)在聯(lián)系,區(qū)分它們不同的保存價(jià)值。文件分類準(zhǔn)確、立卷合理。
4.3.立卷時(shí),要求將文件的正件與附件,印件與定稿,請(qǐng)示與批復(fù)等統(tǒng)一立卷,不得分散。
4.4.在進(jìn)行卷內(nèi)文件排列時(shí),要合理安排文件的先后秩序,按時(shí)間先后排列。對(duì)于同一事情的同一文件,應(yīng)統(tǒng)一規(guī)定進(jìn)行,比如:正件與附件,應(yīng)正件在前,附件在后等。
4.5.由檔案部門對(duì)業(yè)務(wù)部門加以指導(dǎo),協(xié)助業(yè)務(wù)部門共同做好舊檔的組織工作。辦理移交手續(xù),雙方在移交清冊(cè)簽字。
5.部門歸檔要求
5.1.編制立卷項(xiàng)目,將辦理完畢的文件按有關(guān)條款歸入卷內(nèi),便于次年立卷。
5.2.文件按時(shí)間順序排列,最近的在最上面。
5.3.一個(gè)客戶一個(gè)立卷,一個(gè)檔案盒。
5.4.貿(mào)易檔案與往來(lái)函件分開(kāi)放,貿(mào)易檔案分筆次按各自的發(fā)票流水號(hào)放在文件袋里。
5.5.定時(shí)交檔案室:文件量少的,一年交一次,次年上半年收集。文件量大的,一年交兩次,次年上半年和下半年各一次。
6.檔案室在收到業(yè)務(wù)部門的歸檔和各類文件后進(jìn)行分流排列編日,作進(jìn)一步的整理和局部調(diào)整等。
7.記錄檔案文件材料須用碳素筆寫。在無(wú)特殊情況下,須用A4紙。
四、檔案管理工作
1.檔案的管理:區(qū)分全宗,正確立檔單位;分類,依據(jù)檔案、來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式分成若干層次和類別;案卷排列并編制案卷目錄。
2.檔案保管:公司設(shè)立專用文件庫(kù)保存檔案。
3.檔案的鑒定:從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價(jià)值,確定各類檔案的保管期限,編制成表。
4.檔案的銷毀編制銷毀清冊(cè);辦理銷毀手續(xù),經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),方能銷毀;銷毀要有二人以上監(jiān)銷,并在清冊(cè)上簽字。
五、檔案利用工作
1.凡需調(diào)閱檔案,均須填寫檔案借閱單,依據(jù)借閱權(quán)限和檔案密級(jí),經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能借閱。借閱檔案應(yīng)在“檔案借閱登記簿”上登記,注明借閱檔案的名稱、密級(jí)、借閱方式、數(shù)量、期限。
2.檔案利用方式有:提供檔案原件;提供檔案復(fù)印件;提供文獻(xiàn)索引資料。
3.檔案管理部門要主動(dòng)向部門員工提供公司檔案編研信息服務(wù),主要方面為政策信息、管理信息、產(chǎn)品信息、市場(chǎng)信息等。
4.依據(jù)國(guó)家統(tǒng)計(jì)和有關(guān)法律法規(guī),做好企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作。
檔案工作規(guī)章制度9
一、認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》,熱愛(ài)本職工作,忠于職守,不斷提高政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。
二、負(fù)責(zé)本單位各部門檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)及監(jiān)督。
三、負(fù)責(zé)學(xué)校檔案管理工作,即歸檔、移交、保管、借閱、銷毀工作,抓好一年一度各部門的立卷歸檔工作,把好案卷質(zhì)量關(guān)。
四、負(fù)責(zé)建立健全本單位檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度,并認(rèn)真抓好落實(shí)檢查。
五、主動(dòng)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況,定期召開(kāi)檔案工作會(huì)議,研究提高和改進(jìn)檔案工作。
六、積極做好檔案利用,為領(lǐng)導(dǎo)決策和各處室服務(wù)。
七、積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源。
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