文件管理制度

時(shí)間：2024-10-01 18:02:01 管理制度我要投稿

文件管理制度

　　在社會(huì)發(fā)展不斷提速的今天，各種制度頻頻出現(xiàn)，制度是要求成員共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編為大家收集的文件管理制度，歡迎大家分享。

文件管理制度

文件管理制度1

　　前言：

　　為貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)計(jì)量法》，強(qiáng)化公司計(jì)量基礎(chǔ)工作，改善公司經(jīng)營(yíng)管理，提高公司素質(zhì)，確保量值傳遞準(zhǔn)確，保證公司產(chǎn)品質(zhì)量和降低物質(zhì)消耗，提高經(jīng)濟(jì)效益，特制定本管理制度。

　　1.計(jì)量組織及人員職責(zé)

　　1.1計(jì)量組織

　　本公司計(jì)量工作在管理者代表的領(lǐng)導(dǎo)下、由品管科歸口管理。品管科計(jì)量員負(fù)責(zé)整個(gè)公司計(jì)量工作的日常管理，各車(chē)間班組長(zhǎng)作為兼職計(jì)量員負(fù)責(zé)管轄內(nèi)的計(jì)量管理。

　　1.2人員職責(zé)

　　1.2.1計(jì)量工作分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

　　負(fù)責(zé)公司計(jì)量工作的全面領(lǐng)導(dǎo)；

　　負(fù)責(zé)國(guó)家有關(guān)計(jì)量法律法規(guī)在公司的貫徹落實(shí)；負(fù)責(zé)審核公司計(jì)量器具配置規(guī)劃；負(fù)責(zé)審批公司計(jì)量器具檢定/校準(zhǔn)計(jì)劃；負(fù)責(zé)審核公司計(jì)量管理制度。

　　1.2.2品管科負(fù)責(zé)人

　　負(fù)責(zé)公司計(jì)量工作的具體領(lǐng)導(dǎo)；負(fù)責(zé)編制公司計(jì)量管理制度；

　　負(fù)責(zé)督促公司計(jì)量管理制度的有效實(shí)施；負(fù)責(zé)制定計(jì)量器具的配置/檢定/校準(zhǔn)計(jì)劃；負(fù)責(zé)核準(zhǔn)計(jì)量器具的內(nèi)部校準(zhǔn)結(jié)果；

　　負(fù)責(zé)組織新購(gòu)計(jì)量器具/送修計(jì)量器具回廠的驗(yàn)收；負(fù)責(zé)計(jì)量檢測(cè)點(diǎn)的確定并確保進(jìn)行相應(yīng)的計(jì)量檢測(cè)。

　　1.2.3品管科計(jì)量員

　　負(fù)責(zé)公司計(jì)量工作的日常管理；負(fù)責(zé)編制計(jì)量器具的內(nèi)部校準(zhǔn)規(guī)程；負(fù)責(zé)編制計(jì)量器具編號(hào)及管理臺(tái)帳；負(fù)責(zé)執(zhí)行計(jì)量器具的內(nèi)部校準(zhǔn)；

　　負(fù)責(zé)組織計(jì)量器具的送檢；

　　負(fù)責(zé)計(jì)量器具使用狀況及維護(hù)保養(yǎng)的督查；負(fù)責(zé)計(jì)量管理相關(guān)表格的填報(bào)；負(fù)責(zé)計(jì)量文件/資料檔案的保管。1.2.4各車(chē)間班組兼職計(jì)量員

　　負(fù)責(zé)管轄范圍內(nèi)計(jì)量工作的管理；負(fù)責(zé)在班組貫徹落實(shí)公司計(jì)量管理制度；

　　負(fù)責(zé)督促管轄范圍內(nèi)計(jì)量器具的日常維護(hù)/保養(yǎng)，確保使用的計(jì)量器具狀態(tài)良好；

　　負(fù)責(zé)計(jì)量管理相關(guān)記錄的收集/整理/保管。

　　2.計(jì)量器具采購(gòu)/入庫(kù)/流轉(zhuǎn)

　　2.1計(jì)量器具的采購(gòu)

　　2.1.1請(qǐng)購(gòu)

　　各部門(mén)根據(jù)實(shí)際需求提出計(jì)量器具采購(gòu)申請(qǐng)，由部門(mén)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)《采購(gòu)計(jì)劃單》，明確計(jì)量器具的名稱(chēng)、型號(hào)、準(zhǔn)確度、精密度、量程等資料，然后交品管科負(fù)責(zé)人確認(rèn)，再由管理者代表或總經(jīng)理核準(zhǔn)，最后交由采購(gòu)部執(zhí)行采購(gòu)。

　　2.1.2計(jì)量器具生產(chǎn)/供應(yīng)廠家的選擇及采購(gòu)執(zhí)行

　　采購(gòu)部接到經(jīng)批準(zhǔn)的《采購(gòu)計(jì)劃單》后，即著手選擇計(jì)量器具的生產(chǎn)廠家，計(jì)量器具生產(chǎn)廠家要有生產(chǎn)許可證，且在其生產(chǎn)的器具或包裝上有明確的標(biāo)識(shí)。同時(shí)具備質(zhì)量保證能力和售后服務(wù)能力。一般計(jì)量器具的采購(gòu)可直接到計(jì)量器具的供應(yīng)商店考察，對(duì)照實(shí)物并查看相關(guān)說(shuō)明書(shū)，了解生產(chǎn)廠家資格，比對(duì)價(jià)格等，確認(rèn)符合要求即可購(gòu)買(mǎi)。如果是大型貴重的計(jì)量器具，采購(gòu)部應(yīng)充分聽(tīng)取使用部門(mén)、項(xiàng)目工程師及品管科的意見(jiàn)并進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研、詢價(jià)，綜合評(píng)估然后選定一家質(zhì)量保證、價(jià)格合理的生產(chǎn)/供應(yīng)廠商報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)再落單訂貨，如需與廠商進(jìn)行技術(shù)談判應(yīng)請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員參加，就計(jì)量器具的性能、品質(zhì)、價(jià)格、交貨期、保修、備件及操作培訓(xùn)等事項(xiàng)達(dá)成協(xié)議，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后簽訂正式采購(gòu)合同，并按合同約定的事項(xiàng)執(zhí)行。

　　2.2計(jì)量器具的入庫(kù)

　　2.2.1計(jì)量器具的驗(yàn)收

　　計(jì)量器具到廠后，采購(gòu)部即通知品管科，由品管科負(fù)責(zé)人組織使用單位、專(zhuān)業(yè)人員、計(jì)量員對(duì)計(jì)量器具進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收的主要項(xiàng)目是：

　　A.隨機(jī)資料和備件是否齊全；

　　B.設(shè)備狀態(tài)是否正常；

　　C.按設(shè)備說(shuō)明書(shū)或相關(guān)作業(yè)指引調(diào)試設(shè)備是否正常。驗(yàn)收后，品管科計(jì)量員填寫(xiě)《監(jiān)視和測(cè)量設(shè)備驗(yàn)收單》交采購(gòu)部，驗(yàn)收合格則準(zhǔn)予入庫(kù)，驗(yàn)收不合格則由采購(gòu)部與供應(yīng)商協(xié)商作退貨處理或其它妥善的解決方式。

　　2.2.2計(jì)量器具的編號(hào)/臺(tái)帳

　　計(jì)量器具驗(yàn)收合格后，品管科計(jì)量員即對(duì)計(jì)量器具進(jìn)行編號(hào)，并登錄于《監(jiān)視和測(cè)量設(shè)備臺(tái)帳》中列管。

　　2.2.3計(jì)量器具的入庫(kù)

　　計(jì)量器具驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部將發(fā)票連同驗(yàn)收單辦理入庫(kù)手續(xù)，若手續(xù)不全，倉(cāng)管有權(quán)拒絕入庫(kù)，財(cái)務(wù)有權(quán)拒絕報(bào)銷(xiāo)。

　　2.3計(jì)量器具的流轉(zhuǎn)

　　2.3.1計(jì)量器具的領(lǐng)用

　　計(jì)量器具編號(hào)登錄后，品管科計(jì)量員即通知使用單位領(lǐng)用。領(lǐng)用時(shí)使用單位需填寫(xiě)《監(jiān)視和測(cè)量設(shè)備移交單》，由品管科計(jì)量員保存?zhèn)浒浮?/p>

　　2.3.2計(jì)量器具的流轉(zhuǎn)

　　2.3.2.1當(dāng)計(jì)量器具需在公司內(nèi)部借用時(shí)，由借用單位向被借用單位提出借用申請(qǐng)，若同意借用則由借用單位復(fù)印一份《借用申請(qǐng)單》給品管科計(jì)量員備案。若由于公司業(yè)務(wù)的調(diào)整，需對(duì)公司計(jì)量器具進(jìn)行調(diào)配時(shí)，由品管科提出方案，經(jīng)管理者代表審批后執(zhí)行，品管科計(jì)量員則予以登記備案。

　　2.3.2.2原則上，本公司計(jì)量器具不允許外借，若確實(shí)需要外借，必須經(jīng)品管科負(fù)責(zé)人同意和管理者代表或總經(jīng)理批準(zhǔn)，品管科計(jì)量員需跟進(jìn)外借計(jì)量器具的歸還時(shí)間及其歸還時(shí)的狀態(tài)。必要時(shí)需進(jìn)行校準(zhǔn)/檢定后才能使用。

　　3.計(jì)量器具的檢定/校準(zhǔn)

　　3.1計(jì)量器具的分類(lèi)

　　根據(jù)計(jì)量器具的應(yīng)用范圍，對(duì)計(jì)量器具進(jìn)行分類(lèi)管理,本公司計(jì)量器具分A、B、C共三類(lèi)。品管科根據(jù)以下分類(lèi)原則對(duì)公司所有計(jì)量器具進(jìn)行分類(lèi)，在計(jì)量器具臺(tái)帳上予以注明。

　　3.1.1用于產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)、貿(mào)易結(jié)算、環(huán)境安全衛(wèi)生計(jì)量檢測(cè)和公司同類(lèi)計(jì)量最高標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)量器具為A類(lèi)；

　　3.1.2用于內(nèi)部物料、能源消耗考核、工藝參數(shù)監(jiān)控、機(jī)修使用等相應(yīng)的計(jì)量器具為B類(lèi)；

　　3.1.3用于指示功能其指示值僅做參考的計(jì)量器具為C類(lèi)。

　　3.2計(jì)量器具的檢定/校準(zhǔn)

　　3.2.1臨時(shí)檢定/校準(zhǔn)

　　有下列情形之一時(shí)，計(jì)量器具的使用部門(mén)應(yīng)提出臨時(shí)檢定/校準(zhǔn)要求，品管科審核確認(rèn)后，組織實(shí)施檢定/校準(zhǔn)。a）b）c）d）新購(gòu)計(jì)量器具；

　　固定放置的計(jì)量器具遷移后；計(jì)量器具維修后；對(duì)數(shù)據(jù)產(chǎn)生懷疑時(shí)。

　　3.2.2周期檢定/校準(zhǔn)

　　3.2.2.1檢定/校準(zhǔn)方式

　　1）A類(lèi)計(jì)量器具需由具有資格和能力的法定計(jì)量測(cè)試機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢定；

　　2）B類(lèi)計(jì)量器具由品管科進(jìn)行內(nèi)部校準(zhǔn)；

　　3）C類(lèi)計(jì)量器具可以免校。

　　3.2.2.2檢定/校準(zhǔn)計(jì)劃

　　品管科根據(jù)計(jì)量器具的類(lèi)別及使用頻率確定檢定/校準(zhǔn)周期，在《監(jiān)視和測(cè)量設(shè)備臺(tái)帳》上注明，并于每年12月份制定下計(jì)量器具的《檢定/校準(zhǔn)計(jì)劃》，經(jīng)管理者代表審批后分發(fā)相關(guān)部門(mén)。3.2.2.3檢定/校準(zhǔn)的執(zhí)行

　　1）外校

　　a）品管科根據(jù)校驗(yàn)計(jì)劃，在有效期到期前，通知計(jì)量器具使用部門(mén)做好檢定/校準(zhǔn)準(zhǔn)備。如果該計(jì)量器具屬于“外校”，則由品管科統(tǒng)籌安排，聯(lián)系條件符合的機(jī)構(gòu)，洽談檢定/校準(zhǔn)時(shí)間和方式（送檢或由檢定機(jī)構(gòu)來(lái)公司檢定），由其執(zhí)行檢定。

　　b）檢定結(jié)束后，由檢定機(jī)構(gòu)出具檢定報(bào)告和合格證，品管科將合格證張貼于計(jì)量器具合適的部位或其外包裝上，標(biāo)明其檢定狀態(tài)。

　　2）內(nèi)校

　　a）屬于“內(nèi)�！钡挠�(jì)量器具，由品管科執(zhí)行校準(zhǔn)，校準(zhǔn)時(shí)需嚴(yán)格按計(jì)量器具的內(nèi)校規(guī)程進(jìn)行，并做好內(nèi)校記錄。

　　b）內(nèi)校完成后，品管科根據(jù)內(nèi)校結(jié)果，在計(jì)量器具合適的部位或其外包裝上張貼校準(zhǔn)標(biāo)識(shí)，以標(biāo)明其校準(zhǔn)狀態(tài)。

　　3.2.2.4檢定/校準(zhǔn)不合格的處理

　　1）由品管科貼上不準(zhǔn)使用標(biāo)識(shí)，并及時(shí)組織修理，修理好后再進(jìn)行檢定/校準(zhǔn)。無(wú)法修理的計(jì)量器具，由使用部門(mén)填寫(xiě)《監(jiān)視和測(cè)量設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)單》申請(qǐng)報(bào)廢，經(jīng)品管科確認(rèn)、管理者代表或總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以報(bào)廢。

　　2）對(duì)使用該不合格計(jì)量器具測(cè)量的產(chǎn)品，由品管科組織追溯、重檢，以評(píng)估之前所測(cè)量結(jié)果的有效性，并采取妥善的處理措施。

　　4.計(jì)量器具的貯存、搬運(yùn)、使用、維護(hù)和保養(yǎng)

　　4.1計(jì)量器具應(yīng)按其使用說(shuō)明書(shū)的要求貯存于合適的`環(huán)境中。4.2搬移計(jì)量器具時(shí)，必須小心謹(jǐn)慎，以防受外力撞擊損傷或造成精確度的下降。搬運(yùn)重量大精度高的計(jì)量器具應(yīng)由品管科進(jìn)行指導(dǎo)，并使用合適的搬運(yùn)工具，搬移后應(yīng)由品管科對(duì)其進(jìn)行檢查確認(rèn)，必要時(shí)要經(jīng)過(guò)檢定/校準(zhǔn)合格后再繼續(xù)使用。

　　4.3凡投入使用的A、B類(lèi)的計(jì)量器具必須經(jīng)過(guò)檢定/校準(zhǔn)合格，而且在有效期內(nèi)，C類(lèi)計(jì)量器具也需由品管科對(duì)其狀態(tài)進(jìn)行確認(rèn)，嚴(yán)禁使用不合格的計(jì)量器具。4.4計(jì)量器具使用人員必須熟悉掌握其使用方法，并嚴(yán)格按操作規(guī)程進(jìn)行操作，無(wú)關(guān)人員不得擅自使用。發(fā)現(xiàn)計(jì)量器具異常時(shí)，不得擅自拆卸或損壞計(jì)量器具，應(yīng)通知品管科，由品管科組織專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行處理。

　　4.5計(jì)量器具使用部門(mén)和人員要經(jīng)常對(duì)計(jì)量器具進(jìn)行維護(hù)/保養(yǎng)，使用后要清除計(jì)量器具上的灰塵、污垢等異物，保持計(jì)量器具整潔、完好。

　　5.計(jì)量檢測(cè)

　　5.1項(xiàng)目工程師負(fù)責(zé)對(duì)每個(gè)產(chǎn)品制定工藝規(guī)范、原材料標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)，確定需要檢測(cè)的工藝參數(shù)、原材料、產(chǎn)品質(zhì)量指標(biāo)，品管科確認(rèn)計(jì)量“檢測(cè)點(diǎn)”并配置相應(yīng)的計(jì)量器具對(duì)其進(jìn)行檢測(cè)，并保持檢測(cè)記錄。

　　5.2原材料進(jìn)廠、生產(chǎn)領(lǐng)料、生產(chǎn)投料、產(chǎn)品分裝、產(chǎn)品出廠必須進(jìn)行嚴(yán)格的計(jì)量，而且要填寫(xiě)相應(yīng)的進(jìn)倉(cāng)單、領(lǐng)料單、投料記錄、產(chǎn)品分裝記錄、出貨記錄，載明計(jì)量數(shù)值和計(jì)量單位。

　　5.3生產(chǎn)/生活用電、用水、用油要通過(guò)相應(yīng)的計(jì)量器具進(jìn)行計(jì)量，能夠細(xì)分的盡量細(xì)分，計(jì)量結(jié)果也要進(jìn)行記錄，便以考核各種物、能源消耗以及產(chǎn)品成本的正確核算。

　　5.4環(huán)境、安全、衛(wèi)生的監(jiān)測(cè)一般委托有資格的相關(guān)監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測(cè)，但較簡(jiǎn)單的項(xiàng)目可以由公司進(jìn)行檢測(cè)。

　　5.5應(yīng)使用國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定的計(jì)量單位。

　　6.計(jì)量監(jiān)督管理

　　6.1現(xiàn)場(chǎng)品管員每天對(duì)車(chē)間使用的計(jì)量器具的準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查，督促車(chē)間對(duì)計(jì)量器具進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)計(jì)量器具異常則及時(shí)報(bào)告品管科計(jì)量員進(jìn)行處理。

　　6.2品管科負(fù)責(zé)對(duì)實(shí)驗(yàn)室使用的計(jì)量器具的準(zhǔn)確性進(jìn)行日常檢查，督促檢測(cè)人員對(duì)計(jì)量器具進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)計(jì)量器具異常則及時(shí)進(jìn)行處理。

　　6.3品管科計(jì)量員定期或不定期對(duì)公司所有計(jì)量器具進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)處理。

　　6.4現(xiàn)場(chǎng)品管員按規(guī)定的頻率和數(shù)量抽檢投料數(shù)量、包裝重量的準(zhǔn)確性，同時(shí)檢查實(shí)際包裝重量與標(biāo)識(shí)的符合性，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)處理。

　　6.5品管科負(fù)責(zé)對(duì)公司計(jì)量管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，對(duì)違反計(jì)量管理制度的單位提出整改要求，并跟進(jìn)整改效果，直到問(wèn)題得到徹底解決。

　　7.計(jì)量檔案資料管理

　　計(jì)量檔案資料包括相關(guān)計(jì)量器具管理臺(tái)帳、計(jì)量器具周期檢定/校準(zhǔn)計(jì)劃、計(jì)量器具檢定/校準(zhǔn)報(bào)告、內(nèi)校規(guī)程及內(nèi)校記錄、計(jì)量器具使用說(shuō)明書(shū)、計(jì)量器具驗(yàn)收單、計(jì)量檢測(cè)記錄等等，這些文件和記錄由品管科計(jì)量員按公司《文件控制程序》/《記錄控制程序》規(guī)定的保存期限、保存環(huán)境、標(biāo)識(shí)方法進(jìn)行管理。

文件管理制度2

　　為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、銷(xiāo)毀等工作，維護(hù)檔案的完整和安全，特制定本制度。

　　一、適用范圍

　　1、公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中與外單位的來(lái)往信件、合同、協(xié)議。

　　2、會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議形成的文件、紀(jì)要、決定等

　　3、公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件

　　4、公司各職能部門(mén)在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告

　　5、公司成立、合并、撤銷(xiāo)、更改名稱(chēng)、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等相關(guān)文件資料

　　6、公司制定的`章程、制度等文件材料

　　7、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件

　　二、檔案保管

　　1、公司各類(lèi)文件應(yīng)由總經(jīng)理辦公室安排專(zhuān)人保管。

　　2、保管人員需根據(jù)文件內(nèi)容及其歷史關(guān)系，合并整理，分類(lèi)保存。

　　3、檔案保管人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。

　　4、庫(kù)藏文檔要定期核對(duì)，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。

　　三、檔案借閱

　　1、借閱檔案必須先辦理借閱手續(xù)，登記《檔案借閱審批表》由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字。

　　2、借閱的案卷要注意愛(ài)護(hù)，不得丟失、損壞、涂改。

　　3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場(chǎng)所，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。

　　4、借閱的檔案應(yīng)如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說(shuō)明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。

　　4、歸還檔案時(shí)，由檔案保管人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時(shí)注銷(xiāo)。

　　5、凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。

　　四、檔案銷(xiāo)毀

　　經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案保管人員編造銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。

　　五、檔案保密

　　1、檔案保管人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。

　　2、不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問(wèn)題。

　　3、檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所。

文件管理制度3

　　機(jī)要文件管理制度的重要性不言而喻。

　　一方面，它保護(hù)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，防止商業(yè)秘密外泄，維護(hù)公司的經(jīng)濟(jì)利益。

　　另一方面，它確保信息的準(zhǔn)確性和一致性，避免因錯(cuò)誤或誤導(dǎo)性的信息導(dǎo)致的決策失誤。

　　此外，遵守相關(guān)法規(guī)，避免因信息管理不當(dāng)引發(fā)的.法律風(fēng)險(xiǎn)，也是制度實(shí)施的關(guān)鍵。

文件管理制度4

　�。ㄒ唬┠康�

　　建立主要安全生產(chǎn)過(guò)程、事件、活動(dòng)、檢查的安全記錄檔案，并加強(qiáng)對(duì)安全記錄的有效管理，充分利用文件和檔案信息資源，為安全生產(chǎn)服務(wù),規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案材料保管借閱銷(xiāo)毀程序,特制定本規(guī)定。

　�。ǘ┻m用范圍

　　本制度適用于公司的文件、檔案管理。

　　（三）規(guī)范性引用文件

　　《中華人民共和國(guó)安全生產(chǎn)法》

　　《中華人民共和國(guó)檔案法》

　�。ㄋ模┞氊�(zé)

　　1、行政人事處負(fù)責(zé)公司安全文件和檔案的日常管理。

　　2、公司各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)的安全記錄和檔案的管理。

　�。ㄎ澹┕芾硪�

　　1.檔案管理范圍

　　1.1公司對(duì)涉及主要安全生產(chǎn)過(guò)程、事件、活動(dòng)、檢查的安全生產(chǎn)資料（包括文件和記錄）定期歸檔，實(shí)施檔案管理。

　　1.2對(duì)一般的安全記錄按公司的《記錄控制程序》執(zhí)行。

　　2.保管事項(xiàng)

　　2.1公司的安全生產(chǎn)文件和檔案的保管，要符合國(guó)家文件和檔案管理要求，有文件柜存檔的文件，使用文件夾檔案袋存柜，分類(lèi)清楚合理，便于查閱，做到防火防潮防鼠防蛀清潔通風(fēng)干燥。

　　2.2重要的文件檔案，要按時(shí)歸檔，存放在公司檔案室。

　　2.3一般文件、記錄，由各分廠、處室自行按規(guī)定保管。

　　2.4保管檔案的場(chǎng)所要做到有專(zhuān)人負(fù)責(zé)、配備滅火器材，標(biāo)示嚴(yán)禁煙火標(biāo)志。

　　2.5檔案箱、柜；鑰匙專(zhuān)人保管。無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室。

　　2.6完善安全保管措施，防止檔案人為或自然的損壞。

　　2.7案資料的保管和存放應(yīng)科學(xué)、規(guī)范，便于查找。

　　3.歸檔時(shí)間

　　3.1辦理完畢的文件，按工作階段性進(jìn)行歸檔。

　　3.2按年度形成的文件，第二年上半年歸檔。

　　3.3凡是有法律效用的文件材料，一經(jīng)識(shí)別就立即歸檔。

　　3.4凡是有機(jī)密性的文件，隨時(shí)形成，隨時(shí)歸檔。

　　4.文件和檔案保存形式檔案用紙張形式保管。

　　5.安全檔案的借閱

　　5.1凡本公司職工因工作需要查閱技術(shù)文件檔案，技術(shù)人員登記后方可查閱，其它人員須部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并經(jīng)檔案員同意后，方可查閱；如查閱財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、考勤、工資等須部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并經(jīng)檔案員同意后，方可查閱；查閱其它文件的`，須部門(mén)主管批準(zhǔn)，并經(jīng)檔案員同意后，方可查閱。

　　5.2查閱檔案需辦理登記手續(xù)，原件不外借，確因工作需要，須經(jīng)主管部門(mén)批準(zhǔn)，予以復(fù)制。

　　5.3公司重要的文件、技術(shù)資料、合同(協(xié)議)，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意，任何人不得查閱、借閱。

　　5.4專(zhuān)業(yè)工具書(shū)，一律實(shí)行先歸檔保存，再辦理借閱手續(xù)，如長(zhǎng)期使用的，部門(mén)內(nèi)部應(yīng)自備一本。

　　5.5外單位來(lái)公司查閱檔案、資料，必須得到分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)同意。

　　5.6每次借閱檔案資料時(shí)間最長(zhǎng)為半個(gè)月，可以續(xù)借，到期由檔案室人員負(fù)責(zé)催討，如須長(zhǎng)期使用的部門(mén)內(nèi)部則復(fù)印予以備份，并保證文件內(nèi)容不得外泄。

　　5.7查閱、借閱檔案資料人員，要愛(ài)護(hù)公司財(cái)產(chǎn)，使用過(guò)程中嚴(yán)禁在檔案、資料上劃線、標(biāo)號(hào)涂改、抽取等損害檔案、資料的情況發(fā)生，違者嚴(yán)肅處理。

　　6.保密事項(xiàng)

　　6.1檔案管理人員要自覺(jué)遵守保密紀(jì)律，檔案內(nèi)容不外傳。嚴(yán)禁任何人私自保管檔案。

　　6.2對(duì)公司下發(fā)的保密文件及重要會(huì)議材料各部門(mén)進(jìn)行妥善保管，并進(jìn)行登記管理，不得亂扔亂放

　　6.3保密文件的復(fù)制必須履行審批、登記手續(xù)。要嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的份數(shù)，不得擅自多印留存。復(fù)制文件應(yīng)按原文密級(jí)進(jìn)行管理，復(fù)制中形成的廢頁(yè)應(yīng)作為密件銷(xiāo)毀。

　　6.4絕密級(jí)文件、資料和密碼電報(bào)不得全文抄錄，確因工作必須摘抄的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并履行登記手續(xù)。未經(jīng)同意，不得擅自復(fù)印、翻印和摘抄。

　　6.5報(bào)廢的、過(guò)期的檔案材料及檔案工作中形成的不需進(jìn)檔的草稿紙，要進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，送往有關(guān)地點(diǎn)監(jiān)督銷(xiāo)毀，確保保密安全。

　　6.6對(duì)夠不上密級(jí)又不宜公開(kāi)的檔案，可劃為“內(nèi)部”。

　　6.7密級(jí)和保密期限的確定和變更以及解密，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。

　　6.8查閱“絕密”檔案必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)制和摘抄。

　　6.9“絕密”檔案必須放在保險(xiǎn)柜中單獨(dú)存放。

　　6.10定期檢查檔案保密工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。檔案人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，防止泄密事件發(fā)生，對(duì)造成泄密事件的責(zé)任者，要視情節(jié)嚴(yán)肅處理。

　　7.修改、補(bǔ)充事項(xiàng)

　　7.1修改、補(bǔ)充科技檔案，必須填寫(xiě)修改、補(bǔ)充申請(qǐng)單，并經(jīng)分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可修改，任何個(gè)人或部門(mén)不得擅自改動(dòng)。

　　7.2檔案室必須對(duì)自己歸檔的科技檔案的修改，進(jìn)行監(jiān)督和檢查。

　　8.銷(xiāo)毀

　　8.1檔案室對(duì)已保管期滿，擬銷(xiāo)毀檔案提出存毀的初步意見(jiàn)，并對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案按類(lèi)別登記，由專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和檔案人員共同鑒定檔案，確定銷(xiāo)毀或續(xù)存，分別送交分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行初審。

　　8.2匯總初審意見(jiàn)，編造檔案銷(xiāo)毀清單。銷(xiāo)毀清單是準(zhǔn)備銷(xiāo)毀案卷的登記簿。同時(shí)還應(yīng)該撰寫(xiě)一份銷(xiāo)毀檔案的書(shū)面報(bào)告。

　　8.3銷(xiāo)毀清單連同銷(xiāo)毀檔案的書(shū)面報(bào)告送交公司總經(jīng)理審核批準(zhǔn)。

　　8.4銷(xiāo)毀時(shí)要進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)。

　　經(jīng)鑒定批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，必須送指定地點(diǎn)銷(xiāo)毀，不準(zhǔn)出賣(mài)或做其它用；銷(xiāo)毀檔案時(shí)必須派專(zhuān)人護(hù)送到指定地點(diǎn)，由兩人（或兩人以上）監(jiān)督銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀清單上注明"已銷(xiāo)毀"字樣和銷(xiāo)毀日期，監(jiān)銷(xiāo)人要簽名蓋章，以示負(fù)責(zé)。經(jīng)審查不準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案仍繼續(xù)保存，并再銷(xiāo)毀清單上詳細(xì)注明。

　　8.5檔案銷(xiāo)毀的具體工作由辦公室承辦，并將銷(xiāo)毀清單歸檔。

　　對(duì)已到保存期限安全生產(chǎn)文件和檔案材料，由公司生產(chǎn)技術(shù)處或相關(guān)部門(mén)提出申請(qǐng)，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)負(fù)責(zé)人審核簽批，對(duì)審批同意銷(xiāo)毀的材料，由公司生產(chǎn)技術(shù)處或相關(guān)部門(mén)銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀記錄上簽字。

文件管理制度5

　　第一章總則

　　第一條為保守公司秘密，維護(hù)公司權(quán)益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和總公司相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。

　　第二條公司秘密是關(guān)系公司權(quán)力和利益，依照特定程序確定，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)。

　　第三條公司每一位員工都有保守公司秘密的義務(wù)。

　　第四條公司保密工作，遵行既確保秘密又便利工作的方針。

　　第二章保密范圍和密級(jí)確定

　　第五條公司秘密包括但不限于下列秘密事項(xiàng)：

　　1、公司重大決策中需保密的事項(xiàng)；

　　2、公司尚未付諸實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策；

　　3、公司所掌握的尚未公開(kāi)的各類(lèi)信息；

　　4、公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議及重要會(huì)議記錄；

　　5、公司財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告及各類(lèi)財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表；

　　6、公司職員人事檔案、工資性勞務(wù)性收入及資料；

　　7、工藝技術(shù)中涉及重要工藝技術(shù)環(huán)節(jié)的內(nèi)部資料；

　　8、生產(chǎn)運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的需內(nèi)部掌握的資料；

　　9、銷(xiāo)售活動(dòng)中涉及用戶的內(nèi)部信息資料；

　　10、經(jīng)公司黨政聯(lián)席會(huì)和經(jīng)理辦公會(huì)確定的其他應(yīng)當(dāng)保密的事項(xiàng)。第六條公司一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍。

　　第七條保密級(jí)別分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。

　　絕密是最重要的`公司秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)益和利益遭受特別嚴(yán)重的損害；機(jī)密是重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司權(quán)益和利益遭受到嚴(yán)重的損害；秘密是一般的公司秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)益和利益遭受損害。

　　第八條保密級(jí)別的確定

　　1、公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件資料為絕密級(jí)；

　　2、公司的規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、重要會(huì)議記錄、公司經(jīng)營(yíng)情況為機(jī)密級(jí)；

　　3、公司人事檔案、各類(lèi)合同及協(xié)議、職員工資性勞務(wù)性收入、工藝技術(shù)中涉及主要工藝技術(shù)環(huán)節(jié)的資料、生產(chǎn)運(yùn)行中產(chǎn)生的需內(nèi)部掌握的資料、尚未公開(kāi)的各類(lèi)信息為秘密級(jí)。

　　第九條屬于公司秘密的文件及資料，應(yīng)當(dāng)明確文件的歸口管理部門(mén)，由相關(guān)歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)標(biāo)明密級(jí)，并確定保密期限，保密期限屆滿，自行解密。

　　第十條公司絕密文件的歸口管理部門(mén)為綜合辦公室，一切涉及絕密文件的管理、存放、歸檔、借閱、銷(xiāo)毀均由綜合辦公室負(fù)責(zé)；公司機(jī)密文件和秘密文件由文件所在部門(mén)進(jìn)行歸口管理，一切涉及機(jī)密和秘密文件的的管理、存放、歸檔、借閱、銷(xiāo)毀等相關(guān)工作均由文件所在部門(mén)負(fù)責(zé)。

　　第三章保密措施

　　第十一條屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷(xiāo)毀，根據(jù)文件的密級(jí)程度由相關(guān)歸口部門(mén)負(fù)責(zé)。

　　第十二條對(duì)于秘密文件、資料，相關(guān)歸口管理部門(mén)必須采取以下保密措施：

　　1、非經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得借閱、復(fù)制和摘抄；

　　2、經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)收發(fā)、傳遞和外出攜帶密級(jí)資料的，需由文件相關(guān)歸口管理部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，并采取必要的安全措施。

　　第十三條如遇特殊情況需要提供公司保密資料的，需由文件相關(guān)歸口管理部門(mén)對(duì)情況進(jìn)行核實(shí)，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可提供。

　　第十四條召開(kāi)和舉辦屬于公司保密內(nèi)容的會(huì)議和其他活動(dòng)，根據(jù)密級(jí)程度確定主辦部門(mén)，并應(yīng)采取下列保密措施：

　　1、選擇具備保密條件的會(huì)議場(chǎng)所；

　　2、根據(jù)需要限定參加會(huì)議人員的范圍，或根據(jù)會(huì)議密級(jí)程度指定參會(huì)人員；

　　3、依照保密規(guī)定使用會(huì)議設(shè)備和管理會(huì)議文件；

　　4、確定會(huì)議內(nèi)容的傳達(dá)范圍。

　　第十五條公司員工不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所談?wù)摴久孛�，不�?zhǔn)通過(guò)其他方式傳遞公司秘密。

　　第十六條公司員工發(fā)現(xiàn)公司秘密可能泄露或已經(jīng)泄露時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)告知綜合辦公室，綜合辦公室了解相關(guān)情況后應(yīng)第一時(shí)間報(bào)告總經(jīng)理，并及時(shí)采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。

　　第四章責(zé)任與懲罰

　　第十七條在可能涉及公司秘密的重要崗位工作的員工，經(jīng)綜合辦公室認(rèn)定，需與公司簽訂保密協(xié)議，并根據(jù)協(xié)議要求嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定。

　　第十八條出現(xiàn)下列情況之一者，給予嚴(yán)重警告，并處以10元以上500元以下罰款：

　　1、違反保密協(xié)議相關(guān)規(guī)定，尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的；

　　2、違反本制度第十條、第十一條、第十二條、第十三條、第十四條、第十五條規(guī)定內(nèi)容的；

　　3、已泄露公司秘密但已采取補(bǔ)救措施且尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的。

　　第十九條出現(xiàn)下列情況之一的，予以辭退并酌情賠償公司經(jīng)濟(jì)損失：

　　1、違反保密協(xié)議相關(guān)規(guī)定，造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟(jì)損失的；

　　2、故意或過(guò)失泄露公司秘密未采取補(bǔ)救措施，造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟(jì)損失的；

　　3、故意或過(guò)失泄露公司秘密雖已采取補(bǔ)救措施，但仍給公司造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟(jì)損失的；

　　4、違反本保密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買(mǎi)或違規(guī)提供公司秘密的；

　　5、利用職權(quán)強(qiáng)制他人違反保密規(guī)定的。

　　第五章附則

　　第二十條本制度由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。

　　第二十一條本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。

文件管理制度6

　　監(jiān)理文件管理制度對(duì)于項(xiàng)目的順利實(shí)施至關(guān)重要，它：

　　1、保證信息的`準(zhǔn)確傳遞：避免因文件管理混亂導(dǎo)致的信息錯(cuò)漏和延誤。

　　2、提升工作效率：通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程，提高文件處理的速度和效率。

　　3、保障項(xiàng)目質(zhì)量：確保監(jiān)理工作依據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤的文件進(jìn)行，防止質(zhì)量問(wèn)題。

　　4、防范風(fēng)險(xiǎn)：良好的文件管理能減少法律糾紛，保護(hù)公司利益。

　　5、促進(jìn)知識(shí)積累：通過(guò)有序的文件歸檔，積累項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)。

文件管理制度7

　　文件的收發(fā)、閱批、執(zhí)行、催辦工作是醫(yī)院實(shí)施有效行政管理的.重要途徑,各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)必須執(zhí)行如下規(guī)定:

　　1、由上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的各類(lèi)行政、政工、醫(yī)療科研教學(xué)和后勤等方面的下行文件,都應(yīng)由醫(yī)院辦公室簽收登記,各職能部門(mén)和個(gè)人不能私自簽收保存文件。

　　2、醫(yī)院辦公室主任負(fù)責(zé)對(duì)各類(lèi)收文的審閱,并按文件性質(zhì)送有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)傳閱和執(zhí)行。院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批閱一般文件不超過(guò)三天,重要文件立即批閱。

　　3、各職能部門(mén)對(duì)院領(lǐng)導(dǎo)批示文件應(yīng)在規(guī)定時(shí)間抓好落實(shí),落實(shí)后應(yīng)將執(zhí)行情況與原文件一并返回院辦。

　　4、院辦文秘人員負(fù)責(zé)對(duì)文件批轉(zhuǎn)及執(zhí)行過(guò)程中的督促、檢查,有權(quán)對(duì)延誤工作的部門(mén)提出批評(píng)。

　　5、執(zhí)行文件批轉(zhuǎn)過(guò)程中的簽收、注銷(xiāo)規(guī)定,對(duì)丟失文件、延誤工作者應(yīng)予批評(píng),嚴(yán)重影響工作造成損失者向院領(lǐng)導(dǎo)提出處理意見(jiàn)。

　　6、各類(lèi)文件在批轉(zhuǎn)過(guò)程中必須使用規(guī)定的紙張和筆(鋼筆、毛筆)書(shū)寫(xiě),字跡要工整。

文件管理制度8

　　管理文件管理制度是企業(yè)運(yùn)營(yíng)中不可或缺的一環(huán)，它涉及到企業(yè)內(nèi)部信息的組織、存儲(chǔ)、檢索和處理。主要內(nèi)容包括：

　　1、文件分類(lèi)與編碼：建立一套清晰的文件分類(lèi)體系，對(duì)各類(lèi)文件進(jìn)行編號(hào)，便于識(shí)別和管理。

　　2、文件生命周期管理：涵蓋文件的創(chuàng)建、審批、存儲(chǔ)、使用、更新、廢棄等全過(guò)程。

　　3、權(quán)限控制：設(shè)定不同層級(jí)員工對(duì)文件的'訪問(wèn)、修改和刪除權(quán)限。

　　4、文件安全與保護(hù)：確保文件的安全性，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和泄露。

　　5、電子化管理：推動(dòng)紙質(zhì)文件向電子化轉(zhuǎn)變，提高效率，降低存儲(chǔ)成本。

　　6、文件歸檔與備份：定期對(duì)重要文件進(jìn)行歸檔和備份，以備不時(shí)之需。

　　7、文件審計(jì)與合規(guī)：確保文件管理符合企業(yè)政策和法律法規(guī)要求。

　　內(nèi)容概述：

　　1、制度建設(shè)：制定詳盡的文件管理政策和操作規(guī)程，明確責(zé)任分工。

　　2、技術(shù)支持：選擇合適的文件管理系統(tǒng)，如文檔管理系統(tǒng)（dms）等，以技術(shù)支持制度實(shí)施。

　　3、培訓(xùn)與教育：對(duì)員工進(jìn)行文件管理培訓(xùn)，提升其文件管理意識(shí)和技能。

　　4、監(jiān)控與評(píng)估：定期對(duì)文件管理效果進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)調(diào)整策略。

　　5、持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和法規(guī)變化，不斷優(yōu)化文件管理制度。

文件管理制度9

　　體系文件管理制度的重要性不言而喻，它：

　　1. 提升效率：通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程，減少錯(cuò)誤，提高工作效率。

　　2. 保證質(zhì)量：確保產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量穩(wěn)定，滿足客戶期望。

　　3. 風(fēng)險(xiǎn)管理：預(yù)防潛在問(wèn)題，降低法律風(fēng)險(xiǎn)和聲譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)。

　　4. 促進(jìn)溝通：明確的'職責(zé)和流程有助于部門(mén)間的溝通和協(xié)作。

　　5. 支持審計(jì)：為外部審計(jì)提供證據(jù)，證明企業(yè)的合規(guī)性和透明度。

文件管理制度10

　　技術(shù)文件是企業(yè)技術(shù)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的重要載體，其管理制度的重要性不言而喻：

　　1. 知識(shí)傳承：通過(guò)規(guī)范化的`文件，確保技術(shù)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的積累與傳承。

　　2. 操作指南：為員工提供清晰的操作指引，提高工作效率。

　　3. 質(zhì)量保證：確保產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量符合設(shè)計(jì)和規(guī)范要求。

　　4. 法規(guī)遵從：滿足行業(yè)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)技術(shù)文件的要求，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。

　　5. 內(nèi)部溝通：促進(jìn)部門(mén)間的信息共享，減少誤解和沖突。

文件管理制度11

　　1. 提高效率：清晰的文件制度能減少尋找文件的時(shí)間，提高工作效率。

　　2. 保證質(zhì)量：通過(guò)審批流程確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性，降低錯(cuò)誤發(fā)生的可能性。

　　3. 防范風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)格的文件管理能防止敏感信息泄露，保護(hù)企業(yè)利益。

　　4. 促進(jìn)合規(guī)：符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)要求的`文件制度，有助于企業(yè)在審計(jì)和檢查中順利過(guò)關(guān)。

　　5. 傳承知識(shí)：完善的文件存儲(chǔ)和歸檔，有助于企業(yè)知識(shí)的積累和傳承。

文件管理制度12

　　第一條為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)集團(tuán)公司有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我集團(tuán)的實(shí)際情況，特制訂本制度。

　　第二條根據(jù)文件信息依賴(lài)存儲(chǔ)介質(zhì)的不同可將文件分為電子版文件和紙質(zhì)版文件。按性質(zhì)種類(lèi)區(qū)分：行政類(lèi)〈有關(guān)規(guī)章制度、事項(xiàng)決策、通知、會(huì)議紀(jì)要等〉，業(yè)務(wù)類(lèi)〈有關(guān)業(yè)務(wù)合同、客戶函件等經(jīng)營(yíng)事項(xiàng)〉，人事類(lèi)〈有關(guān)人員招聘、安排、獎(jiǎng)懲等〉，技術(shù)類(lèi)〈有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工程技術(shù)文件等〉，其它類(lèi)〈不宜歸入上述各類(lèi)的〉。具體內(nèi)容主要包括上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文，本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件資料、合同、CAD圖、效果圖、預(yù)結(jié)算文件、財(cái)務(wù)帳套、資產(chǎn)配套的說(shuō)明書(shū)、保修卡等。

　　第三條公文的簽收

　　1.公司所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)或各部門(mén)訂閱的辦公文件外)均由辦公室文秘登記簽收、拆封。在簽收和拆封時(shí)，辦公室文秘需注意檢查封口,對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。

　　2.對(duì)上級(jí)部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行文件、文號(hào)、編號(hào)的核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)部門(mén)，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

　　第四條公文的編號(hào)保管

　　辦公室文秘拆封和簽收后應(yīng)及時(shí)附上"文件處理傳閱單"，作分類(lèi)登記編號(hào)、保管。 2.本公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交辦公室文秘進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存，如員工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。第五條公文的閱批與分轉(zhuǎn)

　　1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由辦公室文秘分送承辦部門(mén)經(jīng)理和承辦部門(mén)閱辦，重要文件或急件應(yīng)立刻呈送總經(jīng)理(或分管副總經(jīng)理)閱批后分送相關(guān)部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。

　　2.一般性質(zhì)的函、電、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及多個(gè)公司或部門(mén)會(huì)辦的文件，由辦公室負(fù)責(zé)與各公司、各部門(mén)聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

　　3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室文秘應(yīng)在接到文件的當(dāng)天或第二天將文件送到承辦部門(mén)經(jīng)理和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上部門(mén)，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。

　　第六條文件的傳閱與催辦

　　1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、員工宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

　　2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室文秘，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦意見(jiàn)"辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

　　3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

　　4.文件閱完后，應(yīng)交辦公室文秘，切忌橫傳。

　　5.辦公室對(duì)文件負(fù)有催辦、檢查、督促的責(zé)任，承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔。

　　6.按照閱文范圍，一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由辦公室通知到單位閱文。

　　第七條發(fā)文的規(guī)定

　　1.單位上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中在集團(tuán)辦公室、集團(tuán)人事、各分公司辦公室，其他部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。如若確屬工作合作關(guān)系、可發(fā)送工作聯(lián)系單。 2.部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要工作或向下安排布置重要工作要求發(fā)文時(shí)應(yīng)分別向集團(tuán)辦公室、各分公司辦公室提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文，方可擬定發(fā)文。

　　3.對(duì)單位影響較大，涉及多個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

　　第八條發(fā)文的范圍：

　　1.凡是以集團(tuán)辦公室、集團(tuán)人事部、各分公司辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要，均屬發(fā)文范圍。

　　2.集團(tuán)或各分公司辦公室下發(fā)文件主要用于：

　　(1)公布單位規(guī)章制度；

　　(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的文件；

　　(3)公布單位組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)或人事任免事項(xiàng)；

　　(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、行政、生活福利等工作的決定；

　　(5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；

　　(6)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定；

　　(7)其他有關(guān)重大事項(xiàng)；

　　3.集團(tuán)各單位日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、效果圖修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由各部門(mén)書(shū)面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。

　　第九條發(fā)文程序規(guī)定：

　　1.各部門(mén)需要發(fā)文，應(yīng)事先向集團(tuán)或各分公司辦公室提出發(fā)文申請(qǐng)；

　　2.集團(tuán)或各分公司辦公室同意發(fā)文后，主辦部門(mén)應(yīng)以不違反國(guó)家法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；

　　3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整。

　　4.文稿擬好后，擬搞人應(yīng)填發(fā)文申請(qǐng)單，詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人。

　　5.辦公室應(yīng)根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示和有關(guān)制度規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿；

　　6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容負(fù)責(zé))；

　　7.對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門(mén)重新整理寫(xiě)清楚；

　　8.需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽；

　　9.文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；

　　10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室文秘統(tǒng)一編號(hào)送辦公室打��；

　　11.文件打印初稿，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，并簽名；

　　12.文件打字后，由辦公室派專(zhuān)人按數(shù)印刷，再由辦公室文秘分發(fā)并檢查發(fā)文的落實(shí)情況，向辦公室主任匯報(bào)文件抵達(dá)情況。

　　第十條各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽寫(xiě)，辦公室主任簽字，并填寫(xiě)文件借閱單，對(duì)有密級(jí)的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。

　　第十一條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

　　第十二條辦公室主任對(duì)承辦的'公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

　　第十三條文件的歸檔范圍：

　　1.凡下列文件統(tǒng)一分別由各公司辦公室文秘負(fù)責(zé)歸檔：

　　(1)政府部門(mén)來(lái)文，包括上級(jí)對(duì)單位報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)；

　　(2)集團(tuán)或各分公司辦公室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類(lèi)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；

　　(3)公司及部門(mén)各種會(huì)議記錄；

　　(4)公司組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)等；

　　(5)有保存價(jià)值的來(lái)信來(lái)訪記錄及處理結(jié)果；

　　(6)參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本單位在會(huì)上匯報(bào)材料等；

　　(7)政府領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)單位檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本單位向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；

　　(8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；

　　(9)工作日志和公司大事記；

　　(10)單位向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。

　　2.各部門(mén)日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各部門(mén)負(fù)責(zé)立卷歸檔。

　　第十四條立卷要求

　　1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱(chēng)、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。

　　2.立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。

　　4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完

　　第十五條文件的時(shí)效性

　　是指文件內(nèi)容在一定時(shí)間階段是有效的，超過(guò)這個(gè)時(shí)間段，該文件上記載的信息則是無(wú)效的，只供備查使用。超過(guò)時(shí)效性且無(wú)保存價(jià)值的文件。進(jìn)入文件的銷(xiāo)毀管理程序。第十六條文件銷(xiāo)毀流程

　　對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件（紙張），辦公室應(yīng)定期責(zé)成相關(guān)職能部門(mén)辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù)，認(rèn)真填寫(xiě)文件資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，對(duì)無(wú)價(jià)值文件進(jìn)行銷(xiāo)毀，并登記造冊(cè)。第十七條文件銷(xiāo)毀要求

　　經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應(yīng)在檔案管理員和資料分管領(lǐng)導(dǎo)及辦公室主任的共同監(jiān)督下銷(xiāo)毀。對(duì)銷(xiāo)毀的檔案，必須化為紙漿或焚毀，不準(zhǔn)出賣(mài)和作它用。參與銷(xiāo)毀文檔的員工要在“檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)”上簽字，以示負(fù)責(zé)，未經(jīng)審批，任何人不得私自銷(xiāo)毀檔案材料。

文件管理制度13

　　一、編制目的

　　為維護(hù)公司文件收發(fā)和輪閱的規(guī)范性、嚴(yán)肅性和安全性,維護(hù)公司的利益,特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于公司文件收發(fā)和輪閱的管理。

　　三、相關(guān)職責(zé)

　　1.公司員工必須嚴(yán)格依照本制度規(guī)定收發(fā)和輪閱文件。

　　2.綜合辦公室負(fù)責(zé)文件收發(fā)和輪閱管理制度的管理。

　　四、文件收發(fā)程序

　　1.凡上級(jí)和有關(guān)部門(mén)發(fā)、送本公司的文件,均應(yīng)由綜合辦公室專(zhuān)人負(fù)責(zé)開(kāi)拆、登記。

　　2.收到文件要及時(shí)拆封,及時(shí)分送。綜合辦公室文件收發(fā)每天不少于一次,對(duì)需送閱的文件應(yīng)登記后及時(shí)送閱。時(shí)效性較強(qiáng)的.會(huì)議通知和文件等,應(yīng)立即交總經(jīng)理閱簽。

　　3.各類(lèi)文件送閱前由綜合辦公室負(fù)責(zé)人擬辦,并提出擬辦意見(jiàn)。

　　4.經(jīng)總經(jīng)理批辦的文件,由綜合辦公室專(zhuān)人負(fù)責(zé)及時(shí)轉(zhuǎn)交有關(guān)職能部門(mén)辦理。如需復(fù)印、打印的文件,則由承辦部門(mén)按規(guī)定辦理。

　　5.各職能部門(mén)需要發(fā)文件,先由各職能部門(mén)自行擬稿,經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審稿,交辦公室負(fù)責(zé)人核稿,再交分管副總經(jīng)理審核,最后由總經(jīng)理簽發(fā)。

　　6.收到已簽發(fā)的文件后,辦公室專(zhuān)門(mén)人員應(yīng)及時(shí)編好文號(hào),確定印制份數(shù),并逐項(xiàng)將文件標(biāo)題、文號(hào)、發(fā)文日期、印編份數(shù)等記入發(fā)文登記簿。同時(shí),留二份與底稿一并歸檔。

　　7.文件材料一般由各職能部門(mén)裝訂封發(fā),送綜合辦公室郵寄。機(jī)密和掛號(hào)文件在封發(fā)時(shí)需注明,由綜合辦公室按有關(guān)規(guī)定辦理。

　　五、文件輪閱程序

　　1.文件輪閱由辦公室專(zhuān)人負(fù)責(zé)。各部門(mén)輪閱文件一般不超過(guò)兩天。因故不能及時(shí)輪閱的,應(yīng)將文件送回,待后補(bǔ)閱。

　　2.輪閱時(shí)不得擅自將有關(guān)輪閱文件取走。確因工作需要借閱的,應(yīng)經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人同意,辦理有關(guān)登記手續(xù),借閱時(shí)間一般不超過(guò)五天,復(fù)印件應(yīng)妥善保管。

　　3.文件輪閱完畢,辦公室專(zhuān)門(mén)人員應(yīng)及時(shí)收集、整理,分類(lèi)存查,并按規(guī)定立卷歸檔。

　　六、其他

　　1.本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。

　　2.本制度最終解釋權(quán)歸綜合辦公室。

文件管理制度14

　　物業(yè)公司文件檔案管理制度

　　(一)意義

　　(二)文件檔案的類(lèi)別與形式公司文件檔案包括以下各類(lèi)別的書(shū)面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤(pán)存藏、磁盤(pán)存藏)形式。

　　1.公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書(shū)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等2.公司董事會(huì)文件:董事會(huì)構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會(huì)決議、記要等3.公司管理制度:公司運(yùn)營(yíng)、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程4.公司財(cái)務(wù)資料:各類(lèi)總、分帳冊(cè)、報(bào)表、單據(jù)、憑賬、報(bào)告等

　　5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分配記錄、獎(jiǎng)懲記錄、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄《勞動(dòng)合同》等6.公司經(jīng)營(yíng)策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場(chǎng)分析、各種調(diào)查分析、營(yíng)銷(xiāo)策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等7.公司客戶名冊(cè):客戶名冊(cè)、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊(cè)及記錄等8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項(xiàng)對(duì)外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報(bào)價(jià)體系等9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過(guò)程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來(lái)傳真、往來(lái)函、建議書(shū)、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的'完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計(jì)成果等

　　11.公司專(zhuān)業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書(shū)、顧問(wèn)服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類(lèi)行業(yè)資料、公司由政府主管部門(mén)獲取及購(gòu)買(mǎi)的政策法規(guī)、公司各類(lèi)剪報(bào)等

　　12.公司圖書(shū)、雜志:公司由公開(kāi)發(fā)行系統(tǒng)購(gòu)買(mǎi)、訂購(gòu)的各種圖書(shū)、雜志

　　13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報(bào)告、批復(fù)、外來(lái)文函

　　14.公司宣傳資料:公司對(duì)外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等。