淺談商務(wù)禮儀的注意事項(xiàng)及其重要性
商務(wù)會議禮儀,是召開會議前、會議中、會議后及參會人應(yīng)注意的的事項(xiàng),懂得會議禮儀對會議精神的執(zhí)行有較大的促進(jìn)作用。
一、會議前
、 請你回顧一下自己的工作狀態(tài),除了在自己工位上的時間、電話溝通的時間會多一些,還有哪種溝通方式多一些?這就是會議溝通。下面我們就來談在會議當(dāng)中應(yīng)該注意哪些禮儀。
、 按參會人員來分類,會議基本上可以簡單地分成公司外部會議和公司內(nèi)部會議。公司外部會議,可以分成產(chǎn)品發(fā)布會、研討會、座談會等。
、 內(nèi)部會議包括定期的工作周例會、月例會、年終的總結(jié)會、表彰會,以及計(jì)劃會等等。
我們以外部會議為例,講一講商務(wù)禮儀中需要關(guān)注的一些細(xì)節(jié)。在會議前的準(zhǔn)備工作中,我們需要注意以下這幾方面:
、 WHEN-時間,你要告訴所有的參會人員,會議開始的時間和要進(jìn)行多長時間。這樣能夠讓參加會議的人員很好地安排自己的工作。
② WHERE-地點(diǎn),是指會議在什么地點(diǎn)進(jìn)行,要注意會議室的布局是不是適合這個會議的進(jìn)行。
、 WHO-人物,以外部客戶參加的公司外部會議為例,會議有哪些人物來參加,公司這邊誰來出席,是不是已經(jīng)請到了適合外部的嘉賓來出席這個會議。
④ WHAT-會議的議題,就是要討論哪些問題。
、 OTHERS-會議物品的準(zhǔn)備,就是根據(jù)這次會議的類型、目的,需要哪些物品。比如紙、筆、筆記本、投影儀等等是不是需要用咖啡、小點(diǎn)心等。
二、會議中
在會議進(jìn)行當(dāng)中,我們需要注意以下這幾方面:
(1)會議主持人
主持會議要注意·介紹參會人員·控制會議進(jìn)程·避免跑題或議而不決·控制會議時間
(2)會議座次的安排
一般情況下,會議座次的安排分成兩類:方桌會議和圓桌會議。
一般情況下會議室中是長方形的桌子,包括橢圓形,就是所謂的方桌會議,方桌可以體現(xiàn)主次。
在方桌會議中,特別要注意座次的安排。如果只有一位領(lǐng)導(dǎo),那么他一般坐在這個長方形的短邊的這邊,或者是比較靠里的位置。就是說以會議室的'門為基準(zhǔn)點(diǎn),在里側(cè)是主賓的位置。如果是由主客雙方來參加的會議,一般分兩側(cè)來就坐,主人坐在會議桌的右邊,而客人坐在會議桌的左邊。
還有一種是為了盡量避免這種主次的安排,而以圓形桌為布局,就是圓桌會議。在圓桌會議中,則可以不用拘泥這么多的禮節(jié),主要記住以門作為基準(zhǔn)點(diǎn),比較靠里面的位置是比較主要的座位,就可以了。
三、會議后
在會議完畢之后,我們應(yīng)該注意以下細(xì)節(jié),才能夠體現(xiàn)出良好的商務(wù)禮儀。主要包括:
① 會談要形成文字結(jié)果,哪怕沒有文字結(jié)果,也要形成階段性的決議,落實(shí)到紙面上,還應(yīng)該有專人負(fù)責(zé)相關(guān)事物的跟進(jìn);
② 贈送公司的紀(jì)念品;
③ 參觀,如參觀公司,或廠房等。
、 如果必要,合影留念。
四、商務(wù)禮儀的重要性
隨著市場經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展,各種商務(wù)活動日趨繁多,禮儀也在其中發(fā)揮著越來越大的作用。
1.規(guī)范行為。
禮儀最基本的功能就是規(guī)范各種行為。在商務(wù)交往中,人們相互影響、相互作用、相互合作,如果不遵循一定的規(guī)范,雙方就缺乏協(xié)作的基礎(chǔ)。在眾多的商務(wù)規(guī)范中,禮儀規(guī)范可以使人明白應(yīng)該怎樣做,不應(yīng)該怎樣做,哪些可以做,哪些不可以做,有利于確定自我形象,尊重他人,贏得友誼。
2.傳遞信息。
禮儀是一種信息,通過這種信息可以表達(dá)出尊敬、友善、真誠等感情,使別人感到溫暖。在商務(wù)活動中,恰當(dāng)?shù)亩Y儀可以獲得對方的好感、信任,進(jìn)而有助于事業(yè)的發(fā)展。
3.增進(jìn)感情。
在商務(wù)活動中,隨著交往的深入,雙方可能都會產(chǎn)生一定的情緒體驗(yàn)。它表現(xiàn)為兩種情感狀態(tài):一是感情共鳴,另一種是情感排斥。禮儀容易使雙方互相吸引,增進(jìn)感情,導(dǎo)致良好的人際關(guān)系的建立和發(fā)展。反之.如果不講禮儀,粗俗不堪,那么就容易產(chǎn)生感情排斥,造成人際關(guān)系緊張,給對方造成不好的印象。
4.樹立形象。
一個人講究禮儀,就會在眾人面前樹立良好的個人形象;一個組織的成員講究禮儀,就會為自己的組織樹立良好的形象,贏得公眾的贊省,F(xiàn)代市場競爭除了產(chǎn)品競爭外,更體現(xiàn)在形象競爭。一個具有良好信譽(yù)和形象的公司或企業(yè),就容易獲得社會各方的信任和支持,就可在激烈的競爭中處于不敗之地。所以,商務(wù)人員時刻注重禮儀,既是個人和組織良好素質(zhì)的體現(xiàn),也是樹立和鞏固良好形象的需要。
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