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電話(huà)禮儀培訓(xùn)的重要性

時(shí)間:2021-06-09 12:39:33 禮儀常識(shí) 我要投稿

電話(huà)禮儀培訓(xùn)的重要性

  在工作過(guò)程中,正確使用電話(huà)溝通很重要,電話(huà)溝通直接影響著公司的形象,同時(shí)也能判斷出對(duì)方的性格,能力等。所以掌握規(guī)范的辦公室接聽(tīng)電話(huà)禮儀是非常重要的。下面是小編整理的關(guān)于電話(huà)禮儀培訓(xùn)的重要性,歡迎閱讀。

電話(huà)禮儀培訓(xùn)的重要性

  在辦公室內(nèi)接聽(tīng)電話(huà)不能像接聽(tīng)家人電話(huà)那樣隨便,辦公室接聽(tīng)對(duì)方電話(huà)必須掌握基本職場(chǎng)電話(huà)禮儀以及一定的接聽(tīng)電話(huà)的技巧。接聽(tīng)電話(huà)中應(yīng)做到語(yǔ)調(diào)熱情、大方自然、聲量適中、表達(dá)清楚、簡(jiǎn)明扼要、文明禮貌。

  辦公室接聽(tīng)電話(huà)基本要點(diǎn):

  1.鈴不過(guò)三

  在電話(huà)鈴響三聲之內(nèi)接起電話(huà),不要故意延遲,提起聽(tīng)筒后,不要和周?chē)碎e聊。

  電話(huà)鈴響3遍之前就應(yīng)接聽(tīng),3遍后就應(yīng)道歉:“對(duì)不起,讓你久等了!比绻茉(huà)人正在做一件要緊的事情不能及時(shí)接聽(tīng),代接的人應(yīng)妥為解釋。如果既不及時(shí)接電話(huà),又不道歉,甚至極不耐煩,就是極不禮貌的行為。盡快接聽(tīng)電話(huà)會(huì)給對(duì)方留下好印象,讓對(duì)方覺(jué)得自己被看重。

  2.左手拿聽(tīng)筒、右手拿筆

  辦公室接聽(tīng)電話(huà)不想個(gè)人接聽(tīng)電話(huà)那么隨意,在對(duì)方打過(guò)來(lái)電話(huà)的時(shí)候必須要做文字記錄。

  3.第一時(shí)間說(shuō)出公司或者部門(mén)名稱(chēng)

  在電話(huà)接通以后,主動(dòng)向?qū)Ψ蕉Y貌問(wèn)好,并第一時(shí)間報(bào)出本公司或者部門(mén)的名稱(chēng)。例如:“您好、這里是眾卓企業(yè)管理咨詢(xún)有限公司!

  4.對(duì)方基本信息了解

  確認(rèn)對(duì)方的基本信息,包括對(duì)方公司、個(gè)人姓名、身份等。只有問(wèn)清楚基本情況自己的工作才能順利進(jìn)展,如果沒(méi)有問(wèn)清楚來(lái)電者的身份,在轉(zhuǎn)接過(guò)程中遇到問(wèn)題時(shí)就很難解決 了,不但浪費(fèi)時(shí)間而且還會(huì)影響到工作進(jìn)展。

  5.詳細(xì)了解來(lái)電目的

  了解清楚基本的來(lái)電者信息之后,就要對(duì)來(lái)電的目的做詳細(xì)的了解,以便對(duì)該電話(huà)采取合適的解決方式。包括要問(wèn)到:對(duì)方來(lái)電找誰(shuí)?對(duì)方的事情是否可以代為轉(zhuǎn)告?是否一定要找直接人接聽(tīng)?一般性的廣告電話(huà)在問(wèn)清楚之后就可以直

  接回絕,如果是公司有用的廣告電話(huà)就可以記錄,待需要的時(shí)候可以直接用。做大最大限度的靈活接聽(tīng)電話(huà)。

  6.確認(rèn)來(lái)電主要內(nèi)容

  在電話(huà)結(jié)束之前一定要和對(duì)方確認(rèn)一次來(lái)電的主要內(nèi)容,做到準(zhǔn)確到位,防止記錄錯(cuò)誤或者少記。如果是見(jiàn)面會(huì)晤,那就要對(duì)會(huì)面的時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系人、聯(lián)系電話(huà)等各方面相關(guān)的信息核實(shí)清楚。

  隨時(shí)牢記5W1H技巧,所謂5W1H是指①When何時(shí)②Who何人③Where何地④What何事⑤Why為什么⑥How如何進(jìn)行。在工作中這些資料都是十分重要的。對(duì)打電話(huà)和接電話(huà)具有相同的重要性。電話(huà)記錄既要簡(jiǎn)潔又要完備,有賴(lài)于5W1H技巧。

  7.禮貌道謝

  電話(huà)結(jié)束一定要對(duì)對(duì)方進(jìn)行禮貌的道謝,這也是基本的電話(huà)禮儀。來(lái)電者是客人,一定要尊重客人,千萬(wàn)不要表現(xiàn)出一種眼中無(wú)人的感覺(jué)。

  8.讓來(lái)電者先掛電話(huà)

  不管是客戶(hù)或者是找公司相關(guān)人的.間接客戶(hù)都要等著對(duì)方掛斷電話(huà)之后再掛電話(huà),不可“啪——”的一下扔回原處,這極不禮貌。

  如果這邊快速的掛斷電話(huà),會(huì)讓來(lái)電者感覺(jué)這邊的人對(duì)他很不耐煩,會(huì)讓對(duì)方心里不舒服的。所以在接聽(tīng)一個(gè)電話(huà)即將結(jié)束時(shí),應(yīng)該禮貌的請(qǐng)客戶(hù)先掛電話(huà),這樣才算是一個(gè)完美的接聽(tīng)電話(huà)的結(jié)束。

  接聽(tīng)電話(huà)禮貌禮儀

  1.時(shí)刻保持微笑、聲音清晰

  在接聽(tīng)電弧中,一定要面帶笑容,還要保持清晰明朗的聲音。雖然笑容只能表現(xiàn)在臉上,但在你說(shuō)話(huà)的聲音里面是隨時(shí)都能感覺(jué)到的。

  聲音要文雅有禮,以懇切之話(huà)語(yǔ)表達(dá)。親切、溫情的聲音會(huì)使對(duì)方馬上對(duì)我們產(chǎn)生良好的印象。如果繃著臉,聲音會(huì)變得冷冰冰。

  辦公室接電話(huà)禮儀之禮貌禮儀

  2.保持正確的姿勢(shì)

  接聽(tīng)電話(huà)過(guò)程中應(yīng)該始終保持正確的姿勢(shì)。一般情況下,當(dāng)人的身體稍微下沉,丹田受到壓迫時(shí)容易導(dǎo)致丹田的聲音無(wú)法發(fā)出;大部分人講話(huà)所使用的是胸腔,這樣容易口干舌燥,如果運(yùn)用丹田的聲音,不但可以使聲音具有磁性,而且

  不會(huì)傷害喉嚨。因此,保持端坐的姿勢(shì),尤其不要趴在桌面邊緣,這樣可以使聲音自然、流暢和動(dòng)聽(tīng)。

  如果接電話(huà)的時(shí)候,彎著腰躺在椅子上,對(duì)方聽(tīng)你的聲音就是懶散的,無(wú)精打采的;若坐姿端正,身體挺直,所發(fā)出的聲音也會(huì)親切悅耳,充滿(mǎn)活力。因此打電話(huà)時(shí),即使看不見(jiàn)對(duì)方,也要當(dāng)作對(duì)方就在眼前,盡可能注意自己的姿勢(shì)。

  3.保持電話(huà)與嘴之間合適的距離

  在接聽(tīng)電話(huà)時(shí),應(yīng)注意使嘴和話(huà)筒保持4厘米左右的距離;要把耳朵貼近話(huà)筒,仔細(xì)傾聽(tīng)對(duì)方的講話(huà)。

  辦公室接聽(tīng)電話(huà)禮儀禁忌:

  1.避免“喂、喂”或者“你找誰(shuí)”開(kāi)頭。

  2.在通話(huà)過(guò)程中,絕對(duì)不能吸煙、喝茶、吃零食,即使是懶散的姿勢(shì)對(duì)方也能夠“聽(tīng)”得出來(lái)。也不要同時(shí)與同事閑聊。

  3.在通話(huà)結(jié)束時(shí),不要先對(duì)方掛斷電話(huà)。

  4.不要直接大聲的喊被找的人過(guò)來(lái)聽(tīng)電話(huà),應(yīng)該用手捂住聽(tīng)筒叫,或者讓對(duì)方等等自己放下電話(huà)去叫過(guò)來(lái)。

  5.禁止接電話(huà)的時(shí)候大聲喧嘩。

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