關(guān)于會(huì)務(wù)禮儀規(guī)范有哪些
商務(wù)人員在日常交往中所必不可少的一件事情,就是要組織會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議或者參加會(huì)議,因此會(huì)議自然而然地成為商務(wù)活動(dòng)的有機(jī)組成部分之一。
會(huì)議,又稱集會(huì)或聚會(huì)。在現(xiàn)代社會(huì)里,它是人們從事各類有組織的活動(dòng)的一種重要方式。在一般情況下,會(huì)議是指有領(lǐng)導(dǎo)、有組織地使人們聚集在一起,對(duì)某些議題進(jìn)行商議或討論的集會(huì)。
在商界之中,由于會(huì)議發(fā)揮著不同的作用,因此便有著多種類型的劃分。依照會(huì)議的具體性質(zhì)來進(jìn)行分類,商界的會(huì)議大致可以分為如下四種類型:
其一,行政型會(huì)議。它是商界的各個(gè)單位所召開的工作性、執(zhí)行性的會(huì)議。例如,行政會(huì)、董事會(huì),等等。
其二,業(yè)務(wù)型會(huì)議。它是商界的有關(guān)單位所召開的專業(yè)性、技術(shù)性會(huì)議。例如,展覽會(huì)、供貨會(huì),等等。
其三,群體型會(huì)議。它是商界各單位內(nèi)部的群眾團(tuán)體或群眾組織所召開的非行政性、非業(yè)務(wù)性的會(huì)議,旨在爭(zhēng)取群體權(quán)利,反映群體意愿。例如,職代會(huì)、團(tuán)代會(huì),等等。
其四,社交型會(huì)議。它是商界各單位以擴(kuò)大本單位的交際面為目的.而舉行的會(huì)議。例如,茶話會(huì)、聯(lián)歡會(huì),等等。
一般而論,以上四種類型的常見于商界的會(huì)議,除群體型會(huì)議之外,均與商界各單位的經(jīng)營(yíng)、管理直接相關(guān),因此世人稱之為商務(wù)會(huì)議。在商務(wù)交往中,商務(wù)會(huì)議通常發(fā)揮著種種極其重要的作用:其一,它是實(shí)現(xiàn)決策民主化、科學(xué)化的必要手段;其二,它是實(shí)施有效領(lǐng)導(dǎo)、有效管理、有效經(jīng)營(yíng)的重要工具;其三,它是貫徹決策、下達(dá)任務(wù)、溝通信息、協(xié)調(diào)行動(dòng)的有效方法;其四,它是保持接觸、建立聯(lián)絡(luò)、結(jié)交朋友的基本途徑。
在許多情況下,商務(wù)人員往往需要親自辦會(huì)。所謂辦會(huì),指的是從事會(huì)務(wù)工作,即負(fù)責(zé)從會(huì)議的籌備直至其結(jié)束、善后的一系列具體事項(xiàng)。會(huì)務(wù)禮儀,主要就是有關(guān)辦會(huì)的禮儀規(guī)范。
商界人士在負(fù)責(zé)辦會(huì)時(shí),必須注意兩點(diǎn):一是辦會(huì)要認(rèn)真。奉命辦會(huì),就要全力投入,審慎對(duì)待,精心安排,務(wù)必開好會(huì)議,并為此而處處一絲不茍;二是辦會(huì)要?jiǎng)?wù)實(shí)。召開會(huì)議,重在解決實(shí)際問題。在這一前提下,要爭(zhēng)取少開會(huì)、開短會(huì),嚴(yán)格控制會(huì)議的數(shù)量與規(guī)模,徹底改善會(huì)風(fēng)。
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