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國際商務(wù)邀約禮儀簡介

時間:2023-02-07 15:34:54 禮儀常識 我要投稿

國際商務(wù)邀約禮儀簡介

  作為加深彼此感情,促進(jìn)人際交往的重要途徑之一,邀約從來都是必不可少的。在國際商務(wù)交往中,邀約禮儀細(xì)節(jié)化分的話主要包含三方面的內(nèi)容:邀約禮儀、請柬禮儀、答復(fù)禮儀。在某種意義上來說國際商務(wù)邀約禮儀的一些禮儀規(guī)范在東西方是共通的。下面我們就來看一下國際商務(wù)邀約禮儀的具體規(guī)范。

國際商務(wù)邀約禮儀簡介

  邀約禮儀

  對邀請而言,發(fā)出邀請,如同發(fā)出一種禮儀性很重的通知一樣,不僅要力求合乎禮貌,取得被邀請者的良好回應(yīng),而且還必須使之符合雙方各自的身份,以及雙方之間的關(guān)系現(xiàn)狀。

  在一般情況下,邀約有兩種形式,即正式與非正式。正式邀約既講究禮儀,又要設(shè)法使被邀請者備忘,所以它多采用書面形式;非正式的邀約通常是以口頭形式來表現(xiàn)的,相對而言,它要顯得隨便一些。

  正式的邀約有請柬邀約、書信邀約、傳真邀約、電報邀約、便條邀約等具體形式,它適用于正式的商務(wù)交往中。非正式的邀約也有當(dāng)面邀約、托人邀約以及打電話邀約等不同的形式,它多適用于商務(wù)人士非正式的接觸之中。前者可統(tǒng)稱為書面邀約,后者則可稱為口頭邀約。

  在正式邀約的諸形式之中,檔次最高、也最為商務(wù)人士所常用的是請柬邀約。

  請柬禮儀

  請柬又稱請?zhí),它一般由正文與封套兩部分組成。不管是上街購買印刷好的成品,還是自行制作,使用請柬都應(yīng)當(dāng)遵守成規(guī)。請柬正文的用紙,大部分比較考究。它多用厚紙對折而成。以橫式請柬為例,對折后的左面外側(cè)多為封面,右面內(nèi)側(cè)為正文的行文之用。

  封面通常采用紅色,并標(biāo)有“請?zhí)倍。請柬?nèi)側(cè),可以同為紅色,或采用其他顏色,但不可用黃色與黑色。

  在請柬上親筆書寫正文時,應(yīng)采用鋼筆或毛筆,并選擇黑色、藍(lán)色的墨水或墨汁。紅色、紫色、綠色、黃色以及其他鮮艷的墨水,則不宜采用。

  在請柬的左下方注有“備忘”二字,意在提醒被邀請者屆時勿忘。在國際上,這是一種習(xí)慣的做法。西方人在注明“備忘”時,通常都是使用同一個意思的法文縮寫“P.M”。

  邀請者得落款,一般處于正文之間,其實,把它落在最后,并標(biāo)明發(fā)出請柬的日期,在商務(wù)交往中也是允許的。請柬寫好后,最好提前一段時間發(fā)出,以留給受邀者安排時間的余地。

  答復(fù)禮儀

  在商務(wù)交往中,商務(wù)人士不管接到來自任何單位、任何個人的書面邀約,都必須及時、正確地進(jìn)行處理。不論自己能不能接受對方的邀約,均須按照禮儀的規(guī)范,對邀請者待之以禮,給予明確、合“禮”的回答,或者應(yīng)邀,或者婉拒。

  所有的回函,不管是接收函還是拒絕函,均須再接到書面邀約職業(yè)后三日內(nèi)回復(fù),而且回得越早越好。在回函的行文中,應(yīng)當(dāng)對邀請者表現(xiàn)出尊重、友好、并且應(yīng)當(dāng)對能否接收邀約這一關(guān)鍵性問題作出明確的答復(fù),切勿避實就虛,讓人覺得“難解其中味”。如果拒絕,則講明理由就可以了。

  回函的具體格式可參照邀請者發(fā)來的書面邀約。在人稱、語氣措辭、稱呼等方面,與之不相上下,就算不上失禮。在寫接收函時,應(yīng)將有關(guān)的時間與地點重復(fù)一下,以便于邀請者“核實”無誤;在寫拒絕函時,則不必這樣做。

  回函通知邀請者自己決定接收邀請后,就不能屆時失約了。這類臨時的“變卦”會給邀請者增添許多麻煩。

  拒絕邀約的理由應(yīng)當(dāng)充分。臥病、出差、有約在先等等,均可采用。在回絕邀約時,不要忘記向邀約者表示謝意,或預(yù)祝其組織的活動圓滿成功。

  拓展:

  商務(wù)宴請邀約的原則

  1.專業(yè)化

  2.明確化

  商務(wù)宴請邀約的方式:

  商務(wù)宴請邀約的方式有正式邀約與非正式邀約。正式的邀約多采用書面的形式,注重邀請的形式。非正式的邀約,通常是以口頭形式來表現(xiàn)的。

  正式的邀約可以分為電話邀約、面對面邀約、請柬邀約、書信邀約、傳真邀約、電報邀約、便條邀約等具體形式。它適用于正式的商務(wù)交往中。

  非正式的邀約有面對面邀約、托人邀約以及打電話邀約等不同的形式。它多適用于商界人士非正式的接觸之中。正式邀約可統(tǒng)稱為書面邀約,非正式邀約則可稱為口頭邀約。在比較正規(guī)的商務(wù)往來之中,應(yīng)該以正式的邀約作為邀約的主要方式。

  請柬邀約

  在正式邀約的多種方式中,請柬邀約檔次最高,也是最為常用的邀約方式。如宴會、舞會、紀(jì)念會、慶祝會、發(fā)布會、單位的開業(yè)儀式等等,采用請柬邀請佳賓,不僅能和其他的邀約區(qū)分開來,而且顯得更加的莊重和展現(xiàn)邀約的誠意。

  傳真邀約

  傳真邀約是利用傳真機(jī)發(fā)出傳真對被邀請者所進(jìn)行的一種邀約。

  在具體格式、文字方面,其作法與書信邀約差不多。傳真邀約的好處就是利用了現(xiàn)代化的通訊設(shè)備,傳遞會更為迅速,并且不易丟失。

  電報邀約

  電報邀約即以拍發(fā)專電的形式對被邀者所進(jìn)行的邀約。

  電報邀約與書信邀約在文字上,都熱情、友好、懇切、得體的表述邀約的具體內(nèi)容,除此之外,由于電報本身的原因,電報邀約要求更加簡練明了的表述內(nèi)容。

  電報邀約速度快,準(zhǔn)確率高。因此多用于邀請異地的客人。在具體內(nèi)容上,它與書信邀約大致類似。

  便條邀約

  便條邀約即將邀約寫在便條紙上,然后留交或請人帶交給被邀請者。在書面邀約諸形式之中,它顯得最為隨便。然而因其如此,反而往往會使被邀請者感到親切、自然。

  便條邀請的內(nèi)容,是有什么事寫什么事,寫清楚為止。它所選用的紙張,應(yīng)干凈、整潔為好。

  用以邀約他人的便條不管是留交還是帶交對方,均應(yīng)裝入信封之中。

  商務(wù)宴請應(yīng)邀者禮儀:

  1.認(rèn)真對待邀約

  任何書面形式的邀約,都只有在邀請者經(jīng)過慎重考慮,認(rèn)為確有必要之后,才會發(fā)出的。所以應(yīng)邀者接到邀約,都必須及時地、正確地進(jìn)行處理。

  不論能不能接受對方的邀約,均須按照禮儀的規(guī)范,對邀請者待之以禮,給予明確、合“禮”的回答:或者應(yīng)邀,或者婉拒。置之不理,厚此薄彼,草率從事,這些做法都是不合乎商務(wù)場合應(yīng)該有的禮儀。

  2.積極做出反應(yīng)

  商界人士在接到以書面通知為形式的正式邀約后,必須認(rèn)定:邀請者是真心實意地希望自己能夠接受邀請的。對方邀請,尤其是以書面形式正式地邀約我方,基本上都是對應(yīng)邀者尊重與友好的表示。所以在接到邀約后,應(yīng)當(dāng)作出積極的禮貌性的反應(yīng)。

  3.準(zhǔn)確回復(fù)邀約

  積極反應(yīng)的第一步,是要盡快答復(fù)邀請者自己能否接受其邀請。

  為了使邀請者做到對他所發(fā)起的邀約胸有成竹、避免失誤,任何被邀請者在接到書面邀請之后,不論邀請者對于答復(fù)者有無規(guī)定,出于禮貌,都應(yīng)盡早將自己的決定通知給對方。

  4.應(yīng)邀者回函禮儀

  對書面邀約所進(jìn)行的答復(fù),通常采用書信的形式。在商務(wù)禮儀中被稱為回函;睾旧隙夹枰H筆書寫,以示重視。如果打印回函,則至少應(yīng)當(dāng)親筆簽名。

  不管是接受函還是拒絕函,均須在接到書面邀約之后三日之內(nèi)回復(fù),而且回得越早越好。

  在回函的行文中,應(yīng)當(dāng)對邀請者尊重、友好的邀請作出明確的答復(fù)。如果拒絕,則講明理由。

  回函的格式可參照邀請者發(fā)來的書面邀約。在人稱、語氣、措辭、稱呼等方面與邀請函不想上下。

  在寫接受函時,應(yīng)將有關(guān)的時間與地點重復(fù)一下,以便與邀請者“核實”無誤。在寫拒絕函時,則不必這樣做。

  回函通知邀請者自己決定接受邀請后,最好不要失約了。這類臨時的取消,會給邀請者帶來許多麻煩。

  拒絕邀約的理由應(yīng)當(dāng)充分。臥病、出差、有約在先等等,均可采用。

  在回絕邀約時,萬勿忘記向邀約者表示謝意,或預(yù)祝其組織的活動圓滿成功。

  例子:接受邀約的回函示范一則

  華夏集團(tuán)董事長劉曉先生非常榮幸地接受盛澤集團(tuán)總裁溫升先生的邀請,將于4月20日上午10時準(zhǔn)時出席盛澤集團(tuán)開業(yè)儀式。謹(jǐn)祝開業(yè)大吉

  例子:拒絕邀約的回函示范一則

  尊敬的盛澤先生:

  我深懷歉疚地告訴您, 由于本人明晚將乘機(jī)飛往英國倫敦洽談生意,故無法接受您的邀請,前往紐約飯店出席貴公司舉辦的迎春茶話會。恭請見諒。

  對于邀約上書面規(guī)定的赴約要求,被邀請者在原則上都應(yīng)當(dāng)接受,并且“照章辦事”。

  如何讓應(yīng)邀者盡快回復(fù)邀請

  為了讓被邀請者對邀約盡快回復(fù),邀請者在發(fā)出書面邀約時,應(yīng)該對被邀請有所暗示,請對方能否到場必須作出答復(fù)。

  通常,類似的規(guī)定往往會在書面邀約的行文中出現(xiàn)。例如,要求被邀請者“如蒙光臨,請子函告”,“能否出席,敬請答復(fù)”,以及“盼賜惠復(fù)”,等等。

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