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商務(wù)禮儀交接儀式
在商務(wù)交往之中,商務(wù)伙伴之間合作的成功,是值得有關(guān)各方慶幸與慶賀的一樁大事。
實(shí)事求是地說(shuō),在激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境之中、涇渭分明的利益關(guān)系之下以及變幻叵測(cè)的商界風(fēng)云之內(nèi),商務(wù)伙伴之間的合作的確來(lái)之不易,因此,它備受有關(guān)各方的高度重視。
舉行熱烈而隆重的交接儀式,就是在商務(wù)往來(lái)中通常用以慶賀商務(wù)伙伴們彼此之間合作成功的一種常見(jiàn)的活動(dòng)形式。
交接儀式,在商界一般是指施工單位依照合同將已經(jīng)建設(shè)、安裝完成的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備,例如廠房、商廈、賓館、辦公樓、機(jī)嘗碼口、車站,或飛機(jī)、輪船、火車、機(jī)械、物資,等等,經(jīng)驗(yàn)收合格后正式移交給使用單位之時(shí),所專門舉行的慶祝典禮。
舉行交接儀式的重要意義在于,它既是商務(wù)伙伴們對(duì)于所進(jìn)行過(guò)的成功合作的慶賀,是對(duì)給予過(guò)自己關(guān)懷、支持、幫助和理解的社會(huì)各界的答謝,又是接收單位與施工、安裝單位巧妙地利用時(shí)機(jī),為雙方各自提高知名度和美譽(yù)度而進(jìn)行的一種公共宣傳活動(dòng)。
交接的禮儀,一般是指在舉行交接儀式時(shí)所須遵守的有關(guān)規(guī)范。
通常,它具體包括交接儀式的準(zhǔn)備、交接儀式的程序、交接儀式的參加等三個(gè)方面的主要內(nèi)容。
以下,就分別對(duì)其加以介紹。
首先,要作好交接儀式的準(zhǔn)備。
準(zhǔn)備交接儀式,主要要關(guān)注下列三件事:即來(lái)賓的邀約、現(xiàn)場(chǎng)的布置、物品的預(yù)備等等。
來(lái)賓的邀請(qǐng),一般應(yīng)由交接儀式的東道主——施工、安裝單位負(fù)責(zé)。
在具體擬定來(lái)賓名單時(shí),施工、安裝單位亦應(yīng)主動(dòng)征求自己的合作伙伴——接收單位的意見(jiàn)。
接收單位對(duì)于施工、安裝單位所草擬的名單不宜過(guò)于挑剔,不過(guò)可以對(duì)此酌情提出自己的一些合理建議。
在一般情況下,參加交接儀式的人數(shù)自然越多越好。
如果參加者太少,難免會(huì)使儀式顯得冷冷清清。
但是,在宏觀上確定參加者的總?cè)藬?shù)時(shí),必須兼顧場(chǎng)地條件與接待能力,切忌貪多勿得。
從原則上來(lái)講,交接儀式的出席人員應(yīng)當(dāng)包括:施工、安裝單位的有關(guān)人員,接收單位的有關(guān)人員,上級(jí)主管部門的有關(guān)人員,當(dāng)?shù)卣挠嘘P(guān)人員,行業(yè)組織、社會(huì)團(tuán)體的有關(guān)人員,各界知名人士,新聞界人士,以及協(xié)作單位的有關(guān)人員,等等。
在上述人員之中,除施工、安裝單位與接收單位的有關(guān)人員之外,對(duì)于其他所有的人員,均應(yīng)提前送達(dá)或寄達(dá)正式的.書面邀請(qǐng),以示對(duì)對(duì)方的尊重之意。
邀請(qǐng)上級(jí)主管部門、當(dāng)?shù)卣、行業(yè)組織的有關(guān)人員時(shí),雖不必勉強(qiáng)對(duì)方,但卻必須努力爭(zhēng)取,并表現(xiàn)得心誠(chéng)意切。
因?yàn)槔门e行交接儀式這一良機(jī),使施工、安裝單位,接收單位,與上級(jí)主管部門、當(dāng)?shù)卣、行業(yè)組織進(jìn)行多方接觸,不僅可以宣傳自己的工作成績(jī),而且也有助于有關(guān)各方之間進(jìn)一步地實(shí)現(xiàn)相互理解和相互溝通。
若非涉密,或暫且不宜廣而告之,在舉行交接儀式時(shí),東道主既要爭(zhēng)取多邀請(qǐng)新聞界的人士參加,又要為其盡可能地提供一切便利。
對(duì)于不邀而至的新聞界人士,亦應(yīng)盡量來(lái)者刁;拒。
至于邀請(qǐng)海外的媒體人員參加交接儀式的問(wèn)題,則必須認(rèn)真遵守有關(guān)的外事規(guī)則與外事紀(jì)律,事先履行必要的報(bào)批手續(xù)。
舉行交接儀式的現(xiàn)場(chǎng),亦稱交接儀式的會(huì)常
在對(duì)其進(jìn)行選擇時(shí),通常應(yīng)視交接儀式的重要程度、全體出席者的具體人數(shù)、交接儀式的具體程序與內(nèi)容,以及是否要求對(duì)其進(jìn)行保密等幾個(gè)方面的因素而定。
根據(jù)常規(guī),一般可將交接儀式的舉行地點(diǎn)安排在已經(jīng)建設(shè)、安裝完成并已驗(yàn)收合格的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備所在地的現(xiàn)常
有時(shí),亦可將其酌情安排在東道主單位本部的會(huì)議廳,或者由施工、安 裝單位與接收單位雙方共同認(rèn)可的其他場(chǎng)所。
將交接儀式安排在業(yè)已建設(shè)、安裝完成并已驗(yàn)收合格的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備所在地的現(xiàn)場(chǎng)舉行,最大的長(zhǎng)處,是可使全體出席儀式的人員身臨其境,獲得對(duì)被交付使用的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備的直觀而形象的了解,掌握較為充分的第一手資料。
倘若在交接儀式舉行之后安排來(lái)賓進(jìn)行參觀,則更為方便可行。
不過(guò),若是在現(xiàn)場(chǎng)舉行交接儀式,往往進(jìn)行準(zhǔn)備的工作量較大。
在此百?gòu)U待興之地忙里忙外,絕非輕而易舉之事。
另外,由于將被交付的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備歸接收單位所有,故此東道主事先要征得對(duì)方的首肯,事后還需取得對(duì)方的配合。
將交接儀式安排在東道主單位本部的會(huì)議廳舉行,可免除大量的接待工作,會(huì)場(chǎng)的布置也十分便利。
特別是在將被交付的工程項(xiàng)目、大型設(shè)備不宜為外人參觀,或者暫時(shí)不方便外人參觀的情況下,以東道主單位本部的會(huì)議廳作為舉行交接儀式的現(xiàn)場(chǎng),不失為一種較好的選擇。
此種選擇的主要缺陷是:東道主單位往往需要付出更多的人力、財(cái)力和物力,全體來(lái)賓對(duì)于將被交付的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備缺乏身臨其境的直觀感受。
如果將被交付的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備的現(xiàn)場(chǎng)條件欠佳,或是出于東道主單位的本部不在當(dāng)?shù)匾约皩⒁鱿瘍x式的人員較多等其他原因,經(jīng)施工、安裝單位提議,并經(jīng)接收單位同意之后,交接儀式亦可在其他場(chǎng)所舉行。
諸如賓館的多功能廳、外單位出租的禮堂或大廳等處,都可用來(lái)舉行交接儀式。
在其他場(chǎng)所舉行交接儀式,盡管開(kāi)支較高,但可省去大量的安排、布置工作,而且還可以提升儀式的檔次。
在交接儀式上,有不少需要使用的物品,應(yīng)由東道主一方提前進(jìn)行準(zhǔn)備。
首先,必不可少的,是作為交接象征之物的有關(guān)物品。
它們主要有:驗(yàn)收文件、一覽表、鑰匙,等等。
驗(yàn)收文件,此處是指已經(jīng)公證的由交接雙方正式簽署的接收證明性文件。
一覽表,是指交付給接收單位的全部物資、設(shè)備或其他物品的名稱、數(shù)量明細(xì)表。
鑰匙,則是指用來(lái)開(kāi)啟被交接的建筑物或機(jī)械設(shè)備的鑰匙。
在一般情況下,因其具有象征性意味,故預(yù)備一把即可。
除此之外,主辦交接儀式的單位,還需為交接儀式的現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備一些用以烘托喜慶氣氛的物品,并應(yīng)為來(lái)賓略備一份薄禮。
在交接儀式的現(xiàn)場(chǎng),可臨時(shí)搭建一處主席臺(tái)。
必要時(shí),應(yīng)在其上鋪設(shè)一塊紅地毯。
至少,也要預(yù)備足量的桌椅。
在主席臺(tái)上方,應(yīng)懸掛一條紅色巨型橫幅,上書交接儀式的具體名稱,如“某某工程交接儀式”,或“熱烈慶祝某某工程正式交付使用”。
在舉行交接儀式的現(xiàn)場(chǎng)四周,尤其是在正門入口之處、干道兩側(cè)、交接物四周,可酌情懸掛一定數(shù)量的彩帶、彩旗、彩球,并放置一些色澤艷麗、花朵碩大的盆花,用以美化環(huán)境。
若來(lái)賓所贈(zèng)送的祝賀性花籃較多,可依照約定俗成的順序,如“先來(lái)后到”、“不排名次”等等,將其呈一列擺放在主席臺(tái)正前方,或是分成兩行擺放在現(xiàn)場(chǎng)入口處門外的兩側(cè)。
在此兩處同時(shí)擺放,也是可以的。
不過(guò),若是來(lái)賓所贈(zèng)的花籃甚少,則不必將其公開(kāi)陳列在外。
在交接儀式上用以贈(zèng)送給來(lái)賓的禮品,應(yīng)突出其紀(jì)念性、宣傳性。
被交接的工程項(xiàng)目、大型設(shè)備的微縮模型,或以其為主角的畫冊(cè)、明信片、紀(jì)念章、領(lǐng)帶針、鑰匙扣等等,皆為上佳之眩
其次,要擬好交接儀式的程序。
交接儀式的程序,具體指的是交接儀式進(jìn)行時(shí)的各個(gè)步驟。
不同內(nèi)容的交接儀式,其具體程序往往各有不同。
主辦單位在擬定交接儀式的具體程序時(shí),必須注意兩個(gè)方面的重要問(wèn)題。
其一,必須在大的方面參照慣例執(zhí)行,盡量不要標(biāo)新立異,另搞一套。
其二,必須實(shí)事求是、量力而行,在具體的細(xì)節(jié)方面不必事事貪大求全。
從總體上來(lái)講,幾乎所有的交接儀式都少不了下述五項(xiàng)基本程序: 第一項(xiàng),主持人宣布交接儀式正式開(kāi)始。
此刻,全體與會(huì)者應(yīng)當(dāng)進(jìn)行較長(zhǎng)時(shí)間的鼓掌,以熱烈的掌聲來(lái)表達(dá)對(duì)于東道主的祝賀之意。
在此之前,主持人應(yīng)邀請(qǐng)有關(guān)各方人士在主席臺(tái)上就座,并以適當(dāng)?shù)姆绞桨凳救w人員保持安靜。
第二項(xiàng),奏國(guó)歌,并演奏東道主單位的標(biāo)志性歌曲。
此前,全體與會(huì)者必須肅立。
該項(xiàng)程序,有時(shí)亦可略去。
不過(guò)若能安排這—程序,往往會(huì)使交接儀式顯得更為莊嚴(yán)而隆重。
第三項(xiàng),由施工、安裝單位與接收單位正式進(jìn)行有關(guān)工程項(xiàng)目或大型設(shè)備的交接。
具體的作法,主要是由施工、安裝單位的代表,將有關(guān)工程項(xiàng)目、大型設(shè)備的驗(yàn)收文件、一覽表或者鑰匙等等象征性物品,正式遞交給接收單位的代表。
此時(shí),雙方應(yīng)聞帶微笑,雙手遞交、接收有關(guān)物品。
在此之后,還應(yīng)熱烈握手。
至此,標(biāo)志著有關(guān)的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備已經(jīng)被正式地移交給了接收單位。
假如條件允許,在該項(xiàng)程序進(jìn)行的過(guò)程之中,可在現(xiàn)場(chǎng)演奏或播放節(jié)奏歡快的喜慶性歌曲。
在有些情況下,為了進(jìn)一步營(yíng)造出——種熱烈而隆重的氣氛,這一程序亦可由上級(jí)主管部門或地方政府的負(fù)責(zé)人為有關(guān)的工程項(xiàng)目、大型設(shè)備的啟用而剪彩所取代。
第四項(xiàng),各方代表發(fā)言。
按慣例,在交接儀式上,須由有關(guān)各方的代表進(jìn)行發(fā)言。
他們依次應(yīng)為:施工、安裝單位的代表,接收單位的代表,來(lái)賓的代表,等等。
這些發(fā)言,一般均為禮節(jié)性的,并以喜氣洋洋為主要特征。
它們通常宜短忌長(zhǎng),只需要點(diǎn)到頭止的寥寥數(shù)語(yǔ)即可。
原則上來(lái)講,每個(gè)人的此類發(fā)言應(yīng)以三分鐘為限。
第五項(xiàng),宣告交接儀式正式結(jié)束。
隨后安排全體來(lái)賓進(jìn)行參觀或觀看文娛表演。
此時(shí)此刻,全體與會(huì)者應(yīng)再次進(jìn)行較長(zhǎng)時(shí)間的熱烈鼓掌。
按照儀式禮儀的總體要求,交接儀式同其他儀式一樣,在所耗費(fèi)的時(shí)間上也是貴短不貴長(zhǎng)的。
在正常情況下,每一次交接儀式從頭至尾所用的時(shí)間,大體上不應(yīng)當(dāng)超過(guò)一個(gè)小時(shí)。
為了作到這一點(diǎn),就要求交接儀式在具體程序上講究少而精。
正因?yàn)槿绱,一些原本?yīng)當(dāng)列入正式程序的內(nèi)容,例如進(jìn)行參觀、觀看文娛表演等等,均被視為正式儀式結(jié)束之后所進(jìn)行的輔助性活動(dòng)而另行安排。
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