服務(wù)禮儀的準(zhǔn)備工作

　　會(huì)議服務(wù)禮儀準(zhǔn)備工作主要是說(shuō)明在會(huì)議禮儀中要提前進(jìn)行什么準(zhǔn)備，才能確保會(huì)議的圓滿進(jìn)行，會(huì)議是洽談商務(wù)、布置工作、溝通交流的重要方式，也是現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)中一項(xiàng)重要的商務(wù)活動(dòng)，會(huì)議禮儀貫穿于會(huì)議的籌備、組織、主持及參加等一系列 環(huán)節(jié)中，對(duì)會(huì)議效果有著直接的影響。

　　組織者的禮儀

　　及時(shí)發(fā)出通知、請(qǐng)柬

　　組織者須事先你好會(huì)議通知，通知上面務(wù)必寫明會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)及參加人員等內(nèi)容。為了以示會(huì)議的隆重或?qū)εc會(huì)者的尊重，還可采取請(qǐng)柬的形式，然而，無(wú)論是通知、還是請(qǐng)柬，須在會(huì)前的一周送達(dá)或郵寄到與會(huì)者手中，使參加會(huì)議的人有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備。

　　備好會(huì)議資料

　　首先是列出會(huì)議的程序和日程安排，即對(duì)會(huì)議的各項(xiàng)活動(dòng)按先后順序排列好，并且會(huì)議日程的安排要適當(dāng)，注意張弛有度；其次，把領(lǐng)導(dǎo)的`重要講話或相關(guān)的文字資料打印，裝訂好，待開(kāi)會(huì)時(shí)發(fā)給每一位與會(huì)者。

　　布置好會(huì)場(chǎng)

　　組織好會(huì)場(chǎng)的布置工作，例如橫幅、照明、空調(diào)、麥克風(fēng)、電腦投影儀、電話、傳真機(jī)等設(shè)施的設(shè)置和測(cè)試。

　　根據(jù)會(huì)議類型拜訪長(zhǎng)方形、正方形、橢圓形或圓形桌子，并按一定規(guī)則為與會(huì)者排好座次

　　準(zhǔn)備號(hào)基本的會(huì)議用品，如便簽紙、筆、資料袋等

　　做好飲品、茶水的準(zhǔn)備工作；

　　做好接待與會(huì)者的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作

　　首先是會(huì)前接站，即實(shí)現(xiàn)根據(jù)來(lái)賓的身份、地位、規(guī)格及本企業(yè)的具體情況制定接待規(guī)格。其次，安排食宿，即根據(jù)客人的民族風(fēng)俗、身份及要求，確定伙食標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)餐方式、住宿環(huán)境。第三、安排返程，即了解了客人的返程時(shí)間后，及早預(yù)訂機(jī)票、車船票、安排送行人員和車輛。

　　主持人禮儀

　　作為會(huì)議主持人應(yīng)具有思維敏捷與清晰、分析概況能力、有耐心、善觀察、善表達(dá)、富有幽默感、自制力強(qiáng)、有協(xié)調(diào)能力、較高的解決問(wèn)題的技巧等特性；同時(shí)，在主持會(huì)議的過(guò)程中應(yīng)始終保持中立的態(tài)度，并站在無(wú)偏見(jiàn)的立場(chǎng)上，注意營(yíng)造合適的會(huì)議氣氛，或莊重、或幽默、或沉穩(wěn)、或活潑；控制會(huì)議主題和時(shí)間，鼓勵(lì)參與，尋求反饋，特別是協(xié)調(diào)好與會(huì)人的關(guān)系，避免沖突。

　　參加者的禮儀

　　準(zhǔn)時(shí)到會(huì)

　　寧可提前15分鐘也不可遲到1分鐘，并按照會(huì)議安排入座。

　　規(guī)范著裝

　　男士應(yīng)穿深色西裝、打素色或條紋領(lǐng)帶、配深色襪子和黑色皮鞋。女士則須穿深色西裝套裙、配肉色長(zhǎng)筒或連褲式絲襪和黑色高跟或半高跟皮鞋。

　　言行得體

　　注意自己的身份、地位，扮演好自己的角色，力求言行舉止自然得體、落落大方，切忌嘩眾取寵或喧賓奪主。

　　遵守紀(jì)律

　　在開(kāi)會(huì)過(guò)程中，應(yīng)集中精神、認(rèn)真傾聽(tīng)，做好筆記，不要做出一些實(shí)力的行為，如隨意走動(dòng)，與別人竊竊私語(yǔ)，打哈欠等。同時(shí)，在開(kāi)會(huì)期間，有急事需提前退場(chǎng)，應(yīng)與會(huì)議組織者打招呼，說(shuō)明理由，征得同意后再離開(kāi)。

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