電子通訊要審慎的禮儀
除非你的電子信息（如傳真、電子郵件）經(jīng)過(guò)加密處理,收信人可能是并非惟一讀到這份訊息的人。因此,以此方式傳遞敏感性資訊時(shí)必須躊躇再三,以審慎為上策。你應(yīng)加以取舍其中許多注意要項(xiàng),一方面顧及禮法,另一方面亦向?qū)Ψ秸宫F(xiàn)你對(duì)正當(dāng)程序的掌握。近來(lái)出現(xiàn)了一個(gè)新名詞"網(wǎng)絡(luò)禮儀",就是指互聯(lián)網(wǎng)電子通訊的相關(guān)禮儀,明示我們企業(yè)界人士利用尖端通訊科技傳遞信息之際,尤應(yīng)留意其中亦有正確與錯(cuò)誤的作業(yè)格式。讀者請(qǐng)檢閱下述清單,依切身需要善加運(yùn)用。
基本要項(xiàng)
1.信息中應(yīng)辨明收信人與自己的身分，以利彼此聯(lián)系。除了傳真號(hào)碼外，你還應(yīng)提供電話號(hào)碼或地址，或二者兼具。
約翰準(zhǔn)備傳真給一名供應(yīng)商時(shí),不慎把傳真號(hào)碼按錯(cuò)了,竟傳到一名毫不相干的'會(huì)計(jì)師辦公室。會(huì)計(jì)師的秘書收到這份文件,即使想通知約翰也一籌莫展,因?yàn)榧s翰的文件上并未提供充分的通訊資訊。她當(dāng)然無(wú)法與約翰的供應(yīng)商聯(lián)系,因?yàn)椴恢缹?duì)方的傳真號(hào)碼，這也是文件誤傳到會(huì)計(jì)師事務(wù)所的
首因。
2.撰寫電子信件就仿佛你在和對(duì)方面對(duì)面談話一般，如果你寫得過(guò)分晦澀。或文句過(guò)于簡(jiǎn)略。對(duì)方可能會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤的印象，馬丁十萬(wàn)火急地向外市行銷中心倉(cāng)儲(chǔ)經(jīng)理催件，卻未如預(yù)
期地得到對(duì)方快速的回應(yīng)。這位經(jīng)理向來(lái)精明干練，效率十足，令馬丁納悶不已。一周后，馬丁所催文件終于到達(dá)，但卻是經(jīng)由郵遞寄出。
到底馬丁在發(fā)給那名經(jīng)理的電訊里寫了什么？
“需月中產(chǎn)品存貨清單報(bào)告，機(jī)密傳遞為上，盡速�！�
“盡速”意旨可能含糊不清，是不是應(yīng)該更精確點(diǎn)，如注明時(shí)限？至于“機(jī)密傳遞”的指示也可能有多種詮釋，倉(cāng)儲(chǔ)經(jīng)理并沒(méi)有電子加密編碼設(shè)置，因此他選擇交托郵局傳遞信息，他確實(shí)顧及了機(jī)密性，但是卻延遲了許多時(shí)間。
3.仔細(xì)檢查拼法、文法和信息的一般外觀，縱然你使用的是現(xiàn)代科技。切不可因此疏忽了傳統(tǒng)規(guī)格和禮法，
4.字型過(guò)小可能會(huì)傳達(dá)不清。提醒對(duì)方若碰到信息模糊的狀況盡速與你聯(lián)絡(luò)，如有任何疑慮。不妨使用快遞服務(wù)或限時(shí)郵件來(lái)傳遞該項(xiàng)資料，無(wú)論如何。你為對(duì)方設(shè)想和防患未然的態(tài)度定能贏得對(duì)方的欣賞與感謝。
5.在信息上方應(yīng)先注明文件主題。讓對(duì)方一眼就能預(yù)知端倪。即使事情繁多。也可將事件排定優(yōu)先處理程序，公司商號(hào)倘若生意鼎盛。事務(wù)繁忙。通訊可能無(wú)法得到即時(shí)處理，如果每項(xiàng)信息都標(biāo)明第一優(yōu)先。碰到真正緊急時(shí)刻也就缺乏沖擊力了。
電子通訊禁忌
1.別以為你收到的任何要求都貨真價(jià)實(shí)。如有疑慮，務(wù)必詳查！
2.別冒犯任何人，你聽(tīng)到一則粗鄙的笑話，即使當(dāng)時(shí)贏得你莞爾一笑，別忙不迭地通過(guò)電子郵件和你所有的同業(yè)或同事分享。在業(yè)界尚有助理及秘書負(fù)責(zé)收件，你的電訊可能在無(wú)意中觸犯了他人。
3.別以為大寫格式打出所有的電子信息，網(wǎng)友之間謔稱此為"號(hào)叫"，閱讀起來(lái)相當(dāng)吃力，常會(huì)惹惱讀信人。
4.別忘了電子郵件已行之有年，舉例來(lái)說(shuō)，“先此致謝”是TIA，“順便一提”是BTW。如果你是位生手，認(rèn)不清通行的十幾二十個(gè)縮寫，別居然控訴那些使用它們的人傲慢無(wú)禮。
5.傳真信息篇幅過(guò)長(zhǎng)時(shí)，別忘了加上頁(yè)碼。如此一來(lái)，收件人按頁(yè)裁釘時(shí)易于辨明紙張順序，以便閱讀及存檔。
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