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會議禮儀基本知識5篇
會議禮儀基本知識1
。ㄒ唬⿻h座次排定
一是環(huán)繞式。就是不設立主席臺,把座椅、沙發(fā)、茶幾擺放在會場的四周,不明確座次的具體尊卑,而聽任與會者在入場后自由就坐。這一安排座次的方式,與茶話會的主題最相符,也最流行。
二是散座式。散座式排位,常見于在室外舉行的茶話會。它的座椅、沙發(fā)、茶幾四處自由地組合,甚至可由與會者根據個人要求而隨意安置。這樣就容易創(chuàng)造出一種寬松、愜意的社交環(huán)境。
三是圓桌式。圓桌式排位,指的.是在會場上擺放圓桌,請與會者在周圍自由就坐。圓桌式排位又分下面兩種形式:一是適合人數較少的,僅在會場中央安放一張大型的橢圓形會議桌,而請全體與會者在周圍就坐。二是在會場上安放數張圓桌,請與會者自由組合。
四是主席式。這種排位是指在會場上,主持人、主人和主賓被有意識地安排在一起就坐。
。ǘ⿻h發(fā)言人的禮儀
會議發(fā)言有正式發(fā)言和自由發(fā)言兩種,前者一般是領導報告,后者一般是討論發(fā)言。正式發(fā)言者,應衣冠整齊,走上主席臺應步態(tài)自然,剛勁有力,體現一種成竹在胸、自信自強的風度與氣質。發(fā)言時應口齒清晰,講究邏輯,簡明扼要。如果是書面發(fā)言,要時常抬頭掃視一下會場,不能低頭讀稿。旁若無人。發(fā)言完畢,應對聽眾的傾聽表示謝意。
自由發(fā)言則較隨意,應要注意,發(fā)言應講究順序和秩序,不能爭搶發(fā)言;發(fā)言應簡短,觀點應明確;與他人有分歧,應以理服人,態(tài)度平和,聽從主持人的指揮,不能只顧自己。
如果有會議參加者對發(fā)言人提問,應禮貌作答,對不能回答的問題,應機智而禮貌地說明理由,對提問人的批評和意見應認真聽取,即使提問者的批評是錯誤的,也不應失態(tài)。
。ㄈ⿻h參加者禮儀
會議參加者應衣著整潔,儀表大方,準時入場,進出有序,依會議安排落座,開會時應認真聽講,不要私下小聲說話或交頭接耳,發(fā)言人發(fā)言結束時,應鼓掌致意,中途退場應輕手輕腳,不影響他人。
。ㄋ模┲鞒秩说亩Y儀
各種會議的主持人,一般由具有一定職位的人來擔任,其禮儀表現對會議能否圓滿成功有著重要的影響。
1、主持人應衣著整潔,大方莊重,精神飽滿,切忌不修邊幅,邋里邋遢。
2、走上主席臺應步代穩(wěn)健有力,行走的速度因會議的性質而定,對快、熱烈的會議步頻應較慢。
3、入席后,如果是站立主持,應雙腿并攏,腰背挺直。持稿時,右手持稿的底中部,左手五指并攏自然下垂。雙手持稿時,應與胸齊高。坐姿主持時,應身體挺直,雙臂前伸。兩手輕按于桌沿,主持過程中,切忌出現搔頭、揉眼、攔腿等不雅動作。
4、主持人言談應口齒清楚,思維敏捷,簡明扼要。
5、主持人應根據會議性質調節(jié)會議氣氛,或莊重,或幽默,或沉穩(wěn),或活潑。
6、主持人對會場上的熟人不能打招呼,更不能寒暄閑談,會議開始前,可點頭、微笑致意。
會議禮儀基本知識2
1、確定接待規(guī)格
會議規(guī)模是由主持單位領導決定。一般來說,企業(yè)內部的一般工作性會議講究效率,可以不拘形式。對于上級單位主持的會議,因為邀請各企業(yè)的代表參加,所以接待工作要求比較規(guī)范。通常是由企業(yè)的一位主要領導直接抓會議準備工作,成立一個會務組,專門研究布置會議接待接待的有關工作。
2、發(fā)放會議通知
會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱,會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務費、應帶的材料、聯系方式等內容。通知后面要注意附回執(zhí),這樣可以確定受邀請的人是否參加會議,準備參加會議的是否有其他要求等。
會議通知一般在會議前15至30天之內寄出,這樣可以使對方有充足的時間把會議回執(zhí)寄回來。
會議接待人員分工確定
要確保會議的順利進行,必須要對會議接待人員進行明確分工,具體內容如下:
1、確定惟一的聯絡人
要確定惟一的聯絡人員,而且要自始至終由這個人來聯系,千萬不要今天這個人負責聯系,明天又換另外一個,這樣會讓接到通知的人搞不清到底是哪一個部門通知開會;
2、確定主席
要從會議召集者、參與會議的最高領導、與議題關系最為緊密的人、現場控制能力較強的.人和各方面代表均能接受的人中選定合適的會議主席。
3、確定會議記錄者
好的會議記錄者,除了具備傾聽、互動、發(fā)表意見的能力,而且還要具有良好的組織、綜合、比較能力。在會議過程中,會議記錄者有義務適時幫助與會者有系統(tǒng)地陳述意見及遵照議程進行討論。
會場布置禮儀規(guī)范
1、會場選擇
選擇會場,要根據參加會議的人數和會議的內容來綜合考慮。最好是達到一下標準:
第一:大小要適中。會場太大,人數太少,空下的座位太多,松松散散,給與會者一種不景氣的感覺;會場太小,人數過多,擠在一起,像鄉(xiāng)下人趕集,不僅顯得小氣,而且也根本無法把會開好。所以,英國的首相丘吉爾曾說:“絕對不用太大的房間,而只要一個大小正好的房間!
第二:地點要合理。歷史召集的會議,一兩個小時就散的,可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議,應盡量把地點定的離與會者住所較近一些,免得與會者來回奔波。
第三:附屬設施要齊全。會務人員一定要對會場的照明、通風、衛(wèi)生、服務、電話、擴音、錄音等進行檢查,不能夠因為“上次會議是從這里開的,沒出什么問題,”就草率地認為“這回也會同樣順利”。否則,可能會造成損失。
第四:要有停車場。現代社會召集會議,“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經不多了。轎車、摩托車都要有停放處,會才能開得成。
2、會場的布置
在布置會場的時候可根據人員的不同布置會場
第一:圓桌型;這種形式適于10—20人左右的會議。座次安排應注意來賓或上級領導與企業(yè)領導及陪同面對面做,來賓的最高領導應坐在朝南或朝門的正中位置,企業(yè)最高領導與上級領導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。
第二:口字型;如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數的會議;
第三:教室型。這是采用得最多的一種形式,它適用于以傳達情況、指示為目的的會議,這時與會者人數比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。
主席臺的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上,其余按左為下右為上的原則依次排列。
3、會場資料準備
會務組應該準備有關會議議題的必要資料,這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會者,方便于與會者的閱讀和做好發(fā)言準備。
4、接待人員提前入場
接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態(tài)。一般的接待工作分簽到、引座、接待三個崗位。
、俸灥。設一張簽字臺,配上1-2名工作人員,如果是要求接待檔次比較高,可以派禮儀小姐承擔。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時,應脫下筆套,筆尖對自己,將筆雙手遞上。如果是毛筆,則應蘸好墨汁后再遞上。簽到本應精致些,以便保存。如需要發(fā)放資料,應禮貌地雙手遞上。接待人員應經常向會議組織者匯報到會人數。
、谝:灥胶。會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領導應先引入休息室,由企業(yè)領導親自作陪,會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。
③接待。與會者坐下后,接待人員應遞茶,或遞上毛巾、水果,熱情向與會者解答各種問題,滿足各種要求,提供盡可能周到的服務。
會議接待禮儀——引導禮儀
1、陪車引導
客人抵達后,如果需要陪車,賓主雙方如何上車,如何就座呢?
乘坐轎車時,通常有兩種情況:當有專職司機開車時,小轎車1號座位在司機的右后邊,2號座位在司機的正后邊,3號座位在司機的旁邊(如果后排乘坐三人,則3號座位在后排的中間)。
如果是主人自己開車,則要請主賓坐到主人的右側,即前排右側的位置,也就是副駕駛的位置。
中轎主座在司機后邊的第一排,1號座位在臨窗的位置。
乘坐中大型面包車時,則前座高于后座,右座高于左座;距離前門越近,座次越高。
當賓主雙方并排行進時,引領者走在外側,讓來賓走在內側。單行行進時,引導者應走在前,來賓走在其后,起到帶路的作用。
2、陪同客人行進的位次
首先要把墻讓給客人,讓客人在右邊;陪同引導的標準位置是在客人的左側前方1米到1.5米左右。如果客人認路,客人應走在前方。
3、上下樓梯時
一般情況下,女士先行,但是當女士穿短裙時則男士要走在前邊。
4、國際展會時
國際慣例,排列順序時按照拉丁字母排序,聯合國開會則是每次抽一個字母排在前面。
會議禮儀基本知識3
(一)會議座次排定
一是環(huán)繞式。就是不設立主席臺,把座椅、沙發(fā)、茶幾擺在會場的四周,不明確座次的具體尊卑,而聽任與會者在入場后自由就坐。這一安排座次的方式,與茶話會的主題最相符,也最流行。二是散座式。散座式排位,常見于在室外舉行的茶話會。它的座椅、沙發(fā)、茶幾四處自由地組合,甚至可由與會者根據個人要求而隨意安置。這樣就容易創(chuàng)造出一種寬松、愜意的社交環(huán)境。三是圓桌式。圓桌式排位,指的是在會場上擺放圓桌,請與會者在周圍自由就坐。圓桌式排位又分下面兩種形式:一是適合人數較少的,僅在會場中央安放一張大型的橢圓形會議桌,而請全體與會者在周圍就坐。二是在會場上安放數張圓桌,請與會者自由組合。四是主席式。這種排位是指在會場上,主持人、主人和主賓被有意識地安排在一起就坐。
(二)會議發(fā)言
會議發(fā)言有正式發(fā)言和自由發(fā)言兩種,前者一般是領導報告,后者一般是討論發(fā)言。
正式發(fā)言者,應衣冠整齊,走上主席臺應步態(tài)自然,剛勁有力,體現一種成竹在胸、自信自強的風度與氣質。發(fā)言時應口齒清晰,講究邏輯,簡明扼要。如果是書面發(fā)言,要時常抬頭掃視一下會場,不能低頭讀稿。旁若無人。發(fā)言完畢,應對聽眾的傾聽表示謝意。
自由發(fā)言則較隨意,應要注意,發(fā)言應講究順序和秩序,不能爭搶發(fā)言;發(fā)言應簡短,觀點應明確;與他人有分歧,應以理服人,態(tài)度平和,聽從主持人的指揮,不能只顧自己。
如果有會議參加者對發(fā)言人提問,應禮貌作答,對不能回答的問題,應機智而禮貌地說明理由,對提問人的批評和意見應認真聽取,即使提問者的批評是錯誤的,也不應失態(tài)。
(三) 會議參加者禮儀
會議參加者應衣著整潔,儀表大方,準時入場,進出有序,依會議安排落座,開會時應認真聽講,不要私下小聲說話或交頭接耳,發(fā)言人發(fā)言結束時,應鼓掌致意,中途退場應輕手輕腳,不影響他人。
(四) 主持人的禮儀
a.主持人應衣著整潔,大方莊重,精神飽滿,切忌不修邊幅,邋里邋遢。
b.走上主席臺應步代穩(wěn)健有力,行走的`速度因會議的性質而定,對快、熱烈的會議步頻應較慢。
c.入席后,如果是站立主持,應雙腿并攏,腰背挺直。持稿時,右手持稿的底中部,左手五指并攏自然下垂。雙手持稿時,應與胸齊高。坐姿主持時,應身體挺直,雙臂前伸。兩手輕按于桌沿,主持過程中,切忌出現搔頭、揉眼、攔腿等不雅動作。
d.主持人言談應口齒清楚,思維敏捷,簡明扼要。
e.主持人應根據會議性質調節(jié)會議氣氛,或莊重,或幽默,或沉穩(wěn),或活潑。
f.主持人對會場上的熟人不能打招呼,更不能寒暄閑談,會議開始前,可點頭、微笑致意。
(五)發(fā)言者
發(fā)言時要掌握好語速、語調、音量,開始和結束時可以用鞠躬或起立等方式致謝。
要自謙自重。在發(fā)言時,不應自吹自擂,少用“我”字,應力戒自我推銷、自我宣傳和自我肯定。
要尊重聽眾。發(fā)言時要著裝整潔端正,妝飾得體;發(fā)言結束時,要先道一聲“謝謝大家”,再欠身施禮,然后才能退場。
(六)與會者
1. 與會者著裝應符合禮儀規(guī)范,衣著整潔,儀表大方。
應嚴格遵守會議時間、議程。
2.應按順序入場、退場。入場順序一般為:先內賓,后賓客;先群眾 ,后領導;退場順序一般為:先賓客,后內賓;先領導,后群眾。
3.應專心“聽會”,做好記錄。
4.發(fā)言應服從會議安排,或征得主持人的許可。
5.應注意以下禁忌:
不得早退或無故缺席。
不得在會場隨意走動。
禁止有礙視聽的不良舉止和噪音。不得讓個人通訊設備發(fā)出聲響,更不得在會場旁若無人地大聲接聽電話。
會間不得交頭接耳;不得閉目養(yǎng)神;不要吸煙;不得傳閱與會議無關的讀物。
會議禮儀基本知識4
。ㄒ唬┙M織者
會議組織者是會議的策劃者和服務者,應對會議進行嚴密的組織,為會議的順利進行提供各種服務。
。ǘ┲鞒秩
如果是站立主持,應雙腿并攏,腰背挺直。單手持稿時,右手持稿的中底部:雙手持稿時,應與胸齊高。坐姿主持時,應身體挺立,雙臂前伸,兩手輕按于桌沿。主持過程中,切忌出現搔頭、揉眼、撓腿等不雅動作。
主持人應根據會議性質調節(jié)會議氣氛,或莊重,或幽默,或沉穩(wěn),或活潑。
主持人在主持會議時,對會場上的熟人不宜打招呼,也不宜寒暄閑談;會議開始前或會議休息時間可點頭、微笑致意。
。ㄈ┌l(fā)言者
發(fā)言時要掌握好語速、語調、音量,開始和結束時可以用鞠躬或起立等方式致謝。
要自謙自重。在發(fā)言時,不應自吹自擂,少用“我”字,應力戒自我推銷、自我宣傳和自我肯定。
要尊重聽眾。發(fā)言時要著裝整潔端正,妝飾得體;發(fā)言結束時,要先道一聲“謝謝大家”,再欠身施禮,然后才能退場。
。ㄋ模┡c會者
與會者著裝應符合禮儀規(guī)范,衣著整潔,儀表大方。
應嚴格遵守會議時間、議程。
應按順序入場、退場。入場順序一般為:先內賓,后賓客;先群眾,后領導;退場順序一般為:先賓客,后內賓;先領導,后群眾。
應專心“聽會”,做好記錄。
發(fā)言應服從會議安排,或征得主持人的許可。
與會者應注意以下禁忌:
不得早退或無故缺席。
不得在會場隨意走動。
禁止有礙視聽的不良舉止和噪音。不得讓個人通訊設備發(fā)出聲響,更不得在會場旁若無人地大聲接聽電話。
會間不得交頭接耳;不得閉目養(yǎng)神;不要吸煙;不得傳閱與會議無關的讀物。
白領麗人會議禮儀
著裝禮儀——服飾大方得體、妝容干凈整潔
著裝:服飾搭配應該大方得體
Lily衣櫥有兩套比較有檔次的套裝,但平時上班卻很少穿。參加這次會議,就要再把它們請出來,不過先得好好地熨一下。
妝容:干凈整潔的妝容給人留下好印象
頭發(fā)保持干凈整潔,不要使用太多發(fā)膠;發(fā)型大方、干練,有劉海兒的要注意不要讓前發(fā)遮住眼睛和臉。Lily平時一直素面朝天,但在這種會議場合,就要化點淡妝了。同樣,手也是別人目光自然的焦點,所以平時要精心呵護出白皙的手指,并修理指甲,指甲不能太長,造型不能太怪,指甲油可以用白色、粉色、肉色或其他不濃艷的顏色。
Tips:想整理坐久了有點走形的衣服,捏走落在衣服上的頭發(fā),這些小動作還是利用會議休息時間,在盥洗室的鏡子前完成吧。
聆聽禮儀——應勇于坐前排,小動作不宜太多
座位:應勇于坐前排
入場時應該進出有序,根據會議安排落座。平時部門開會時,Lily通常會選擇后排座位,或緊緊地和同時入公司的Alice坐在一起。也許Lily還沒有意識到,在潛意識中她感到這樣才會有安全感。相反,James和Steven卻自然主動地坐到了前排。座位的遠近在心理學上反映了自信心的大小和地位權力的微妙差距。不論Lily專業(yè)知識比他們過硬多少倍,坐在后面就顯示出自己沒有強烈的進取心,在公司中作用也較不重要。在這次大會,Lily決定養(yǎng)成坐在會場前排的習慣。
體語:小動作不宜太多
開會時坐姿端莊,身體挺直,表現出精神飽滿的狀態(tài),切忌撓頭、抖腿等不雅舉止。聆聽時要專心致志,與發(fā)言人保持目光接觸,仔細聽清對方所說的話。不要私下小聲說話或交頭接耳,不要三心二意、東張西望,這些都會影響聽講的效果,也會影響發(fā)言人的心情。聆聽的過程更是一個積極思考的過程,要邊聽邊想,敏銳把握發(fā)言人話語里的深層含意。而只有準確地把握了他人的真實想法后,才能使自己做正確的判斷。發(fā)言人發(fā)言結束時,應鼓掌致意,中途退場應輕手輕腳,不影響他人。
Tips:1、會議參加者通常應該準時入場是路人皆知的。對于這種隆重場合,如果能比預定時間提前5分鐘到達,更能體現效率原則。
2、在大型會議場合,多數女性會表現出非常認真嚴肅,缺乏幽默感。若過于嚴肅,可能會在某些時刻影響發(fā)言人營造氣氛,讓人尷尬。因此女性在聽到笑話時,應盡量及時展現你的笑容,表示你享受幽默的樂趣和接受較幽默的表達方式。有時,即使你已聽過同樣的笑話,仍然可以展開笑容,營造幽默的氣氛,表示贊同與鼓勵。
3、在會議中,最好把手機關掉,起碼也要調到震動狀態(tài)。這樣既表現出對他人的尊重,也不會打斷發(fā)言者的思路。
Linda到這家中等規(guī)模的公司已經滿3年了,在這個人員流動性比較大的公司里也算得上是老員工了。身邊的同事走的走、升的升,只有她原地踏步。其實Linda的能力也不差呀,在職場上這般不如意,重要原因之一就是她太默默無聞、羞羞縮縮了。Linda決定改變自己,就從這次部門會議上發(fā)言開始。
發(fā)言禮儀——開門見山,無須太啰嗦
要讓高層主管和全體同仁在有限的時間中專心傾聽你的發(fā)言,引起思索,留下深刻印象,首先報告內容必須簡短有力,條理井然。羅嗦而無頭緒的發(fā)言不僅讓聽眾失去耐心,甚至會讓他們懷疑你的專業(yè)水準。直接有力的開場白,清晰的觀點陳述,必要情況下的加以強調,這樣的發(fā)言會使你驕人的業(yè)績、優(yōu)秀的職業(yè)素質立刻給聽眾留下深刻印象。
體語:多用自信的手勢會使發(fā)言效果顯著
如果你希望自己的講話內容被觀眾接受,那么你必須在心里樹立堅強的信念,不妄自菲薄,這樣,你的身體語言就像你的講話內容一樣讓人信服。最基本的禮儀要求是:走上主席臺應該步伐穩(wěn)健有力,行走的速度因會議的性質而定。一般說,對快、熱烈的會議步頻應較慢。入席后,如果是站立發(fā)言,應雙腿并攏,腰背挺直;坐姿發(fā)言時,應身體挺直,雙臂前伸,兩手輕按于桌沿;如果是書面發(fā)言,要時常抬頭掃視一下會場,不能低頭讀稿,旁若無人。發(fā)言完畢,應該對聽眾的傾聽表示謝意。
發(fā)言時加上身體語言的輔助,能收到事半功倍的效果。例如,你在向人們解釋某個問題時,要讓你的一只手自然地放在一邊,或采用手心向上的動作,這樣顯得坦白而真誠。發(fā)言中說教式的動作并不能獲得信任,只會引起別人的反感,就是那些可笑的指指點點表示強調、坐在臺前交叉握雙手、手指撐出一個高塔形狀的動作。再比如,無論你講的主題多么嚴肅,偶爾的微笑,而不是咧嘴大笑,總能幫助你贏得更多的支持。用眼睛不時有意地環(huán)視會場上的每個人,就好像你在對某個人發(fā)表演說一樣。即使這種環(huán)視只不過是飛瞥一兩次。你不要回避或鄙視那些詆毀者的眼光,讓他們也抬著頭看你,可以顯示你的自信和坦然,甚至可化干戈為玉帛。千萬不要擺出雙手緊握或雙臂交叉胸前的防衛(wèi)姿勢,這些動作只能說明你比較保守。
語調:盡量壓低,給人以穩(wěn)重感
語音語調同樣不能忽視。女性一般聲線較細,聲頻偏高,這樣的聲調顯得纖細、敏感、不夠持重,所以,在整個發(fā)言過程中,盡量采用低沉而有節(jié)奏的語調,這樣的聲音才有說服力。這樣的聲音訓練秘訣很簡單,就是羽西說過的“讓語調盡量放低,低到不能再低的程度”。
如果有會議參加者對發(fā)言人提問,應禮貌作答。對不能回答的問題,應機智而禮貌地說明理由。對提問人的批評和意見應認真聽取,即使提問者的批評是錯誤的,也不應失態(tài)。
如果會議采取較隨意的`自由發(fā)言的形式,則要講究發(fā)言的順序和秩序,不要爭搶發(fā)言。在大會上與別人爭話筒,只能給人留下“半瓶子醋晃”的印象。自由發(fā)言內容同樣應簡短,觀點明確;如與他人有分歧,應以理服人,態(tài)度平和。自由發(fā)言要聽從主持人的指揮。
Tips:通常說來,男性會很自然地利用會議機會推薦自己,爭取表現機會,而女性一般僅僅滿足于平時的默默耕耘能在會議上得到領導的肯定。而事實是:除非你主動出擊,通常領導是不會注意的。Linda的挫折就是一個例子。Linda可以主動利用部門全體會議,甚至公司大會,向老板報告團隊的最新工作績效,反映自己優(yōu)秀的工作能力和潛在的協調、領導能力,同時主動與其他相關部門建立關系,介紹你的職務,讓他們了解你能為他們做什么,你有什么資源可以分享。
技術部的王琴由于專業(yè)能力出色,年紀輕輕就當上了部門副經理。由于部門準備上一個新的項目,投資上億,技術部準備召集商務部、發(fā)展部等相關部門對此項目的可行性進行研究,公司CEO也親自參會。技術部決定讓王琴主持會議,但王琴有點膽怯,由于一直在做技術,平時對主持方面的禮儀沒有特別關注過。其實,王琴已經具備了良好的專業(yè)素質,只要在以上禮儀的基礎上,再注意一些細節(jié)就可以了。
主持禮儀——精神飽滿,口齒清楚,簡明扼要
1、主持人應衣著整潔、精神飽滿、大方莊重,切忌不修邊幅、邋里邋遢。而且,一般也要提前入會。如果需要走上主席臺,應步伐穩(wěn)健有力、挺胸收腹、眼觀前方,切忌東張西望,顯得不自信,行走的速度根據座位到主席臺的距離而定。在會議進行中,主持人對會場上的熟人不能打招呼,更不能寒暄閑談,會議開始前,或會議休息時間可點頭、微笑致意。在會議開始,要首先介紹主要參會人員。
2、主持人言談應該口齒清楚、思維敏捷、簡明扼要,可以說一些承上啟下的話,但不要太長,以免顯得喧賓奪主。如果需要,每個人發(fā)言結束,主持人可以進得簡短總結。同時,主持人要時刻把握會議時間,必要時要提醒發(fā)言人注意時間與發(fā)言內容。
3、主持人應根據會議性質調節(jié)會議氣氛,或莊重,或幽默,或沉穩(wěn),或活潑。
會議禮儀基本知識5
1、例行服務
會議舉行期間,一般應安排專人在會場內外負責迎送、引導、陪同與會人員。對與會的貴賓以及老、弱、病、殘、孕者,少數民族人士、宗教界人士、港澳臺同胞、海外華人和外國人,往往還須進行重點照顧。對于與會者的正當要求,應有求必應。
2、餐飲安排
舉行較長時間的.會議,一般會為與會者安排會間的工作餐。與此同時,還應為與會者提供衛(wèi)生可口的飲料。會上所提供的飲料,最好便于與會者自助飲用,不提倡為其頻頻斟茶續(xù)水。那樣做往往既不衛(wèi)生、安全,又有可能妨礙對方。如果必要,還應為外來的與會者在住宿、交通方面提供力所能及、符合規(guī)定的方便條件。
3、現場記錄
凡重要的會議,均應進行現場記錄,其具體方式有筆記、打印、錄入、錄音、錄像等?蓡斡媚骋环N,也可交叉使用。 負責手寫筆記會議記錄時,對會議名稱、出席人數、時間地點、發(fā)言內容、討論事項、臨時動議、表決選舉等基本內容要力求做到完整、準確、清晰。
會議接待最后會后服務
會議結束后,全部接待人員應分工明確地做好善后處理工作。
組織活動會議結束后,有時還會安排一些活動。如聯歡會、會餐、參觀、照相等,這些工作很繁瑣,應有一位領導統(tǒng)一指揮和協調,而且這位領導要有很強的組織能力才能勝任,同時其他接待人員要積極配合,各負其責,做好自己分擔的工作,以保證活動計劃的順利實施。
送別根據情況安排好與會者的交通工具,使其愉快、及時地踏上歸程。
清理會議文件 ①根據保密原則,回收有關文件資料。②整理會議紀要。③新聞報道。④主卷歸檔。⑤會議總結
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