行政助理畢業(yè)論文
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行政助理畢業(yè)論文一
有人說“能說會(huì)道”是秘書的看家本領(lǐng)，這話的確有一定的道理。秘書在工作中雖然很少去演說，但卻經(jīng)常要說話，匯報(bào)情況，提出建議，傳達(dá)指示，接待來訪，協(xié)調(diào)工作等等，大量使用的是口語表達(dá)。因此，口語表達(dá)在秘書工作中起著非常重要的作用。
那么，秘書該如何進(jìn)行口語表達(dá)才能獲得最佳的效果，才能進(jìn)行成功的交際呢？近年來，有不少有關(guān)秘書方面的著作對(duì)此進(jìn)行了闡述，歸納起來，大致有以下幾點(diǎn)：意思明白；誠(chéng)實(shí)；語言生動(dòng)；口齒清楚；條理分明，表達(dá)準(zhǔn)確；說話得體；正確等等。
在探討秘書口語表達(dá)時(shí)，僅僅局限于語音層面和邏輯思維層面是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，為此，在秘書口語表達(dá)中加強(qiáng)對(duì)修辭的研究是十分必要的。
中國(guó)現(xiàn)代修辭學(xué)大師陳望道先生在《修辭學(xué)發(fā)凡》中指出：“修辭以適應(yīng)題旨情境為第一要義�！背晒Φ难哉Z交際，往往是在“適應(yīng)題旨情境”下完成的。馮廣藝先生在《漢語修辭論》中指出：“語言運(yùn)用是一個(gè)動(dòng)態(tài)運(yùn)行的過程，在這一過程中，無論是言語表達(dá)者，還是言語接受者，都是在一種相互適應(yīng)的狀態(tài)下完成交際的任務(wù)的�！蓖瑫r(shí)，在這一過程中，“要求言語表達(dá)者調(diào)整語言，以適應(yīng)言語接受者”。 在上述案例中，老板之所以“明顯地不高興”，是因?yàn)樾×岬幕卮饹]有適應(yīng)老板的要求。如果她能適當(dāng)?shù)卣{(diào)整一下自己的語言，比如“我去查一下”或“我去問一問”，那么交際的效果可能要好得多。
在秘書的口語表達(dá)中，掌握一定的修辭藝術(shù)，會(huì)有效地提高語言表達(dá)能力，從而實(shí)現(xiàn)有效的溝通。
一、秘書在進(jìn)行口語表達(dá)時(shí)，要注意與其所處的環(huán)境相一致。
即“話隨境發(fā)，要求言語表達(dá)者根據(jù)語言環(huán)境來發(fā)話。
這里，語言環(huán)境對(duì)言語表達(dá)者的制約作用是如何構(gòu)建言語的結(jié)構(gòu)體，只有當(dāng)言語表達(dá)者所講的話適應(yīng)語境時(shí)，才能發(fā)話，不注意這一點(diǎn)，倉促發(fā)話，就會(huì)影響交際的效果”。例如，在公眾場(chǎng)合，當(dāng)秘書發(fā)現(xiàn)上司做出明顯的錯(cuò)誤決定時(shí)，如果秘書立即提出意見，顯然會(huì)傷害到上司的自尊心，必然會(huì)引起言語的接受者——上司的強(qiáng)烈反感，進(jìn)而影響到交際的效果。如果是在一般非公眾場(chǎng)合，例如只有上司和秘書兩人在場(chǎng)，這時(shí)秘書如果立即提出意見，同時(shí)注意自己的措辭，如“這個(gè)決定您是否還需要再考慮一下呢？”那么這時(shí)上司必然會(huì)很樂意接受，理想的交際效果會(huì)更容易達(dá)到。
二、秘書在進(jìn)行口語表達(dá)時(shí)，要根據(jù)不同的交流對(duì)象來確定合適的表達(dá)方式。
在秘書工作中，秘書要經(jīng)常與眾多的不同對(duì)象進(jìn)行交流，如與上司、與客戶、與同事等等，如何與不同的交流對(duì)象達(dá)到理想的交際效果，這就要求秘書在進(jìn)行口語表達(dá)時(shí)，要根據(jù)交流對(duì)象的變換，隨時(shí)調(diào)整自己的語言，既客氣禮貌，又恰如其分。如，秘書在接待客戶來訪時(shí)，如果來訪者是一般的普通客戶，那么秘書可以按照慣例，說：“先生，您預(yù)約了嗎？麻煩請(qǐng)您登記，這是公司的規(guī)定�！比绻麃碓L者是一位公司經(jīng)常聯(lián)系的重要客戶，秘書若以這樣的語言來接待對(duì)方，對(duì)方可能會(huì)認(rèn)為你不歡迎他，從而引起雙方交流的沖突。
三、秘書在進(jìn)行口語表達(dá)時(shí)，要根據(jù)不同的交流內(nèi)容來確定合適的表達(dá)方式。
秘書的工作涉及方方面面，針對(duì)不同的內(nèi)容，秘書應(yīng)選擇合適的表達(dá)方式以獲得理想的交際效果。
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當(dāng)交流的內(nèi)容有可能對(duì)言語接受者的心理造成消極影響，此時(shí)，采取不直截了當(dāng)而是用另一種方式含蓄地將自己所要表達(dá)的內(nèi)容說出來，以使言語接受者更易于接受。
銷售部送來的本季度銷售報(bào)告中只羅列了銷售數(shù)據(jù)，沒有分析銷售額大幅度下降的原因，上司對(duì)此不滿意，讓秘書于雪把報(bào)告退回銷售部重寫。于雪把報(bào)告交給銷售部經(jīng)理時(shí)，向銷售部經(jīng)理一個(gè)勁說總經(jīng)理如何如何不滿意。開始銷售部經(jīng)理還微笑著傾聽，但聽著聽著，銷售部經(jīng)理心里開始后不舒服了，進(jìn)而產(chǎn)生抵觸情緒，不再聽于雪說什么，反而開始計(jì)較于雪的措詞。盡管他知道自己的報(bào)告沒寫好，但他給自己找了各種借口，于雪說一句他頂一句，最后兩人不歡而散。
在上述案例中，如果于雪說話委婉一些，比如先表達(dá)對(duì)對(duì)方的體諒，說一些市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)太激烈、整個(gè)行業(yè)的大環(huán)境都不太好之類的話，之后再委婉地說明“總經(jīng)理不滿意，要求增加內(nèi)容、找出原因”的意思。銷售部經(jīng)理可能會(huì)是另外一種態(tài)度，溝通的目的自然就達(dá)到了。
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當(dāng)交流的內(nèi)容比較緊急、重大，要求對(duì)方必須立即予以接受時(shí)，秘書在表達(dá)時(shí)就不要拐彎抹角，而應(yīng)直奔主題。如總經(jīng)理讓秘書通知各部門經(jīng)理下午兩點(diǎn)召開緊急會(huì)議，秘書在表達(dá)時(shí)可以這樣說；“×經(jīng)理，今天下午兩點(diǎn)在××?xí)h室召開會(huì)議，主題是××××，希望您準(zhǔn)時(shí)參加，不能缺席。”
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當(dāng)秘書對(duì)交流的內(nèi)容是否讓聽話人樂意接受沒有把握時(shí)，適當(dāng)?shù)貙?duì)聽話人的服飾、物品、興趣等表示贊賞，使他在心理上感到一種滿足感，從而更樂于接受秘書所要交流的內(nèi)容。當(dāng)然，這種方式在運(yùn)用時(shí)要注意適度。
如秘書要同事幫他準(zhǔn)備會(huì)議室，他可以這樣說；“喲，做了新發(fā)型了啦！這個(gè)發(fā)型使你看上去很精神……，能否將××?xí)h室準(zhǔn)備一下，下午總經(jīng)理開會(huì)要用。”
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當(dāng)秘書對(duì)交流的內(nèi)容不適于采取正面回答的方式，如交流的內(nèi)容涉及到公司的機(jī)密等，秘書采取此方式既不失禮節(jié)，又能保護(hù)公司的機(jī)密。
如公司的一位員工問秘書：“聽說公司下周要進(jìn)行人事調(diào)整，誰有可能擔(dān)任銷售部經(jīng)理？”“有能力的人�！泵貢卮鸬馈�
古人云：“辭不可不修，說不可不善”。修辭在秘書口語表達(dá)中的運(yùn)用是十分廣泛的，這就要求秘書在工作中要不斷加強(qiáng)自身的語言修養(yǎng)，掌握一定的修辭方法，以提高駕馭語言的能力 。
行政助理畢業(yè)論文二
接待工作是助理的常規(guī)性工作，是組織溝通內(nèi)部的橋梁，聯(lián)系外部的窗口。下面是編輯老師為大家準(zhǔn)備的試論助理的無約接待。
從某種意義上講，助理的接待工作，是單位的門面喉舌，是塑造組織形象的重要途徑。接待工作對(duì)助理的綜合素質(zhì)要求相當(dāng)高，它不僅要求助理具備良好的個(gè)人素質(zhì)，如精神狀態(tài)、言談舉止、著裝打扮等，更需要助理掌握接待工作的基本方法、技巧，才能保證接待工作的成功。而成功的無約接待，更需要一個(gè)助理良好的素養(yǎng)，嫻熟的技巧，臨危不亂的心理素質(zhì)，機(jī)敏應(yīng)變的`能力，既能為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難，又能讓客人滿意而歸，塑造組織形象，維護(hù)組織信譽(yù)。
無約接待是相對(duì)有約接待而言的，在接待來訪工作中，當(dāng)有特邀的客人或代表團(tuán)來訪，工作單位應(yīng)安排人員接待，這是有約接待，即指事先與組織有約定的接待工作。還有一種是事先沒有約定的、臨時(shí)來訪的接待工作，稱無約接待。
無約接待客源的復(fù)雜性。在無約接待中，助理接待的客人既可能是政府官員，也可能是新聞媒體，既可能是合作伙伴，也可能是競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，既可能是外賓，也可能是內(nèi)賓，既可能是熟悉的人，也可能是陌生的人，既可能是上級(jí)單位，也可能是下級(jí)單位，他們可能在國(guó)別、職務(wù)、身份、性別等很多方面具有復(fù)雜的特征。
客人來訪目的多樣性和無法預(yù)測(cè)性。無約接待不同于有約接待，助理會(huì)提前知道客人來訪的目的，并根據(jù)其目的做好充分的準(zhǔn)備工作，盡量做到接待工作的完滿和萬無一失。而無約接待由于客人到來之前沒有給組織和助理任何的來訪提示，是貿(mào)然來訪，所以助理無法提前預(yù)測(cè)客人來訪的真正目的，是屬于常規(guī)的業(yè)務(wù)工作的來訪，還是非常規(guī)的來訪，是受歡迎的客人，還是不受歡迎的客人，所有的這些助理都一概不知，所以無法做好接待前的準(zhǔn)備工作，這無形當(dāng)中增加了接待的難度。這就需要助理具備較高素養(yǎng)，嫻熟的接待技巧，臨場(chǎng)發(fā)揮，隨機(jī)應(yīng)變，機(jī)敏應(yīng)對(duì)。
接待方式方法的多樣性和技巧性。由于客人的身份地位的復(fù)雜性和來訪目的的多樣性，就決定了助理在接待的時(shí)候不能采用相同的接待方法，或者自己解決客人的問題，或者讓相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)接待客人，或者替領(lǐng)導(dǎo)擋駕等等，要具體情況具體分析，不能一刀切。另外，由于無約接待的無法預(yù)測(cè)性以及客源的復(fù)雜性，所有的這些都要求助理有一定的接待技巧，才能保證讓客人滿意，讓領(lǐng)導(dǎo)放心、滿意。
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