出版社引入項(xiàng)目管理制的背景論文
作為管理界的3M(工商管理、公共管理、項(xiàng)目管理）之一的項(xiàng)目管理在第二次世界大戰(zhàn)后發(fā)展起來(lái)，最早起源于美國(guó)。因其在美國(guó)阿波羅登月項(xiàng)目中的成功運(yùn)用，后被廣泛使用于眾多領(lǐng)域，包括建筑、國(guó)防、金融、IT等領(lǐng)域。然而項(xiàng)目管理理念在國(guó)內(nèi)出版業(yè)，尤其是中小型出版社中的應(yīng)用才剛剛起步。出版業(yè)具有不同于其他行業(yè)的顯著特征，而圖書(shū)出版活動(dòng)的特征，與項(xiàng)目管理的概念有非常好的吻合度。作為中小型出版社業(yè)務(wù)龍頭的編輯，理解和掌握項(xiàng)目管理的理念和知識(shí)，并將其運(yùn)用于實(shí)際工作中，顯得尤為重要而迫切。
1.項(xiàng)目及項(xiàng)目管理概述
1.1項(xiàng)目及項(xiàng)目管理
項(xiàng)目是由各不相同的事件按照時(shí)間序列組成的以目標(biāo)為導(dǎo)向的系列行動(dòng)。項(xiàng)目所產(chǎn)生的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)和環(huán)境影響，也往往比項(xiàng)目本身長(zhǎng)久得多項(xiàng)目管理是在資源有限的條件下，利用專(zhuān)業(yè)的知識(shí)理論、技能方法，有計(jì)劃、有組織地實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目的調(diào)控，實(shí)現(xiàn)某一既定目標(biāo)的管理學(xué)方法。
1.2項(xiàng)目管理生命周期及范圍
結(jié)合圖書(shū)出版活動(dòng)的特征，其中的項(xiàng)目管理生命周期包含5個(gè)過(guò)程，即啟動(dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾。所涉及的管理范圍包括整合管理、范圍管理、時(shí)間（進(jìn)度）管理、成本管理、質(zhì)量管理、人力資源管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、溝通管理和采購(gòu)管理共9個(gè)方面，這些也是項(xiàng)目的制約因素。這些因素間的關(guān)系是，任何一個(gè)因素發(fā)生變化，都會(huì)影響至少一個(gè)其他因素。這5個(gè)管理過(guò)程和9個(gè)管理范圍相互交織，共同構(gòu)成了單個(gè)項(xiàng)目的項(xiàng)目管理乃至項(xiàng)目整合管理。
1.3出版社項(xiàng)目管理組織形式
當(dāng)今雖然出版社組建集團(tuán)建造出版“航母”已成趨勢(shì)，但在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)，中國(guó)出版業(yè)的主體仍然是中小型出版社，因此探討適用于中小型出版社的先進(jìn)管理理念具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。
我國(guó)中小型出版社進(jìn)行圖書(shū)出版活動(dòng)項(xiàng)目管理雖阻力重重但十分必要。從內(nèi)部條件來(lái)說(shuō)，由于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)模式下的經(jīng)營(yíng)管理“慣性”，中小型出版社主要存在策劃編輯授權(quán)不充分、激勵(lì)機(jī)制不能調(diào)動(dòng)員工積極性、缺乏復(fù)合型管理人才、業(yè)務(wù)過(guò)程信息化程度低以致無(wú)法做到信息共享等問(wèn)題。就外部條件而言，中小型出版社的資源有限，而項(xiàng)目管理的運(yùn)用可以整合本來(lái)有限的資源，使其從粗放式增長(zhǎng)向集約型管理轉(zhuǎn)變，一方面可以對(duì)市場(chǎng)信息快速做出反應(yīng)，使叢套書(shū)、系列書(shū)在市場(chǎng)上形成市場(chǎng)規(guī)模效應(yīng)，品牌書(shū)得到良性循環(huán)和滾動(dòng)開(kāi)發(fā)；另一方面可以降低運(yùn)營(yíng)成本，保證可持續(xù)發(fā)展，推動(dòng)出版社成為真正的市場(chǎng)主體。也就是向管理要質(zhì)量，向管理要效益。在人力資源管理方面，作為項(xiàng)目經(jīng)理角色的編輯直接領(lǐng)導(dǎo)其他部門(mén)職員不現(xiàn)實(shí)，只能充當(dāng)協(xié)調(diào)員，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)工作。臨時(shí)團(tuán)隊(duì)各成員之間按照各自職能部門(mén)所對(duì)應(yīng)的任務(wù)，相互協(xié)調(diào)進(jìn)行工作。再如對(duì)于單本書(shū)或者中小規(guī)模的叢套書(shū)而言，單獨(dú)進(jìn)行采購(gòu)管理也不現(xiàn)實(shí)，還會(huì)造成資源浪費(fèi)，出版社統(tǒng)一采購(gòu)反而有其優(yōu)越性。上述組織形式既有項(xiàng)目管理的雛形，又有傳統(tǒng)組織形式的背景，因此從項(xiàng)目管理學(xué)角度被稱(chēng)為弱矩陣式組織形式（圖1)。
2.出版項(xiàng)目管理制中編輯的職責(zé)
實(shí)行出版項(xiàng)目管理制需要組織機(jī)構(gòu)的改革、規(guī)章制度的完善以及激勵(lì)機(jī)制的優(yōu)化等，這當(dāng)然不是憑編輯一己之力可以做到的。作為中小型出版社的編輯，或者更具體的策劃編輯，在配套措施和管理機(jī)制都不完善的現(xiàn)實(shí)情況下，不可能具備完整的項(xiàng)目管理過(guò)程和管理范圍條件。這就需要編輯進(jìn)行“自我修煉”，自覺(jué)將項(xiàng)目管理的理念最大限度地運(yùn)用到圖書(shū)出版活動(dòng)中。
2.1編輯在項(xiàng)目管理過(guò)程中的職責(zé)
2.1.1啟動(dòng)過(guò)程
項(xiàng)目管理制中的啟動(dòng)過(guò)程投射于出版行業(yè)類(lèi)似于圖書(shū)選題的醞釀和形成階段，但又有所差異。在啟動(dòng)過(guò)程，需要制訂項(xiàng)目章程，形成一份正式批準(zhǔn)項(xiàng)目或階段的文件，用于記錄能反映項(xiàng)目干系人的需要和期望的初步要求。編輯在此過(guò)程中，需要承擔(dān)對(duì)項(xiàng)目干系人需求的調(diào)査、管理、協(xié)調(diào)的職責(zé)，同時(shí)記錄其參與情況、對(duì)項(xiàng)目成功的影響力等，此過(guò)程也涉及了識(shí)別項(xiàng)目干系人的過(guò)程。當(dāng)然,傳統(tǒng)選題策劃意義方面的工作也需要編輯完成，如借助各種市場(chǎng)調(diào)研方法進(jìn)行新的選題生長(zhǎng)點(diǎn)的尋找、定義新項(xiàng)目即新選題的初步內(nèi)容范圍及讀者定位、落實(shí)初步財(cái)務(wù)資源（如考慮申請(qǐng)各類(lèi)出版基金、作者資助或通過(guò)本量利關(guān)系確定保本點(diǎn)）等。一旦選題通過(guò)論證，項(xiàng)目也就得到了正式授權(quán)。
2.1.2規(guī)劃過(guò)程
在規(guī)劃過(guò)程中，要明確選題實(shí)施所涉及的總范圍，定義和優(yōu)化出版目標(biāo)，在保證社會(huì)效益的前提下盡量實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益，為實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)而制訂實(shí)施方案。編輯在此過(guò)程中的職責(zé)包括：對(duì)選題所要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)進(jìn)行詳細(xì)描述；將項(xiàng)目可交付成果分解成較小的、更易于管理的組成部分并制訂活動(dòng)進(jìn)度，如分為約稿、審稿、印前排版出片、印刷、市場(chǎng)宣傳等階段，對(duì)其直接相關(guān)的項(xiàng)目干系人和流程、進(jìn)度進(jìn)行統(tǒng)籌管理，制訂預(yù)算、協(xié)調(diào)人力資源，最易被忽略也是保證項(xiàng)目正常進(jìn)行的是進(jìn)行規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)管理，根據(jù)出版經(jīng)驗(yàn)提前識(shí)別可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，擬定防范措施。
2.1.3執(zhí)行過(guò)程
作為出版項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，編輯需要在以下幾個(gè)方面進(jìn)行管理：在項(xiàng)目執(zhí)行全流程中進(jìn)行指導(dǎo)與管理，這涉及了圖書(shū)出版的所有干系人和所有流程組建與管理項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)互動(dòng)，改善團(tuán)隊(duì)氛圍，提高項(xiàng)目績(jī)效，發(fā)揮弱矩陣式組織形式的優(yōu)勢(shì)，根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)展為市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部提供信息，并使所有項(xiàng)目干系人都對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展心中有數(shù)，從而保證可靠的圖書(shū)質(zhì)量和到位的市場(chǎng)宣傳管理項(xiàng)目干系人的期望，使作者、編輯、出版人員有效溝通和協(xié)作，記錄問(wèn)題日志和變更日志選擇合理的采購(gòu)方案，謹(jǐn)慎簽訂采購(gòu)及出版合同。
2.1.4益控過(guò)程
所有管理過(guò)程都需要通過(guò)監(jiān)控來(lái)把握，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理計(jì)劃中確定的績(jī)效目標(biāo)，否則以上管理過(guò)程就會(huì)失去意義，甚至發(fā)生項(xiàng)目失控的狀況。可通過(guò)召開(kāi)周期性例會(huì)、里程碑檢查驗(yàn)收來(lái)進(jìn)行監(jiān)控。編輯所要監(jiān)控的對(duì)象包括：進(jìn)度，即通過(guò)監(jiān)督項(xiàng)目狀態(tài)更新項(xiàng)目進(jìn)展、工作績(jī)效信息；成本，根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)展更新項(xiàng)目預(yù)算，提出變更請(qǐng)求；質(zhì)量，這是監(jiān)督并記錄項(xiàng)目執(zhí)行質(zhì)量的結(jié)果，從而評(píng)估績(jī)效并提出必要的變更建議的過(guò)程，具體包括評(píng)估出版計(jì)劃，核對(duì)稿件質(zhì)量、排印質(zhì)量，得出工作績(jī)效測(cè)量結(jié)果、檢驗(yàn)可交付成果等，風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行前預(yù)測(cè)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)控，如政策因素對(duì)圖書(shū)題材的影響、印刷廠安排對(duì)出版進(jìn)度的影響等。
2.1.5收見(jiàn)過(guò)程
收尾過(guò)程是以正式結(jié)束項(xiàng)目或階段而實(shí)施的一組過(guò)程。編輯在出版項(xiàng)目收尾階段應(yīng)履行下列責(zé)任：①獲得出版社對(duì)圖書(shū)質(zhì)量的驗(yàn)收結(jié)果；②監(jiān)測(cè)市場(chǎng)銷(xiāo)售動(dòng)態(tài)，獲得讀者以及經(jīng)銷(xiāo)商的反饋；③記錄經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，形成文件，為其他項(xiàng)目的實(shí)施累積管理素材。值得一提的是，項(xiàng)目管理收尾過(guò)程應(yīng)用在圖書(shū)出版中的獨(dú)特之處在于，不僅是對(duì)這一項(xiàng)目的收尾，也可通過(guò)市場(chǎng)反饋獲得其他相關(guān)新選題的靈感，從而成為下一個(gè)項(xiàng)目的啟動(dòng)階段，實(shí)現(xiàn)相關(guān)選題的“滾雪球”式擴(kuò)展。
2.2編輯在項(xiàng)目管理范圍中的職責(zé)
2.2.1范圍管理
編輯應(yīng)對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行調(diào)研，收集讀者、渠道、作者信息，在眾多信息中取其精華為我所用，最終確定選題范圍。以產(chǎn)品線(xiàn)的理念系統(tǒng)地策劃整個(gè)出版活動(dòng)過(guò)程。圖書(shū)從市場(chǎng)調(diào)研、選題策劃到上市銷(xiāo)售、市場(chǎng)反饋，各環(huán)節(jié)是一個(gè)有機(jī)的整體。同時(shí)還應(yīng)將可交付成果的整個(gè)出版項(xiàng)目分解為較小的、更易于管理的組成部分。
2.2.2時(shí)間管理
在時(shí)間管理中，編輯應(yīng)估計(jì)整個(gè)項(xiàng)目出版時(shí)間，排列子項(xiàng)目活動(dòng)順序，根據(jù)出版要求（如教材出版保證課前到書(shū)）和現(xiàn)實(shí)條件編制進(jìn)度，通過(guò)定期收集進(jìn)度資料和召開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議的形式監(jiān)測(cè)進(jìn)度，后者還可保證項(xiàng)目干系人隨時(shí)更新所了解的項(xiàng)目全況。在執(zhí)行過(guò)程中對(duì)有變數(shù)的流程或進(jìn)度進(jìn)行控制和安排。此過(guò)程可運(yùn)用微軟的Project軟件協(xié)助控制進(jìn)度。
2.2.3成本管理
編輯需要對(duì)完成出版活動(dòng)所需的`資金進(jìn)行估算；匯總所有單個(gè)環(huán)節(jié)或子項(xiàng)目的估算成本。在執(zhí)行過(guò)程中，運(yùn)用統(tǒng)籌管理得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)協(xié)調(diào)預(yù)算之外的成本。
2.2.4質(zhì)量管理
作為精神文化產(chǎn)品，圖書(shū)的質(zhì)量是品牌乃至出版社的生存之本，而圖書(shū)的質(zhì)量如內(nèi)容質(zhì)量、編校質(zhì)量往往不是顯而易見(jiàn)的。這就需要項(xiàng)目干系人，尤其是編輯有強(qiáng)烈的責(zé)任心，按照《圖書(shū)質(zhì)量保障體系》及其他規(guī)范嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)。
以上管理的實(shí)現(xiàn)都需要取得各部門(mén)主任的理解和配合，因?yàn)閷?duì)于弱矩陣式組織形式來(lái)講，部門(mén)主任對(duì)項(xiàng)目干系人工作積極性的調(diào)動(dòng)可能更為有效。
每個(gè)過(guò)程和節(jié)點(diǎn)都應(yīng)形成文件、文檔，歸人檔案，作為日后的經(jīng)驗(yàn)庫(kù)以及知識(shí)庫(kù)，形成組織過(guò)程資產(chǎn)。需要說(shuō)明的是，管理的內(nèi)容（范圍、時(shí)間、成本、質(zhì)量等）本身互有聯(lián)系和制約，項(xiàng)目管理本質(zhì)上就是統(tǒng)籌它們的關(guān)系，充分科學(xué)、合理地平衡它們之間的關(guān)系。充分利用最弱約束因素，優(yōu)化其他約束因素。如教材出版項(xiàng)目最重要的約束因素是時(shí)間、質(zhì)量，而成本的約束性相對(duì)較弱。
管理項(xiàng)目所需的很多工具和技術(shù)都是項(xiàng)目管理特有的。然而，管理項(xiàng)目的編輯還應(yīng)具備本專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的知識(shí)和對(duì)學(xué)科進(jìn)展的敏感度；具備實(shí)踐能力，提高執(zhí)行力I具備良好的個(gè)人素質(zhì)，包括態(tài)度、溝通協(xié)調(diào)能力、承受壓力能力和領(lǐng)導(dǎo)力。
在圖書(shū)出版業(yè)中，項(xiàng)目管理既是一種組織形式，也是一種責(zé)任制度。作為組織形式，它的實(shí)現(xiàn)需要管理面、政策面的深刻變革，在現(xiàn)實(shí)環(huán)境下只能穩(wěn)中求進(jìn)，冒進(jìn)改革不可��；作為責(zé)任制度，它需要每個(gè)編輯的深人理解和反復(fù)實(shí)踐。比爾?蓋茨的一句話(huà)可以很好地總結(jié)項(xiàng)目管理運(yùn)用于中小型出版社的必要性：“在那些有著嚴(yán)格的經(jīng)費(fèi)預(yù)算和確定的時(shí)間期限，其成員在處理問(wèn)題時(shí)享有充分自由的小型項(xiàng)目組織中，人們通常擁有最高的生產(chǎn)效率�！笨梢灶A(yù)期的是，項(xiàng)目管理制將在中小型出版社的業(yè)務(wù)開(kāi)展和組織管理中發(fā)揮積極的促進(jìn)作用。
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