文檔控制在國際工程項(xiàng)目管理中的作用論文

　　摘要：在國際工程項(xiàng)目管理中，文檔控制涵蓋了工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、管控和調(diào)解的各個(gè)方面，它對(duì)于國際工程項(xiàng)目的質(zhì)量保障和監(jiān)管提供了必要的書面材料。文檔控制要點(diǎn)主要是建立完善的文檔一體化與現(xiàn)場控制體系，搭建基于工程項(xiàng)目管理的文檔控制平臺(tái)，完善文檔控制的編碼規(guī)則和命名規(guī)范。在實(shí)際工作中，我們要參與合同談判，明確項(xiàng)目文檔的職責(zé)范圍，確定項(xiàng)目特色，為項(xiàng)目文檔控制提供依據(jù)，組建文檔控制中心，配備文檔控制中心人員，搭建文檔控制平臺(tái)，建立標(biāo)準(zhǔn)化文檔控制體系。

　　關(guān)鍵詞：文檔控制；國際工程項(xiàng)目；項(xiàng)目管理

　　文檔控制是國際工程項(xiàng)目管理中不可或缺的重要內(nèi)容，它主要是指在國際工程項(xiàng)目執(zhí)行過程中，根據(jù)工程項(xiàng)目方的合同要求，依據(jù)項(xiàng)目管理方所批準(zhǔn)的項(xiàng)目文檔控制程序，通過現(xiàn)代技術(shù)和科學(xué)手段所開展的文檔項(xiàng)目控制和管理，從而能夠?qū)崿F(xiàn)國際工程項(xiàng)目管理的科學(xué)性、可控性和節(jié)約性。文檔控制在國際工程項(xiàng)目管理中主要涉及到兩方面職能：一方面是對(duì)國際工程項(xiàng)目開展有效的文檔信息統(tǒng)計(jì)和追蹤，保證如實(shí)記錄國際工程項(xiàng)目的施工進(jìn)度、狀態(tài)信息和管控信息，保證項(xiàng)目文檔的完整性、有效性和可追溯性。另一方面是建立完善系統(tǒng)的項(xiàng)目各類文檔管理、流轉(zhuǎn)體系，保證項(xiàng)目文檔的準(zhǔn)備、印發(fā)、歸類、存儲(chǔ)和廢棄都能得到有效的管理和控制。

　　一、文檔控制在國際工程項(xiàng)目管理中的作用

　　在國際工程項(xiàng)目管理中，文檔控制涵蓋了工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、管控和調(diào)解的各個(gè)方面，它對(duì)于國際工程項(xiàng)目的質(zhì)量保障和監(jiān)管提供了必要的書面材料，主要的分類及其作用表現(xiàn)為：

　　1.國際工程項(xiàng)目文檔控制的分類在國際工程項(xiàng)目實(shí)施過程中，文檔控制管理涵蓋了八個(gè)方面的信息資料：國際工程項(xiàng)目管理的公共信息和外部信息記錄，從而保證工程原始資料的完整性；國際工程項(xiàng)目概況信息記錄，能夠完整反映國際工程項(xiàng)目的基本狀況；國際工程項(xiàng)目的施工信息記錄，能夠完整反映項(xiàng)目的工程現(xiàn)狀；國際工程項(xiàng)目的施工技術(shù)資料信息記錄，能夠充分體現(xiàn)項(xiàng)目的施工技術(shù)；國際工程項(xiàng)目的目標(biāo)控制信息記錄，能夠反映項(xiàng)目的目標(biāo)管控；國際工程項(xiàng)目的計(jì)劃統(tǒng)計(jì)信息記錄，能夠如實(shí)反映項(xiàng)目的施工進(jìn)度；現(xiàn)場管理和工程協(xié)調(diào)信息管理記錄，能夠如實(shí)反映項(xiàng)目的施工管控；商務(wù)信息記錄，能夠有效開展項(xiàng)目的財(cái)務(wù)管控。

　　2.國際工程項(xiàng)目文檔控制的作用在工程項(xiàng)目管理中，開展有效的文檔控制措施，它能夠保證工程項(xiàng)目方、項(xiàng)目經(jīng)理和設(shè)計(jì)工程師能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)施工過程中出現(xiàn)的問題，保證施工各方能夠擁有第一手的施工資料，能夠有效銜接施工項(xiàng)目和工程設(shè)計(jì)按照施工計(jì)劃和工程進(jìn)度如期完成，從而可以對(duì)工程項(xiàng)目的質(zhì)量提供保障和管控。

　�。�1）建立工程項(xiàng)目的公共信息和外部信息的歷史檔案，它能夠保證國際工程項(xiàng)目的原始檔案的完整性，當(dāng)工程設(shè)計(jì)或者工程施工不能達(dá)到合同要求時(shí)，它能夠提供完整的法律依據(jù)。此外，完整的公共信息和外部信息也可以給其他相似的項(xiàng)目提供參考。

　�。�2）在施工過程中如果出現(xiàn)項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目監(jiān)理等管理人員的更替時(shí)，繼任者可以調(diào)取文檔控制管理中的項(xiàng)目文檔信息，了解工程項(xiàng)目的工程現(xiàn)狀、施工技術(shù)、施工進(jìn)度和施工管控等相關(guān)信息，為后續(xù)工作提供便利條件。

　�。�3）國際工程項(xiàng)目面臨著國際環(huán)境、投資資金和施工環(huán)境的變化，如果造成工程項(xiàng)目的施工實(shí)踐延長或者停滯時(shí)，通過文檔控制信息，能夠保證無論什么時(shí)間恢復(fù)施工，工程管理者和施工人員都能夠有資料可查，避免因?yàn)閭�(gè)人記憶的缺失而影響項(xiàng)目施工。

　�。�4）減少在國際工程項(xiàng)目施工過程中的投資方、項(xiàng)目管理方、施工方和業(yè)主之間的糾紛，避免因?yàn)楦鲊�相關(guān)法律或者工程條例的局限所引起的合同糾紛，有利于在施工過程中，各方出現(xiàn)誤解和爭議后的調(diào)節(jié)。

　�。�5）在工程建設(shè)過程中，如果出現(xiàn)國際間的法律糾紛和財(cái)務(wù)糾紛，并且造成停工情況，通過文檔控制管理可以為爭端調(diào)解、仲裁和訴訟提供必要的書面證據(jù)。

　　二、文檔控制在國際工程項(xiàng)目管理中的控制要點(diǎn)

　　在國際工程項(xiàng)目管理中，文檔控制應(yīng)該側(cè)重建立完善的文檔一體化與現(xiàn)場控制體系，創(chuàng)建科學(xué)的文檔控制平臺(tái)，完善文檔控制的編碼規(guī)則和命名規(guī)范，才能讓文檔控制為國際工程項(xiàng)目更好服務(wù)。

　　1.建立完善的文檔一體化與現(xiàn)場控制體系

　　在國際工程項(xiàng)目管理過程中，文檔控制管理是一個(gè)重要模塊，而建立文檔一體化就顯得尤為重要。在項(xiàng)目管理過程中，應(yīng)該強(qiáng)調(diào)電子文檔管理的連續(xù)性和信息內(nèi)容的完整性，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)的文檔檔案管理向綜合型信息檔案管理的過渡，從而實(shí)現(xiàn)國際項(xiàng)目的整個(gè)項(xiàng)目管理都能實(shí)現(xiàn)文件記錄和檔案管理。而施工現(xiàn)場的文檔控制是文檔一體化的管理核心部分，要求文檔控制人員必須親臨施工現(xiàn)場，加強(qiáng)對(duì)于工程項(xiàng)目的文檔資料收集，保證文件管理的質(zhì)量，并為后續(xù)的檔案管理工作提供便利條件。實(shí)踐證明，只有在施工初期就建立完善可靠的文檔一體化體系，加強(qiáng)施工現(xiàn)場控制，才能保證文檔管理與控制的質(zhì)量，才能為國際工程項(xiàng)目的質(zhì)量管理提供完善的保障。

　　2.搭建基于工程項(xiàng)目管理的文檔控制平臺(tái)

　　隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，它也帶動(dòng)了文檔控制管理的信息化和系統(tǒng)化建設(shè)，隨之也產(chǎn)生了大量的電子文件和信息文件，而國際工程所特有的項(xiàng)目復(fù)雜性、多方人員參加以及跨地域等諸多因素，決定了工程項(xiàng)目涉及的施工需求、設(shè)計(jì)建議、工程準(zhǔn)則、建設(shè)方案和項(xiàng)目會(huì)議等都需要文檔化、標(biāo)準(zhǔn)化，方便查詢和調(diào)用。因此，在工程項(xiàng)目的文檔控制中需要建立一套完善的文檔控制平臺(tái)方便項(xiàng)目組成成員調(diào)取和查詢。在文檔控制平臺(tái)中需要?jiǎng)?chuàng)建多套多樣式的文檔模板，保證需求、建議、方案和會(huì)議等不同場合的需求。而為了保證在眾多紛繁復(fù)雜的文檔中找到需要的文檔，就需要在文檔控制平臺(tái)中建立完善的文檔目錄管理體系，而文檔控制人員在輸入和保存文檔的時(shí)候，需要注意文檔的基本信息填寫，保證按照文檔目錄進(jìn)行分類，確保使用者在查詢的時(shí)候能夠根據(jù)文檔定義做到快速查詢。

　　3.完善文檔控制的編碼規(guī)則和命名規(guī)范

　　在國際工程項(xiàng)目管理中，文檔控制的核心工作就是文檔內(nèi)容的規(guī)范性和科學(xué)化，而這就需要在文檔控制中完善文檔的編碼規(guī)則和命名規(guī)范，保證利用標(biāo)準(zhǔn)化程序來開展文檔控制管理工作。在國際工程項(xiàng)目管理中，需要文檔控制工程師根據(jù)國際標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)準(zhǔn)則、企業(yè)規(guī)則、施工管理需求，建立一系列通用的文檔控制管理體系文件。在工程項(xiàng)目啟動(dòng)后，文檔控制人員需要根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃、施工進(jìn)度、合同需求和地域需求，在通用標(biāo)準(zhǔn)程序文件的基礎(chǔ)上編制規(guī)范的項(xiàng)目文件編碼規(guī)則和命名規(guī)范。在整個(gè)項(xiàng)目管理周期中，要保證文檔控制管理體系能夠涵蓋從產(chǎn)生到存檔保存的各個(gè)環(huán)節(jié)。而為了保證文檔控制的管理人員和使用人員能夠方便查詢和調(diào)取，應(yīng)該在文檔控制管理文件的基礎(chǔ)上再編纂操作性較強(qiáng)的手冊(cè)，提供給需要者查詢。

　　三、國際工程項(xiàng)目文檔控制的步驟和方法

　　在國際工程項(xiàng)目文檔控制中，需要深入了解國際工程項(xiàng)目所在國家的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)主需求，履行完善的文檔控制步驟，保證整個(gè)文檔管理科學(xué)有效，可以從合同談判入手，建立齊備的文檔控制體系，主要為：

　　1.參與合同談判，明確項(xiàng)目文檔的職責(zé)范圍

　　在國際工程項(xiàng)目的合同談判階段和項(xiàng)目工程執(zhí)行初期，文檔控制工程師就需要介入到合同談判中的相關(guān)文檔控制條款，將合同要求的施工合同條件、招標(biāo)投標(biāo)、工程監(jiān)理制度和合同管理制度的文檔控制內(nèi)容做到如實(shí)記錄，保證文檔控制管理工作有制度可循，做到認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，符合國際標(biāo)準(zhǔn)和項(xiàng)目要求。

　　2.確定項(xiàng)目特色，為項(xiàng)目文檔控制提供依據(jù)

　　工程項(xiàng)目文檔控制工作是一項(xiàng)專業(yè)系統(tǒng)的工作，而國際工程項(xiàng)目又帶有明顯的地域性和復(fù)雜性，其工作內(nèi)容和控制特點(diǎn)都決定了文檔控制人員必須系統(tǒng)掌握項(xiàng)目文檔的程序、流程和方法。在國際工程項(xiàng)目的文檔控制初期，文檔控制人員需要認(rèn)真準(zhǔn)備文檔控制程序文件，認(rèn)真了解過程所在國家的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，組織項(xiàng)目投資方、施工方和業(yè)主提供相關(guān)文檔控制文件，并且認(rèn)真估算項(xiàng)目文檔的數(shù)量、種類、來源、規(guī)格等，將文檔控制中心建設(shè)納入到工作日程，保證項(xiàng)目文檔的控制能做到有備無患。

　　3.組建文檔控制中心，配備文檔控制中心人員

　　在國際工程項(xiàng)目中，文檔控制的工作量龐大而瑣碎，需要根據(jù)工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、規(guī)模和進(jìn)度安排各種專業(yè)人員進(jìn)行分工協(xié)作，組建文檔控制管理團(tuán)隊(duì)，規(guī)劃項(xiàng)目文檔控制的人力分配計(jì)劃，確定文檔控制中心的軟、硬件配置和項(xiàng)目服務(wù)器的規(guī)模。在實(shí)踐操作中，文檔控制中心需要由文控經(jīng)理領(lǐng)銜，設(shè)立以文控工程師等數(shù)名文控人員。另外，軟、硬件和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備需要根據(jù)項(xiàng)目的規(guī)模及業(yè)主要求具體配置。另外還需要搭建文檔控制平臺(tái)，建立標(biāo)準(zhǔn)化文檔控制體系。

　　四、總結(jié)

　　綜上所述，國際工程項(xiàng)目具有非常強(qiáng)的區(qū)域性、復(fù)雜性和不確定性，它就對(duì)于文檔控制提出了非常高的要求，我們一定要充分認(rèn)識(shí)文檔控制在國家工程項(xiàng)目管理中的作用，把握文檔控制的控制要點(diǎn)，對(duì)國際工程項(xiàng)目文檔實(shí)施有效的控制步驟，保證整個(gè)文檔控制科學(xué)有效。

　　參考文獻(xiàn):

　　[1]劉佚名.國際工程建設(shè)項(xiàng)目中的文檔控制管理[J].中國招標(biāo)，2012，（48）：28-30.

　　[2]張慧敏.國際工程建設(shè)項(xiàng)目中的文檔控制管理[J].時(shí)代報(bào)告：學(xué)術(shù)版，2015，（9）：227.

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