地方文獻(xiàn)組織管治與建立完善論文
摘要:對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下地方文獻(xiàn)的組織管理和建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的意義進(jìn)行了論述,分析了數(shù)據(jù)源及建庫的條件,建庫的方式,提出了建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的類型和提高質(zhì)量的思考。
21世紀(jì)是信息社會(huì)化時(shí)代,地方文獻(xiàn)信息因獨(dú)具的地方特色,需求越來越大,圖書館只有充分利用信息化、網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境,開發(fā)、提煉地方文獻(xiàn)中的精華,建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫,即通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)對(duì)地方文獻(xiàn)信息資源的收集整理、標(biāo)引著錄和檢索輸出的自動(dòng)化檢索,才能更大地發(fā)揮地方文獻(xiàn)的作用,滿足讀者的需求,促進(jìn)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展和文化發(fā)展,實(shí)現(xiàn)更大范圍內(nèi)的文獻(xiàn)資源共享。
一、地方文獻(xiàn)的概念
關(guān)于地方文獻(xiàn)的概念非常多,僅在國(guó)內(nèi)就多達(dá)幾十種,有廣義與狹義的區(qū)分。廣義的具有代表性的觀點(diǎn)是著名圖書館學(xué)專家杜定友先生的"地方文獻(xiàn)是指地方的一切資料,表現(xiàn)于各種記載形式的,如:圖書、雜志、報(bào)紙、圖片、照片、影片、畫片、唱片、拓片、表格、傳單、票據(jù)、文告、手稿、印摸等"。
狹義地方文獻(xiàn)概念具有代表性的是:"地方文獻(xiàn)是反映特定區(qū)域內(nèi)一切自然現(xiàn)象和社會(huì)現(xiàn)象及群體活動(dòng)方式的記錄,凡在內(nèi)容上涉及該區(qū)域并具有一定價(jià)值的軟文化,均屬地方文獻(xiàn)。"(中山大學(xué)駱偉),通常國(guó)內(nèi)地方文獻(xiàn)工作遵守這一概念。
二、建立地區(qū)地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的意義
地方文獻(xiàn)素有"一地之百科"的美譽(yù)。它是一個(gè)地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技和社會(huì)發(fā)展以及風(fēng)俗、民情、自然資源等方面的綜合反映,通常這個(gè)地區(qū)的發(fā)展是離不開地方文獻(xiàn)的支持。因此建立具有地方特色文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫具有重要而深遠(yuǎn)的意義,具體如下:
(1)地方文獻(xiàn)可在不同時(shí)期為政府部門和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)制訂地方經(jīng)濟(jì)和社會(huì)建設(shè)的方針、政策、規(guī)劃和措施方面提供及時(shí)、快捷、詳細(xì)、可靠的咨詢服務(wù);
(2)可直接服務(wù)于本地經(jīng)濟(jì)建設(shè)。地方文獻(xiàn)記載了豐富的關(guān)于本地區(qū)的地理、礦藏、物產(chǎn)、名勝古跡、民族民俗方面的文獻(xiàn)資料,為本地區(qū)的經(jīng)濟(jì)開發(fā)提供重要的信息。而該地區(qū)內(nèi)各個(gè)不同領(lǐng)域的開拓者、創(chuàng)業(yè)者可據(jù)此尋找、開發(fā)適合本區(qū)域的經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)點(diǎn),創(chuàng)建區(qū)域經(jīng)濟(jì)優(yōu)勢(shì),進(jìn)而推動(dòng)該地區(qū)經(jīng)濟(jì)建設(shè)。
(3)地方文獻(xiàn)記載著當(dāng)?shù)氐慕艹鋈宋铩v史事件、風(fēng)情民俗等,可為當(dāng)?shù)氐奈幕聵I(yè)建設(shè)發(fā)展服務(wù),比如弘揚(yáng)地方文化、激發(fā)當(dāng)?shù)厝嗣駩蹏?guó)、愛家鄉(xiāng)的情感。
(4)地方文獻(xiàn)可為科學(xué)文化研究服務(wù)。地方文獻(xiàn)集古今科學(xué)文化成果之大成,既可陳百科,又可縱觀千年,其中蘊(yùn)藏著豐富的信息資源,具有極高的參考實(shí)用價(jià)值和應(yīng)用前景,歷來是后人編史修志不可缺少的參考資料,是專家學(xué)者進(jìn)行教學(xué)、科研的重要參考資料。古往今來許多社會(huì)變革和科研成果都得益地方文獻(xiàn)的開發(fā)和利用�？梢姷胤轿墨I(xiàn)包涵著極高的史料價(jià)值和學(xué)術(shù)價(jià)值。
三、地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)源分析
在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,地方文獻(xiàn)的采集、收藏在地方文獻(xiàn)工作中將處于首要地位。因此建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫,首先要明確收錄范圍,解決文獻(xiàn)信息資源問題。收錄地方文獻(xiàn)范圍,應(yīng)包括:"區(qū)域事物,區(qū)域人物,區(qū)域出版物。以狹義概念為指導(dǎo)"系統(tǒng)地開發(fā),主要根據(jù)地方文獻(xiàn)的范圍內(nèi)容與地區(qū)發(fā)展戰(zhàn)略的要求,通過各種方式與渠道,有計(jì)劃、有目的地進(jìn)行采訪收集(包括古今中外的有關(guān)文獻(xiàn)),并在此基礎(chǔ)上,對(duì)反映地區(qū)特色的重點(diǎn)文獻(xiàn),更要系統(tǒng)地全面地進(jìn)行搜集。"廣泛征集地方文獻(xiàn)資源是建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的重要環(huán)節(jié)。因此地方文獻(xiàn)資源在收集中要結(jié)合當(dāng)?shù)靥厣?對(duì)特色文獻(xiàn)重點(diǎn)收集。
(1)無錫地方志、縣志、區(qū)志、村志、專業(yè)志、人物志都在收藏之列;地方報(bào)刊是現(xiàn)代地方社會(huì)生活的真實(shí)寫照。收集地方公開發(fā)行的報(bào)刊也是地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)源的重點(diǎn)。如《無錫日?qǐng)?bào)》、《江南晚報(bào)》、《無錫廣播電視報(bào)》等都是無錫地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)源的重點(diǎn)。
(2)收集有關(guān)無錫問題會(huì)議的文獻(xiàn)。
(3)收集各種有關(guān)無錫地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育等各種研究領(lǐng)域的研討會(huì)、會(huì)議論文集匯編及有關(guān)涉及本地區(qū)的科研課題、論文、文章等。
(4)收集重要的具有參考價(jià)值的灰色文獻(xiàn)信息。
(5)收集電子文獻(xiàn)、網(wǎng)絡(luò)文獻(xiàn)。建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫,將分散的不同類型的地方文獻(xiàn)得以集中,通過集中篩選、核實(shí)、整理、研究、提煉、歸納,使之序列化與標(biāo)準(zhǔn)化,成為無錫地方文獻(xiàn)信息源,為建立無錫地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫提供充足的基礎(chǔ)資源。
四、建立無錫地區(qū)地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的方式
隨著信息全球化的進(jìn)展愈來愈快,現(xiàn)代化的信息資源建設(shè)應(yīng)從長(zhǎng)遠(yuǎn)的共同利益和自身利益通盤考慮。聯(lián)合建立數(shù)據(jù)庫是目前最常用的一種方式,其優(yōu)點(diǎn)是可突破系統(tǒng)、行業(yè)的限制,與社會(huì)有關(guān)部門采取多種形式的合作,共同開發(fā)和利用信息資源。眾所周知,當(dāng)今世界信息資源是人類三大物質(zhì)資源之一,而信息資源則數(shù)量急聚增加,使人類社會(huì)處于"信息爆炸"時(shí)代,因此任何一個(gè)圖書館要想將各個(gè)時(shí)期涉及各個(gè)領(lǐng)域有關(guān)本地區(qū)的文獻(xiàn)全面、系統(tǒng)的收藏是根本無法實(shí)現(xiàn)的,也是不現(xiàn)實(shí)的。而建立地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫又是一項(xiàng)投入大、技術(shù)性強(qiáng)的工作,它需要有充足的資金,且需要有一批具備圖書館專業(yè)知識(shí),掌握一定計(jì)算機(jī)技能的專業(yè)隊(duì)伍。因而為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和用戶的需求,避免資金、人力浪費(fèi)和文獻(xiàn)重復(fù),筆者認(rèn)為聯(lián)合建庫、資源互補(bǔ)優(yōu)存、共建共享,是一條切實(shí)可行的有效途徑。
如何聯(lián)合建庫?筆者認(rèn)為首先必須建立無錫地區(qū)跨系統(tǒng)的協(xié)調(diào)組織。無錫市圖書館相對(duì)本地區(qū)內(nèi)其它圖書館在組織、收藏?zé)o錫地區(qū)地方文獻(xiàn)資源方面有一定優(yōu)勢(shì),因此在建立無錫地區(qū)地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫時(shí),無錫市圖書館理應(yīng)發(fā)揮其"龍頭"作用。應(yīng)由無錫市圖書館牽頭,聯(lián)合各市、縣公共圖書館及市、縣博物館、檔案館和江南大學(xué)圖書館等駐錫大中專學(xué)校圖書館,作為建立無錫地區(qū)地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的成員單位,組建成無錫地方文獻(xiàn)協(xié)調(diào)組織。
其次,由協(xié)調(diào)組織統(tǒng)籌安排,制定出符合無錫地區(qū)地方文
獻(xiàn)建庫的詳細(xì)條例,使各項(xiàng)工作有章可循。統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。
再次,可采用分散加工,集中處理的方法。即各成員單位,將協(xié)調(diào)組織下達(dá)的關(guān)于某一特定范圍內(nèi)的無錫地方文獻(xiàn)存儲(chǔ)到移動(dòng)盤上,在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)上交到協(xié)調(diào)組織,經(jīng)去粗存精、查重,最后作為數(shù)據(jù)源,錄入到數(shù)據(jù)庫里;或是集中到一起,統(tǒng)一篩選、查重、建庫。前者分散加工規(guī)模小,能節(jié)省資金、人力、物力。后者規(guī)模大,需要能容納一定數(shù)量的人員、計(jì)算機(jī)、文獻(xiàn)儲(chǔ)藏、加工場(chǎng)所,需要有充足的資金、人力、物力,但容易管理,出現(xiàn)問題能及時(shí)解決,便于統(tǒng)一調(diào)控。從目前無錫地區(qū)各成員單位狀況來看,筆者認(rèn)為分散加工比較切合實(shí)際。
最后,協(xié)調(diào)組織同時(shí)還要協(xié)調(diào)好今后各成員單位地方文獻(xiàn)的收藏情況,應(yīng)分擔(dān)收藏、各有特色、避免重復(fù),使之成為一個(gè)長(zhǎng)期的處于動(dòng)態(tài)發(fā)展的聯(lián)合機(jī)構(gòu),從而在真正意義上實(shí)現(xiàn)無錫地區(qū)地方文獻(xiàn)資源的共建共享,為今后無錫地區(qū)及全國(guó)地方文獻(xiàn)資源共建共享積累經(jīng)驗(yàn)、奠定基礎(chǔ),實(shí)現(xiàn)本地區(qū)地方文獻(xiàn)資源的整體布局,形成強(qiáng)有力的地方文獻(xiàn)保障體系,以滿足本地區(qū)及全國(guó)各地地方文獻(xiàn)信息的需求。
五、建立具有無錫特色的地方文獻(xiàn)專題數(shù)據(jù)庫
建立無錫地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫應(yīng)遵循先簡(jiǎn)后詳、分層次開發(fā)的原則。先建立最基礎(chǔ)的書目數(shù)據(jù)庫,在此基礎(chǔ)上可根據(jù)本地經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)需要,有步驟地建立一些具有較高社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的專題文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫。所謂專題數(shù)據(jù)庫就是對(duì)某一專題文獻(xiàn)進(jìn)行認(rèn)真審閱、研究,將有價(jià)值的文獻(xiàn)分離出來,利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)和文獻(xiàn)學(xué)的規(guī)范加以處理,使之成為所需的專題文獻(xiàn)。由于地方文獻(xiàn)往往隱含在既豐富又分散的內(nèi)部信息中,如果沒有適當(dāng)?shù)囊龑?dǎo),用戶難以識(shí)別和利用,從而會(huì)導(dǎo)致地方文獻(xiàn)利用率低,社會(huì)影響力不高的狀況,所以深入到地方文獻(xiàn)的篇名、甚至數(shù)據(jù)等,將地方文獻(xiàn)的內(nèi)容充分揭示出來,形成一批新穎豐富、水平較高的二、三次文獻(xiàn)等。
筆者認(rèn)為目前無錫地區(qū)應(yīng)先建立以下地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫。
首先,建立《無錫籍名人圖片資料數(shù)據(jù)庫》。自古以來被譽(yù)為漁米之鄉(xiāng)的無錫,在這片地杰人靈的富饒土地上孕育了眾多的古今名家,從政治家、科學(xué)家、思想家到涉及各個(gè)領(lǐng)域的杰出人物。如:博古、徐悲鴻、錢鐘書、榮氏家族等。這些名人在各自不同的時(shí)代、不同的領(lǐng)域里做出了非凡的貢獻(xiàn),并著有大量的著作和手稿,為家鄉(xiāng)乃之整個(gè)華夏民族留下了豐富的精神財(cái)富和物質(zhì)財(cái)富。據(jù)無錫市圖書館對(duì)《榮氏文庫》清核后發(fā)現(xiàn),僅榮氏家族為無錫市圖書館捐贈(zèng)的圖書中有關(guān)無錫歷代沿革、風(fēng)土人情、工商物產(chǎn)、名流勝跡、藝文專著等無錫人著述搜羅尤富,地方志也收藏頗多。此外還有許多名人名家為這些具有重大貢獻(xiàn)的杰出的無錫籍地方人士撰寫了研究、評(píng)價(jià)的大量的文獻(xiàn)資料,從這些已有的著作和手稿中留下了豐富的具有重要地方特色的文獻(xiàn),形成了無錫市特有的寶貴的地方文獻(xiàn)資源,從而為建立無錫地區(qū)地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫奠定了基礎(chǔ)。據(jù)了解,無錫市圖書館近年來對(duì)無錫地區(qū)地方文獻(xiàn)做了大量的挖掘、整理工作,如《無錫籍人物圖片長(zhǎng)廊展》等,為建立無錫地區(qū)地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫做了比較充分的前期準(zhǔn)備工作,因此目前建立無錫地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫已具備了必要的條件和地方文獻(xiàn)信息物質(zhì)基礎(chǔ)。當(dāng)前,特別需要的是市政府和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的'支持、關(guān)心和資金的到位,因?yàn)橛蓄I(lǐng)導(dǎo)的支持和重視,將使這項(xiàng)工作得以順利地進(jìn)行,使其及早和用戶見面,服務(wù)于用戶,使無錫地方文獻(xiàn)最大限度地滿足于用戶,同時(shí)也是我們廣大館員多年來的最大心愿和用戶的心愿。
其次,建立《地方籍人物資料數(shù)據(jù)庫》。從湖南省圖書館建立的專題人物數(shù)據(jù)庫的信息反饋中得知,《地方籍人物資料數(shù)據(jù)庫》需求量大,特別是新聞媒介的需求,同時(shí)對(duì)其提供有償服務(wù),值得我們借鑒、學(xué)習(xí)。
最后,建立專題數(shù)據(jù)庫,如《無錫旅游數(shù)據(jù)庫》、《無錫名優(yōu)產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫》等。對(duì)專題數(shù)據(jù)庫的錄入,不但要求對(duì)圖書外部特征、主題、分類等詳細(xì)著錄外,還要進(jìn)行深層次的挖掘,對(duì)某些專題進(jìn)行文摘或提要式錄入,對(duì)比較重要的文獻(xiàn)在各個(gè)方面條件成熟的情況下進(jìn)行全文錄入。這就使得無錫地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫上網(wǎng)后,國(guó)內(nèi)外的用戶都可隨時(shí)檢索到自己需要的資料內(nèi)容,最大限度地滿足讀者需求。
六、地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量控制
建立無錫地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫最終目的是實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)傳遞和資源共享,只有通過建立高質(zhì)量、標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫才能達(dá)到目的。因此必須按規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求,嚴(yán)格把關(guān)、審校。從數(shù)據(jù)的采集、著錄、標(biāo)引、加工、錄入等每個(gè)程序著手,制定出一系列的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)工作細(xì)則,并配以科學(xué)的工作流程來層層把好質(zhì)量關(guān)。此外,地方文獻(xiàn)由于是從古到今的收藏,時(shí)間跨度長(zhǎng),一般都是多人著錄,其必然存在著差異。再加上國(guó)家頒布的標(biāo)引、編目等細(xì)則也幾經(jīng)修改,各個(gè)時(shí)期文獻(xiàn)著錄內(nèi)容、格式也在改變,因此必須按現(xiàn)行的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn),對(duì)原有的書目進(jìn)行審校、修改、補(bǔ)充,審校是保證數(shù)據(jù)庫質(zhì)量的重要環(huán)節(jié),為減少數(shù)據(jù)庫的錯(cuò)誤,保證每條內(nèi)容的準(zhǔn)確性,要全面、認(rèn)真、仔細(xì)地逐項(xiàng)核對(duì),發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)修改,確保地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量。
"越是地方的,越是世界的"。建立高質(zhì)量的無錫地區(qū)地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫,旨在高速發(fā)展的知識(shí)經(jīng)濟(jì)的今天,發(fā)揮其自身的文獻(xiàn)價(jià)值、讓本地區(qū)廣大用戶直接受益外,更重要的是通過上網(wǎng)服務(wù)后,讓更多的中外游客來無錫旅游,讓他們領(lǐng)略無錫秀美的自然風(fēng)光和人文建設(shè);讓更多的投資商認(rèn)識(shí)無錫,了解無錫優(yōu)越的地理環(huán)境和良好的投資氛圍,吸引更多的投資商來錫投資,從而更進(jìn)一步推動(dòng)無錫經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。因此,希望各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注、支持這項(xiàng)工作的順利進(jìn)行,使無錫地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫早日建成,發(fā)揮更大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
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