文員崗位說明書集錦（9篇）

文員崗位說明書1

　　（1）掌握市場信息，開拓新貨源，優(yōu)化進貨渠道，降低采購費用。

　�。�2）會同庫管部、會計部確定合理物資采購量，及時了解存貨情況，進行合理采購。

　�。�3）根據生產計劃，制定物資供應計劃并組織實施。

　　（4）匯總各部門的采購申請單，編制采購作業(yè)計劃。

　　（5）選擇、評審、管理供應商，建立供應商檔案。

　　（6）組織供貨合同評審，簽訂供貨合同，實施采購活動。

　�。�7）建立采購合同臺帳，并對合同執(zhí)行情況進行監(jiān)督。

　　（8）進行市場尋價，采購所需物資。

　　（9）采購物資的報驗和入庫工作。

　�。�10）采購過程中的'退、換貨工作。

　�。�11）采購部合同、供應商檔案、各種表單的保管與定期歸檔工作。

　�。�12）做好保密工作。

　　管轄范圍：

　�。�1）采購部所屬員工。

　�。�2）采購部所屬辦公場所區(qū)及衛(wèi)生責任區(qū)。

　　（3）采購部辦公用具、車輛、設備設施。

文員崗位說明書2

　　一、日常工作：

　　1、負責公司日常接待工作：及時倒好茶水并引入接待室或高層辦公室

　　2、負責文件打印復印、傳真收發(fā)

　　3、前臺快遞簽收及公司快件的寄出

　　二、行政事務：

　　1、配合綜合管理部進行會議室安排準備：采購水果(有固定商家，送貨上門)放好會議人員茶杯、紙張、鉛筆與信息部協(xié)調準別好投影儀會后及時鎖好會議室門

　　2、公司辦公用品的采購、統(tǒng)計、發(fā)放，以及新員工入離職辦公用品的發(fā)放與回收工作

　　3、員工生日福利統(tǒng)計并發(fā)放

　　每月考勤系統(tǒng)及時錄入，更新及人員的考勤、外出記錄核對，并及時提交。

　　后勤工作：

　　辦公室飲用水訂購辦公室綠植養(yǎng)護、更換

　　1、來公司上門維修的顧客先將顧客的維修機做一個初步檢查方可將機器交到維修員手中并告知此機器的詳細故障后維修員再進行詳細檢測，在維修員給顧客檢測時可以請顧客做下喝水或是介紹公司的相關新產品。

　　2、在接待上門下載客戶時做好客戶下載登記，多詢問顧客的使用情況及周圍朋友有無在使用同類產品，留下客戶的重要信息資料。

　　3、來公司洽談業(yè)務的客戶先讓客戶做下喝杯水再來通知此項目的相關負責人洽談相關業(yè)務。

　　4、一次性接待顧客三個以上時可以叫維修員幫忙接待上門維修客戶。

　　5、認真接待每一位顧客，做好公司的形象窗口。

　　三、及時處理與打印公司相關文檔資料

　　1、商場在辦理相關事項需要公司出示相關證明時及時打印。

　　2、公司有相關新品訂價與貨品調價時出示相關貨品價格通知。

　　3、公司有員工調動是及時出示調動通并及時更改公司的通訊錄。

　　4、每月9日、17日、25日、1日將公司商場部的電子報表與批條按照合理的格式通過打印機打印出來交給財務。

　　5、及時整理電腦中的文檔資料，合理歸檔。

　　四、考勤的制作

　　1、文員在每日早晨做好考勤的.嚴格把關。

　　2、每月月初將上個月的考勤用電子表格制作出來，在制作過程中注意請假、轉正人員及已滿周年人員的詳細標注。

　　五、人事處理

　　1、新員工在入職時一定要將入職書、個人擔保書及擔保人的身份證復印件一起存檔放入檔案庫中。

　　2、新員工在入職后要將新員工的員工檔案輸入電腦中的電子檔案之中。

　　3、所有員工離職均要辦理好公司的離職書并及時發(fā)放離職員工通知告之公司所有部門同事。

　　4、員工離職后均有一份離職書保存在公司檔案資料。

　　六、后勤處理

　　1、為公司所有員工名片制定的確定與核實。

　　2、及時收取公司電子郵箱的電子信件。

　　3、收理好送上公司的包裹。

　　4、公司日用品的采購。

　　5、報銷公司相關開支費用及公司的郵寄費用。

　　6、及時處理好客戶的投訴問題。

　　七、與維修部的緊密合作，及時收取維修費用并將維修費用上交到公司財務。

　　八、業(yè)務部客戶資料的入檔

　　1、每天早上到公司提醒業(yè)務員及時整理昨天的工作日記，在業(yè)務員整理完畢之后輸入到電腦電子檔案之中，分企業(yè)與客戶電子檔案兩份資料進行輸入。

　　2、業(yè)務員沒有及時填寫的要向他的上級反應要求及時補加功課。

　　九、協(xié)助倉庫整理一些新貨的入倉蓋章。

　　十、熟悉公司每一個品牌、每一個型號的下載工作。

文員崗位說明書3

　　1。 負責營銷系統(tǒng)員工的人事檔案的日常維護工作。

　　2。 辦理員工錄用、登記、入職、任免、遷調、獎懲和離職等具體手續(xù)。

　　3。 接聽、轉接電話；接待來訪人員。

　　4。 負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工 作。

　　5。 負責傳真件的收發(fā)工作，傳真信息必須在五分鐘內送達相關人員，

　　6。 負責收發(fā)管理報紙、信函；

　　7。 負責考勤和加班申報單的報表與匯總，并起到有效監(jiān)督和引導作用。

　　8。 協(xié)助其他部門的工作，并和其他部門友好相處。

　　9。 負責總經理辦公室的清潔衛(wèi)生：如煙缸不得超過十個煙蒂，訪客離去后，十 分鐘內必須清洗好煙缸、茶 杯。

　　10。 負責接待工作：如有訪客進入接待廳，應抬頭行注目禮“您好，請問找誰”，并 請訪客入坐，請示后引入相關區(qū)域，在一分鐘內端上茶水， 并負責加水、更新煙缸；

　　11。 總機服務工作：鈴響三聲內必須接聽，“您好，‘XX 公司‘。”；若自動轉撥， 三分鐘內必須轉為人工；來電找“總經理”，判定是廣告類， 不應直接轉入，應問清何事后轉接相關部門；

　　12。 安全工作：下班前檢查復印機關機，關閉所有電源，負責關好門窗；

　　13。上面交辦的其它臨時工作。

　　辦公室文員個人月度總結

　　辦公室文員工作是我從事的第一份工作，是我職業(yè)生涯的一個起點，我對此也十分珍惜，盡最大努力去適應這一崗位。現(xiàn)在就20xx年的工作情況總結如下：

　　一：以踏實的工作態(tài)度，適應辦公室工作特點

　　辦公室是企業(yè)運轉的一個重要樞紐部門，對企業(yè)內外的許多工作進行協(xié)調：溝通，做到上情下達，這就決定了辦公室工作繁雜的特點。每天除了本職工作外，還經常有計劃之外的事情需要臨時處理，并且一般比較緊急，讓本人不得不放心手頭的工作先去解決，所以這些臨時性的事務占用了比較多工作時間，經常是忙忙碌碌的.一天下來，原本計劃要完成的卻沒有做。但手頭的工作也不能耽誤，今天欠了帳，明天還會有其他工作要去處理，所以，本人經常利用休息時間來進行[補課]，把一些文字工作帶回家去寫。

　　辦公室人手少，工作量大，特別是企業(yè)會務工作較多，這就需要部門員工團結協(xié)作。在20xx年里，遇到各類活動與會議，本人都積極配合做好會務工作，與部門同事心往一處想，勁往一處使，不會計較干得多，干得少，只期望把活動圓滿完成。

　　過去的20xx年是企業(yè)的效益與服務年，而辦公室就是個服務性質的部門，本人認真做好各項服務工作，以保障工作的正常開展。部門之間遇到其他同事來查閱文件或是調閱電子文檔，本人都會及時辦妥;下屬機構遇到相關問題來咨詢或者要求幫助，本人都會第一時間解答與解決。以一顆真誠的心去為大家服務。

　　二：盡心盡責，做好本職工作，20xx年以來，本人主要完成了一下工作：

　　1：文員工作嚴要求

　　1：公文傳閱歸檔及時。文件的流轉：閱辦嚴格按照企業(yè)規(guī)章制度及ISO標準化流程要求，保證各類文件擬辦：傳閱的時效性，并及時將上級文件精神傳達至各基層機構，確保政令暢通。待文件閱辦完畢后，負責文件的歸檔：保管以及查閱。

　　2：下發(fā)公文無差錯。做好分企業(yè)的發(fā)文工作，負責文件的套打：修改：附件掃描：紅文的分發(fā)：寄送，電子郵件的發(fā)送，另外協(xié)助各部門發(fā)文的核稿。企業(yè)發(fā)文量較大，有時一天有多個文件要下發(fā)，本人都是仔細去逐一核對原稿，以確保發(fā)文質量，20xx年以來共下發(fā)紅文XX份。另外負責辦公室發(fā)文的擬稿，以及各類活動會議通知的擬寫。

　　3：編寫辦公會議材料，整理會議記錄。每個月末對各部門月度計劃的執(zhí)行情況進行核對，催收各部門月度小結：計劃，并擬寫當月工作回顧，整理辦公會議材料匯編成冊，供領導室參考。辦公會議結束后，及時整理會議記錄，待領導修改后，送至各部門傳閱。

　　2：督辦工作強力度

　　督辦是確保企業(yè)政令暢通的有效手段，過去的20xx年以來，作為督辦小組的主要執(zhí)行人員，在修訂完善督辦工作規(guī)程，并以紅文的形式將督辦工作制度化后，通過口頭：書面等多種形式加大督辦工作力度。抓好企業(yè)領導交辦與批辦的事項：基層單位對上級企業(yè)精神貫徹執(zhí)行進度落實情況以及領導交辦的臨時性工作等，并定期向領導室反饋。

　　3：內外宣傳講效果

　　宣傳工作是企業(yè)樹立系統(tǒng)內外社會形象的一個重要手段與窗口。過去的20xx年在內部宣傳方面，本人主要是擬寫企業(yè)簡報，做好[辦公室報]協(xié)辦的組稿工作， 以及協(xié)助板報的編發(fā)，外部宣傳方面完成了分企業(yè)更名廣告：司慶祝賀廣告：元旦賀新年廣告的刊登，另外每月基本做到了有信息登報。

　　4：完成辦公室文員職責工作。

　　辦公室文員工作是一個講責任心的工作。各個部門的比較多請示：工作報告都是經由本人手交給領導室的，并且有些還需要保密，這就需要本人在工作中仔細：耐心。20xx年以來，對于各部門：各機構報送領導室的各類文件都及時遞交，對領導室交辦的各類工作都及時辦妥，做到對領導室負責，對相關部門負責。因為這個工作的特殊性，為了更好地為領導服務，保證各項日常工作的開展，每天本人基本上6點多鐘才下班。有時碰到臨時性的任務，需要加班加點，本人都毫無怨言， 認真完成工作。

　　5：企業(yè)文化活動積極參與

　　20xx年以來積極參與了司慶拓展訓練：員工家屬會：全省運動會：中秋爬山活動：比學習競賽活動等多項活動的策劃與組織工作，為企業(yè)企業(yè)文化建設，凝聚力工程出了一份力。20xx年以來，無論在思想認識上還是工作能力上都有了較大的進步，但差距與不足還是存在的：例如工作總體思路不清晰，還處于事情來一樁處理一樁的簡單應付完成狀態(tài)，對自我的工作還不夠鉆，腦子動得不多，沒有想在前，做在先;工作熱情與主動性還不夠，有些事情領導交代過后，沒有積極主動地去投入太多的精力，辦事有些惰性，直到領導催了才開始動手，造成了工作上的被動。

　　20xx年有新的氣象，面對新的任務新的壓力，本人也應該以新的面貌：更加積極主動的態(tài)度去迎接新的挑戰(zhàn)，在工作上發(fā)揮更大的作用，取得更大的進步。

文員崗位說明書4

　　1、負責文件資料的打印、登記、發(fā)放、復印、裝訂。

　　2、管理飲水。

　　3、保管登記和按規(guī)定發(fā)放公司辦公用品。

　　4、負責接轉電話和記錄工作。

　　5、負責傳真收發(fā)與登記。

　　6、負責接待來賓。

　　7、負責考勤和加班申報單的報表與匯總。

　　8、收發(fā)報刊函件及整理保管報紙。

　　9、完成其他臨時工作。辦公室文員工作職責主要負責會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發(fā)，具體是：

　　1、接聽、轉接電話接待來訪人員。

　　2、負責辦公室的`文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

　　3、負責總經理辦公室的清潔衛(wèi)生。

　　4、做好會議紀要。

　　5、負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。

　　6、負責傳真件的收發(fā)工作。

　　7、負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。

　　8、做好公司宣傳專欄的組稿。

　　9、按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負責。

　　10、做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。

　　11、每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。

　　12、管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續(xù)。

　　13、社會保險的投保、申領。

　　14、統(tǒng)計每月考勤并交財務做帳，留底。

　　15、管理辦公各種財產,合理使用并提高財產的使用效率,提倡節(jié)儉。

　　16、接受其他臨時工作。

文員崗位說明書5

　　行政文員崗位職責

　　一、負責做好計算機打字、復印等行政工作。

　　二、負責公司辦公設備的管理，計算機、傳真機、簽字長途電話、復印機的具體使用和登記，名片印制等工作。

　　三、負責公司郵件和報刊的收取、分發(fā)工作。

　　四、負責公司電話小總機的接線工作。對來往電話駁接準確及進、聲音清晰、態(tài)度和藹，恰當使用禮貌用語;對未能聯(lián)絡上的記錄在案并及時轉告;對緊急電話設法接通，未通者速報行政部經理處理。

　　五、負責低值易耗辦公用品的發(fā)放、使用登記和離職時的繳回。

　　六、負責各類辦公用品倉庫保管，每月清點，年終盤存統(tǒng)計，做到入庫有驗收、出庫有手續(xù)，保證帳實相符。

　　七、按標準定額，做好添購辦公用品的計劃編制和申購手續(xù)工作，做到既不脫檔又是不長期積存。

　　八、完成各項勤雜、采購工作。

　　九、負責公司辦公場所的室內外綠化、盆景狀況的檢查監(jiān)督，保證舒適良好的工作氛圍。

　　十、負責下班時對整個辦公區(qū)的巡視，查看門窗、水機電源、電腦電源等、關閉情況并做記錄。

　　十一、完成行政部經理臨時交辦的其他任務。

　　行政文員工作職責

　　1、協(xié)助主管對人員的招聘。(按招聘流程)

　　2、新進人員的入廠和離職人員的出廠手續(xù)之辦理。

　　3、協(xié)助主管對新進人員的教育訓練之準備與后序工作之進行。

　　4、全廠人員檔案的建立與管制。(電腦化)

　　5、對試用人員之試工與考核調查。

　　6、負責全廠人事異動工作。(轉正/升職/調動/降職等手續(xù)之辦理)

　　7、全廠獎懲手續(xù)之辦理。

　　8、對各類資料進行簽收，整理并分類歸檔。(廠內程序文件/內部聯(lián)絡/外部聯(lián)絡/會議資料/各類培訓資料/考勤資料/獎懲資料/人事異動資料等分類整理)

　　9、每日/月對全廠職員工的考勤工作。(每日/月之考勤日報表/每月人力流動統(tǒng)計表/請假、放假手續(xù)辦理/平時查卡、監(jiān)卡/加班申請手續(xù)等)

　　10、月底對相關報表的整理并交于財務。

　　11、月底新工卡及飯卡的發(fā)放，月初對全廠職員工上月的工卡查核并及時交于財務室。

　　12、對全廠鑰匙之管理。

　　13、配合舍監(jiān)對宿舍名單的修改和月底水電之統(tǒng)計。

　　14、職員工勞動合同/暫住證及各類保險之辦理。

　　15、完成主管臨時交付的任務。

　　文員：

　　辦公室文員(會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發(fā))工作職責：

　　1、接聽、轉接電話;接待來訪人員。

　　2、負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

　　3、負責總經理辦公室的清潔衛(wèi)生。

　　4、做好會議紀要。

　　5、負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。

　　6、負責傳真件的收發(fā)工作。

　　7、負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。

　　8、做好公司宣傳專欄的組稿。

　　9、按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負責。

　　10、做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。

　　11、每月報表的郵寄及打表。

　　12、管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續(xù)。

　　13社會保險的投保、申領。

　　14統(tǒng)計每月考勤并交財務做帳，留底。

　　15管理辦公各種財產,合理使用并提高財產的使用效率,提倡節(jié)儉。

　　16、接受其他臨時工作、

　　行政主管隨時掌握各部門各方面的工作動態(tài)、進展情況，做到上傳下達、下情上達，

　　隨時協(xié)調解決工作中存在的'問題，在商場起著承上啟下的作用。

　　人事行政主管工作職責

　　1、負責人事行政工作的政黨開展、動作;

　　2、負責人事招聘計劃和安排及督導人事文員對入職、在職及離職人員的管理;

　　3、主導，組織人事行政及廠務其它規(guī)定的制定與修改;

　　4、負責對違紀違夫及工廠突發(fā)事件的處理;

　　5、負責廠務后勤在需要時的對外聯(lián)系和溝通以及接待工作;

　　6、評估計劃對后勤保障系統(tǒng)設備的改善和管理;

　　7、對人事，行政及廠務工作的監(jiān)督，跟進和向上反饋信息;

　　8、對部門各項需求早春請的審核、評估和協(xié)助處理。

　　怎樣做好一名行政人事部經理?

　　行政部作為公司的一個核心部門，她肩負整個公司的管理重任。她運作的好壞，直接關系到整個公司的規(guī)范化進程。那么下面我就談一談怎樣才能做好一名行政人事部經理(辦公室主任)。

　　一、負責本部的行政管理和日常事務，協(xié)助總經理搞好各部門之間的綜合協(xié)調，落實公司規(guī)章制度，加強對各項工作的督促和檢查，溝通內外聯(lián)系，保證上情下達和下情上報，負責對會議文件決定的事項進行催辦，查辦和落實，加強對外聯(lián)絡，拓展公關業(yè)務，負責全公司組織系統(tǒng)及工作職責研討和修訂，負責公司車輛的管理。

　　二、人力資源管理與開發(fā)

　　1、組織架構的設計、崗位描述、人力規(guī)劃編制、考勤管理的工作。

　　2、招聘使用：

　　提供工作分析的有關資料，使部門人力資源計劃與組織的戰(zhàn)略協(xié)調一致，對申請人進行面試作最終錄用和委派決定，對提升、調遷、獎懲和辭退作出決定，職務分析和工作分析的編寫，制定人力資源計劃，通過這些使企業(yè)內部“人、事相宜”即采用科學的方法，按照工作崗位要求，將員工安排到合適的崗位，來實現(xiàn)人力資源合理配制。

　　3、工作報酬：

　　制定合理的薪酬福利制度，按勞付酬，論功行賞，通過報酬、保險和福利等手段對員工的工作成果給予肯定和保障。其次，促使員工提高士氣和生產效率的各種激勵策略也是對員工工作績效的一種有效報償。

　　4、培訓開發(fā)：

　　現(xiàn)在的市場無疑應是產品質量的競爭，說到底是人才的競爭，是一個企業(yè)整體素質的競爭。一個產品質量的好壞，也是一個企業(yè)所有崗位技能的集中體現(xiàn)，所以應把全員培訓作為企業(yè)立業(yè)之本，追求全員卓越，以人為本的管理方式。

　　提供培訓開發(fā)需求和待培訓者名單，制定并實施培訓開發(fā)計劃：主要指職業(yè)技能培訓和職業(yè)品質的培訓，為員工發(fā)展提供咨詢，規(guī)范在職培訓開發(fā)的指導，通過培訓開發(fā)來“提高員工能力”和“發(fā)揮員工能力”以此改進員工的行為方式，達到期望的標準。

　　5、人員考核：

　　主要負責工作考核，滿意度調查，研究工作績效考核系統(tǒng)和滿意度評價系統(tǒng)，制定紀律獎懲制度，以工作職責來制定績效考核標準，通過這些活動可以公平的決定員工的地位和待遇，可以促進人力資源開發(fā)和合理利用，并且提高和維持企業(yè)的經營的高效率。

　　三、負責公司各項規(guī)章制度的修訂，制定及檢查監(jiān)督。

　　運用剛柔并濟的管理模式，制定一套符合企業(yè)自身的管理制度，運用權利和組織系統(tǒng)，強行進行指揮、控制、命令、硬性管理來達到目的。

　　四、負責總務管理

　　沒有后勤的保障，就保證不了生產穩(wěn)定正常的進行。首先要制定相關制度;，加強對宿舍、食堂、水電、辦公用品、零星修繕、部分固定資產、衛(wèi)生、環(huán)境的管理。

　　五、安全保衛(wèi)

　　加強對人員進出、公務訪客、車輛物品出入、消防安全、防盜防災、職業(yè)安全防護等的管理，同時對員工進行安全教育，貫徹“安全第一”“預防為主”的指導思想，創(chuàng)造一個安寧祥和的工作、生活環(huán)境，保證公司員工的生命財產安全。

　　六、強調企業(yè)精神，創(chuàng)建公司的企業(yè)文化

　　企業(yè)文化不但能反映出企業(yè)生產經營活動中的戰(zhàn)略目標，群體意識價值觀念和道德規(guī)范，還能凝集企業(yè)員工的歸屬感、積極性和創(chuàng)造性，引導企業(yè)員工為企業(yè)和社會的發(fā)展而努力，同時企業(yè)文化還具有兩種約束力，一種是硬的約束力、制度，一種是軟的約束力、無形的，就是活躍企業(yè)的文化生活，良好的生活環(huán)境和業(yè)余文化生活。

　　七、塑造企業(yè)形象

　　1、企業(yè)精神形象，它對于員工有強大的凝聚力，感召力，引導力和約束力，能增加員工對企業(yè)的信任感，自豪感和榮譽感。

　　2、企業(yè)環(huán)境形象

　　因為創(chuàng)造良好的企業(yè)環(huán)境，是企業(yè)生產經營活動順利進行的前提和基礎，而充分認識企業(yè)環(huán)境的特征又是創(chuàng)造良好企業(yè)環(huán)境的基礎。

　　3、企業(yè)員工形象

　　制定《員工日常行為規(guī)范》，因為良好的員工素質和形象，是企業(yè)形象的重要構成要素。員工的儀表裝束、言談舉止、工作能力、科學文化水平、精神風貌、工作效率等都會給社會公眾一個整體印象。

文員崗位說明書6

　　1、負責營銷系統(tǒng)員工的人事檔案的日常維護工作。

　　2、辦理員工錄用、登記、入職、任免、遷調、獎懲和離職等具體手續(xù)。

　　3、接聽、轉接電話；接待來訪人員。

　　4、負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

　　5、負責傳真件的收發(fā)工作，傳真信息必須在五分鐘內送達相關人員

　　6、負責收發(fā)管理報紙、信函；

　　7、負責考勤和加班申報單的報表與匯總，并起到有效監(jiān)督和引導作用。

　　8、協(xié)助其他部門的工作，并和其他部門友好相處。

　　9、負責總經理辦公室的.清潔衛(wèi)生：如煙缸不得超過十個煙蒂，訪客離去后，十分鐘內必須清洗好煙缸、茶杯。

　　10、負責接待工作：如有訪客進入接待廳，應抬頭行注目禮“您好，請問找誰”，并請訪客入坐，請示后引入相關區(qū)域，在一分鐘內端上茶水，并負責加水、更新煙缸；

　　11、總機服務工作：鈴響三聲內必須接聽，“您好，‘公司‘�！�；若自動轉撥，三分鐘內必須轉為人工；來電找“總經理”，判定是廣告類，不應直接轉入，應問清何事后轉接相關部門；

　　12、安全工作：下班前檢查復印機關機，關閉所有電源，負責關好門窗；

　　13、上面交辦的其它臨時工作。

文員崗位說明書7

　　1、負責工廠技術方面絕密文件(配方、工藝、原料資料)的收集，整理、會審、存檔、保管、接收、發(fā)放與回收并編輯電子信息檔案，對配方工藝的領用回收登記到人管理

　　2、負責根據寶宣的〈包材出倉單〉把生產量錄入麗豐系統(tǒng)中

　　3、負責根據生產計劃單，核對產品下單量，調整實際量，編制乳化生產領料單，向乳化車間下達生產計劃，跟進完成情況，編輯電子信息檔案

　　4、負責協(xié)調生產其它部門的，做好乳化半成品制成，按時按質按量流向下工序的理順工作

　　5、負責生產所需原料的核查和欠料購買的跟蹤，審核原料的真實庫存量

　　6、負責外來參觀客人的接待，向來賓介紹工廠硬件及生產管理總體情況

　　7、負責工廠設備的'鍋爐、壓力容器方面的校檢管理(建檔、建帳、聯(lián)系送檢等)

　　8、其他上級交辦的臨時事務或其他部門、同事需要協(xié)助的工作

文員崗位說明書8

　　一、文件管理

　　1.成文

　　(1)內部通啟(MEMO)成文：(2)根據經理要求撰寫初稿;(3)請經理核查簽字; (4)部門 管理制度成文：(5)根據經理要求撰寫初稿; (6)審核通過后，在《發(fā)文本》上填寫的內容包 括：文件標題、發(fā)文時間、擬稿部門、請求審批時間、主送及抄報、抄送部門、有附件的，應列 明名稱; (7)審核通過后，送企業(yè)管理部審批; (8)呈報總經理審批。

　　2.發(fā)文

　　(1)將文件原件復印存檔;(2)在《發(fā)文登記簿》上登記下發(fā)文件的名稱、 發(fā)文時間、接收部 門名稱; (3)到相關部門下發(fā)文件;(4)請相關部門的文員以上管理人員在《發(fā)文登記簿》中 “外收發(fā)簽字”一欄簽收。

　　3. 收文

　　(1)收到各部門發(fā)出的酒店內部文件后，簽收并上報經理; (2)將 VIP 信息填寫在辦公室 VIP 信息欄上; (3)將報紙等需要張貼的材料，在規(guī)定版面張 貼;(4)監(jiān)督部門人員在閱讀文件 后，在文件上簽字。

　　4.分類存放

　　(1)對于時效性較強的文件，如《貴賓團體接待服務計劃單》、MEMO 等設專用表格夾存放; (2) 對于本部門下發(fā)的文件原件設專用文件夾 存放，規(guī)章制度存放于相應的制度夾中;(3)對于酒 店下發(fā)的規(guī)章制度根據發(fā)放的部門 進行分類存放; (4)在文件的每頁右上角用鉛筆標明該文件 在 目錄中的序號、總頁數及當前頁數；(5)在存放新下發(fā)的制度時，對于制度中已明確標明作廢的舊制度要作 出作廢標志，同新下發(fā)的制度一并進行存放，對于一些補充規(guī)定，要將原文件找出后，與新文件 一并存放，同時在目錄上作出標注;

　　5.裝訂整理

　　(1)每月月底將當月的《貴賓團隊接待通單》、 MEMO 等整理匯總，裝訂成冊，在封皮上寫明年、 月、日以及保存期限; (2)每月月底要對存放的制度進行整理，對于內容有相互聯(lián)系的要進行 合并存放。

　　6.借用

　　(1)部門員工借用文件時要在《借用登記表》上登記，注明借用文件的名稱、借用日期、借用人 及需借用的時間; (2)對于外部門借用文件的，要經經理同意后方可辦理借用手續(xù); (3)外 部門辦理借用文件手續(xù)時，要持對方負責人簽字的 MEMO，注明借用的原因、借用的文件名稱及所 需借用的時間，并在《借用登記表》上登記文件名稱、時間及借用人; (4)文件歸還后，要查 看有無遺失、破損現(xiàn)象， 并由借用人在《借用登記表》上簽字，記錄歸還時間。

　　7.銷毀

　　(1)對于到保存期限的《貴賓團體接待服務計劃單》、MEMO 等文件，請示是否銷毀; (2)同意 后，以 MEMO 的形式，列明需銷毀文件的名稱、文件下發(fā)日期、保存的起止日期，上報審批簽字; (3)將審批簽字后的 MEMO 上報質檢部進行審批;(4)接到質檢部同意銷毀的書面批復后，方可銷毀;(5)銷毀時根據表格數量的大小可采取到鍋爐 房燒毀或用碎紙機粉碎等方式; 工作項目名稱：

　　二、表格管理

　　1.申領

　　(1)對于酒店統(tǒng)一外出印刷的表格按照酒店核 定的表格月用量，每月列入《物品月計劃申報單》 中申領;(2)對于部門專用表格月用量在三十張以上的，按照部門月用量，每月月初填寫《印刷 申請單》，經審批簽字后，上報質檢部審批; (3)對于月用量較少，但長期使用的表格，亦應 根據實際使用情況，定期申請印刷使用; (4)接到表格印刷完畢的通知后，到美工室將表格領 回，并在《印刷申請單》中部門確認一欄簽字確認;(5)對于酒店統(tǒng)一使用但沒有外出印刷的表 格，按照酒店規(guī)定的表格領取時間到質檢部領取。

　　2.登記

　　(1)對于領取的表格要進行登記，設立表格臺 帳;(2)部門員工在領用表格時，要在《領用登 記表》上登記，注明日期、名稱、數量及領用人;(3)月末將當月表格領用情況匯總，并在表格 臺帳支出欄內登記當月發(fā)放的總數量。

　　3.整理

　　(1)對于使用過的不需當天上交給相關部門的 表格，要每十天進行一次整理;(2)月末將當月 的表格進行匯總、裝訂，在封皮上標明名稱、月份;(3)對于需要進行總結分析的，要統(tǒng)計出有 關數據。 ⒈對表格要進行 分類整理。

　　4.存放

　　(1)在表格存放櫥內標明存放期限，如一個月、 三個月、半年等; (2)將整理好的表格按照 保存期限分開存放。

　　5.借用

　　(1)對于各部門需要借用使用過的表格時，需經經理同意后方可辦理借用手續(xù); (2)外部門辦 理借用表格手續(xù)時，要持對方負責人簽字的 MEMO，注明借用的原因，借用的表格名稱、借用日期 及所需借用的時間，并在《借用登記表》上登記表格名稱、借用日期及借用人; (3)表格歸還 后，要查看有無遺失現(xiàn)象，并由借用人在《借用登記表》上簽字，記錄歸還時間。

　　6.銷毀

　　(1)對于到達保存期限的表格，需請示是否銷 毀; (2)征得同意后，以 MEMO 的形式，列明需 銷毀的表格名稱、日期、表格保存的起止時間由審批簽字;(3)將經理審批簽字的 MEMO 上報質 量管理部進行審批;(4)接到質檢部同意銷毀的書面批復后，方可銷毀;(5)銷毀時根據表格 量的大小可采取到鍋爐房 燒毀或用碎紙機粉碎等方式;

　　三、物資管理

　　1.盤點

　　(1)每月 20 日對部門辦公用品、固定資產、低 值易耗品及機油等物資進行盤點，并分別與 其 臺帳的帳面結存數量進行核對，保證帳物 相符; (2)如盤點中發(fā)現(xiàn)物資短缺現(xiàn)象應及時查明原 因，并上報部門。

　　2.編制月計劃

　　(1)每月 24 日前根據盤點情況及部門下月的工 作計劃，作出下月物資申領計劃;(2)填寫一 式四份的《物品月計劃申報單》，列 明物品品名、規(guī)格、上月用量、本月結存、 本月申報、物 品單價、每種物品的申報金額， 并計算累計金額，對于特殊申領的物品，要在用途一欄單獨注明 申領原因，在經手人一欄簽字。

　　3.審核上報

　　(1)將填寫好的《物品月計劃申報單》上報經理 審批簽字;(2)將經理審批通過的《物品月計 劃申報單》在每月 25 日前上報倉管部。

　　4.領取

　　(1)持酒店審批通過的《物品月計劃申報單》在 規(guī)定領取物資的時間內到倉管部記帳員處 開具 《物品申領單》，并由經理簽字確認; (2)持《物品申領單》到倉管部相關庫房辦理物品領用 手續(xù)，領取物品。

　　5.登記

　　物品領回后，按照實際領取的'物資名稱及數 量分別在相關的臺帳上進行登記。

　　6.發(fā)放

　　(1)物品發(fā)放時，應在臺帳支出欄內做好登記; 由領用人在《領用登記表》上簽字確認。(2) 領用登記表

　　7.借用

　　(1)其它部門因工作需要借用物品時，應征得理 同意;(2)借用時應持借用物品部門負責人簽 MEMO， 注明借用的物品名稱、 借用的原 因、 需借用的時間， 《借用登記表》 進行登記;(3) 并在 上 歸還時，要檢查物品是否完好，如有損壞應 由借用部門予以賠償;(4)檢查合格后予以接收， 并由借用人在《借用 登記表》上進行簽字并記錄歸還時間。

　　四、勞保用品管理

　　1.制定計劃

　　(1)每月 5 日按照《勞保用品規(guī)定》將需要領用 的勞保用品填列在一式兩份的《物品月計劃 申 報單》中。(2)遇節(jié)假日提前 制定計劃;

　　2.審核上報

　　(1)將列好的《物品月計劃申報單》上報審批簽字;(2)審批通過后，持勞保用品申領計劃到 人事部 勞保福利員處開具;

　　3.領取

　　到倉管部辦理領取手續(xù)。

　　4.登記

　　勞保用品領回后，在臺帳上登記。

　　5.發(fā)放

　　(1)發(fā)放時，在臺帳上做好登記;(2)由領用人在《領用登記表》上簽字確認。

　　五、出勤統(tǒng)計

　　1.整理表格

　　(1)每天上班后整理前一日的《出勤登記表》， 核對應出勤人數和實際出勤人數，查看有無遲 到、早退、請假情況，并在《出勤登記表》上注明;(2)對出勤登記與實際情況不符的問題，上 報部門經理; (3)根據部門出勤情況填寫《工作出勤日報表》;(4)以上表格填寫完畢，在填 表人一欄簽字; (5)按照酒店要求檢查前日的《員工離崗去向跟蹤調查表》，并在檢查人一欄 簽字確認。

　　2.填寫 《出勤表》

　　(1)按照實際出勤情況填寫《出勤簿》;(2)如有請假單，要粘貼在《出勤簿》的背面。

　　3.上報審批

　　(1)將填寫好的《工作出勤日報表》連同《出勤 登記表》和《員工離崗去向跟蹤調查表》上 報 經理審批簽字;(2)將檢查中發(fā)現(xiàn)的問題列出明細，匯報給經理; (3)審批簽字后，于每天中 午 12:00 前將上述表 格與《出勤簿》一起上報人事部;

　　4.取《出勤簿》

　　每天 16:00 后到人事部將《出勤簿》取。

　　5.匯總統(tǒng)計

　　(1)每月 2 日前，參照《出勤簿》將上月部門每 名員工的出勤情況，并將統(tǒng)計情況填寫到 《月 份出勤情況報表》上，對于缺勤情況寫 明缺勤天數及原因;(2)對于當月新到崗員工，應注明 到崗時間;(3)將填寫好的《月份出勤情況報表》上報部門經理審批簽字; (4)每月 2 日前報 送人事部;

　　六、獎金核算

　　1.抄寫獎金撥入數

　　(1)接到人事部勞動工資核算員抄寫部門獎金 撥入數的通知后，應于當日到人事部抄寫;(2) 抄寫時，注意核查所撥入的獎金數額是否正確，如有異議向人事部勞動工資核算員咨詢。

　　2.分解酒店扣罰

　　(1)到質檢部領取上月酒店對部門的《扣罰匯總 表》; (2)按照《扣罰匯總表》上所列的扣 罰情況核對 《罰款單》，對《罰款單》不全的，要立即 到相關部門進行領取;(3)按酒店扣罰 及連帶比例，對《罰款單》進行 分解，責任到人;(4)按分解好的扣罰，填寫《扣罰明細表》。

　　3.申請減免

　　(1)對需要申請酒店給予減免的扣罰，應以 MEMO 形式列出處罰項目及罰款單號，注 明申請減免 的原因;(2)將寫好的減免申請上報經理審批簽字;(3)于酒店下發(fā)獎金撥入數之日起三日內， 將經 理簽字確認后的減免申請上報質檢部進行審批。

　　4.統(tǒng)計內部扣罰

　　(1)參照《員工日考評表》統(tǒng)計部門員工個人的部門內部扣罰總數; (2)匯總部門內部扣罰總 數。

　　5.計算獎金

　　(1)對部門的獎金撥入數進行二次 (2)請示經理如何進行內部加發(fā);(3)員工當月獎金實發(fā) 金額=員工當月獎金應 發(fā)金額+加發(fā)金額-酒店扣罰金額-部門扣 罰金額。

　　6.填表

　　(1)將每位員工的獎金應發(fā)金額、加發(fā)金額、酒 店扣罰金額、部門扣罰金額、實發(fā)金額分別 填 寫到《月份獎金發(fā)放明細表》上;(2)在《月份獎金發(fā)放明細表》的填表人一欄簽字。 ⒈月份 獎 金發(fā)放 明細表

　　7.審批上報

　　(1)將做好的《月份獎金發(fā)放明細表》連同《扣 罰明細表》一起上報經理審批簽字;(2)在人 事部下達的規(guī)定上交的時間內將經理 審批簽字的《月份獎金發(fā)放明細表》上報給 人事部勞動工 資核算員。

　　8.發(fā)放

　　(1)當接到財務部現(xiàn)金出納員通知領取獎金的 通知后，到財務部辦理領取手續(xù) (2)按照《月 份獎金發(fā)放明細表》上所列的實發(fā) 金額進行發(fā)放，并由領取人簽字。

　　9.交表

　　將員工領用簽字的《月份獎金發(fā)放明細表》 交財務部現(xiàn)金出納員;

　　七、用心做事事例匯總

　　⒈篩選 每天對員工上報的用心做事事例經篩選后， 填寫在《以情服務、用心做事典型事例匯總表》 上。

　�、采蠄� (1)將填寫好的《以情服務、用心做事典型事例 匯總表》上報經理進行審閱;(2)于每天下班 前將經理審閱簽字后的《以情服 務、用心做事典型事例匯總表》上報企業(yè)文化部。

　�、车怯� 將當天上報的員工用心做事的事例登記在 《用心做事事例匯總表》上，要注明姓名、 事例 發(fā)生日期及內容。

文員崗位說明書9

　　崗位職責：

　　1、普通工作人員職位，協(xié)助上級執(zhí)行一般的不需較多工作經驗的任務；

　　2、直接為經理提供秘書服務；

　　3、能獨立處理突發(fā)事件，或當老板不在時能主動處理一些緊迫事務；

　　4、與其他部門的'經理進行溝通；

　　5、確定并安排會議時間；

　　6、負責會議材料的整理、存檔工作；

　　7、完成上級交給的其它事務性工作。

　　任職資格：

　　1、公關、行政管理、企業(yè)管理等相關專業(yè)本科以上學歷；

　　2、三年以上總經理助理工作經驗，有本領域工作經驗者優(yōu)先；

　　3、知識結構較全面，具有豐富的管理經驗，了解法律及財務方面的知識，能夠迅速掌握與公司業(yè)務有關的各種知識；

　　4、有較強的組織、協(xié)調、溝通、領導能力及人際交往能力以及敏銳的洞察力，具有很強的判斷與決策能力，計劃和執(zhí)行能力；

　　5、良好的團隊協(xié)作精神，為人誠實可靠、品行端正；

　　6、熟練使用辦公軟件。

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