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職位說明書(必備)
分類
職位說明書主要包括兩個(gè)部分：一是職位描述，主要對職位的工作內(nèi)容進(jìn)行概括，包括職位設(shè)置的目的、基本職責(zé)、組織圖、業(yè)績標(biāo)準(zhǔn)、工作權(quán)限等內(nèi)容；二是職位的任職資格要求，主要對任職人員的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行概括，包括該職位的行為標(biāo)準(zhǔn)，勝任職位所需的知識、技能、能力、個(gè)性特征以及對人員的培訓(xùn)需求等內(nèi)容。職位說明書的這兩個(gè)部分并非簡單的羅列，而是通過客觀的內(nèi)在邏輯形成一個(gè)完整的系統(tǒng)。
作用
1．為招聘、錄用員工提供依據(jù)
2．對員工進(jìn)行目標(biāo)管理
3．是績效考核的基本依據(jù)
4．為企業(yè)制定薪酬政策提供依據(jù)
5．員工教育與培訓(xùn)的依據(jù)
6．為員工晉升與開發(fā)提供依據(jù)
構(gòu)成
職位說明書根據(jù)用途不同有各種不同的標(biāo)準(zhǔn)，通常使用的是內(nèi)部管理用途的職位說明書，但是烽火獵聘公司根據(jù)招聘市場的特點(diǎn)，提出了招聘用職位說明書的提法。內(nèi)部管理用途的職位說明書的一般是下面的有機(jī)組成部分構(gòu)成的：
一、職位名稱。例如，拿人力資源部門的經(jīng)理來說，以下簡稱HRM。職位名稱應(yīng)該寫為經(jīng)理。
二、部門名稱。HRM的部門名稱應(yīng)該寫為人力資源部。
三、任職人。要寫上任職人的名字。并要有任職人簽字的地方，以示有效性。
四、直接主管。HRM的直接主管應(yīng)該寫為分管副總經(jīng)理。要提供直接主管簽字的地方，以示有效性。
五、任職時(shí)間。任職時(shí)間也就是生效時(shí)間，一般也就是與勞動合同的時(shí)間一致。
六、任職條件。包括學(xué)歷要求，工作經(jīng)驗(yàn)要求，特殊技能等等。如HRM的特殊技能是指掌握現(xiàn)代人力資源管理運(yùn)作模式，熟悉國內(nèi)人力資源管理政策法規(guī)及人才市場動態(tài)等等。
七、下屬人數(shù)。指的是部門內(nèi)所管轄的人數(shù)。
八、溝通關(guān)系。一般分為外部與內(nèi)部兩個(gè)層面。如HRM的內(nèi)部溝通有分管副總經(jīng)理，部門經(jīng)理與員工。外部溝通有上級主管部門，所在城市人事勞動部門，各主要媒體或招聘網(wǎng)站，各主要培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，應(yīng)聘人員或同行，相關(guān)行業(yè)協(xié)會。
九、職位設(shè)置的目的。如HRM的職位目的為：根據(jù)公司戰(zhàn)略發(fā)展需求，設(shè)計(jì)運(yùn)用人力資源管理模式和相關(guān)激勵(lì)政策，激發(fā)員工潛力，開發(fā)人才，實(shí)現(xiàn)人力資源開發(fā)在行業(yè)內(nèi)具有市場領(lǐng)先者的目標(biāo)。
十、行政權(quán)限。指的是在公司所擁有的財(cái)務(wù)權(quán)限和行政審批權(quán)限等。
十一、工作內(nèi)容和職責(zé)。這是職位說明書重之又重的地方，所耗費(fèi)的筆墨也最多。包括了職責(zé)范圍與負(fù)責(zé)程度，衡量標(biāo)準(zhǔn)等。如HRM的職責(zé)包括這幾方面：組織體系與制度；培訓(xùn)；人事考核與績效評估；招聘；薪酬激勵(lì)政策；職位管理，部門管理與建設(shè)等等。
十二、能力要求與個(gè)性傾向與特征等。屬于個(gè)性化的東西，應(yīng)該算是職位的修正要求吧。
十三、職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃。包括職位關(guān)系與理論支持。職位關(guān)系又分為直接晉升的職位，相關(guān)轉(zhuǎn)換的職位，升遷至此的職位。理論支持是指學(xué)習(xí)和培訓(xùn)所達(dá)到的相關(guān)要求。
職位說明書編制要點(diǎn)
職位說明書編制要點(diǎn)
1、對職位的描述，不是任職者的現(xiàn)在工作
2、不局限于現(xiàn)狀，著眼于組織設(shè)定崗位需要
3、針對對崗位而不是人
4、歸納而非羅列
職位說明書一般用表單形式編制，通常分七大部分設(shè)計(jì)表單：
1、基本信息：職位名稱，部門，直接上級，所屬下級，職責(zé)分析日期，編寫日期等；
2、職位目的：對職位概述；
3、職責(zé)和權(quán)限：分主要職責(zé)權(quán)限、相關(guān)職責(zé)權(quán)限和臨時(shí)性工作；
4、工作關(guān)系：分內(nèi)部關(guān)系和外部關(guān)系，包括聯(lián)系部門、人員；
5、任職資格：包括教育水平、工作經(jīng)驗(yàn)、技能和水平、個(gè)性和品質(zhì)等；
6、考核指標(biāo)，權(quán)重，薪資等級，職位發(fā)展方向；
7、工作環(huán)境。
職責(zé)描述常見錯(cuò)誤
職責(zé)描述中常見的主要錯(cuò)誤情形有以下幾種：
�。�1）活動描述過多，看不出活動的真正結(jié)果。
�。�2）動詞不準(zhǔn)確，無法反映該職位的工作過程和角色。
�。�3）只有結(jié)果，活動過程的描述卻很模糊。
（4）職位貢獻(xiàn)不是最終的結(jié)果（過程性結(jié)果的羅列）。
�。�5）各條的應(yīng)負(fù)責(zé)任有相互排斥的內(nèi)容。
職位說明書撰寫六大問題及解決對策
一、部門職責(zé)分解不充分、不完全（在下屬職位中沒有得到充分的分解，部分職責(zé)沒有相關(guān)職位具體承擔(dān)）
1、對部門所有職位職責(zé)進(jìn)行匯總合并，與部門職責(zé)對比，然后明確責(zé)任職位進(jìn)行填充；
2、對同一部門職責(zé)，不同層級的職位可能擔(dān)負(fù)責(zé)任不一樣，必須進(jìn)行分級詳細(xì)的描述；
3、如是部門經(jīng)理和業(yè)務(wù)口主管，請?zhí)砑友a(bǔ)充組織建設(shè)相關(guān)內(nèi)容。
二、工作領(lǐng)域的劃分不合理、不全面（某些職位從頭到尾只有一個(gè)領(lǐng)域，某些職位一條職責(zé)對應(yīng)一個(gè)領(lǐng)域）
1、準(zhǔn)確理解職位主要職責(zé)；
2、可參考部門工作領(lǐng)域?qū)Ρ韭毼贿M(jìn)行劃分；
3、如本職位是負(fù)責(zé)部門工作領(lǐng)域中的單個(gè)領(lǐng)域，請根據(jù)具體的職責(zé)用合并屬性同類項(xiàng)的方式進(jìn)行領(lǐng)域劃分。
三、職責(zé)描述不符合要求（不規(guī)范、不準(zhǔn)確、不全面，有重復(fù)、交叉現(xiàn)象）
1、請統(tǒng)一按“動詞＋內(nèi)容＋目的”的方式進(jìn)行規(guī)范、準(zhǔn)確、全面地描述，做到無重復(fù)、無交叉，以利于體現(xiàn)職位價(jià)值和提取績能衡量指標(biāo)。
2、 “應(yīng)負(fù)的職責(zé)及目的”是指做哪一類的事，這個(gè)職位負(fù)什么樣的責(zé)任，完成這項(xiàng)職責(zé)的目的是什么。
四、職位概要描述不符合要求（不規(guī)范、不準(zhǔn)確、不全面）
1、準(zhǔn)確理解職位主要職責(zé)；
2、按要求描述；
3、從主要工作領(lǐng)域中組合職位概要描述中的主要內(nèi)容
五、學(xué)歷與經(jīng)驗(yàn)要求過高或過低（某些職位的學(xué)歷與經(jīng)驗(yàn)是寫的編寫者個(gè)人的學(xué)歷與經(jīng)驗(yàn)）
1、職位說明是針對職位的，不是針對個(gè)人的。
2、學(xué)科專業(yè)描述要符合規(guī)范。
六、基本素質(zhì)和知識技能混淆/重疊
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