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秘書應(yīng)具備的素養(yǎng)
作為秘書人員，知識(shí)一定要過(guò)硬才能應(yīng)對(duì)不同的情況，那么文秘應(yīng)該具備哪些知識(shí)素養(yǎng)呢，下面是小編精心整理的秘書應(yīng)具備的素養(yǎng)，希望對(duì)大家有所幫助。
秘書應(yīng)具備的素養(yǎng)
一、秘書的業(yè)務(wù)素質(zhì)
秘書的業(yè)務(wù)素質(zhì)表現(xiàn)為與秘書的本職工作密切相關(guān)的一些能力要求。由于秘書工作的內(nèi)容豐富多樣，所以秘書的能力要求也很多，這些能力要求根據(jù)秘書工作的分類，大致可分為辦事、撰文和技術(shù)三種，我們對(duì)這三種能力分作介紹。
(一)辦事的能力
“秘書部門是辦事機(jī)構(gòu)，秘書的基本職能就是辦事，辦事能力是秘書工作的重要能力”�！稗k事能力”是我們習(xí)慣上的說(shuō)法，其實(shí)，它是由多種能力合成的，主要包括以下幾個(gè)方面。
1.調(diào)查研究的能力。“調(diào)查研究是指人們深入現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行考察，以探求客觀事物的真相、性質(zhì)和發(fā)展規(guī)律的活動(dòng)”。調(diào)查研究是秘書人員重要的業(yè)務(wù)之一，為了當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，為了為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)作出決策、制定政策提供依據(jù)，為了起草報(bào)告、處理公文、處理來(lái)信來(lái)訪、辦理議案提案都必須做好調(diào)查研究。為此，秘書必須熟練掌握調(diào)查研究的各項(xiàng)程序、調(diào)查研究的方式方法和處理調(diào)查材料的能力。
2.理解和領(lǐng)會(huì)能力。要有較高的理解領(lǐng)會(huì)能力，關(guān)鍵要聽(tīng)得快，聽(tīng)得清，記得牢。為此，要有集中的注意力，靈敏的反應(yīng)力，深刻的理解力，牢固的記憶力和精湛的品評(píng)力。
3.口語(yǔ)表達(dá)能力。這是對(duì)秘書的特殊要求。會(huì)說(shuō)話這是一門學(xué)問(wèn)，而且是事關(guān)辦事的成敗的基礎(chǔ)。會(huì)說(shuō)話最起碼要做到三點(diǎn)：口齒清楚;表達(dá)準(zhǔn)確;懂得說(shuō)話藝術(shù)。前兩條是基本的，第三條石進(jìn)一步要求，它包括了感染力、說(shuō)服力、風(fēng)度、禮貌等，需要我們由淺而深的去掌握。
4.應(yīng)變能力。世界上的事物是瞬息萬(wàn)變、不斷發(fā)展的，人們辦事的計(jì)劃和方案，常常會(huì)與現(xiàn)實(shí)不太相符，甚至大相徑庭;有時(shí)會(huì)突然變化，把原來(lái)的計(jì)劃和方案完全打亂。在這種情況下，辦事人員要胸有成竹，臨機(jī)不亂，迅速作出決策，一案不行另?yè)Q一案，原則不變，靈活處置，以達(dá)到預(yù)期目的。
5.交際能力。處理人際關(guān)系是一門學(xué)問(wèn)，而交際能力又是處理人際關(guān)系的重要因素。一個(gè)秘書如果很善于交際，見(jiàn)面就熟，是人很容易接近，也容易被人信賴，那么辦事的成功率就會(huì)比較高�！敖浑H能力又大多體現(xiàn)在協(xié)調(diào)工作和與領(lǐng)導(dǎo)的相處當(dāng)中，而這兩方面對(duì)于秘書人員事業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要”，所以學(xué)習(xí)交際藝術(shù)，提高交際能力，并非無(wú)足輕重。
還有其他一些能力。總之，辦事能力是個(gè)綜合水平的體現(xiàn)。
(二)較強(qiáng)的文字處理能力
文字處理能力是秘書人員的基本功。秘書幾乎整天與文字打交道，人們常把秘書成為“秀才”，道理正在于此。
“秘書人員的文字處理能力，不是單純的文筆技巧問(wèn)題，它實(shí)際是較高的政治理論水平、豐富的科學(xué)文化知識(shí)和現(xiàn)實(shí)資料信息、較強(qiáng)的分析和認(rèn)識(shí)問(wèn)題的能力以及流暢的文筆等多方面素養(yǎng)的綜合反映，也是一種綜合性能力”。
秘書人員文字處理能力的形成和提高，既須作綜合的努力，有有賴于長(zhǎng)期的、反復(fù)的、刻苦的寫作實(shí)踐。只有在寫作實(shí)踐中進(jìn)一步對(duì)有關(guān)寫作知識(shí)加以消化，做到心領(lǐng)神會(huì)，下筆才能左右逢源。提高文字處理能力的關(guān)鍵是自己多寫多練。
(三)熟練掌握辦公自動(dòng)化設(shè)備的技能
論秘書應(yīng)具備的素質(zhì)論秘書應(yīng)具備的素質(zhì)“隨著時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)代技術(shù)在辦公室已經(jīng)普遍應(yīng)用，辦公室很多工作日趨自動(dòng)化，所以秘書人員為了完成本職工作，還必須熟練掌握辦公自動(dòng)化設(shè)備”[⑥]。這些技術(shù)主要包括：微電腦技術(shù)、打字技術(shù)、復(fù)印技術(shù)、縮微技術(shù)、攝影技術(shù)、錄音錄像技術(shù)、速記技術(shù)、書法技術(shù)、編輯技術(shù)、校對(duì)技術(shù)。在目前條件下，秘書人員應(yīng)掌握的主要技能有：會(huì)使用文字處理機(jī)、電子計(jì)算機(jī)、多功能電話、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等，還要懂得其簡(jiǎn)單構(gòu)造，掌握維修保養(yǎng)方法。同時(shí)，學(xué)會(huì)用電腦起草、修改文件，以及檔案資料檢索，縮微攝影技術(shù)等。秘書人員不僅要學(xué)會(huì)硬件操作，而且軟件編制，成為既懂秘書業(yè)務(wù)又懂電腦技術(shù)的通才。一方面秘書隊(duì)伍應(yīng)有一批專業(yè)的技術(shù)能手，另一方面所有人員都應(yīng)掌握自己工作中要用到的技術(shù)手段。
二、智能素質(zhì)
業(yè)務(wù)素質(zhì)決定于智能的高低、強(qiáng)弱，智能是業(yè)務(wù)能力的基礎(chǔ)。因此，秘書人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與他們的智能素質(zhì)密切相關(guān)。
智能素質(zhì)包括五方面：知識(shí)結(jié)構(gòu)，思維能力，臨機(jī)處事能力，記憶能力和自省能力。
(一)完善的知識(shí)結(jié)構(gòu)
秘書由于長(zhǎng)期從事文字工作，這就要求他們有完善的知識(shí)結(jié)構(gòu)作為其擁有良好文筆和敏捷才思的基礎(chǔ)。秘書應(yīng)該具有的這種知識(shí)結(jié)構(gòu)主要包括：國(guó)際政治，國(guó)內(nèi)政策，歷史，文化，民族知識(shí)，邏輯科學(xué)，領(lǐng)導(dǎo)方法，民主集中制原則，決策科學(xué)等。此外，工作經(jīng)驗(yàn)、社會(huì)閱歷也是知識(shí)，而且是開(kāi)發(fā)智力和才干的重要知識(shí)。這不是要求秘書人員對(duì)每一門知識(shí)都精讀，而是要求對(duì)一般只是懂得即可，而對(duì)有所側(cè)重的知識(shí)要懂得很多、很深，這樣才能做好秘書工作。這種完善的知識(shí)結(jié)構(gòu)需要秘書在日常生活中要不斷學(xué)習(xí)積累才能完成。
(二)思維能力
人智能的高低，是有思維能力開(kāi)發(fā)程度決定的。所以思維能力的開(kāi)發(fā)尤其要引起秘書的注意。從秘書工作的角度看，這種思維能力主要包括：語(yǔ)言表達(dá)能力，邏輯能力，思辨能力，認(rèn)識(shí)能力，領(lǐng)會(huì)能力等。
1.語(yǔ)言表達(dá)能力。語(yǔ)言是表達(dá)思想、進(jìn)行交際的工具，絕對(duì)離不開(kāi)思維。甚至可以說(shuō)，沒(méi)有思維就沒(méi)有語(yǔ)言，沒(méi)有語(yǔ)言也就表達(dá)不出思維結(jié)果。思維越深刻、越復(fù)雜，越需要語(yǔ)言加以正確表達(dá);詞匯越豐富、語(yǔ)言表達(dá)能力越強(qiáng)，表達(dá)思維的能力就越強(qiáng)。一個(gè)秘書人員，既不斷通靈道人打交道，有不斷同各種普通人打交道，缺乏思維能力，語(yǔ)言表達(dá)能力低，就會(huì)影響智能的發(fā)揮。
2.邏輯能力，思維能力，認(rèn)識(shí)能力。這幾方面都是思維的基本功和基本要素。秘書人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)這三方面的鍛煉，以提高思維的能力，從而能夠熟練地運(yùn)用邏輯思維辨別、認(rèn)識(shí)事物的現(xiàn)象和本質(zhì)，這樣可以鍛煉一個(gè)人的智能。
3.領(lǐng)會(huì)能力。它包括聽(tīng)力、反映反射能力，它是秘書人員必不可少的智能。上級(jí)交代意圖、布置工作要領(lǐng)會(huì)，下邊匯報(bào)情況、請(qǐng)示工作，也要領(lǐng)會(huì)。秘書人員必須反應(yīng)快、領(lǐng)會(huì)準(zhǔn)，才能正確貫徹意圖，提高辦事效率。
(三)臨機(jī)處事能力
“臨機(jī)處事能力和應(yīng)變能力很相近，但還不只是應(yīng)變能力，而是在一切情況下表現(xiàn)的反應(yīng)迅速、思路敏捷、處置泰然、機(jī)制靈活的智能”。它是以知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和思維力做后盾的，并與心理素質(zhì)、行為智能和精神狀態(tài)密切相關(guān)。這些，一要靠思維開(kāi)發(fā)，二要在實(shí)際工作中學(xué)習(xí)和鍛煉。秘書工作內(nèi)容豐富，千頭萬(wàn)緒，缺乏臨機(jī)處事能力的秘書人員是做不好工作的。如果遇到緊急事件，一般都是秘書人員先知道然后報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)人指示搶救，做好善后工作。秘書人員接到這樣的突發(fā)事件的信息后，要做到臨危不亂，搞清事件情況，及時(shí)準(zhǔn)確向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
(四)記憶能力
很強(qiáng)的記憶力是秘書人員必備的基本功。為了工作方便，秘書人員必須善于認(rèn)人、記人、記事。這就要求秘書人員強(qiáng)記博取，應(yīng)付自如。記人除了掌握方法、訣竅之外，主要還靠平時(shí)勤下功夫多動(dòng)腦子。
(五)自省能力
自省能力又叫反思能力，是指一個(gè)人隨時(shí)回顧自己的言行，總結(jié)自己成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)自己的過(guò)失和不足。常常自省的人，容易開(kāi)發(fā)智能和增長(zhǎng)才干。秘書人員是腦力勞動(dòng)者，多數(shù)情況下要靠發(fā)揮聰明才智完成各種任務(wù)，而他們的工作又是為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)人服務(wù)的，特別要求事情辦得妥帖、得體，這就要不斷反思自己的言行。使智能和才干在不斷的總結(jié)中增長(zhǎng)起來(lái)。
三、心理素質(zhì)
秘書人員的心理素質(zhì)與做好工作很有關(guān)系。就一般情況說(shuō)，秘書人員應(yīng)具備的良好心理素質(zhì)包括以下幾方面。
(一)堅(jiān)毅的意志
意志是自覺(jué)地確定目的，并支配行動(dòng)，以實(shí)現(xiàn)預(yù)定目的的心理活動(dòng)。意志有自覺(jué)性、堅(jiān)韌性、果斷性和頑強(qiáng)性等積極品質(zhì);也有盲目性、脆弱性、優(yōu)柔性和頑固性等消極品質(zhì)。秘書人員要鍛煉和培養(yǎng)自己堅(jiān)定意志的毅力，在確定目的和接受任務(wù)時(shí)，要加強(qiáng)自覺(jué)性，克服盲目性;在遇到困難和挫折時(shí)，要堅(jiān)忍不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而廢;在復(fù)雜的情況下辦文辦事，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理問(wèn)題時(shí)，在多出主意，有自信心，當(dāng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)要及時(shí)上報(bào)，做錯(cuò)事及時(shí)改正。
(二)隨和的性格
性格是表現(xiàn)在人的態(tài)度和行為方面的比較穩(wěn)定的心理特征的總和。秘書作為“內(nèi)管家”，要處處關(guān)心工作，關(guān)心集體和關(guān)心群眾，對(duì)集體不能漠不關(guān)心，對(duì)待群眾，要盡力合群，融洽相處，不要孤獨(dú)怪僻，脫離群眾。性格內(nèi)向的，要多看到工作中有利條件，增強(qiáng)自強(qiáng)，自信、自愛(ài)，千方百計(jì)的完成工作任務(wù)。一般來(lái)說(shuō)，對(duì)秘書人員的性格要求是：豁達(dá)開(kāi)朗、意志堅(jiān)強(qiáng)、敏捷應(yīng)變、幽默風(fēng)趣、友愛(ài)合作。
(三)平穩(wěn)的情感
情感是人的喜怒哀樂(lè)等心理狀態(tài)。秘書的情感是秘書對(duì)客觀事物是否符合其需要而產(chǎn)生的內(nèi)心體驗(yàn)。優(yōu)秀的秘書應(yīng)自覺(jué)培養(yǎng)自己良好的情感品質(zhì)，清醒把握自己的情緒狀態(tài)，保持穩(wěn)定的心境，能鎮(zhèn)靜、從容、敏捷、果斷地處理問(wèn)題。要加強(qiáng)情操的修養(yǎng)，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。
(四)應(yīng)變的興趣
興趣是人們力求認(rèn)識(shí)某種事物或從事某種活動(dòng)的傾向，即通常人們所說(shuō)的愛(ài)好。興趣也是一種具有積極情緒色彩的心理傾向，是社會(huì)實(shí)踐中形成和發(fā)展起來(lái)的，也可以在社會(huì)時(shí)間中改變。當(dāng)一個(gè)人對(duì)某種事物具有興趣時(shí)，他就把自己的注意力經(jīng)常集中和趨向于某種事物上，同時(shí)對(duì)該事物產(chǎn)生一定的情感。優(yōu)秀的秘書應(yīng)自覺(jué)培養(yǎng)對(duì)本職工作的興趣，以百倍的精力、滿腔的熱情投入其中。培養(yǎng)了良好的興趣，能使之在工作中產(chǎn)生愉快、興奮的積極情緒體驗(yàn)，自覺(jué)提高職業(yè)素質(zhì)，高效完成工作任務(wù)。
四、職業(yè)道德素質(zhì)
職業(yè)道德就是源于職業(yè)本質(zhì)、具有職業(yè)特征的行為規(guī)范。職業(yè)道德是職業(yè)的生命。秘書的職業(yè)道德主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
(一)“忠于職守，自覺(jué)履行各項(xiàng)職責(zé)各行各業(yè)的工作人員，都要忠于職守，熱愛(ài)本職。這是職業(yè)道德的一條主要規(guī)范”。作為秘書人員忠于職守就是要忠于秘書這個(gè)特定的工作崗位，自覺(jué)履行秘書的各項(xiàng)職責(zé)，認(rèn)真輔助領(lǐng)導(dǎo)做好各項(xiàng)工作。要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，不擅權(quán)越位，不摻雜私念，不瀆職。
(二)兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無(wú)名英雄兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無(wú)名英雄，就是要求秘書人員埋頭苦干，任勞任怨。秘書工作性質(zhì)，決定其工作主要是實(shí)干。要圍繞領(lǐng)導(dǎo)的工作來(lái)展開(kāi)活動(dòng)，要求招之即來(lái)，來(lái)之能干，在具體而緊張的工作中，腳踏實(shí)地，密切聯(lián)系實(shí)際和群眾，不計(jì)個(gè)人得失，有著吃苦耐勞甚至委曲求全的精神。
(三)謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道，熱情服務(wù)謙虛謹(jǐn)慎，應(yīng)是秘書人員應(yīng)具有的美德。秘書人員不能因?yàn)樵陬I(lǐng)導(dǎo)身邊工作而自命不凡、自以為是，要平等地同各職能部門商量工作，虛心聽(tīng)取他們的意見(jiàn)，在工作中要善于協(xié)調(diào)矛盾，搞好合作。辦事要公道正派。秘書人員對(duì)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)群眾都要一視同仁，秉公辦事，平等相待。切忌因人而異，親疏有別，更不能看來(lái)頭辦事情。只有公道正派的秘書人員，才能做到胸襟寬闊，在工作中充滿朝氣和活力。熱情服務(wù)。秘書人員要把為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為本單位各職能部門服務(wù)，為群眾服務(wù)當(dāng)作自己的神圣職責(zé)，要充分認(rèn)識(shí)自己所從事的工作所具有的重要作用。
(四)遵紀(jì)守法，廉潔奉公，不假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私遵紀(jì)守法、廉潔奉公，是秘書人員職業(yè)活動(dòng)能夠正常進(jìn)行的重要保證。遵紀(jì)守法指的是秘書人員要遵守職業(yè)紀(jì)律和與職業(yè)活動(dòng)相關(guān)的法律、法規(guī)。廉潔奉公是高尚道德情操在職業(yè)活動(dòng)中的重要體現(xiàn)，是秘書人員應(yīng)有的思想道德品質(zhì)和行為準(zhǔn)則。它要求秘書人員在職業(yè)活動(dòng)中要堅(jiān)持原則，不利用職務(wù)之便假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀取私利，不搞你給我一點(diǎn)“好處”，我回報(bào)你一點(diǎn)“實(shí)惠”的所謂“等價(jià)交換”。要以國(guó)家、人民和本單位整體利益為重，自覺(jué)奉獻(xiàn)，不為名利所動(dòng)，以自己的實(shí)際行動(dòng)抵制和反對(duì)不正之風(fēng)。
(五)恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密秘書人員恪守信用，就是要遵守信用、遵守時(shí)間、遵守諾言，言必信，行必果。遵守時(shí)間，領(lǐng)導(dǎo)找秘書人員匯報(bào)工作，秘書人員不準(zhǔn)遲到。秘書人員自己安排的會(huì)議或會(huì)談，自己要事先到場(chǎng)，并做好一切準(zhǔn)備工作。秘書人員要嚴(yán)格遵守諾言，一經(jīng)允諾的事情就要盡力辦到，遇到曲折變化，要事先說(shuō)明原因，使人信服。嚴(yán)守機(jī)密�！懊貢藛T一個(gè)顯著的特點(diǎn)，是掌握的機(jī)密較多”，因此，要求秘書人員必須具備嚴(yán)守機(jī)密的職業(yè)道德，自覺(jué)加強(qiáng)保密觀念。
高級(jí)秘書應(yīng)具備的素質(zhì)
1、 高效的工作能力。
能將瑣碎繁忙的工作變得井然有序，能適應(yīng)各種環(huán)境的變化和工作節(jié)奏的突變。做到臨危受命、忙而不亂。
2、 善于人際溝通。
秘書最重要的職能是上傳下達(dá)。當(dāng)老板和員工之間的溝通有了障礙，甚至影響到了團(tuán)隊(duì)關(guān)系和公司的動(dòng)作，秘書應(yīng)該用溝能的藝術(shù)，化解上下級(jí)之間的尷尬和猜疑。
3、 有外交家的平衡術(shù)。
躋身于公司各種勢(shì)力格局中，善于靈巧應(yīng)對(duì)，能把握各種利害關(guān)系，找到一個(gè)最佳平衡點(diǎn)。
4、 能擔(dān)當(dāng)重要責(zé)任。
高級(jí)秘書負(fù)責(zé)各領(lǐng)導(dǎo)層的溝通和聯(lián)絡(luò)，甚至草擬文件、替上級(jí)制訂計(jì)劃。大膽謹(jǐn)慎地扮演好一個(gè)管理者的角色。此外，作為領(lǐng)導(dǎo)最親近的人，非常容易暴露缺點(diǎn)和犯錯(cuò)。因此，謹(jǐn)言慎行、張弛有度，深入了解領(lǐng)導(dǎo)的喜好是有用的護(hù)身符。
5、 有良好的社交能力。
熟悉地方政府官員、公司客戶、上級(jí)的親朋好友等與上級(jí)相關(guān)的“人脈圈”，并與他們建立良好的公共關(guān)系。這時(shí)公關(guān)技巧的運(yùn)用是必不可少的。
此外，服務(wù)于不同的行業(yè)，對(duì)高級(jí)秘書的要求也會(huì)有所差異，如律師事務(wù)所需要懂得相關(guān)法律知識(shí)的秘書，而商務(wù)公司中又需要有良好的商務(wù)談判能力和協(xié)調(diào)能力，最好還能具備企業(yè)管理知識(shí)、財(cái)務(wù)知識(shí)等。作為一個(gè)重實(shí)踐的工作，需要長(zhǎng)期經(jīng)驗(yàn)的累積，因此一般年齡在30-40歲左右的女性是最合適的。
秘書工作需要具備哪些素質(zhì)
基本素質(zhì)
身體素質(zhì)：健康的身體應(yīng)該是做好任何工作的一個(gè)重要前提。要有一個(gè)健康的體魄。身體 狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。
心理素質(zhì)：要時(shí)刻 保持良好的心態(tài)，心理狀態(tài)要正常，不要被情緒所左右。每一天都應(yīng)以平和的心 態(tài)從事自己的工作。一個(gè)有著心理障礙的人，一個(gè)對(duì)社會(huì)充滿仇恨的人，一個(gè)喜怒 無(wú)常的人是不可能做好秘書工作的。
業(yè)務(wù)素質(zhì)
理論知識(shí)：必須認(rèn)識(shí)到理論學(xué)習(xí)的重要性，一方面要掌握扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)， 包括法律、外語(yǔ)、經(jīng)貿(mào)以及對(duì)業(yè)務(wù)工作有幫助的其它知識(shí)。
實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)：要注意總結(jié)工作中好的經(jīng)驗(yàn)，盡量避免走彎路，要經(jīng)常進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，要多 向有經(jīng)驗(yàn)的人學(xué)習(xí)。
辦事能力：秘書工作繁雜、瑣 碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能力，無(wú)論是辦案，辦會(huì)，還是處理日常事 務(wù)，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提高辦事效率并應(yīng)掌握一定的辦事方法與技 巧。
文化素質(zhì)
社會(huì)科學(xué)學(xué)好專業(yè)知識(shí)應(yīng)是起碼的要求，而懂得一點(diǎn)文史哲，具備一定的文 化素養(yǎng)，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可對(duì)工作有所裨益。
外語(yǔ)：我們辦理的案件中，涉外案件占有很大的比例，經(jīng)常涉及外國(guó)當(dāng)事人，對(duì)外交 往中，無(wú)論是書面的，還是口頭的，都要經(jīng)常運(yùn)用外語(yǔ)。我們要使自己成為既懂 業(yè)務(wù)又懂外語(yǔ)的，“兩條腿走路”的人才。
此外，學(xué)會(huì)一些 有益的技能，如電腦、開(kāi)車，琴棋書畫等，也是很有好處的。
俗話說(shuō)，“藝不壓身”如果你具備了一定的素養(yǎng)，掌握了某種技能，總會(huì)有你 顯山露水那一天，同樣，假如你在那一方面尚存缺陷，則一定會(huì)有你無(wú)地自容的那 一刻。
但有一點(diǎn)要明確，我們必須始終圍繞本職工作這個(gè) “重心”，在做好本職工作的前提下，才能再去充實(shí)自己的其它知識(shí)與技能，而絕不 能沖淡“主題”，更不能“不務(wù)正業(yè)”。
企業(yè)秘書應(yīng)具備的十種基本素質(zhì)
1. 忠誠(chéng)
對(duì)秘書而言，忠誠(chéng)是職業(yè)道德的根本所在，是秘書最大的德，檢驗(yàn)的標(biāo)準(zhǔn)重點(diǎn)是看政治上是否可靠，是否真心向組織、向領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。敢于向領(lǐng)導(dǎo)講真話，講實(shí)話，反映真實(shí)情況。領(lǐng)導(dǎo)不需要等靠依賴的秘書，有時(shí)經(jīng)過(guò)獨(dú)立思考而堅(jiān)持自我觀點(diǎn)的秘書，比一個(gè)不經(jīng)思索而接受領(lǐng)導(dǎo)觀點(diǎn)的秘書更值得肯定。負(fù)責(zé)也不光是順從，秘書要知道領(lǐng)導(dǎo)的難處，積極主動(dòng)地出謀劃策，同時(shí)還要敢于擔(dān)當(dāng)，甘于受過(guò)，有時(shí)可能會(huì)受一些委屈。
2. 學(xué)習(xí)
“非學(xué)無(wú)以廣才，非志無(wú)以成學(xué)。”秘書要把學(xué)習(xí)當(dāng)成一種責(zé)任，一種追求。要加強(qiáng)政治理論的學(xué)習(xí)，要熟知黨和國(guó)家的重大方針政策，以及企業(yè)的重大決策部署，努力成為理論方面的“專家”。要加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，熟悉各種類型文稿的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)和寫作規(guī)律，努力成為勝任本職工作的“行家”。要加強(qiáng)多學(xué)科知識(shí)學(xué)習(xí)，了解企業(yè)內(nèi)部管理、安全生產(chǎn)、金融資本等專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)積累，努力成為掌握豐富知識(shí)的“雜家”。
3. 積累
要把積累作為秘書工作的一項(xiàng)行為習(xí)慣，多動(dòng)眼、多動(dòng)腦、多動(dòng)手、多留心，要熟悉掌握領(lǐng)導(dǎo)在不同場(chǎng)合的講話材料，不斷積累知識(shí)、積累思想、積累經(jīng)驗(yàn)。對(duì)認(rèn)真研究、仔細(xì)揣摩過(guò)的資料進(jìn)行再整理的過(guò)程，也是一次學(xué)習(xí)、提高的過(guò)程，日積月累、積久成學(xué)，必定能“厚積而薄發(fā)”。
4. 思維
思維方式?jīng)Q定工作方法，工作方法決定工作水平。秘書思維窄了，就把握不好全局;思維保守了，就打不開(kāi)思路，放不開(kāi)手腳;思維絕對(duì)了，看問(wèn)題就容易走極端。好秘書做工作要多動(dòng)腦筋，不斷進(jìn)行歸納、概括、提煉，透過(guò)現(xiàn)象抓本質(zhì)，找出帶有普遍性的規(guī)律。關(guān)鍵的時(shí)刻能夠打破思維定勢(shì)，活學(xué)活用，形成自己的觀點(diǎn)。同時(shí)還要學(xué)會(huì)辯證地看問(wèn)題，具體問(wèn)題具體分析，全面看待事物的正反兩個(gè)方面。
5. 領(lǐng)悟力
領(lǐng)悟力更多的是看其與領(lǐng)導(dǎo)間的默契程度，領(lǐng)悟力強(qiáng)，工作就會(huì)得心應(yīng)手，否則就會(huì)事倍功半。
一是要準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)的所思所想，清楚他要干什么、解決什么問(wèn)題、達(dá)到什么目的。
二是增強(qiáng)角色意識(shí)，角色決定角度，角度決定高度，站在領(lǐng)導(dǎo)的角度和層面想問(wèn)題、辦事情，關(guān)起門來(lái)當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)。
三是作為文字秘書還要善于領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)性特點(diǎn)和語(yǔ)言風(fēng)格，因人、因事、因時(shí)而異。
6. 睿智
當(dāng)秘書，業(yè)務(wù)不能太單一，除了坐下來(lái)能寫，站起來(lái)還要會(huì)講，走出去還要能干，處理問(wèn)題張馳有度。要善于跟領(lǐng)導(dǎo)溝通，善于跟機(jī)關(guān)和基層溝通，善于跟部門的領(lǐng)導(dǎo)和同事溝通。人太直，則無(wú)智，秘書做事不能太機(jī)械，要以大局為重，靈活性不是工作小技巧，而是人生大本事，固執(zhí)魯莽只能給領(lǐng)導(dǎo)添亂，幫倒忙。
7. 自律
秘書要擺正個(gè)人位置，明白哪些事能做，哪些話能說(shuō)：
一是向上級(jí)報(bào)告工作要實(shí)事求是，向下級(jí)傳達(dá)精神要原汁原味。
二是保密意識(shí)要強(qiáng)，絕不能拿單位的機(jī)密、領(lǐng)導(dǎo)的隱私當(dāng)談資，絕不能拿領(lǐng)導(dǎo)對(duì)某些干部的意見(jiàn)看法等，討好當(dāng)事人。
三是要守住做人做事的底線，把握好自己，不搞特殊化，絕不能打著領(lǐng)導(dǎo)的旗號(hào)辦私事，借助職位之便謀私利。
8. 用心
秘書要在吃透上情，掌握下情，找準(zhǔn)規(guī)律上用心。
一是不能脫離企業(yè)的大環(huán)境、大背景思考問(wèn)題，企業(yè)要求什么，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注什么，這些都應(yīng)該在制度文件和報(bào)告講話中充分體現(xiàn)出來(lái)。
二是要加強(qiáng)對(duì)真實(shí)情況的掌握，注意觀察領(lǐng)導(dǎo)要求和執(zhí)行落實(shí)間的差距，針對(duì)差距提建議。
三是要善于總結(jié)規(guī)律，要通過(guò)調(diào)查研究，把具有普遍性和長(zhǎng)期指導(dǎo)意義的好經(jīng)驗(yàn)融入到規(guī)章制度中去。
9. 嚴(yán)謹(jǐn)
“舉重若輕顯能力，舉輕若重顯精神。”秘書工作處在企業(yè)工作聯(lián)系的中樞環(huán)節(jié)上，一頭連著戰(zhàn)略，一頭連著細(xì)節(jié)，往往越是一些經(jīng)常性、重復(fù)性的工作，越會(huì)因麻痹大意而出現(xiàn)差錯(cuò)。因此，大家必須要把嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)的作風(fēng)落實(shí)到工作的全過(guò)程，克服“一般化”的粗糙做法，杜絕“過(guò)得去”的應(yīng)付思想，努力實(shí)現(xiàn)“辦文零差錯(cuò)、辦會(huì)零失誤、辦事零缺陷”。
10. 心靜
秘書工作是個(gè)苦差事，非淡泊無(wú)以明智，非寧?kù)o無(wú)以致遠(yuǎn)。
一要吃得了這份苦，以積極向上的精神狀態(tài)，正確對(duì)待苦樂(lè)得失，在艱辛中體驗(yàn)快樂(lè)。
二是要保持良好心態(tài)。要學(xué)會(huì)擔(dān)待，不患得患失，領(lǐng)導(dǎo)表?yè)P(yáng)了不忘乎所以，領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)了不鬧情緒。
三是要耐得住寂寞。把主要心思放在工作上，不浮躁、不跟風(fēng)，不在職務(wù)、待遇上迷失了自己。四是要甘于奉獻(xiàn)，甘居幕后，當(dāng)好配角。
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