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董事會秘書工作指南
一、 負責每天、每周、每月的常規(guī)匯總工作。
二、 負責起草社聯(lián)的各項工作匯報。
三、 負責社聯(lián)文件的印發(fā)(如：策劃書、總結書等)。
四、 負責各項會議的記錄工作協(xié)調主席健全社聯(lián)各項規(guī)章制度。
五、 負責各種例會的考勤。
六、 負責辦公室的值班情況及處理相關的日常事務。
七、 負責傳達各項通知，包括口頭傳達、手機傳達等方式(如開會的時間、場地等)
八、 加強各部之間的聯(lián)系，搜集同學的意見，及時反饋，取長補短。
九、 制定社聯(lián)的工作方針政策，協(xié)調和督促各部門履行職責。
十、 定期的向老師、主席匯報有關工作等。
一、值班要求
值班時間：周日至周四晚7:00—8:30 周五12:30—13:30
值班地點：南山書院社聯(lián)辦公室(南山書院208教室)
值班人員：秘書處成員及各部成員
(一)值班規(guī)定
1、值班人員不得無故遲到，早退或曠到，因故不能及時值班需事先向秘書長申請調崗，否則一律按曠到處理。遵守值班秩序，不得吵鬧、喧嘩，維護社團聯(lián)合會的形象。
2、要保持值班記錄本的整潔條理性，認真做好值班記錄
3、不得把與工作無關的人員帶到辦公室逗留。不得隨意翻看相關資料，不得將同學的個人資料透露給其他人。
4、對外來人員及電話需做好接待工作，對于所提問題或要求的工作及時解決，不能解決的要及時傳達給秘書長或主席，并做好詳細記載。
5、值班人員有責任管理和愛護辦公室的公物，如有借用，在確定借者身份后方可借出，并做好相關記錄(借出物品名稱，日期，數(shù)量，借出人，歸還時間，若在當時沒有歸還的應催還或移交下一值班人員)，并向辦公室匯報。
6、作好交接班工作，本班未完成的工作與下一班進行準確無誤的交接。值班結束時保證辦公室內衛(wèi)生和物品擺放整齊，注意關掉各種電器，鎖好門窗。
二、人員通知
(一)通訊錄更新
1、定期確認各中心主要成員有無人員和聯(lián)系方式的變動，及時修改。
2、在右下角標注日期，方便日后整理。
(二)發(fā)放通知
1、時間要求：最晚提前一天通知。
2、內容格式：說明時間、地點、活動內容。若用短信通知，須加上"收到請回復，謝謝!"，并以"(南山社聯(lián)秘書處)"結尾，須收到被通知人的回復方可視為通知到位，對方的回復須在該活動結束后方可刪除。
(三)負責人
龔玭、陳佳其
三、會議記錄
(一)會議記錄
1、會議包括：周例會、社團聯(lián)席會、秘書處例會及其他會議。
2、會議前在簽到表上簽到，列出缺席、請假人員。
3、會議記錄格式：按會議記錄紙要求。
4、記錄內容：包括發(fā)言人及其內容，列出層次，分清主次，詳略得當。結尾標注"會議結束"。
5、重要會議制作電子文檔。
附：會議記錄格式
年 — 年第二學期第一次周例會
會議時間 ： 會議地點 ： 會議主持人： 參會人員： 缺席人數(shù)： 會議記錄人：
會議內容：
一、各部長匯報所分管部門上周工作情況 二、主席總結上周社聯(lián)工作 三、主席對本周工作進行安排
四、到會人員就社聯(lián)當下所存在問題進行討論并作出解決方案 五、征集對社聯(lián)工作的建議 會議結束
西安建筑科技安大學南山書院社聯(lián)秘書處
年/月/日
(二)記錄人員
鄒淑文、洪夢姝
(三)教室申請
1、在開會前一天申請教室。
2、及時協(xié)調保證會議正常進行。
西安建筑科技大學教室借用申請單(草堂校區(qū))
注意事項：
1. 使用時必須保證教室內設施的安全及環(huán)境的衛(wèi)生，且不得大聲喧嘩，以免影響其它教室的教學活動;
2. 應至少提前2天到教務工作辦公室辦理借用手續(xù)，尊重和服從教室管理服務人員的管理和服務。
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