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公文函格式

時間:2024-10-09 13:44:03 偲穎 好文 我要投稿

公文函格式

  函是指不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項時所使用的公文。下面是小編收集整理的公文函格式,歡迎大家借鑒與參考,希望對大家有所幫助。

公文函格式

  格式1:

  請示函的特點、類型如下:

  (一)期復(fù)性

  在公文體系中,請示是為數(shù)不多的雙向?qū)?yīng)文體之一,與它相對應(yīng)的文體是批復(fù)。下級有一份請示報上去,上級就會有一份批復(fù)發(fā)下來。不管上級是不是同意下級的請示事項,都必須給請示單位一個回復(fù)。因此可以說,寫請示最直接的目的就是得到批復(fù)。而且,下級機關(guān)都是在遇到比較重要的情況和問題需要解決時,才會及時向上級機關(guān)請示,急切地期待回復(fù)是請示者的必然心態(tài)。我們把這一特點稱為期復(fù)性。

  (二)單一性

  跟其它上行文相比,請示更要強調(diào)遵循一事一報的原則。在一份請示中,只能就一項工作或一種情況、一個問題作出請示,不得在一份公文中就若干事項請求指示和批準(zhǔn)。如果確有若干事項都需要同時向同一上級機關(guān)請示,可以同時寫出若干份請示,它們各自都是一份獨立的文件,有不同的發(fā)文字號和標(biāo)題。而上級機關(guān)則會分別對不同的請示作出不同的批復(fù)。

  (三)針對性

  請示的行文,有很強的針對性。必須針對本機關(guān)沒有對策、沒有把握或沒有能力解決的重要事件和問題,才能運用請示。不得動轍就向上級請示,那樣看起來像是尊重上級,實際上卻是把矛盾交給上級,而自己躲避責(zé)任的表現(xiàn)。

  (四)時效性

  請示所涉及的情況和問題,都有一定的迫切性,應(yīng)該及時寫作、及時發(fā)出,如有延誤,就有可能耽誤解決的時機。相應(yīng)地,上級機關(guān)在處理下級的請示時,也會注意到時效性問題,對請示作出及時的批復(fù)。

  請示函有兩種在內(nèi)容、性質(zhì)、行文目的方面不盡相同的類型,一種是請求指示的請示,一種是請求批準(zhǔn)的請示。

  請示函的寫法:

  (一)標(biāo)題

  請示的標(biāo)題可以由發(fā)文機關(guān)、事由、文種構(gòu)成,如《省人民政府關(guān)于增撥防汛搶險救災(zāi)用油的請示》。也可以由事由和文種構(gòu)成,如《關(guān)于成立老干部辦公室的請示》。

  (二)主送機關(guān)

  請示的主送機關(guān)就是負(fù)責(zé)受理和答復(fù)請示的機關(guān)。請示在確定主送機關(guān)時,要注意以下三點:

  1.主送機關(guān)只能有一個

  請示一般只寫一個主送機關(guān),如需同時送其他機關(guān),應(yīng)當(dāng)用抄送的形式。,受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級機關(guān)行文,應(yīng)當(dāng)寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān),由主送機關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)其請示事項。請示如果多頭行文,很可能得不到任何機關(guān)的批復(fù)。

  2.只能主送上級機關(guān),不能送領(lǐng)導(dǎo)者個人

  3.不得越級

  (三)正文

  請示的正文由開頭、主體、結(jié)語三部分構(gòu)成。

  1.開頭

  開頭主要表述請示的緣由,是上級機關(guān)批復(fù)的主要依據(jù)。一般而言,這部分要寫明所遇到的新情況、新問題,或自身沒有能力解決的困難,要寫得充分、恰當(dāng)、具體。

  內(nèi)容簡略、篇段合一的請示,開頭也可以是表達(dá)行文目的和意義的一兩句話,不獨立成段。

  2.主體

  主體是表明請示事項的部分,也是請示最核心、最重要的部分。請求指示的請示,主體要寫明想在哪些具體問題、哪些方面得到指示。請求批準(zhǔn)的請示,要把要求批準(zhǔn)的事項分條列款一一寫明。如果在請求批準(zhǔn)的同時還需要人、財、物等方面的支持和幫助,更需要把編制、數(shù)量、途徑等表達(dá)清楚、準(zhǔn)確,以便上級及時批準(zhǔn)。

  3.結(jié)語

  請示的結(jié)語比較簡單,在主體之后,另起一段,按程式化語言寫明期復(fù)請求即可。期復(fù)請求用語常見的有當(dāng)否,請批示,妥否,請批復(fù),以上請示,請予審批,以上請示如無不妥,請批轉(zhuǎn)有關(guān)部門執(zhí)行等等。

  格式2:

  標(biāo)題

  由禮儀活動名稱和文種名組成,還可包括個性化的活動主題標(biāo)語。

  稱謂

  邀請函的稱謂使用“統(tǒng)稱”,并在統(tǒng)稱前加敬語。如,“尊敬的xxx先生/女士”或“尊敬的xxx總經(jīng)理(局長)”。

  正文

  邀請函的正文是指商務(wù)禮儀活動主辦方正式告知被邀請方舉辦禮儀活動的緣由、目的、事項及要求,寫明禮儀活動的日程安排、時間、地點,并對被邀請方發(fā)出得體、誠摯的邀請。

  正文結(jié)尾一般要寫常用的邀請慣用語。如“敬請光臨”、“歡迎光臨”。

  例文中,正文分為三個自然段。其中第二段寫明了“20xx年終客戶答謝會”舉辦的緣由、時間、地點、活動安排”。(看原文)

  第一段開頭語——“過往的一年,我們用心搭建平臺,您是我們關(guān)注和支持的財富主角!焙偷谌谓Y(jié)束語——“讓我們同敘友誼,共話未來,迎接來年更多的財富,更多的快樂!”,既反映了主辦方對合作歷史的回顧,即與“網(wǎng)商”精誠合作,真誠為客戶服務(wù)的經(jīng)營宗旨,又表達(dá)了對未來的美好展望,阿里巴巴愿與網(wǎng)商共同迎接財富,共享快樂。

  這兩句話獨立成段,簡要精煉,語義連貫,首尾照應(yīng),符合禮儀文書的行文要求,可謂是事務(wù)與禮儀的完美結(jié)合。

  落款

  落款要寫明禮儀活動主辦單位的全稱和成文日期。

  格式3:

  《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定,公文由“文頭”、“主體”、“文尾”三部分構(gòu)成,各部分由有關(guān)項目投資構(gòu)成:

  文頭部分:

  公文文頭又叫公文版頭,它位于奏章首頁的上方,約占首頁的三分之一,其下方有一條紅線,為文頭部分與下面的主體部分的分隔線。其組成包括發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急脆弱性等六個部分:

  其一,發(fā)文機關(guān)標(biāo)識:位于公文書眉首的上部,居中排列,有兩種形式:第一種,由發(fā)文機關(guān)的全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成,如“中華人民共和國國務(wù)院文件”或“國務(wù)院文件“。若是套紅印刷的稱為紅頭文件,印刷若是黑色印刷的稱為林猬文件。

  第二種,兩個以上單位聯(lián)合行文,要將聯(lián)合各方的單位名稱分行排列,主辦單位列首位。

  其二,發(fā)文字號:簡稱“發(fā)文號”或“文號”,位于發(fā)文機關(guān)標(biāo)識正下方,由“機關(guān)代字”、“年號”加“順序號”三個要素組成。發(fā)文年份用羅馬字母,用六角括號括起來,如“國發(fā)20xx1號”,其中的“國”是國務(wù)院的代字,“20xx”是發(fā)文年份,“1號”是順序號。意思是:由國務(wù)院制發(fā)的首個文件。發(fā)文位數(shù)要寫完整,“20xx”不要寫成“02”。發(fā)文順序號也要用書寫記號書寫,不編虛位(即“1”不編為“001”),不加“第”字。

  其三,簽發(fā)人:只限于上行文,簽發(fā)人的書寫位置于發(fā)文機關(guān)標(biāo)識右側(cè)的右側(cè),將發(fā)文字號左移,使兩者在分隔線上左右對稱。

  其四,份數(shù)序號:指一份文件在總印數(shù)中一封的順序號,用7位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)示于眉首左上角標(biāo)識第一行處,頂格書寫。其寫法是“0000001”。按有關(guān)規(guī)定,只有絕密、機密級公文才標(biāo)明份數(shù)序號,以免丟失。

  其五,秘密等級和保密期限:凡是有保密要求的公文,必須在眉首右上角第一行頂格標(biāo)明保密等級。

  密級分為絕密、機密和秘密三種,秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

  其六,緊急程度:這是對公文處理時限的要求,分“特急”、“急件”和“限時送達(dá)”。其位置在內(nèi)部人員的下方。

  主體部分:

  企業(yè)法人部分由公文標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、特殊情況說明、附注、附件等組成。

  其一,公文標(biāo)題:公文標(biāo)題在淺藍(lán)色分隔線之下,位置居中。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括總結(jié)公文的主要內(nèi)容,一般由“發(fā)文機關(guān)”、“事由”、“文種”三要素構(gòu)成。發(fā)文機關(guān)名稱要用全稱或規(guī)范化簡稱;文頭已有發(fā)文各級名稱的,標(biāo)題可省去發(fā)文職能部門;除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外,副標(biāo)題一般不加書名號和其它標(biāo)題標(biāo)點符號。

  其二,主送機關(guān):指承辦或處理行文的受文單位,頂格寫在標(biāo)題左下方、正文之上,后加冒號。一般情況下,上所行文主送單位只有一個,不要“多頭主送”;下行文可寫多級受文單位;那些發(fā)布在報紙等媒體上的周知性公文,如公告、通告,可以不寫主送單位。

  其三,正文:正文是信函的核心部分,是用來表達(dá)公文的具體內(nèi)容的。正文位于主送機關(guān)名稱下一行,每自然段左空兩格,回行頂格,數(shù)字、年份不能回行。正文這部分內(nèi)容較多的情況,一般要寫開頭、主體、結(jié)尾三個部分;內(nèi)容較少,則采用篇段合一這種方式。原公文格式中末頁上端左側(cè)頂格的“(此頁無正文)”標(biāo)注已撤銷,現(xiàn)在的格式務(wù)必使印章與正文同處一面,以防止不法分子造假行騙。

  其四,附件及附件說明:

  附件是指那些用來說明、佐證正件的圖表、統(tǒng)計數(shù)字、情況說明以及其他字詞材料。附件說明,是指用于說明附件材料的名稱及件數(shù)的專用格式。

  “附件”兩字寫下在正文結(jié)束以后,另起一行的下側(cè),開頭空兩格,加冒號,然后依次標(biāo)注所附文檔的名稱備注及序號。

  附件名稱后不加標(biāo)點符號。

  其五,發(fā)文機關(guān)印章或簽訂:刊文機關(guān)是公文的作者,通常標(biāo)注在“落款”處。發(fā)文機關(guān)應(yīng)寫全稱或規(guī)范化簡稱;聯(lián)合行文,第三屆機關(guān)應(yīng)當(dāng)排列在前;在文頭或標(biāo)題中標(biāo)明了發(fā)文機關(guān)的,落款可省去,蓋上印章即可。

  印章是發(fā)文機關(guān)對文件生效負(fù)責(zé)的憑證。印章與正文必須同處一面,用印的位置在成文時間上側(cè),要求上不壓正文,下要騎年蓋月。幾個機關(guān)聯(lián)合細(xì)讀時,印章不能重疊。

  叫做以領(lǐng)導(dǎo)者個人幌子制發(fā)的公文的簽名稱之為簽署。簽署的位置在成文日期之上偏左,在本人職務(wù)名稱后空一格聯(lián)署。

  其六,成文時間:成文時間是公文形成或正式生效的時間。除公文中所明確注明停止使用生效日期的,一般是由機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)公文的;聯(lián)合行文以最后一機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。成文時間大多在文尾標(biāo)注,用漢字小寫,“零”寫成“0”。會議通過的文件,以通過日期為準(zhǔn),用小括號標(biāo)注在標(biāo)題的正下方。

  其七,附注:附注也稱注釋,指的是對公文中某些內(nèi)容或有關(guān)信息內(nèi)容事項的說明,如對閱讀范圍和閱讀對象的限定:“此文件發(fā)至縣團(tuán)級”,并用小括號標(biāo)注,寫在成文時間下一行,居左空2字。

  我國現(xiàn)行社會階層發(fā)文范圍有三個層次:“發(fā)至省軍級”、“發(fā)至縣團(tuán)級”、“發(fā)至基層”。上行文不限定閱讀范圍。

  文尾部分:

  文尾部分包括主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間、份數(shù)三個部分。其一,主題詞:它是公文主要包括內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化概括,由標(biāo)明公文主要內(nèi)容及文種名稱的名詞或名詞性詞組組成,一份文件一般不超過7個。

  主題詞是提高公文檢索速度的檢索符號。為適應(yīng)引用公文主題詞的需要,國務(wù)院主題詞表規(guī)定了15類共1000個主題詞,覆蓋面積使用主題詞不得超過主題詞表的范圍。

  主題詞標(biāo)注在公文末頁下部、抄送范圍上方,居左頂格標(biāo)識后加冒號,詞與詞彼此之間不加標(biāo)點符號,空一格以示區(qū)別。

  其二,抄送機關(guān):指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其它機關(guān)。過去,對上級機關(guān)用“抄報”,對平級機關(guān)用“抄送”,對下級機關(guān)用“抄發(fā)”,現(xiàn)在統(tǒng)稱為“抄送”。

  公文的抄送,既要防止漏抄漏送,又要杜絕濫抄濫送去。

  “抄送”標(biāo)識在主題詞下一行,左空一字書寫;同一差異性的抄送機關(guān)之間用頓號隔開,不同級層的抄送機關(guān)之間用逗號或分號隔開,抄送機關(guān)的最后要標(biāo)注句號。

  其三,印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間、份數(shù):印發(fā)機關(guān)指承辦印發(fā)公文的單位,一般為發(fā)文公用機關(guān)的辦公相關(guān)部門,寫在抄送機關(guān)底格線上方左側(cè),左空1字。下發(fā)公文書時間指公文付印的日期,寫在印發(fā)機關(guān)名稱的右側(cè),用羅馬字母標(biāo)識,如“20xx年10月28日印發(fā)”。通常,公文的成文日期在先,印發(fā)日期在后。

  格式4:

  一、函的概念

  函是不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題,或者向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項時所使用時能的公文。

  函作為公文中惟一的一種平行文種,其適用的范圍相當(dāng)廣泛。在行文方向上,不僅可以在平行機關(guān)相交處交叉處行文,而且可以各級在不相的隸屬的機關(guān)之間行文,其中包括上級機關(guān)或者通信處下級機關(guān)譯文。在合乎的內(nèi)容方面,它除了主要用于不相隸屬機關(guān)相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題外,也懇求可以向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項,向上級機關(guān)質(zhì)問具體事項,還可以用于上級機關(guān)答復(fù)的詢問或請求批準(zhǔn)事項,以及上級機關(guān)催辦下級機關(guān)有關(guān)事宜,如要求下級機關(guān)函報報表、材料、統(tǒng)計數(shù)字等。此外,函有時還可用于上級紀(jì)檢機關(guān)對某件原發(fā)文件作較小的補充或更正。不過這種情況并不多見。

  二、函的特點

  (一)溝通性。彼此函對于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題,起著溝通作用,充分顯示平行文種的功能,這是其他公文特點所不具備的特色。

  (二)靈活性。表現(xiàn)在兩個方面:一是行文關(guān)系靈活。函是平行公文,但是它除了平行行文外,還可以向上行文對仗或向下行文,沒有其他文種那樣嚴(yán)格的特殊行文關(guān)系的限制。二是格式靈活,除了國家高級機關(guān)的主要函必須按照公文的格式、行文要求行文外,其他一般函,比較靈活自便,也可以按照公文的格式及行文要求辦?梢杂形念^版,也可以沒有文頭版,不編發(fā)文字號,甚至可以不擬標(biāo)題。

  (三)單一性。函的主體內(nèi)容應(yīng)該具備單一性的特點,兩份函只宜寫一件事項。

  三、函的分類。

  函可以從不同角度分類:

  (一)按性質(zhì)分,可以分為公函和便函兩種。公函區(qū)縣用于機關(guān)單位正式的公務(wù)活動往來;便函則用于日常事務(wù)性工作的處理。便函不屬于經(jīng)正式公文,沒有公文格式其要求,甚至可以不要曲名,不用發(fā)文字號,只需要在尾部署上機關(guān)單位名稱、隱脈時間并加蓋公章即可。

  (二)按發(fā)文目的分。函可以合為發(fā)函和復(fù)函兩種。發(fā)函放出即積極主動提出了公事事項所發(fā)出的函。復(fù)函則是為回復(fù)對方下文所發(fā)出的函。

  (三)另外,從內(nèi)容和用途上,還可以分為商洽事宜函,通知事宜函,催辦事宜函,邀請函、請示答復(fù)事宜函,轉(zhuǎn)辦函,催辦函,報送材料函等等。

  四、函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法

  由于函的類別較多,從制作格式到內(nèi)容表述均有一定靈活機動性。主要包括介紹規(guī)范性公函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法。

  公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內(nèi)容和寫法要求如下:

  (一)首部。主要包括標(biāo)題、主送機關(guān)兩個項目內(nèi)容。

  1、標(biāo)題。復(fù)信的標(biāo)題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。另一種是由事由和文種構(gòu)成。

  2、主送機關(guān)。即受文并辦理來函事項的機關(guān)單位,于文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡稱,其后用冒號。

  (二)正文。其結(jié)構(gòu)一般由開首、主體、結(jié)尾、結(jié)語等部分組成。

  1、開頭。主要說明發(fā)函的緣由。一般要求論述目的交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容,然后用“現(xiàn)將有關(guān)風(fēng)險問題說明如下:”或“現(xiàn)將有關(guān)事項函復(fù)如下:”等過渡語轉(zhuǎn)入下文。復(fù)函的緣由部分,一般首先引敘來文的標(biāo)題、發(fā)文字號,然后再交代根據(jù),以說明發(fā)文的緣由。

  2、主體。這是函的核心內(nèi)容部分,主要說明致函事項。函的事項部分內(nèi)容單純,一函一事,行文要直陳其事。無論是商洽工作,詢問和答復(fù)問題,還是向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項等,都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方問題、意見敘寫清楚。如果屬于復(fù)函,還要注意答復(fù)其他事項的針對性和明確性。

  (三)結(jié)尾。一般用禮貌性語言向?qū)Ψ教岢鱿M;蛘垖Ψ絽f(xié)助解決某一單個問題,或請其他人及時復(fù)函,或請對方提出意見或請主管部門批準(zhǔn)等。

  (四)結(jié)語。通常應(yīng)根據(jù)函詢、函告、函商或函復(fù)的公告,選擇運用不同的結(jié)束語。如“特此函詢(商)”、“請即復(fù)函”、“特此函告”、“特此函復(fù)”等。有的函也可以不用結(jié)束語,如屬便函,可以像普通信件一樣,使用“此致”、“敬禮”。

  (五)結(jié)尾落款。一般包括署名和成文時間兩項內(nèi)容。署名機關(guān)單位名稱,寫明成文時間年、月、日;并加蓋公章。

  五、撰寫函件應(yīng)注意的結(jié)構(gòu)性問題

  函的寫作,首先要注意行文精致明確,用語把握分寸。無論是平行機關(guān)或者是不相隸屬的行文,都要注意語氣友愛有禮,不要倚勢壓人或強人所難,也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復(fù)函,則要注意行文的針對性,答復(fù)的明確性。

  其次,函也有時效性的關(guān)鍵問題,特別是復(fù)函更應(yīng)該急遽、及時。像對待其他公文一樣,及時處理函件,以保證公務(wù)等活動的正常進(jìn)行。

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