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檔案管理制度

時間:2024-05-30 18:10:21 瑞文網(wǎng) 我要投稿

檔案管理制度[優(yōu)選]

  在不斷進(jìn)步的社會中,制度使用的情況越來越多,制度是國家法律、法令、政策的具體化,是人們行動的準(zhǔn)則和依據(jù)。那么什么樣的制度才是有效的呢?下面是小編為大家收集的檔案管理制度,希望能夠幫助到大家。

檔案管理制度[優(yōu)選]

檔案管理制度 篇1

  一、總則

  為規(guī)范檔案管理,確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性,提高檔案利用效率,特制定本檔案管理制度。

  二、檔案分類與歸檔

  1. 檔案分類:根據(jù)檔案內(nèi)容、性質(zhì)及用途,將檔案分為文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、項(xiàng)目檔案等類別,確保各類檔案有序存放。

  2. 歸檔要求:各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間節(jié)點(diǎn),將已辦理完畢的文件、資料等歸檔。歸檔時應(yīng)確保檔案完整、清晰,并按照檔案分類進(jìn)行存放。

  三、檔案保管與使用

  1. 檔案保管:檔案應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防盜的專用檔案室內(nèi),并定期檢查檔案室的溫濕度、防火防盜設(shè)施等,確保檔案安全。

  2. 檔案使用:各部門或個人需要使用檔案時,應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請,經(jīng)審批后方可借閱。借閱期間應(yīng)妥善保管檔案,不得損壞、涂改或丟失。

  四、檔案鑒定與銷毀

  1. 檔案鑒定:定期對檔案進(jìn)行鑒定,對無保存價值的`檔案進(jìn)行登記,并報請主管部門批準(zhǔn)后銷毀。

  2. 檔案銷毀:銷毀檔案時應(yīng)遵循安全、環(huán)保的原則,采取焚燒、碎紙等方式進(jìn)行銷毀,并確保銷毀過程有記錄可查。

  五、檔案管理責(zé)任

  1. 檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案管理制度,制定檔案管理流程,并對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。

  2. 各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作,確保檔案工作的有序開展。

  3. 檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定,認(rèn)真履行職責(zé),確保檔案的安全、完整和準(zhǔn)確。

  六、檔案信息化建設(shè)

  1. 推進(jìn)檔案數(shù)字化工作,逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化、網(wǎng)絡(luò)化。

  2. 建立檔案信息化管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、查詢和共享。

  3. 加強(qiáng)檔案信息安全保密工作,確保檔案信息的安全傳輸和存儲。

  七、附則

  1. 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行,如有與上級規(guī)定不符之處,以上級規(guī)定為準(zhǔn)。

  2. 本制度的解釋權(quán)歸本單位檔案管理部門所有,如有未盡事宜,由檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋和補(bǔ)充。

檔案管理制度 篇2

  一、總則

  為了規(guī)范檔案管理工作,確保檔案的安全、完整、準(zhǔn)確和有效利用,提高檔案管理水平,特制定本檔案管理制度。本制度適用于本單位的檔案管理工作,所有相關(guān)人員必須嚴(yán)格遵守。

  二、檔案分類與歸檔

  1. 檔案分類:根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和形式,將檔案分為文書檔案、科技檔案、會計(jì)檔案、人事檔案等類別,確保分類準(zhǔn)確、清晰。

  2. 歸檔要求:各部門應(yīng)按照規(guī)定的歸檔范圍和歸檔時間,將檔案及時移交檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行驗(yàn)收、登記和編號,確保檔案的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。

  三、檔案保管與利用

  1. 檔案保管:檔案管理部門應(yīng)制定檔案保管制度,確保檔案的安全、保密和防火防盜措施到位。定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)、檢查和整理,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

  2. 檔案利用:檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則。借閱檔案需辦理借閱手續(xù),明確借閱期限和用途。檔案管理部門應(yīng)提供檔案查詢、復(fù)制等服務(wù),方便各部門和人員利用檔案。

  四、檔案鑒定與銷毀

  1. 檔案鑒定:檔案管理部門應(yīng)定期對已達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定,確定是否繼續(xù)保存或銷毀。鑒定工作應(yīng)由專業(yè)人員負(fù)責(zé),確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。

  2. 檔案銷毀:經(jīng)鑒定需銷毀的檔案,應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀過程中應(yīng)確保檔案信息的徹底銷毀,防止泄露和非法利用。銷毀后的'檔案應(yīng)進(jìn)行登記和備案。

  五、檔案管理責(zé)任與監(jiān)督

  1. 檔案管理責(zé)任:各部門應(yīng)明確檔案管理責(zé)任人,負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交和利用工作。檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對各部門檔案管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督,確保檔案管理工作的規(guī)范性和有效性。

  2. 監(jiān)督與考核:本單位應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和考核,對檔案管理工作中存在的問題和不足進(jìn)行及時整改。同時,鼓勵員工積極參與檔案管理工作,提出改進(jìn)意見和建議,推動檔案管理工作持續(xù)改進(jìn)。

  六、附則

  1. 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行,如有修改或補(bǔ)充,應(yīng)及時通知相關(guān)部門和人員。

  2. 本制度的解釋權(quán)歸本單位檔案管理部門所有。

檔案管理制度 篇3

  一、總則

  為規(guī)范檔案管理工作,確保檔案的安全、完整、準(zhǔn)確與有效利用,特制定本檔案管理制度。本制度適用于本公司所有檔案的管理,包括但不限于文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、項(xiàng)目檔案等。

  二、檔案分類與歸檔

  1. 檔案應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容、性質(zhì)和形式進(jìn)行分類,確保分類清晰、準(zhǔn)確。

  2. 各部門應(yīng)按照規(guī)定的檔案分類標(biāo)準(zhǔn),將檔案進(jìn)行整理、編號、裝訂,并填寫檔案目錄,確保檔案的有序存放。

  3. 檔案歸檔前,應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格審查,確保檔案的真實(shí)性和完整性。歸檔后的檔案應(yīng)妥善保管,防止損壞、丟失。

  三、檔案保管與利用

  1. 檔案應(yīng)存放在專門的檔案室或檔案柜中,確保檔案的安全。檔案室應(yīng)具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲等條件。

  2. 檔案借閱應(yīng)實(shí)行登記制度,借閱人應(yīng)填寫檔案借閱登記表,注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時間等。借閱的檔案應(yīng)按時歸還,不得損壞或涂改。

  3. 檔案的利用應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定,不得泄露公司機(jī)密或侵犯他人權(quán)益。

  四、檔案鑒定與銷毀

  1. 定期對檔案進(jìn)行鑒定,對于失去保存價值的檔案,應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。

  2. 檔案銷毀應(yīng)經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。銷毀過程應(yīng)確保檔案不被泄露或?yàn)E用。

  3. 銷毀后的.檔案應(yīng)進(jìn)行登記,注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間等。

  五、檔案數(shù)字化管理

  1. 積極推行檔案數(shù)字化管理,將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案,提高檔案管理效率和利用率。

  2. 電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,采取必要的技術(shù)措施,確保電子檔案的安全性和完整性。

  3. 電子檔案的備份和恢復(fù)應(yīng)有明確的操作規(guī)范,以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。

  六、附則

  1. 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行,由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。

  2. 各部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本制度,對于違反制度規(guī)定的行為,將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

檔案管理制度 篇4

  為了加強(qiáng)學(xué)校檔案的科學(xué)管理,保證檔案的系統(tǒng)性與完整性,有效地為學(xué)校管理服務(wù),結(jié)合本校實(shí)際情況,特制定本制度。

  一、總則

  第一條學(xué)校成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組,明確一位校領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作,負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、解決檔案工作中存在的問題。

  第二條學(xué)校設(shè)立綜合檔案室,隸屬教導(dǎo)處領(lǐng)導(dǎo),統(tǒng)一管理學(xué)校各部門形成的各種門類和載體的檔案,并負(fù)責(zé)指導(dǎo)其他各部門做好當(dāng)年的檔案管理工作。

  第三條根據(jù)檔案工作實(shí)際需要,綜合檔案室配備專職檔案人員負(fù)責(zé)檔案的接收、管理,提供利用等工作,各部門設(shè)兼職檔案人員,負(fù)責(zé)部門文件材料的形成、積累、整理,并按規(guī)定向綜合檔案室移交。

  二、立卷、歸檔

  第四條各部門平時要做好文件、資料的收集、整理,文件、資料的整理、上繳工作是各部門的一項(xiàng)重要任務(wù),必須認(rèn)真做好。

  第五條各類文件、資料由綜合檔案室負(fù)責(zé)整理立卷、歸檔。

  第六條文件、資料立卷歸檔范圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件(包括上級文件,內(nèi)部資料,活動資料及簿、冊、圖表,出版物、照片、光碟等),均屬立卷歸檔范圍。

  第七條立卷的原則。遵循文件、資料的自然形成規(guī)律,保持文件、資料之間的歷史聯(lián)系,區(qū)分文件、資料的保存價值,便于保管和利用。

  第八條立卷方法。學(xué)校檔案按文書、教學(xué)(含學(xué)籍和教師業(yè)務(wù)檔案)、會計(jì)、基建分類,聲像檔案獨(dú)立編目組卷。

  1、文書檔案按保管期限、年度分類,由檔案管理員組卷歸檔。

  2、會計(jì)檔案,按會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿、會計(jì)報表和其會計(jì)文件材料分別排列,由財(cái)務(wù)室整理歸檔。

  3、學(xué)籍檔案,按教學(xué)年度、屆分類,按年級、班級組卷,由學(xué)生處負(fù)責(zé)收集、整理歸檔。

  4、教師業(yè)務(wù)檔案,以人為單位分類、整理,由教務(wù)處負(fù)責(zé)收集、整理歸檔。

  5、基建檔案,按基建項(xiàng)目組卷,由總務(wù)處收集、整理,工程竣工后移交檔案室。

  6、聲像檔案,按載體性質(zhì)、形狀分類排列,由電教室人員整理、歸檔。

  7、學(xué)校各部門每學(xué)期工作計(jì)劃、總結(jié)及制定的各種規(guī)章制度等年終移交綜合檔案室。

  第九條保管期限分為永久、長期、短期三種。

  1、永久保存。凡是反映部門主要職能活動和歷史面貌的有長遠(yuǎn)利用價值的文件,劃為永久保存。

  2、長期保存。凡是在相當(dāng)長時間內(nèi)需要查考的文件,劃為長期保存。長期保存為15年至50年。

  3、短期保存。凡是在較短時間內(nèi)需要查考的各種文件、資料,劃為短期保存。短期保存為15年以下。

  第十條文件的組合。組合的基本作法如下:

  1、法規(guī)性文件,如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件,應(yīng)組合在一起。

  2、會議文件應(yīng)單獨(dú)組合。

  3、統(tǒng)計(jì)、報表、名冊等各類表格文件,應(yīng)組合在一起。

  4、工作計(jì)劃、總結(jié)等文件,一般可按部門名稱組合。

  5、特殊性文件材料,可根據(jù)具體情況進(jìn)行組合。

  第十一條檔案盒內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件依序排列在一起,即章程、批文在前,計(jì)劃、總結(jié)在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;案件材料中結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

  第十二條文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份,重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重復(fù)文件,需要辦理銷毀手續(xù)。

  第十三條歸檔時間。

  1、階段歸:凡專項(xiàng)工作、基建工程中形成的文件、材料,在任務(wù)完成后,相關(guān)部門一個月內(nèi)要將應(yīng)歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好,由專項(xiàng)負(fù)責(zé)人審定后,交綜合檔案室歸檔。

  2、隨時歸:上級文件、通知,人事調(diào)動材料,在落實(shí)好文件精神或辦好調(diào)動手續(xù)后交綜合檔案室歸檔。

  3、年度歸:各項(xiàng)管理中形成的文件、材料,各部門一律在次年第一季度內(nèi),將應(yīng)歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好,由各部門負(fù)責(zé)人審定后,向綜合檔案室移交。

  第十四條歸檔文件案卷的要求。各部門移交歸檔文件案卷,應(yīng)符合下列要求:

  1、歸檔的文件、材料必須準(zhǔn)確地反映學(xué)校各項(xiàng)活動的真實(shí)情況和歷史過程。

  2、歸檔文件、材料必須系統(tǒng)齊全、完整。

  3、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面,填寫時用黑色筆書寫或打印,字跡要工整、清晰。

  4、檔案盒的名稱要注意內(nèi)容準(zhǔn)確,文字簡練通順,結(jié)構(gòu)完整,必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。

  第十五條案卷文件一式兩份,一份作為紙制文檔保存,另一份以電子文檔保存。

  三、檔案的管理和利用

  第十六條綜合檔案室按照學(xué)校對檔案管理的要求,對存放的各類檔案進(jìn)行分類整理,分類保管,編制各類檢索目錄,搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計(jì)等工作。

  第十七條綜合檔案室的管理貫徹“以防為主,防治結(jié)合”的'原則,切實(shí)做好“六防”工作,即:防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防盜。經(jīng)常檢查防護(hù)設(shè)施和檔案保管狀況,對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案,要有計(jì)劃的進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制,保護(hù)檔案的安全與完整。

  第十八條檔案的利用。利用檔案人員,按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表,檔案用完后應(yīng)及時歸還。

  第十九條借用檔案人員必須做到:

  1、調(diào)閱人員應(yīng)自覺維護(hù)檔案的完整、安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。

  2、調(diào)閱的檔案只限在檔案室室查閱,借用前必須登記,用后應(yīng)及時歸還,歸還時要進(jìn)行清查、核對和注銷。

  3、調(diào)閱一般檔案由教導(dǎo)處主任批準(zhǔn)。調(diào)閱帶密級或重要的管理檔案,須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)同意方可進(jìn)行。只有在上一級黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或司法機(jī)關(guān)必須以檔案原件作為證據(jù)或者學(xué)校某項(xiàng)工作必須的特殊情況下,經(jīng)學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn),方可將檔案原件借出室外使用。

  4、調(diào)閱人員摘抄、復(fù)制檔案時,應(yīng)征得檔案管理人員同意。

  第二十條檔案室工作人員應(yīng)做到:

  1、接待檔案利用人員要熱情,認(rèn)真負(fù)責(zé),按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。

  2、要仔細(xì)檢查歸還檔案,發(fā)現(xiàn)對檔案有損壞或泄密者,應(yīng)及時向分管領(lǐng)導(dǎo)報告,按有關(guān)規(guī)定處理。

  3、確保文件、材料的安全,做好保密工作。

  4、平時匯集,按實(shí)際順序或內(nèi)容分類、收集、整理,應(yīng)保持文件、材料之間的來源、時間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級漏發(fā)文件,應(yīng)及時請求補(bǔ)發(fā)或取得復(fù)印件,以便存檔和查閱。

  四、檔案的鑒定與銷毀

  第二十一條建立由分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)、主要部門負(fù)責(zé)人員參加的鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組,負(fù)責(zé)學(xué)校檔案鑒定、銷毀。

  第二十二條制定各類檔案保管期限,作為檔案鑒定銷毀的依據(jù)。

  第二十三條銷毀檔案程序

  1、對已到保管期限的檔案,經(jīng)鑒定確無保存價值的要擬寫銷毀報告并登記造冊。

  2、會計(jì)檔案的銷毀,應(yīng)經(jīng)上級主管部門的批準(zhǔn)。

  3、其他檔案銷毀應(yīng)由學(xué)校鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組簽字,兩人以上參加銷毀,密件按規(guī)定要求銷毀。

  4、銷毀的文件要造冊存檔備查。

  五、建立檔案保密制度,維護(hù)檔案的完整和安全

  第二十四條檔案管理員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》及有關(guān)法規(guī),嚴(yán)格遵守國家統(tǒng)一制發(fā)的“保密守則”和本單位有關(guān)保密規(guī)章制度。

  第二十五條檔案工作人員必須做到對涉及黨和國家以及本系統(tǒng)、本單位的機(jī)密守口如瓶。

  第二十六條非檔案人員未經(jīng)許可,不得進(jìn)入檔案庫房。

  第二十七條借閱檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,認(rèn)真履行借閱手續(xù)。

  第二十八條利用檔案中的密件,必須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),在調(diào)閱室內(nèi)閱讀,不準(zhǔn)帶走。

檔案管理制度 篇5

  一、總則

  為規(guī)范檔案的管理與利用,提高檔案工作質(zhì)量,保障檔案的安全、完整與保密,特制定本檔案管理制度。本制度適用于所有檔案管理工作人員及相關(guān)人員,以確保檔案管理工作有序、高效、安全地進(jìn)行。

  二、檔案分類與歸檔

  1. 檔案應(yīng)按照內(nèi)容、性質(zhì)、時間等要素進(jìn)行分類,確保分類清晰、準(zhǔn)確。

  2. 各類檔案應(yīng)按規(guī)定的時間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行歸檔,確保檔案及時、完整。

  3. 歸檔檔案應(yīng)嚴(yán)格按照檔案目錄進(jìn)行編號、登記,確保檔案信息的準(zhǔn)確性。

  三、檔案保管與利用

  1. 檔案應(yīng)存放在專用檔案室或檔案柜中,確保檔案的安全、整潔。

  2. 檔案室或檔案柜應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲等安全設(shè)施,確保檔案的長期保存。

  3. 檔案的`借閱、復(fù)制、利用等應(yīng)按規(guī)定程序辦理,確保檔案的合法、合規(guī)利用。

  4. 借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定,不得擅自泄露檔案內(nèi)容。

  四、檔案鑒定與銷毀

  1. 定期對檔案進(jìn)行鑒定,對無保存價值的檔案進(jìn)行清理。

  2. 檔案銷毀應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行,確保檔案銷毀的合法、合規(guī)。

  3. 銷毀檔案前,應(yīng)做好檔案銷毀登記,確保檔案銷毀的可追溯性。

  五、檔案管理人員的職責(zé)與要求

  1. 檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定,認(rèn)真履行職責(zé)。

  2. 檔案管理人員應(yīng)具備一定的檔案管理知識和技能,不斷提高檔案管理水平。

  3. 檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查、整理,確保檔案的完整、有序。

  六、檔案管理制度的執(zhí)行與監(jiān)督

  1. 本檔案管理制度由檔案管理部門負(fù)責(zé)執(zhí)行,相關(guān)部門應(yīng)積極配合。

  2. 檔案管理部門應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、評估,確保制度的貫徹執(zhí)行。

  3. 對違反檔案管理規(guī)定的行為,應(yīng)及時進(jìn)行糾正,對造成損失的應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任。

  七、附則

  1. 本檔案管理制度自發(fā)布之日起執(zhí)行,如有修訂,按新修訂的制度執(zhí)行。

  2. 本檔案管理制度的解釋權(quán)歸檔案管理部門所有。

檔案管理制度 篇6

  一、制度目的

  為了規(guī)范企業(yè)檔案管理工作,加強(qiáng)檔案保管管理和利用,確保檔案安全、真實(shí)、完整、準(zhǔn)確,維護(hù)企業(yè)正常運(yùn)營和員工合法權(quán)益。

  二、適用范圍

  本制度適用于本企業(yè)所有檔案類別的管理,包括但不限于員工檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案等。同時,適用于企業(yè)所有員工參與檔案管理的行為。

  三、制度制定程序

  本制度的制定,需要參照中國的法律法規(guī)以及公司內(nèi)部政策規(guī)定,經(jīng)過管理層討論、修訂、審核和發(fā)布等程序。

  四、制度內(nèi)容

 。ㄒ唬n案管理范圍及目的

  本公司所有檔案,都必須按照法律法規(guī)和公司政策規(guī)定進(jìn)行管理,以保障檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確和安全。檔案管理目的:為決策提供依據(jù)、保護(hù)權(quán)益、反映歷史真相、服務(wù)職工、傳承企業(yè)文化。

  (二)檔案管理原則

  1、保障檔案安全,嚴(yán)格遵守機(jī)密規(guī)定;

  2、檔案真實(shí)、完整、準(zhǔn)確性;

  3、按照規(guī)定期限保留檔案;

  4、檔案管理應(yīng)當(dāng)做到及時、高效、科學(xué)、系統(tǒng)。

 。ㄈn案管理規(guī)定

  1、員工檔案管理:所有員工入職前、入職后,要統(tǒng)一錄入電子檔案系統(tǒng),同時備有紙質(zhì)檔案,包括但不限于身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書、勞動合同、離職證明等。

  2、財(cái)務(wù)檔案管理:按照國家和公司財(cái)務(wù)管理要求,公司應(yīng)當(dāng)做好所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備案、檔案保管和查詢工作。所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)按照項(xiàng)目備案,確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不被篡改或遺漏。

  3、業(yè)務(wù)檔案管理:公司各部門要做好業(yè)務(wù)檔案的管理和保管工作,確保業(yè)務(wù)檔案完整、準(zhǔn)確、及時的保存并便于查閱。

  4、檔案查詢和使用:公司內(nèi)部員工可以查閱檔案,但必須符合公司和法律法規(guī)的規(guī)定,個人不得隨意查看他人檔案。公司領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)過授權(quán)后,可以使用檔案進(jìn)行決策、糾紛解決和業(yè)務(wù)開展等。

 。ㄋ模┴(zé)任主體和執(zhí)行程序

  1、檔案管理負(fù)責(zé)人:指派一名專責(zé)檔案管理的'負(fù)責(zé)人,負(fù)責(zé)制定、執(zhí)行檔案管理制度,負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織和監(jiān)督。

  2、每個部門均設(shè)有檔案管理人員,保管和管理本部門的檔案,同時每一份檔案都應(yīng)有負(fù)責(zé)人明確管理。

  3、公司每年對檔案工作進(jìn)行檢查和評估,全面掌握檔案管理情況,及時進(jìn)行調(diào)整和修繕。

 。ㄎ澹┴(zé)任追究

  1、檔案管理人員未按照制度規(guī)定進(jìn)行檔案管理的,由領(lǐng)導(dǎo)部門進(jìn)行批評和鼓勵教育,并要求其改正。

  2、檔案管理人員有故意、玩忽職守等行為,造成嚴(yán)重后果的,將按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行追究法律責(zé)任。

  五、制度執(zhí)行與監(jiān)督

  1、所有員工都必須嚴(yán)格按照制度進(jìn)行操作和管理檔案。

  2、強(qiáng)化后續(xù)督促和檢查,確保檔案管理制度有效、可行。

  3、定期召開員工會議,將檔案管理制度的內(nèi)容、執(zhí)行情況進(jìn)行通報,提高員工的檔案管理意識。

  4、定期收集大家的意見和建議,對制度進(jìn)行完善和修訂。

檔案管理制度 篇7

  一、總則

  為了規(guī)范公司檔案管理工作,確保檔案的完整性、真實(shí)性和安全性,提高檔案利用效率,特制定本檔案管理制度。本制度適用于公司各部門及個人對檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等全過程管理。

  二、檔案分類與收集

  1. 檔案應(yīng)按照其內(nèi)容、性質(zhì)、形式和保管期限進(jìn)行分類,包括但不限于行政檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、項(xiàng)目檔案等。

  2. 各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的`收集工作,確保檔案材料齊全、完整、準(zhǔn)確。

  3. 收集的檔案材料應(yīng)經(jīng)過審核,確保真實(shí)可靠,不得涂改、偽造或遺漏。

  三、檔案整理與歸檔

  1. 檔案整理應(yīng)遵循科學(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的原則,按照分類、編號、裝訂、標(biāo)識等程序進(jìn)行。

  2. 檔案歸檔應(yīng)嚴(yán)格按照歸檔范圍和歸檔時間要求執(zhí)行,確保檔案及時、完整地歸檔。

  3. 歸檔檔案應(yīng)編制目錄,方便查詢和利用。

  四、檔案保管與利用

  1. 檔案應(yīng)存放在專用檔案室或檔案柜中,確保環(huán)境整潔、干燥、通風(fēng),防止檔案受潮、霉變、蟲蛀等。

  2. 檔案借閱應(yīng)履行借閱手續(xù),嚴(yán)格控制借閱范圍和借閱期限,確保檔案安全。

  3. 檔案利用應(yīng)遵守保密規(guī)定,不得泄露檔案內(nèi)容,確保檔案信息安全。

  五、檔案銷毀與鑒定

  1. 檔案銷毀應(yīng)嚴(yán)格按照國家檔案法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行,不得擅自銷毀檔案。

  2. 檔案銷毀前應(yīng)進(jìn)行鑒定,確保銷毀的檔案無保存價值或已達(dá)到保管期限。

  3. 檔案銷毀應(yīng)履行審批手續(xù),確保銷毀過程合法、合規(guī)。

  六、監(jiān)督與責(zé)任

  1. 公司應(yīng)建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制,定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估,確保檔案管理制度得到有效執(zhí)行。

  2. 各部門和個人應(yīng)嚴(yán)格遵守本檔案管理制度,對違反制度的行為將追究相關(guān)責(zé)任。

  七、附則

  1. 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行,由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋和修訂。

  2. 如有其他未盡事宜,按照國家檔案法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

檔案管理制度 篇8

  一、總則

  為了規(guī)范檔案管理,確保檔案的安全、完整和有效利用,提高檔案工作的科學(xué)性和規(guī)范性,特制定本檔案管理制度。

  二、檔案的分類與歸檔

  1. 檔案分類:根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和形式,將檔案分為文書檔案、人事檔案、科技檔案、會計(jì)檔案、聲像檔案等五大類,并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)一步細(xì)化子分類。

  2. 歸檔要求:各部門應(yīng)按規(guī)定的時間和要求,將本部門形成的檔案整理、鑒定、裝訂后,移交至檔案室。檔案室應(yīng)對移交的.檔案進(jìn)行驗(yàn)收、登記、編號,確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

  三、檔案的保管與利用

  1. 檔案保管:檔案室應(yīng)確保檔案的安全、防火、防潮、防蟲、防鼠等保管條件,定期對檔案進(jìn)行檢查、維護(hù),確保檔案的完好。

  2. 檔案利用:各部門或個人因工作需要,可向檔案室提出檔案查閱申請。檔案室應(yīng)根據(jù)檔案密級和查閱權(quán)限,對申請進(jìn)行審批,并辦理檔案借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)按時歸還,不得損壞、涂改或私自復(fù)制檔案內(nèi)容。

  四、檔案的鑒定與銷毀

  1. 檔案鑒定:定期對檔案進(jìn)行鑒定,確定檔案的保存價值和保管期限。對于無保存價值的檔案,應(yīng)按規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。

  2. 檔案銷毀:銷毀檔案應(yīng)經(jīng)過檔案室負(fù)責(zé)人審批,并嚴(yán)格按照檔案銷毀制度執(zhí)行。銷毀過程中應(yīng)確保檔案內(nèi)容的徹底銷毀,防止泄露。

  五、檔案管理人員的職責(zé)與培訓(xùn)

  1. 檔案管理人員職責(zé):負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用和銷毀等工作,確保檔案工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。

  2. 培訓(xùn)與考核:定期對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高其檔案管理水平和業(yè)務(wù)能力。同時,對檔案管理工作進(jìn)行考核,確保檔案工作的質(zhì)量和效率。

  六、檔案管理制度的修訂與完善

  本檔案管理制度應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況和需要,定期進(jìn)行修訂和完善。修訂過程中應(yīng)廣泛征求各部門意見,確保制度的科學(xué)性和實(shí)用性。

  七、附則

  本檔案管理制度自發(fā)布之日起執(zhí)行,如有與之前檔案管理制度相沖突的內(nèi)容,以本制度為準(zhǔn)。各部門和個人應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度,共同維護(hù)檔案工作的正常秩序。

檔案管理制度 篇9

  第一條總則

  1.為規(guī)范公司檔案管理,更有效地為公司的各項(xiàng)工作的順利開展服務(wù),特制定本制度。

  2.本制度的檔案指公司日常工作中發(fā)生的重要書面文件、音像資料,包括:國家政府部門重要公文、工程技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、法律文書、各種文書檔案及其他專門檔案(人事檔案等)。

  3.公司對檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

  第二條檔案管理架構(gòu)

  1.公司檔案管理由辦公室主管,設(shè)立綜合檔案室。

  2.綜合檔案室由辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)管理,各管理處設(shè)兼職檔案管理人員。

  3.綜合檔案室負(fù)責(zé)公司全部重要檔案原件的管理。各管理處由兼職檔案管人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作。

  第三條檔案分類:

  1.文書類檔案

 。1)政府部門各類文件

 。2)公司對外、對內(nèi)各類正式發(fā)文

 。3)法律公文

 。4)廣告策劃文案

  2.工程技術(shù)類

 。1)設(shè)備設(shè)施檔案

 。2)招投標(biāo)檔案

  3.財(cái)務(wù)類檔案

  4.合同類檔案

  5.公司各類證照

  6.影音類文件

  第四條歸檔工作流程

  1.檔案工作分為八個環(huán)節(jié):收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用。

  2.各管理處以管理項(xiàng)目為單位,按檔案分類要求,在第一時間將文件、證照原件整理后,負(fù)責(zé)移交至公司綜合檔案室歸檔。

  3.各管理處按要求建立檔案,做好檔案登記目錄,經(jīng)管理處負(fù)責(zé)人審簽后,及時交送公司綜合檔案室備查,并依據(jù)要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如管理處確需留存原件的,應(yīng)與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續(xù)。

  第五條歸檔要求

  1.歸檔文件必須完整齊全。

  2.歸檔文件必須按規(guī)定分類、整理、編目。

  3.檔案編目

  (1)文書類檔案:年度+(項(xiàng)目)部門或管理處+案卷號,如:20xx/市場/001

 。2)工程類檔案:年度+項(xiàng)目+檔案分類+案卷號,如:20xx/百事可樂/項(xiàng)目/001

  (3)財(cái)務(wù)類檔案:會計(jì)年度設(shè)置

 。4)合同類檔案:部門(項(xiàng)目)+合同類型+年份+案卷號

  4.歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍(lán)色復(fù)印紙書寫。熱敏紙類的傳真件、復(fù)印件均不能歸檔。

  5.音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤要原版;計(jì)算機(jī)軟盤、光盤要可運(yùn)行。音像檔案采取總登記方式(登記表見附件2):

 。1)照片、底片要求清晰完整,并附有說明文字材料,包括事件、時間、人物、背景、攝影者五要素。

  (2)錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)在盒套貼有標(biāo)簽注明:題目(內(nèi)容)、制作日期、制作人、盤數(shù)、序號等。

  第六條檔案借閱、移交

  1.公司檔案室檔案原則不外借其他單位,如確需外借需經(jīng)公司主管副總批準(zhǔn)。

  2.借閱檔案、證照一律辦理借閱手續(xù)。檔案需妥善保管,不得私自涂改、拆卷、復(fù)印及轉(zhuǎn)借他人。

  3.各管理處只能借閱本部門形成檔案,若跨部門借閱,須經(jīng)檔案主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

  4.公司檔案管理人員在調(diào)離崗位、或離職時,由辦公室主任負(fù)責(zé)監(jiān)督辦理檔案的交接工作,將檔案移交表填寫清楚。

  第七條保管和保密制度

  1.存放檔案的.檔案柜排放整齊;采用統(tǒng)一的檔案盒,且要求標(biāo)識明確。

  2.檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。

  3.檔案的保密嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度,采取相應(yīng)保管措施。銷毀檔案要由專人監(jiān)銷,防止泄密。

  4.節(jié)假日期間,檔案庫房、檔案柜要加封條。

  第八條附則

  工程檔案、財(cái)務(wù)檔案管理制度細(xì)則由部門另行制定。

檔案管理制度 篇10

  一、總則

  為規(guī)范公司檔案管理,確保檔案的真實(shí)、完整、安全、可用,提升檔案利用效率,特制定本檔案管理制度。

  二、檔案的定義與分類

  檔案是指公司在生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動中形成的,具有保存價值的.各種形式的原始記錄。檔案按照內(nèi)容、性質(zhì)、形成時間等要素進(jìn)行分類,具體分類標(biāo)準(zhǔn)由檔案管理部門制定并公布。

  三、檔案收集與整理

  1. 各部門應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理部門的要求,定期收集、整理本部門形成的檔案,確保檔案的真實(shí)性和完整性。

  2. 檔案整理應(yīng)遵循規(guī)范、有序的原則,確保檔案內(nèi)容清晰、分類準(zhǔn)確、編號規(guī)范。

  3. 檔案管理部門應(yīng)定期對各部門檔案整理情況進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。

  四、檔案保管與保護(hù)

  1. 檔案應(yīng)存放在專用檔案室或檔案柜中,確保檔案的安全、保密。檔案室或檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等條件。

  2. 檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查,發(fā)現(xiàn)檔案破損、遺失等問題應(yīng)及時處理,確保檔案的完整性。

  3. 未經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn),任何人不得擅自查閱、復(fù)制、摘抄、外借檔案。

  五、檔案利用與借閱

  1. 檔案的利用應(yīng)遵循保密原則,確保檔案內(nèi)容不被泄露。

  2. 借閱檔案需經(jīng)檔案管理部門審批,辦理借閱手續(xù),并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。借閱期間,借閱人應(yīng)妥善保管檔案,不得損壞、涂改或丟失。

  3. 檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用記錄,對檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析,以優(yōu)化檔案管理流程。

  六、檔案鑒定與銷毀

  1. 檔案管理部門應(yīng)定期對已達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定,確定其是否繼續(xù)保存或銷毀。

  2. 鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會同相關(guān)部門進(jìn)行,確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。

  3. 經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案,應(yīng)嚴(yán)格按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定進(jìn)行銷毀,確保銷毀過程的安全和環(huán)保。

  七、檔案管理人員的職責(zé)

  1. 檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定,認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。

  2. 檔案管理人員應(yīng)不斷提高檔案管理水平,積極參加檔案管理培訓(xùn)和學(xué)習(xí),提升專業(yè)素養(yǎng)。

  3. 檔案管理人員應(yīng)定期向檔案管理部門匯報檔案管理工作情況,提出改進(jìn)意見和建議。

  八、附則

  1. 本制度由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。

  2. 本制度自發(fā)布之日起實(shí)施,原有相關(guān)檔案管理制度同時廢止。

  3. 本制度的修訂和廢止應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。

檔案管理制度 篇11

  第一條為進(jìn)一步加強(qiáng)本局檔案管理工作,全面提高檔案管理水平,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家檔案局《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《會計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定,特制定本制度。

  第一章檔案人員崗位職責(zé)

  第二條檔案人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵守紀(jì)律,具備專業(yè)知識。

  第三條嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作各項(xiàng)制度,加強(qiáng)檔案的日常管理和保護(hù)、利用工作。

  第四條對本局各部門的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

  第五條維護(hù)本局檔案的完整與安全,對違反《檔案法》和違反制度的行為予以制止,直至拒絕提供利用,并提出處理意見,報本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。

  第六條機(jī)關(guān)檔案人員調(diào)動工作時,必須在辦完檔案移交手續(xù)后才能離開崗位。

  第二章檔案歸檔制度

  第七條凡是本局在各項(xiàng)活動中形成的,具有備考價值的文書、圖表、聲像、電子信息等各種門類的有價值的材料及外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議帶回的文件材料,均屬歸檔范圍。

  第八條歸檔立卷的文件資料及每份材料的頁數(shù)均應(yīng)齊全、完整。

  第九條歸檔的文件必須做到問題單一、類型鮮明、年代不混、保管期準(zhǔn)確。

  第十條會計(jì)檔案歸檔必須編制移交目錄,交接雙方按移交目錄清點(diǎn)后簽字。

  第三章檔案保管制度

  第十一條檔案庫房實(shí)行專人負(fù)責(zé)管理,庫房鑰匙應(yīng)妥善保管。

  第十二條要定時做好庫房內(nèi)溫濕度記錄,庫房溫度保持14—240c之間,濕度保持在50—65%之間。

  第十三條庫房內(nèi)有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施,檔案庫房內(nèi)不得堆放雜物。

  第十四條綜合檔案室應(yīng)建立全宗卷,積累和存儲本局案卷的立卷說明,分類方案,鑒定報告,交接憑證,銷毀清冊,檢查記錄,全宗介紹等材料。

  第十五條定期組織人員對檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查。對破損褪變的檔案要進(jìn)行修裱、復(fù)制和其它技術(shù)處理。

  第四章檔案保密制度

  第十六條嚴(yán)格遵守黨和國家的有關(guān)保密制度,查閱、借閱遵守單位的保密制度,確保檔案的安全,嚴(yán)防丟失或泄密。

  第十七條查閱檔案,原則上在閱檔室。如有特殊情況確需借閱的,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意,并辦理借閱手續(xù),按期收回。

  第十八條檔案人員不得泄露檔案內(nèi)容,借閱檔案人員在借閱期間對檔案要妥善保管,不得轉(zhuǎn)借和擅自復(fù)制。

  第十九條外單位來本局查閱檔案時,須憑單位介紹信、工作證或身份證,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

  第二十條機(jī)密文件只能查閱,一律不得外借和復(fù)制。

  第五章檔案利用制度

  第二十一條利用檔案必須愛護(hù)檔案材料,嚴(yán)禁在案卷上圈點(diǎn)、勾劃、裁剪等,確保檔案的完好,如需摘抄復(fù)制,須經(jīng)檔案人員審核,確認(rèn)無誤后加蓋證明章方能有效。

  第二十二條檔案借閱期限一般不超過一個星期,如果需要延期,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

  第二十三條檔案歸還時,檔案人員必須檢查案卷有否缺損,如果發(fā)現(xiàn)有損壞案卷現(xiàn)象,按有關(guān)規(guī)定予以處理。

  第二十四條任何人不得把檔案占為已有。

  第二十五條對不遵守檔案利用制度的借閱人員,檔案人員有權(quán)拒絕提供利用。

  第二十六條利用檔案必須填寫利用效果登記表,寫明利用目的和效果。

  第六章檔案安全制度

  第二十七條本局檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理的原則,維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全。

  第二十八條對本局規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,定期向綜合檔案室移交,集中管理,任何人不得將檔案據(jù)為已有,也不得擅自銷毀。

  第二十九條綜合檔案室保管的檔案是現(xiàn)行檔案,主要供本系統(tǒng)及有關(guān)單位使用,不屬于開放范圍,對外提供利用需嚴(yán)格按照本制度第四、五章執(zhí)行。

  第三十條綜合檔案室做到辦公、閱覽、庫房三分開。

  第三十一條庫房內(nèi)設(shè)密集架,配備空調(diào)、消防器材等設(shè)備,積極做好“八防”工作,杜絕事故隱患。

  第三十二條工作人員離開檔案室時應(yīng)切斷電源,關(guān)好門窗。

  第七章檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定、移交和銷毀制度

  第三十三條凡按規(guī)定接收進(jìn)庫的檔案、資料都必須及時登記入冊,以作統(tǒng)計(jì)入庫數(shù)據(jù)。

  第三十四條建立檔案、資料、設(shè)備等實(shí)物統(tǒng)計(jì)臺帳,做到記錄正確,帳物相符。

  第三十五條在各科室檔案進(jìn)檔案室前,要對準(zhǔn)備移交的檔案進(jìn)行鑒定、審查,對保管期限、密級確定不準(zhǔn)的案卷提出升降意見。

  第三十六條對本局各科室收集的零散文件材料進(jìn)行整理鑒定,剔除無保存價值的材料,確保檔案的質(zhì)量。

  第三十七條銷毀文件必須慎重,對鑒定中剔除的文件要暫存一段時間,確實(shí)沒有必要保存時,才予銷毀。

  第三十八條凡需銷毀的`文件,要編造清冊,寫出書面報告,說明銷毀理由,經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)審查后才能銷毀,銷毀文件時由兩人監(jiān)督,并在銷毀上注明銷毀日期、地點(diǎn),銷毀人要簽名、蓋章。

  第八章會計(jì)檔案管理辦法

  第三十九條會計(jì)檔案是指本局各部門在工作中直接形成的會計(jì)憑證、會計(jì)帳冊和會計(jì)報表等會計(jì)核算材料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和憑證。

  第四十條會計(jì)檔案是本局的重要檔案之一,應(yīng)由機(jī)關(guān)綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。

  第四十一條本局各部門應(yīng)指定專人收集、整理會計(jì)檔案,把歸檔工作列入本部門的職責(zé)范圍,明確專人負(fù)責(zé)。

  第四十二條會計(jì)檔案當(dāng)年立卷,由所屬部門保管一年后,向綜合檔案室移交。

  第四十三條檔案部門接收保管的會計(jì)檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝,不得自行拆封,對個別需要拆封重新整理的,應(yīng)當(dāng)由原所屬部門和經(jīng)辦人共同拆封整理,以分清責(zé)任。

  第四十四條檔案室對會計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理,做到妥善保管,存放有序、查找方便。同時嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度。

  第四十五條檔案室對保存的會計(jì)檔案應(yīng)為本單位積極提供利用,向外單位提供利用時,檔案原件原則上不得借出。如有特殊需要,須報單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),但不得拆散原卷冊,并限期歸還。

  第四十六條會計(jì)檔案保管期滿,需要銷毀時,由檔案室提出銷毀意見,會同檔案所屬部門共同鑒定,嚴(yán)格審查,編造會計(jì)檔案銷毀清冊,經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。

  第四十七條在銷毀會計(jì)檔案時,應(yīng)由檔案人員和所屬部門共同派人監(jiān)督,監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案時嚴(yán)格把關(guān),并認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對,銷毀后,在銷毀清冊上簽名蓋章。

檔案管理制度 篇12

  一、總則

  為了規(guī)范檔案管理工作,確保檔案的安全、完整和有效利用,特制定本檔案管理制度。本制度適用于本單位的檔案管理工作,全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守。

  二、檔案分類與歸檔

  1. 檔案分類:根據(jù)檔案的性質(zhì)和用途,將檔案分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等幾類,并設(shè)立相應(yīng)的'檔案室或檔案柜。

  2. 歸檔范圍:包括本單位的公文、合同、計(jì)劃、總結(jié)、報告、會議記錄、照片、錄音、錄像等所有具有保存價值的文件資料。

  3. 歸檔時間:各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間節(jié)點(diǎn)將歸檔材料整理齊全,交由檔案管理部門統(tǒng)一歸檔。

  三、檔案管理

  1. 檔案登記:檔案管理部門應(yīng)對每份檔案進(jìn)行登記,包括檔案名稱、歸檔時間、檔案編號、保管期限等信息。

  2. 檔案保管:檔案應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防盜的檔案室或檔案柜內(nèi),并定期進(jìn)行清潔和檢查。對于易損檔案,應(yīng)采取特殊保護(hù)措施。

  3. 檔案借閱:員工如需借閱檔案,需向檔案管理部門提出申請,經(jīng)批準(zhǔn)后方可借閱。借閱期間應(yīng)妥善保管檔案,不得損壞、涂改或丟失。借閱結(jié)束后,應(yīng)及時歸還檔案。

  四、檔案利用與保密

  1. 檔案利用:檔案管理部門應(yīng)積極開發(fā)檔案信息資源,為單位的決策、管理、科研等工作提供支持。同時,鼓勵員工充分利用檔案資源,提高自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。

  2. 檔案保密:檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定,對涉密檔案進(jìn)行妥善保管,防止泄露。涉密檔案的借閱、復(fù)制等應(yīng)經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并嚴(yán)格遵守相關(guān)保密規(guī)定。

  五、檔案鑒定與銷毀

  1. 檔案鑒定:定期對檔案進(jìn)行鑒定,根據(jù)檔案的價值和保管期限,確定檔案的留存或銷毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同完成。

  2. 檔案銷毀:經(jīng)鑒定確定需銷毀的檔案,應(yīng)編制銷毀清冊,經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由檔案管理部門負(fù)責(zé)銷毀。銷毀檔案時,應(yīng)確保檔案信息的徹底銷毀,防止泄露。

  六、監(jiān)督與考核

  1. 檔案管理部門應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查,確保各項(xiàng)制度的執(zhí)行和檔案的安全。

  2. 將檔案管理工作納入單位績效考核體系,對檔案管理工作進(jìn)行定期考核和獎懲,激勵員工積極參與檔案管理工作。

  七、附則

  1. 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行,如有修改,應(yīng)經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后公布實(shí)施。

  2. 本制度的解釋權(quán)歸檔案管理部門所有。

檔案管理制度 篇13

  一、學(xué)校檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、綜合管理、專人負(fù)責(zé)的管理辦法,任何處室和個人不得將檔案據(jù)為已有。

  二、檔案室做到專室、專柜、專夾,配備必需的工作設(shè)施,任何處室和個人不得挪措檔案室設(shè)備。

  三、按照《檔案法》和檔案工作程序,嚴(yán)格做好檔案的鑒定、立卷、登記、歸檔、移交、銷毀等工作。

  四、學(xué)校干部職工查閱檔案要認(rèn)真履行借閱登記手續(xù),不得損壞,散開漏頁,劃圈涂抹,并按期歸還。

  五、學(xué)校檔案不向外人借閱,特殊情況需經(jīng)學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人簽字同意方可辦理,但必須在閱文室內(nèi)并在專職檔案人員的監(jiān)督下抄錄有關(guān)內(nèi)容或出具有關(guān)證明。

  六、定期做好檔案的統(tǒng)計(jì)、分析和編研工作,要圍繞工作的`需要和針對本校各處室工作的特點(diǎn),編制出有使用價值的資料匯集及檢索工具,最大限度地發(fā)揮其綜合效益。

  七、經(jīng)常性地做好庫房管理工作,嚴(yán)格做到防火、防潮、防鼠、防蟲、防塵和防止有害氣體及微生物對檔案的侵蝕,學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組要定期進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時補(bǔ)救。

  八、做好安全保衛(wèi)、防特、防盜工作。嚴(yán)格值班制度,因保管不善造成檔案丟失或毀壞的,要追究有關(guān)人員法律責(zé)任。

檔案管理制度 篇14

  總則

  1、為加強(qiáng)學(xué)校檔案工作,全面提高學(xué)校檔案管理水平,有效地保護(hù)和利用檔案,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等有關(guān)規(guī)定的精神,特制定本制度。

  2、學(xué)校檔案工作是學(xué)校工作的組成部分,是提高學(xué)校工作效率和質(zhì)量的必要條件,是維護(hù)學(xué)校工作歷史面貌的一項(xiàng)重要工作。

  3、各部門重大活動和工作活動中形成的全部檔案均由本學(xué)校檔案部門集中統(tǒng)一管理。

  學(xué)校檔案工作職責(zé)

  1、傳達(dá)貫徹黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策、法規(guī)和地方檔案行政管理部門的規(guī)定、辦法。

  2、制定本單位檔案工作計(jì)劃、管理辦法、規(guī)章制度。

  3、集中統(tǒng)一管理本學(xué)校在工作活動中形成的各種門類和載體的全部檔案,積極提供利用,為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)、

  4、對本學(xué)校各部門的文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)。

  5、辦理領(lǐng)導(dǎo)和上級檔案部門交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。

  檔案工作崗位職責(zé)

  一、分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

  1、分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案工作的全面領(lǐng)導(dǎo),確保學(xué)校檔案工作的宏觀建設(shè),努力提高檔案工作科學(xué)管理水平,確立檔案為學(xué)校和部門服務(wù)思想。

  2、把檔案工作列入學(xué)校議事日程,納入目標(biāo)管理,定期研究、檢查、督促,確保完成檔案工作任務(wù)。

  3、根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作要求,支持、解決檔案管理工作中所需的人力、財(cái)力、物力。

  4、關(guān)心檔案室和檔案工作人員的工作、學(xué)習(xí),表揚(yáng)和獎勵作出貢獻(xiàn)的檔案人員,以促進(jìn)、提高檔案人員的`政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作積極性。

  二、檔案管理人員職責(zé)

  1、宣傳貫徹《檔案法》及黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策和規(guī)定,熱愛檔案工作,努力學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識,不斷提高業(yè)務(wù)水平。

  2、建立健全檔案工作制度,規(guī)劃草擬本學(xué)校檔案工作計(jì)劃和管理制度,并認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

  3、按規(guī)定做好文書檔案的工作和平時的歸檔工作。

  4、集中統(tǒng)一管理本學(xué)校全部檔案,做好各類檔案及有關(guān)資料收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)工作。

  5、熟悉本學(xué)校室藏檔案,積極開展檔案的利用工作,熱情接待查檔人員,按規(guī)定辦理借閱手續(xù),注意掌握利用效果的收集,編制必要的檢索工具和參考資料。

  6、認(rèn)真做好庫房管理,維護(hù)檔案的完整、安全。

  7、開展檔案行政執(zhí)法檢查,對違反《檔案法》的行為予以制止,并及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報,提出處理意見。

  8、完成領(lǐng)導(dǎo)和上級檔案部門交辦的有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。

  三、兼職檔案人員職責(zé)

  1、嚴(yán)格遵守相關(guān)檔案法律法規(guī),協(xié)助專職檔案員在學(xué)校開展檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)宣傳活動,增強(qiáng)全體教師歸檔意識。

  2、認(rèn)真參加學(xué)校年度文件材料歸檔等檔案業(yè)務(wù)活動,注意收集本部門工作所產(chǎn)生的檔案材料,依照分類方案隨時歸入有關(guān)卷夾(盒)內(nèi)。

  3、每學(xué)期末按照要求對本部門所收集的檔案進(jìn)行整理、裝訂,并向檔案室移交。

檔案管理制度 篇15

  為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的安全保管工作,制定檔案管理制度如下:

  1.嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保管和保密工作責(zé)任制。管理人員對全校檔案的'保管和保密工作負(fù)責(zé);

  2.檔案管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案查借閱制度,履行借閱登記手續(xù)!氨C芫怼钡戎匾牧系慕栝啠仨殞彶閷徟鷻(quán)限是否符合規(guī)定的要求;

  3.檔案管理員向檔案利用者提供、出具有關(guān)證明時,一定要以檔案材料原始記載為依據(jù),不得弄虛作假,出具假證;

  4.檔案管理人員切實(shí)做好防蟲、防鼠、防塵、防潮、防曬工作。保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。檔案室嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁將易燃易爆物品和私人物品帶入。定期檢查防火滅火系統(tǒng)、防盜系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng);

  5.檔案管理人員務(wù)必做到每天上下班對庫房門、窗、電源等進(jìn)行安全檢查。做好節(jié)假日安全檢查工作,發(fā)現(xiàn)問題,及時處理;

  6.借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。借出的檔案材料,不得轉(zhuǎn)借他人,不得帶入公共場所;

  7.非檔案管理人員,未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案室。

檔案管理制度 篇16

  一、總則

  為規(guī)范檔案管理,保障檔案信息的真實(shí)性、完整性和安全性,提高檔案利用效率,特制定本檔案管理制度。本制度適用于公司所有部門和個人,旨在確保檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性和高效性。

  二、檔案管理原則

  1. 檔案管理應(yīng)遵循集中統(tǒng)一、分類管理、安全保密、方便利用的原則。

  2. 檔案管理應(yīng)注重信息化、數(shù)字化,實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理,提高檔案查詢和利用效率。

  三、檔案分類與歸檔

  1. 檔案按照其性質(zhì)、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類,包括但不限于文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。

  2. 各部門應(yīng)定期將形成的檔案移交至檔案管理部門,檔案管理部門應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔、編號和存儲。

  四、檔案保管與保護(hù)

  1. 檔案應(yīng)存放在專用檔案室或檔案柜中,確保檔案的安全、防火、防潮、防蟲等要求。

  2. 檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)檔案破損、遺失等問題應(yīng)及時處理,確保檔案的完整性。

  五、檔案利用與借閱

  1. 檔案的利用應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定,未經(jīng)允許,不得私自查閱、復(fù)制或泄露檔案內(nèi)容。

  2. 借閱檔案需經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn),辦理借閱手續(xù),并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。借閱者應(yīng)對借閱的檔案負(fù)責(zé),不得損壞或丟失。

  六、檔案鑒定與銷毀

  1. 對于已達(dá)到保存期限或無保存價值的檔案,檔案管理部門應(yīng)組織鑒定,確定是否銷毀。

  2. 經(jīng)鑒定需銷毀的檔案,應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀,確保銷毀過程的'安全和環(huán)保。

  七、檔案管理責(zé)任與監(jiān)督

  1. 各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)確保本部門檔案的形成、移交、保管和利用符合本制度要求。

  2. 檔案管理部門應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估,發(fā)現(xiàn)問題及時整改,確保檔案管理的規(guī)范性和有效性。

  八、附則

  1. 本制度由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。

  2. 本制度自發(fā)布之日起實(shí)施,如有任何疑問或建議,請及時向檔案管理部門反饋。

檔案管理制度 篇17

  第一節(jié)總則

  第一條根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》以及上海市檔案局、上海市教育局制定《上海市中、小學(xué)檔案管理暫行辦法》的規(guī)定,為加強(qiáng)本校檔案的科學(xué)管理,更好地為教育事業(yè)服務(wù),特制定本辦法。

  第二條檔案工作是教學(xué)行政管理工作的重要組成部分,它是為領(lǐng)導(dǎo)決策,為教育教學(xué)工作提供信息和依據(jù),是提高教學(xué)行政管理工作效率和工作質(zhì)量的必要條件,是維護(hù)單位歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要的工作。

  第三條堅(jiān)持實(shí)行集中統(tǒng)一管理檔案的原則,維護(hù)本單位檔案的完整與安全,實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。

  第二節(jié)檔案工作體制、機(jī)構(gòu)和干部配備

  第四條各處室必須參與檔案工作,配備兼職檔案管理人員,并制定崗位責(zé)任制。

  第五條辦公室負(fù)責(zé)本單位檔案室工作,業(yè)務(wù)上受區(qū)檔案局的監(jiān)督和指導(dǎo)。

  第六條各處室的檔案工作受辦公室領(lǐng)導(dǎo),并有一名處室同志分管,與校檔案室建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)。

  第七條檔案干部要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識和教育專業(yè)知識,不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì),更好地開展檔案工作。

  第八條上級領(lǐng)導(dǎo)要支持和關(guān)心檔案管理人員,在職稱評定、福利待遇等方面享受與其他專業(yè)人員同等待遇。檔案管理人員要相對穩(wěn)定。對有檔案專業(yè)職稱的檔案干部在調(diào)離檔案工作崗位時,應(yīng)聽取授予職稱的檔案業(yè)務(wù)管理機(jī)關(guān)的意見,同時檔案干部調(diào)離前應(yīng)辦理交接手續(xù)。

  第三節(jié)檔案工作的任務(wù)

  第九條負(fù)責(zé)本單位黨、政、工、團(tuán)等組織和內(nèi)部機(jī)構(gòu)所產(chǎn)生的全部檔案,為本單位各項(xiàng)工作服務(wù),并對各處室和部門執(zhí)行制度的情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查,確保檔案完整準(zhǔn)確。

  第十條負(fù)責(zé)開發(fā)檔案的信息資源,根據(jù)提供利用的實(shí)際情況需要,編制各種檢索工具和開展檔案編研工作。

  第十一條參加單位科研項(xiàng)目評審鑒定,工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收和設(shè)備儀器開箱等活動。

  第四節(jié)文件材料的立卷與歸檔

  第十二條建立、健全文件材料的歸檔制度。凡工作活動形成的具有保存價值的文件材料(包括黨、政、團(tuán)、教學(xué)、財(cái)會以及各處室形成的文件材料),均由文書部門或業(yè)務(wù)部門進(jìn)行收集、整理、立卷并定期向檔案室歸檔。

  第十三條檔案室對歸檔檔案的案卷應(yīng)進(jìn)行檢查,對不符合歸檔要求的案卷,應(yīng)退回重新整理,以保證案卷的質(zhì)量,便于保管和利用。

  第十四條各處室的檔案一般應(yīng)在第二年上半年統(tǒng)一向檔案室歸檔,交接雙方應(yīng)根據(jù)案卷目錄,核對無誤后履行簽字手續(xù)。

  第十五條科學(xué)技術(shù)研究活動中形成的科技文件材料在科研項(xiàng)目評審鑒定后一個月內(nèi),由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按歸檔范圍向檔案室移交歸檔。

  第十六條基本建設(shè)活動中形成的科技文件材料,在基建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后一個月內(nèi),由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按歸檔范圍向檔案室移交歸檔。

  第十七條凡價值一萬元以上的'儀器設(shè)備在購置、安裝、使用活動中形成的科技文件材料采取隨時歸檔的方法,設(shè)備部門應(yīng)通知有關(guān)人員參加儀器設(shè)備的開箱驗(yàn)收活動。

  第十八條財(cái)務(wù)管理中形成的報表、帳冊、憑證等文件材料,除帳冊和憑證在財(cái)務(wù)部門保存兩年后向檔案室移交歸檔,其它文件材料在次年的上半年向檔案室移交歸檔。

  第十九條各處室工作人員因公外出參觀、學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議收集獲得的文件材料,要按歸檔范圍的規(guī)定,及時向檔案室移交歸檔。

  第二十條凡歸檔的文件材料應(yīng)經(jīng)過整理和編目,做到字跡清楚、簽署完備,不能用鉛筆、圓珠筆和純藍(lán)墨水筆書寫,以利于長久保存。

  第二十一條聲像檔案形成后要隨時整理,及時歸檔,即由承辦人員在完成攝錄后三個月內(nèi)向檔案室移交歸檔。

  第五節(jié)檔案的整理和保管

  第二十二條檔案的系統(tǒng)整理應(yīng)按部門分類、初步立卷、卷內(nèi)文件整理編目、卷內(nèi)案卷初步排列、案卷加工整理、案卷調(diào)整與編號、編制案卷目錄七個步驟進(jìn)行。

  1、定檔案分類方案,按照此方案指導(dǎo)文件分類、排列組合。

  2、將文件按一定特征分門別類,組合成一個有緊密聯(lián)系的文件組合體即案卷。

  3、將案卷內(nèi)文件排列順序調(diào)整后固定下來編寫頁號,填寫卷內(nèi)文件目錄。

  4、將同一類案卷按一定標(biāo)準(zhǔn)初步排列起來。

  5、填寫備考表、裝訂、填寫案卷封面。

  6、確定案卷排列順序,按排列順序逐卷編制案卷號。

  7、按照案卷排列順序,將案卷的標(biāo)題、保管期限、卷內(nèi)文件起止時間和頁數(shù)等逐項(xiàng)登記,形成為一本名冊,即為案卷目錄。

  第二十三條檔案應(yīng)有專門的檔案庫或檔案柜保存,存放地點(diǎn)應(yīng)堅(jiān)固干燥、通風(fēng),并做到防火、防蟲、防光、防鼠、防盜、防潮、防塵、防高溫等安全措施,定期檢查保管狀況,發(fā)現(xiàn)問題及時處理,保證檔案的安全。

  第六節(jié)檔案的提供利用

  第二十四條檔案室保存的檔案主要供本單位和上級主管機(jī)關(guān)利用,為本單位開展的各項(xiàng)工作服務(wù)。

  第二十五條檔案室應(yīng)根據(jù)工作需要編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具,積極主動開展檔案利用工作,為本單位各項(xiàng)工作服務(wù),逐步提高檔案利用效果。

  第二十六條檔案室應(yīng)建立檔案借閱制度,借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),寫明借閱的目的,點(diǎn)交清楚,歸還時要進(jìn)行檢查,及時注銷。

  第二十七條借閱檔案者要遵守借閱制度,不得在檔案上圈點(diǎn)、涂改、劃道污損,如有違者,按《檔案法》第二十四條規(guī)定承擔(dān)法律責(zé)任。

  第二十八條借閱人因公出差、出國、調(diào)動、離退休等須將所借檔案歸還,借閱的時間一般不超過半個月,必要時辦續(xù)借手續(xù)。

  第二十九條制發(fā)檔案證明和答復(fù)函調(diào)(證明要注明出處和根據(jù),不得擅自解釋)制發(fā)證明要仔細(xì)核對,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后,加蓋辦公室公章。

  第七節(jié)檔案的鑒定和銷毀

  第三十條檔案室應(yīng)根據(jù)XXXX年8號文件,市檔案局轉(zhuǎn)發(fā)國家檔案局印發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》、《文書檔案保管期限表》、《上海市中、小學(xué)校檔案管理暫行辦法》,編制單位的文書檔案保管期限表。

  第三十一條檔案室應(yīng)定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定檔案必須在辦公室負(fù)責(zé)人主持下,由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組對無保存價值的檔案進(jìn)行登記造冊,經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)報上級部門審核后銷毀。

  第三十二條毀檔案要明確銷毀人和監(jiān)銷人,進(jìn)行實(shí)地監(jiān)銷。銷毀后在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀的具體日期,并簽名蓋章。

  第八節(jié)檔案的統(tǒng)計(jì)與移交

  第三十三條檔案室應(yīng)建立檔案的統(tǒng)計(jì)制度,對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并按照規(guī)定分別向上級機(jī)關(guān)和檔案業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)報送檔案工作的基本情況統(tǒng)計(jì)表。

  第三十四條各部室的檔案由本單位檔案室集中統(tǒng)一管理,根據(jù)保管期限妥善保存。

  第三十五條機(jī)構(gòu)撤消、合并時,要在機(jī)構(gòu)變動前組織專人整理好檔案,按規(guī)定向有關(guān)部門移交,并辦理移交手續(xù)。

  第九節(jié)附則

  第三十六條本制度如與上級規(guī)定有抵觸時,則依上級規(guī)定執(zhí)行。

  第三十七條本辦法自公布之日起施行。

檔案管理制度 篇18

  一、總則

  為規(guī)范檔案管理工作,確保檔案資料的完整性、安全性和有效利用,特制定本檔案管理制度。

  二、檔案管理職責(zé)

  1. 檔案管理部門負(fù)責(zé)全面管理檔案,包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等工作。

  2. 各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門,及時移交本部門形成的檔案資料,并確保移交檔案的完整性和真實(shí)性。

  3. 全體人員應(yīng)樹立檔案意識,愛護(hù)檔案,遵守檔案管理制度,不得私自涂改、損毀或丟失檔案。

  三、檔案收集與整理

  1. 各部門應(yīng)定期收集本部門形成的檔案資料,按照檔案分類要求進(jìn)行初步整理。

  2. 檔案管理部門對收集到的檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號、登記、分類和整理,確保檔案的完整性和規(guī)范性。

  3. 檔案整理過程中,如發(fā)現(xiàn)檔案缺失、損壞或內(nèi)容不清等問題,應(yīng)及時向相關(guān)部門反映并協(xié)商解決。

  四、檔案歸檔與保管

  1. 檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的歸檔工作,確保檔案按照規(guī)定的順序和方式存放。

  2. 檔案應(yīng)存放在專用檔案室或檔案柜中,確保檔案的'安全、防火、防潮、防鼠蟲等要求。

  3. 檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)、核對,確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量無誤。

  五、檔案利用與借閱

  1. 檔案管理部門應(yīng)根據(jù)工作需要,提供檔案查詢、復(fù)制等服務(wù),滿足各部門對檔案的需求。

  2. 借閱檔案需經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn),并辦理借閱手續(xù)。借閱者需按時歸還檔案,并確保檔案在借閱期間的安全和完整。

  3. 檔案利用和借閱應(yīng)遵守相關(guān)保密規(guī)定,不得泄露檔案內(nèi)容或用于非法用途。

  六、檔案銷毀與移交

  1. 檔案管理部門應(yīng)定期對已達(dá)到保存期限或無保存價值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。銷毀檔案應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行,確保銷毀過程的安全和環(huán)保。

  2. 在機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員變動等情況下,檔案管理部門應(yīng)做好檔案的移交工作。移交檔案應(yīng)確保檔案的完整性和真實(shí)性,并辦理相關(guān)手續(xù),確保檔案移交過程的規(guī)范、有序。

  七、監(jiān)督與檢查

  1. 本單位應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估,發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

  2. 對于違反本制度的行為,將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰,并追究相關(guān)人員的責(zé)任。

  八、附則

  1. 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行,由檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。

  2. 如有其他未盡事宜,可另行制定補(bǔ)充規(guī)定或細(xì)則。

檔案管理制度 篇19

  一、目的

  為了對人事檔案進(jìn)行妥善保管,能有效地保守機(jī)密。維護(hù)人事檔案材料完整,防止材料損壞,規(guī)范人事檔案的管理,特制定本制度。

  二、范圍

  本制度適用于對公司人事檔案的執(zhí)行管理。

  三、職責(zé)

  3.1人力資源部人事管理課負(fù)責(zé)人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉(zhuǎn)遞、保密、統(tǒng)計(jì)等工作。

  3.2人事檔案管理:集團(tuán)公司人事管理課(寧波地區(qū))負(fù)責(zé)本地區(qū)所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當(dāng)?shù)厝耸鹿芾聿块T負(fù)責(zé)管理工作。

  3.3集團(tuán)公司人力資源部為本制度的歸口部門,負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負(fù)責(zé)本制度的編制及落實(shí)執(zhí)行工作。

  3.4集團(tuán)公司企業(yè)委員會負(fù)責(zé)本制度的審議及授權(quán)主管人簽核,總裁負(fù)責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。

  四、人事檔案管理的內(nèi)容

  4.1員工人事檔案歸檔及管理:新員工入職時將《員工應(yīng)聘申請表》及相關(guān)證件(畢業(yè)證書、身份證、各類技術(shù)認(rèn)證證書)復(fù)印件提交人事管理課,人事管理課根據(jù)《員工應(yīng)聘申請表》建立員工人事檔案(內(nèi)容包括:該員工的應(yīng)聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓(xùn)等相關(guān)資料)并及時歸檔。歸檔的流程為首先對新的.員工人事檔案材料進(jìn)行鑒別,其次按新員工的所在部門以及職務(wù)、性別等進(jìn)行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補(bǔ)登新員工人事檔案材料的名稱及有關(guān)內(nèi)容,最后將新員工的人事檔案材料歸檔。

  4.1.1確立兩級檔案管理制度:一級員工人事檔案為員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整情況、學(xué)歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料等。

  4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立,每人一份,按部門、職務(wù)歸類。員工終止/解除勞動關(guān)系時,應(yīng)將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。

  4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時,由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人在《員工離職通知單》上簽字,確認(rèn)無遺留問題;員工相關(guān)檔案調(diào)入單位時,人力資源部核對檔案材料,密封該員工人事檔案,連同開具的《檔案材料轉(zhuǎn)移單》及其它有關(guān)材料,轉(zhuǎn)至調(diào)入單位并歸檔。相關(guān)手續(xù)《員工入職試工轉(zhuǎn)正辭退作業(yè)管理制度》。

  4.2檢查核對:人力資源部人事管理課檔案管理員要定期(每月25日)對員工的人事檔案進(jìn)行檢查核對并在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上簽字,確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下,也要進(jìn)行檢查核對:突發(fā)事件后,如被盜、遺失、或水災(zāi)火災(zāi)之后;對有些檔案發(fā)生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失;發(fā)現(xiàn)某些損失之后,如發(fā)現(xiàn)材料變酶、發(fā)現(xiàn)蟲蛀等;檢查完畢后必須在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上確認(rèn)簽字。

  4.3轉(zhuǎn)遞(員工異動):檔案轉(zhuǎn)遞過程如下,人事管理課檔案管理員取出要轉(zhuǎn)走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單》,按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞過程中應(yīng)遵循保密原則并且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。

  4.4保密制度:由人事管理課檔案管理員負(fù)責(zé)人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的認(rèn)識檔案材料內(nèi)容,一概不得加以刪除或銷毀,并且必須嚴(yán)格保密,不得擅自向外擴(kuò)散。

  4.5統(tǒng)計(jì):人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補(bǔ)充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》。

  4.5.1人事檔案統(tǒng)計(jì)分類:履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。

  4.5.2人事檔案統(tǒng)計(jì)信息要及時更新,人力資源部根據(jù)人員流動情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的統(tǒng)計(jì)情況更新并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》,提報人力資源部總監(jiān)審核。

  五、員工人事檔案管理,應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國家和公司有關(guān)規(guī)定。

  查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)人力資源部總監(jiān)(或總裁)批準(zhǔn),并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。

  六、相關(guān)支持文件及記錄

  員工應(yīng)聘申請表

  轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單

  員工離職通知單

  員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表

檔案管理制度 篇20

  1、目的

  會計(jì)檔案是檔案的重要組成部分,是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。為了加強(qiáng)會計(jì)檔案管理,統(tǒng)一會計(jì)檔案管理制度,現(xiàn)根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》和《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定,制定本辦法。

  2、適用范圍

  本規(guī)定適用于公司及分子公司。

  3、會計(jì)檔案管理體系

  3.1公司檔案室、財(cái)務(wù)部及各獨(dú)立核算單位檔案室應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會計(jì)檔案。

  3.2公司總經(jīng)辦、財(cái)務(wù)部共同負(fù)責(zé)會計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

  3.3各單位必須加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立會計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

  4、會計(jì)檔案范圍

  4.1會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)帳薄和會計(jì)報表等會計(jì)核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

  4.2會計(jì)憑證類:原始憑證,記帳憑證,匯總憑證,其他會計(jì)憑證。

  4.3會計(jì)帳薄類:總帳、明細(xì)帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄,其他會計(jì)帳薄。

  4.4財(cái)務(wù)報告類:月度、季度、年度財(cái)務(wù)報告,包括會計(jì)報表、附表、附注及文字說明和其他財(cái)務(wù)報告。

  4.5財(cái)會電算化檔案:主要是存儲會計(jì)數(shù)據(jù)和程序的磁盤或光盤及其它存儲介質(zhì),系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其它會計(jì)資料。

  4.6其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對帳單,物資盤存表,其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料,會計(jì)檔案移交清冊,會計(jì)檔案保管清冊,會計(jì)檔案銷毀清冊等。

  5、各單位每年形成的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊,編制會計(jì)檔案保管清冊

  5.1當(dāng)年形成的會計(jì)檔案,在會計(jì)年度終了后,可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年,期滿之后,應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊,移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的,應(yīng)當(dāng)在會計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計(jì)檔案。

  5.2移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計(jì)檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的,檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)同會計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責(zé)任。

  6、會計(jì)檔案不得自行借出

  6.1如有特殊需要,經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以提供會計(jì)資料的查閱或復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計(jì)檔案的人員,嚴(yán)禁在會計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。涉及司法案件需查閱、復(fù)印財(cái)會資料時,應(yīng)事前由公司總經(jīng)辦批準(zhǔn)。

  6.2各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。

  7、會計(jì)檔案的保管期

  7.1分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、20xx年、20xx年、25年5類(會計(jì)檔案保管期限表附后)。

  7.2會計(jì)檔案的保管期限,從會計(jì)年度終了后的第一天算起。

  7.3本辦法規(guī)定的會計(jì)檔案保管期限為最低保管期限,各類會計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。

  7.4各單位會計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,可以比照類似的保管期限辦理。

  8、會計(jì)檔案的銷毀

  8.1保管期滿的會計(jì)檔案,除本辦法規(guī)定不得銷毀的情形外,可以按照以下程序銷毀:

  8.1.1由本單位檔案機(jī)構(gòu)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見,編制會計(jì)檔案銷毀清冊,列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容;

  8.1.2單位負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見;

  8.1.3銷毀會計(jì)檔案時,應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷;

  8.1.4監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案;銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。

  8.2保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。

  8.3正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位,其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。

  9、會計(jì)檔案的'管理

  9.1采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行核算的單位,應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案。

  9.2單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的,在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管公司或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案代管。法律、行政法規(guī)規(guī)定的,從其規(guī)定。

  9.3單位分立后原單位存續(xù)的,其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案。單位分立后原機(jī)構(gòu)代管,各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案。單位分立中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

  9.4單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由原單位保管,承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案,對其中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

  9.5單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的,原各單位的會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。

  9.6在建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交建設(shè)項(xiàng)目的接受單位,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

  9.7單位之間交接會計(jì)檔案的,交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計(jì)檔案交接手續(xù)。

  9.7.1移交會計(jì)檔案的單位,應(yīng)當(dāng)編制會計(jì)檔案移交清冊,列明應(yīng)當(dāng)移交的會計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容;

  9.7.2交接會計(jì)檔案時,交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人監(jiān)交。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

  9.8預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料,應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定,不適用本辦法。

  10、附則

  10.1本制度由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。

  10.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。

  10.3本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自頒布之日起執(zhí)行。

檔案管理制度 篇21

  一、根據(jù)本單位編制的《檔案分類大綱、歸檔范圍和保管期限表》和檔案管理工作制度中的歸檔范圍,積極收集齊全,及時歸檔。

  二、定期做好對具有永久和長期保存價值的檔案向縣檔案館移交進(jìn)館工作,進(jìn)館的檔案要分類科學(xué),組卷合理,編目準(zhǔn)確,檔號齊全,排列系統(tǒng),裝訂合乎質(zhì)量要求。

  三、接收檔案時,立檔單位編制的全宗介紹、案卷目錄(一式兩份)、全引目錄、文號索引、專題目錄及其他與檔案有關(guān)的資料,應(yīng)隨同檔案一起接收。

  四、及時收集本單位在重要活動、重大事件中形成的檔案;接收各科室有代表性具有永久、長期保存價值的檔案。

  五、各科室在工作中形成的'有保存價值的材料,應(yīng)由科室兼職檔案管理人員負(fù)責(zé)收集,加工整理歸檔后移交給檔案室,如不符合要求的,應(yīng)及時整改,不得拖延。專職檔案管理人員要做好接收前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作,指導(dǎo)各科室檔案達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求。

  六、根據(jù)國家檔案收集工作規(guī)定,通過例行的接收制度和專門的征集辦法,將分散在各科室和個人手中,以及散失在其他地方的檔案,收集到檔案室集中保管。

檔案管理制度 篇22

  為加強(qiáng)學(xué)校檔案工作,全面提高學(xué)校檔案管理水平,有效地保護(hù)和利用檔案,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等有關(guān)規(guī)定的精神,特制定本制度。

  1、成立檔案資料工作領(lǐng)導(dǎo)小組。由一名校長分管、辦公室主任具體負(fù)責(zé),教務(wù)處、有關(guān)人員協(xié)助工作。

  2、健全文書檔案,堅(jiān)持專人收拆,及時登記、簽批、承辦,保證文件資料齊全完整,及時辦理。

  3、學(xué)校行政人秘檔案包括行政會議記錄,文書檔案、人事檔案、各種計(jì)劃與安排,各種會議學(xué)習(xí)記錄。群團(tuán)教代會材料等分別由職能部門收集,交行政和校黨政辦公室整理,交檔案資料員,由檔案資料員整理、裝訂、歸檔。

  4、學(xué)校德育活動檔案包括班主任檔案,各項(xiàng)學(xué)生活動的'方案、實(shí)施及班主任、學(xué)生獎懲記錄檔案,由政教處有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理交檔案資料室,由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

  5、學(xué)校教學(xué)檔案包括教務(wù)會議記錄、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案、教育教學(xué)檔案、體育衛(wèi)生檔案、教師培訓(xùn)檔案等由教務(wù)處、教科室有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理交檔案資料室,由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

  6、學(xué)?倓(wù)處檔案包括總務(wù)處會議記錄、校舍、校產(chǎn)檔案、財(cái)務(wù)檔案、校園建設(shè)檔案、人員考核檔案、基建檔案等。由總務(wù)處有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理,交檔案資料室,由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

  7、學(xué)校的常規(guī)管理資料和財(cái)會檔案注重平時收集,一般每學(xué)期或每學(xué)年整理歸檔。由職能部門交檔案資料室,由檔案資料員負(fù)責(zé)歸檔立卷。

  8、積極做好檔案資料的“四平時”(收集、整理、鑒定、立卷)工作,按照檔案立卷的原則和要求做好分類、組卷、編目、裝訂工作。

  9、檔案資料室堅(jiān)持做到“五防”:防火、防潮、防蟲、防光、防盜,確保檔案安全。

  10、積極提供利用,嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度。借閱檔案要辦理登記手續(xù),外單位查閱檔案須憑介紹信和本單位領(lǐng)導(dǎo)同意,并在本室查閱。查閱檔案不得隨意借出,不得涂改、抽換和拆散,不得損壞。

  11、按照保密制度的有關(guān)規(guī)定加強(qiáng)保密,嚴(yán)格注意保密,不得泄密。

  12、按照上級有關(guān)規(guī)定,努力創(chuàng)建合格檔案資料室和先進(jìn)檔案資料室。有關(guān)檔案在存電腦的同時應(yīng)及時刻錄成光盤,注意保存,防止丟失。

檔案管理制度 篇23

  第一條、為確保人事檔案的機(jī)密性,完整性和準(zhǔn)確性,為人事決策提供信息和依據(jù),特制定本制度。

  第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。

  第三條、員工人事檔案由人力資源部負(fù)責(zé)管理。

  第四條、新員工第一次建檔后,日后所有有關(guān)個人人事資料都隨時歸檔,包括員工在職期間試用、考核、職位調(diào)動、工資晉升、培訓(xùn)記錄、行政處分、獎勵等,以保證檔案的'完整性、保密性及可查性。

  第五條、新員工報到后按《個人資料檔案目錄》順序進(jìn)行建檔,目錄如下:

  1、招聘登記表

  2、聘用通知書

  3、學(xué)歷證、職稱證、計(jì)算機(jī)等相關(guān)資格證的復(fù)印件。

  4、身份證復(fù)印件

  5、照片

  6、員工轉(zhuǎn)正申請表

  7、聘用合同

  8、獎懲材料

  9、任免、升降、調(diào)薪等材料

  10、其它材料

  第六條、檔案管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)并建員工檔案薄冊,記載檔案的接收、存入、提供、使用和變動情況。

  第七條、要做到分類準(zhǔn)確、編號規(guī)范、排列有序、定期核對。

  第八條、所有人事檔案都屬秘密文件,應(yīng)妥善保管,不得隨意泄密。

  第九條、人事檔案不允許無關(guān)人員查詢。部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門員工的檔案?偨(jīng)理有權(quán)查閱任一員工的檔案,除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。

  第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。

  第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應(yīng)嚴(yán)格保證檔案的完整性,不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。

  第十二條、收回檔案時,檔案管理人員必須認(rèn)真檢查核對,否則追究當(dāng)事人的責(zé)任。

  第十三條、離職人員檔案保存期為一年。

檔案管理制度 篇24

  一、總則

  為規(guī)范公司檔案管理工作,確保檔案的安全、完整、真實(shí)和有效利用,特制定本檔案管理制度。本制度適用于公司全體員工,各部門必須嚴(yán)格遵守。

  二、檔案分類與歸檔

  1. 檔案分類:公司檔案按照內(nèi)容分為人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、行政檔案等幾大類。各類檔案應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)、特點(diǎn)和重要性進(jìn)行細(xì)分,并建立相應(yīng)的檔案目錄。

  2. 歸檔要求:各部門應(yīng)定期將本部門形成的檔案材料整理歸檔,確保檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。歸檔時應(yīng)填寫檔案移交清單,注明檔案名稱、數(shù)量、形成時間等信息,并簽字確認(rèn)。

  三、檔案保管與利用

  1. 檔案保管:公司設(shè)立專門的檔案室,用于存放各類檔案。檔案室應(yīng)具備良好的防火、防盜、防潮、防塵等條件,確保檔案的安全。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查、整理和保養(yǎng),防止檔案損壞或丟失。

  2. 檔案利用:公司員工因工作需要查閱檔案時,應(yīng)填寫檔案查閱申請單,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。查閱檔案時,應(yīng)遵守檔案室的`規(guī)章制度,不得擅自涂改、拆散、抽取或損毀檔案。查閱完畢后,應(yīng)及時歸還檔案,并在檔案查閱登記簿上簽字確認(rèn)。

  四、檔案保密與鑒定

  1. 檔案保密:公司檔案涉及公司機(jī)密和商業(yè)秘密,檔案管理人員和查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定,不得擅自泄露檔案內(nèi)容。對于涉及機(jī)密和商業(yè)秘密的檔案,應(yīng)采取加密、限制查閱范圍等措施,確保檔案的安全。

  2. 檔案鑒定:定期對檔案進(jìn)行鑒定,根據(jù)檔案的價值和保存期限,決定檔案的銷毀或繼續(xù)保存。鑒定工作應(yīng)由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員共同進(jìn)行,確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性。

  五、檔案銷毀與移交

  1. 檔案銷毀:對于經(jīng)鑒定無保存價值的檔案,應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀前,應(yīng)編制檔案銷毀清冊,注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息,并報請公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。銷毀過程中,應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督,確保檔案徹底銷毀,不留隱患。

  2. 檔案移交:公司因合并、分立、撤銷等原因發(fā)生檔案所有權(quán)或管理權(quán)變更時,應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行檔案移交。移交前,應(yīng)編制檔案移交清冊,注明檔案名稱、數(shù)量、形成時間等信息,并辦理移交手續(xù)。移交過程中,應(yīng)有雙方負(fù)責(zé)人和檔案管理人員共同參與,確保檔案的完整性和連續(xù)性。

  六、附則

  本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行,由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。各部門在執(zhí)行過程中如有疑問或建議,應(yīng)及時向檔案管理部門反映,以便不斷完善和優(yōu)化檔案管理制度。

檔案管理制度 篇25

  為了加強(qiáng)對檔案的管理和收集、整理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,更好地為本園地各項(xiàng)工作提供服務(wù),特制訂本制度:

  一、檔安工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則,充分發(fā)揮檔案的作用。

  二、對檔案法規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定定期向本單位檔案管理人員移交,集中管理,任何人不得占為已有。三、應(yīng)歸檔的文字材料,必須齊全、完整,保持它們自己的原始資料,區(qū)分保存價值,分類整理、立卷,案卷標(biāo)題簡明確切。

  四、凡本園教職工因工作需要均有借閱檔案的`權(quán)利,同時具有保護(hù)檔案的義務(wù)。

  五、檔案管理人員要熟悉本園檔案底細(xì),建立臺帳,登記制度,主動熱情地為利用者提供方便,努力提高檔案查準(zhǔn)查全率。

  六、查閱檔案人員必須十分愛護(hù)案卷,嚴(yán)禁在案卷上折疊、勾劃、涂改、折頁、污損等現(xiàn)象發(fā)生。

  七、妥善管理檔案,對破損的檔案及時做好修補(bǔ)工作,盡量延長檔案壽命,保持庫內(nèi)清潔,嚴(yán)格做到防火、防強(qiáng)光、防塵、防溢、防蟲、防鼠、防潮。

  八、檔案一般不外借出園,確因工作需要,必須經(jīng)園領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可出園(不屬機(jī)密級)。

  九、檔案是歷史的真實(shí)記錄,國家的寶貴財(cái)富,嚴(yán)格做好檔案的保護(hù)工作,經(jīng)常檢查檔案室設(shè)施是否破損,墻面是否滲水,門窗是否牢固,確保檔案安全。

  十、凡需要借閱檔案材料者,在辦理借閱登記手續(xù)后,必須由檔案管理人員一同進(jìn)入檔案室,不得借用鑰匙單人進(jìn)入,一般情況在閱覽室查閱,特殊情況可在辦公室查閱,但必須當(dāng)天歸還。

檔案管理制度 篇26

  一、總則

  為了規(guī)范檔案管理工作,確保檔案的安全、完整、準(zhǔn)確和便捷利用,特制定本檔案管理制度。

  二、檔案管理職責(zé)

  1. 檔案管理部門:負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、分類、存儲、利用和銷毀等全過程管理工作。

  2. 各部門負(fù)責(zé)人:負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作,確保檔案的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。

  3. 員工:負(fù)責(zé)個人檔案的維護(hù)和管理,確保個人信息的真實(shí)性和完整性。

  三、檔案管理流程

  1. 收集:各部門按照工作需要及時收集相關(guān)檔案材料,確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

  2. 整理:檔案管理部門對收集到的檔案進(jìn)行整理,按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸類,確保檔案的有序性。

  3. 存儲:檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的存儲工作,確保檔案的安全和保密。

  4. 利用:員工和部門可根據(jù)工作需要申請查閱檔案,檔案管理部門負(fù)責(zé)審批和提供檔案利用服務(wù)。

  5. 銷毀:檔案管理部門定期對過期或無效的檔案進(jìn)行鑒定,按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。

  四、檔案管理要求

  1. 檔案應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確,不得涂改、偽造或遺漏。

  2. 檔案分類應(yīng)科學(xué)、合理,方便查閱和利用。

  3. 檔案存儲應(yīng)安全、保密,防止檔案丟失、損壞或泄露。

  4. 檔案利用應(yīng)規(guī)范、有序,確保檔案的合規(guī)使用。

  5. 檔案管理部門應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估,及時發(fā)現(xiàn)問題并改進(jìn)。

  五、附則

  1. 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行,由公司管理層負(fù)責(zé)解釋。

  2. 本制度的修訂和廢止,須經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后執(zhí)行。

  六、檔案保密管理

  1. 檔案保密工作應(yīng)嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和公司保密制度執(zhí)行,確保檔案信息的機(jī)密性。

  2. 檔案管理部門應(yīng)對檔案進(jìn)行密級劃分,明確各級檔案的`保密要求,并采取相應(yīng)措施進(jìn)行保護(hù)。

  3. 檔案查閱和利用應(yīng)實(shí)行審批制度,嚴(yán)格控制檔案信息的傳播范圍,防止信息泄露。

  4. 檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定,不得私自復(fù)制、傳播或泄露檔案信息。

  七、檔案信息化建設(shè)

  1. 公司應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè),建立電子檔案管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化管理。

  2. 檔案管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理,確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。

  3. 員工應(yīng)熟練掌握電子檔案管理系統(tǒng)的操作技能,提高檔案管理效率和質(zhì)量。

  八、培訓(xùn)與考核

  1. 公司應(yīng)定期組織檔案管理人員進(jìn)行檔案管理知識和技能培訓(xùn),提高檔案管理水平。

  2. 檔案管理部門應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行考核和評估,對優(yōu)秀員工給予表彰和獎勵。

檔案管理制度 篇27

  一、總則

  為規(guī)范檔案管理工作,確保檔案的完整性、安全性與有效利用,提高檔案管理水平,特制定本檔案管理制度。

  二、檔案定義與分類

  1. 本制度所指的檔案是指公司、組織或個人在各類活動中形成的,具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

  2. 檔案按照內(nèi)容、形式、來源等要素進(jìn)行分類,形成科學(xué)、系統(tǒng)的檔案分類體系。

  三、檔案收集與整理

  1. 各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作,確保檔案的齊全、完整。

  2. 檔案整理應(yīng)遵循規(guī)范、清晰的`原則,對檔案進(jìn)行編號、標(biāo)注、歸檔,并編制詳細(xì)的檔案目錄。

  四、檔案保管與存儲

  1. 檔案應(yīng)存放在專用檔案室或具備防火、防潮、防蟲等條件的檔案柜中,確保檔案的安全。

  2. 定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)、檢查和維護(hù),及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞、遺失等問題。

  五、檔案利用與借閱

  1. 檔案的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)的原則,確保檔案的保密性和安全性。

  2. 借閱檔案需經(jīng)檔案管理部門審批,借閱人應(yīng)遵守借閱規(guī)定,按時歸還檔案。

  六、檔案鑒定與銷毀

  1. 定期對檔案進(jìn)行鑒定,確定檔案的保存價值,對無保存價值的檔案進(jìn)行銷毀。

  2. 檔案銷毀應(yīng)遵循相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定,確保銷毀過程的安全、環(huán)保。

  七、檔案管理責(zé)任與監(jiān)督

  1. 各部門應(yīng)明確檔案管理的責(zé)任人員,負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理工作。

  2. 檔案管理部門應(yīng)定期對各部門檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)和監(jiān)督,確保檔案管理工作的規(guī)范開展。

  八、檔案信息化與數(shù)字化

  1. 積極推動檔案信息化與數(shù)字化工作,提高檔案管理的效率和水平。

  2. 建立檔案數(shù)據(jù)庫,實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理,方便檔案的查詢和利用。

  九、附則

  1. 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行,由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。

  2. 各部門在執(zhí)行本制度過程中如有問題或建議,應(yīng)及時向檔案管理部門反饋,以便不斷完善和優(yōu)化檔案管理制度。

檔案管理制度 篇28

  為保證公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、等工作,維護(hù)文件檔案的完整和安全,特制定本制度。

  一、公司設(shè)立文件檔案管理專員,切實(shí)做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作,保證文件檔案資料的齊全完整,提高案卷質(zhì)量,使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的'要求,并逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化管理。

  二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

  三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作,確保資料完整。

  四、檔案管理員要對公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔。進(jìn)行管理。

  五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映公司的主要情況,以便于保管和利用。

  六、文件資料檔案的保管、查閱。

  1、所有檔案必須入框上架,科學(xué)排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。

  2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生,認(rèn)真做好文件檔案“八防”工作,特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈,要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料,發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關(guān)記錄,確保文件檔案資料的完整與安全。

  七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料,須報請公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案,必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復(fù)印檔案,公司檔案管理員都必須如實(shí)進(jìn)行登記,注清查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。

  八、對于公司機(jī)密文件及檔案的管理,要有專柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖,無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸,工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。

檔案管理制度 篇29

  一、必須建立由檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)職能科室負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)和檔案員組成的檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組。定期對檔案進(jìn)行全面和部分檔案的鑒定。

  二、根據(jù)國家和有關(guān)部門規(guī)定,確定各類檔案的保管期限,正確劃分需要保密檔案的密級。

  三、對檔案的全面鑒定每五年進(jìn)行一次,對部分檔案根據(jù)實(shí)際需要確定。通過鑒定的檔案,必須寫出鑒定報告,注明鑒定意見和日期,并由鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)簽名。

  四、通過鑒定的檔案,力求達(dá)到保定期限準(zhǔn)確,保管單位質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn),對在鑒定中發(fā)現(xiàn)的問題,應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門和人員整改;對已超過保管期或失去價值的檔案,必須慎重處理,嚴(yán)格掌握,還有一定價值的`檔案可暫封存,待觀察后再行銷毀。

  五、對確定銷毀的檔案,應(yīng)先造好清冊,提交銷毀報告,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后,報送檔案主管機(jī)關(guān)備案,在銷毀檔案時要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定。

  六、要檔案的保管過程中,要切實(shí)做好檔案銷毀后的善后工作。

檔案管理制度 篇30

  一、總則

  為了規(guī)范檔案管理,確保檔案的安全、完整、準(zhǔn)確和有效利用,特制定本檔案管理制度。本制度適用于公司各部門及所屬單位的檔案管理工作。

  二、檔案分類與歸檔

  1. 檔案分類:根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和形式,將檔案分為文件、資料、聲像等不同類型,并按照一定的順序進(jìn)行編號。

  2. 歸檔范圍:包括但不限于公司內(nèi)部文件、外來文件、合同協(xié)議、會議記錄、財(cái)務(wù)報表、人事資料、項(xiàng)目資料等。

  3. 歸檔時間:各部門應(yīng)按照規(guī)定的'時間節(jié)點(diǎn),將檔案整理歸檔,確保檔案的及時性和完整性。

  三、檔案保管與利用

  1. 檔案保管:檔案應(yīng)存放在專用檔案室或檔案柜中,確保檔案的防火、防盜、防潮、防蟲等安全措施得到落實(shí)。同時,定期對檔案進(jìn)行清理、整理和修復(fù),確保檔案的完好保存。

  2. 檔案利用:檔案的借閱、復(fù)制和傳遞應(yīng)經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并辦理相關(guān)手續(xù)。借閱人應(yīng)遵守檔案管理制度,按時歸還檔案,不得私自拆封、涂改或損壞檔案。

  四、檔案鑒定與銷毀

  1. 檔案鑒定:定期對檔案進(jìn)行鑒定,確定檔案的保存價值和期限。對于無保存價值的檔案,應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。

  2. 檔案銷毀:銷毀檔案應(yīng)經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。銷毀過程中,應(yīng)確保檔案內(nèi)容不被泄露,銷毀后的檔案應(yīng)進(jìn)行登記備案。

  五、檔案管理責(zé)任與監(jiān)督

  1. 各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作,確保檔案管理制度的貫徹執(zhí)行。

  2. 公司應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估,對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時整改。

  3. 對于違反檔案管理制度的行為,應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行處理,確保檔案管理工作的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。

  六、附則

  1. 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行,如有修改,應(yīng)經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。

  2. 本制度的解釋權(quán)歸公司檔案管理部門所有。

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