公司行管文件發(fā)文管理制度
一、管理制度主要特征
1、權(quán)威性。管理制度由具有權(quán)威的管理部門(mén)制定，在其適用范圍內(nèi)具有強(qiáng)制約束力，一旦形成，不得隨意修改和違犯;
2、完整性。一個(gè)組織的管理制度，必須包含所有執(zhí)行事項(xiàng)，不能有所遺漏，如發(fā)現(xiàn)或新的執(zhí)行事項(xiàng)產(chǎn)生，應(yīng)相應(yīng)的制定管理制度，確保所有事項(xiàng)“有法可依”；
3、排它性。某種管理原則或管理方法一旦形成制度，與之相抵觸的其他做法均不能實(shí)行; 特定范圍內(nèi)的普遍適用性。各種管理制度都有自己特定的適用范圍，在這個(gè)范圍內(nèi)，所有同類(lèi)事情，均需按此制度辦理;
4、可執(zhí)行性。組織所設(shè)置的管理制度，必須是可執(zhí)行的，不能偏離組織本身事務(wù)，成為一紙空文；
5、相對(duì)穩(wěn)定性。管理制度一旦制定，在一般時(shí)間內(nèi)不能輕易變更，否則無(wú)法保證其權(quán)威性。這種穩(wěn)定性是相對(duì)的，當(dāng)現(xiàn)行制度不符合變化了的實(shí)際情況時(shí)，又需要及時(shí)修訂。
6、社會(huì)屬性。因而，社會(huì)主義的管理制度總是為維護(hù)全體勞動(dòng)者的利益而制定的。
7、公平公正性。管理制度在組織力對(duì)每一個(gè)角色都是平等的，任何人不得在管理制度之外。
二、公司行管文件發(fā)文管理制度（通用11篇）
在當(dāng)下社會(huì)，制度使用的頻率越來(lái)越高，制度是要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則。到底應(yīng)如何擬定制度呢？下面是小編精心整理的公司行管文件發(fā)文管理制度（通用11篇），歡迎大家借鑒與參考，希望對(duì)大家有所幫助。
公司行管文件發(fā)文管理制度1
第一章總則
一、為規(guī)范公司行管文件發(fā)文，進(jìn)一步提高行政管理類(lèi)文件建設(shè)的科學(xué)性及有效性，特制定本制度。
二、本制度所稱(chēng)行管文件，是指公司各部門(mén)在職責(zé)范圍內(nèi)依照本制度制定的具有約束力的規(guī)范性文件。
三、本制度中的行管文件分為通知、規(guī)定、辦法、制度四種文件。
（一）通知是指向特定受文對(duì)象告知或轉(zhuǎn)達(dá)有關(guān)事項(xiàng)或文件，讓對(duì)象知道或執(zhí)行的公文。在本公司通知用于受文對(duì)象在單個(gè)部門(mén)、多個(gè)部門(mén)或全公司的范圍。
�。ǘ┮�(guī)定指針對(duì)某一具體事物做出關(guān)于方式、方法或數(shù)量、質(zhì)量的要求；在本公司規(guī)定受文對(duì)象在單個(gè)部門(mén)內(nèi)部的范圍
�。ㄈ┺k法指針對(duì)某一項(xiàng)工作或問(wèn)題提出具體做法和要求的文件，辦法可以包含規(guī)定，但規(guī)定不能包含辦法，規(guī)定及辦法可以是臨時(shí)性的，如暫行規(guī)定、試行辦法等；在本公司辦法用于受文對(duì)象在多個(gè)部門(mén)或全公司的范圍。
�。ㄋ模┲贫戎搁L(zhǎng)期要求大家共同遵守的辦事標(biāo)準(zhǔn)或行為準(zhǔn)則。制度可以包含辦法，但辦法不能包含制度。在本公司制度用于受文對(duì)象在多個(gè)部門(mén)或全公司的范圍。
四、行管文件正式發(fā)布前需經(jīng)過(guò)：起草、審核、會(huì)簽、合法性審查、修訂、審批等程序。
第二章起草
一、公司行管文件建設(shè)應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家法律法規(guī)和政策規(guī)定，并通過(guò)公司法務(wù)進(jìn)行合法性審查。
二、公司行管文件建設(shè)應(yīng)當(dāng)切實(shí)保障公司、員工及相關(guān)利益者的合法權(quán)益，體現(xiàn)科學(xué)發(fā)展觀，實(shí)事求是地規(guī)范公司經(jīng)營(yíng)管理行為，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作向科學(xué)、規(guī)范、高效轉(zhuǎn)變。
三、行管文件撰寫(xiě)人應(yīng)按如下規(guī)范起草文件送審稿：
�。ㄒ唬┬泄芪募ь^標(biāo)題下方應(yīng)填寫(xiě)送審稿抬頭信息；
�。ǘ┬泄芪募幪�(hào)規(guī)則為：公司及部門(mén)字母簡(jiǎn)寫(xiě)-年號(hào)-XG/文件序號(hào)-文件版本修訂號(hào)。
�。ㄈ┳煮w規(guī)定：
3、文件正文：宋體黑色五號(hào)字；條目章節(jié)序號(hào)需加粗；
4、文件頁(yè)眉：左上角統(tǒng)一高0.5厘米企業(yè)LOGO，右側(cè)行管文件編號(hào)黑體黑色小五號(hào)字
5、文件頁(yè)腳：黑體黑色小五號(hào)字；
四、行管文件用語(yǔ)應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)潔，條文內(nèi)容明確、具體、無(wú)歧義，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短具有可操作性。
五、列入年度建設(shè)計(jì)劃的行管文件，由相應(yīng)職能委員會(huì)或部門(mén)負(fù)責(zé)起草或修訂。起草或修訂過(guò)程中應(yīng)廣泛征求意見(jiàn)，征求意見(jiàn)由起草委員會(huì)或部門(mén)組織。尤其有關(guān)酬勞、工作時(shí)間、休息休假、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、保險(xiǎn)福利、員工培訓(xùn)、勞動(dòng)紀(jì)律等涉及員工切身利益的文件，應(yīng)當(dāng)充分征求職工代表意見(jiàn)后，再寫(xiě)入文件條款。
第三章審核
一、部門(mén)起草的文件，須撰寫(xiě)人須將送審稿及“送審意見(jiàn)會(huì)簽表”（詳見(jiàn)附樣表一）提交給所在二級(jí)部門(mén)的負(fù)責(zé)人審核；委員會(huì)起草的文件，須撰寫(xiě)人須將送審稿及“送審意見(jiàn)會(huì)簽表”提交給所在委員會(huì)組長(zhǎng)審核；審核流程如下：
�。ㄒ唬┦欠衽c有關(guān)規(guī)定、辦法、制度相協(xié)調(diào)銜接；
（二）是否目的明確，各條款切實(shí)可行；
�。ㄈ┦欠裆钊胝髑笥嘘P(guān)部門(mén)或員工意見(jiàn)；
�。ㄋ模⿲�(duì)送審稿無(wú)異議且符合本制度第二章的規(guī)定的，在“送審意見(jiàn)會(huì)簽表”審核意見(jiàn)一欄中提出“同意”意見(jiàn)；
（五）對(duì)送審稿有異議或不符合本制度第二章規(guī)定的，在“送審意見(jiàn)會(huì)簽表”審核意見(jiàn)一欄中提出修改意見(jiàn)；
�。┎块T(mén)起草的送審稿內(nèi)容涉及多個(gè)部門(mén)的，撰寫(xiě)人需將送審稿送至相關(guān)二級(jí)部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)簽；并將所有會(huì)簽人姓名填入送審稿抬頭檔案信息中的審核人一欄；
二、二級(jí)部門(mén)負(fù)責(zé)人經(jīng)審閱后在5個(gè)工作日內(nèi)向撰寫(xiě)人反饋審核意見(jiàn)；撰寫(xiě)人應(yīng)按照二級(jí)部門(mén)負(fù)責(zé)人的審核意見(jiàn)，對(duì)行管文件送審稿進(jìn)行修改，修改完成后再次送交所在二級(jí)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，直至通過(guò)。
三、通過(guò)審核的行管文件，由撰寫(xiě)人或?qū)徍巳怂徒还痉▌?wù)進(jìn)行合法性審查。通過(guò)合法性審查后僅涉及單個(gè)部門(mén)內(nèi)部的通知、規(guī)定，可在部門(mén)內(nèi)部直接發(fā)布。
第四章審批
一、部門(mén)起草的文件發(fā)文范圍涉及兩個(gè)或兩個(gè)以上部門(mén)的通知、辦法、制度在通過(guò)審核及合法性審查后，由撰寫(xiě)人或?qū)徍巳藢⑺蛯徃寮啊八蛯徱庖?jiàn)會(huì)簽表”（詳見(jiàn)樣表一）提交給分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理審批；委員會(huì)起草的文件通過(guò)審核和合法性審查后，由撰寫(xiě)人或?qū)徍巳藢⑺蛯徃寮啊八蛯徱庖?jiàn)會(huì)簽表”（詳見(jiàn)樣表一）提交給委員會(huì)主任審批；審批流程如下：
�。ㄒ唬⿲�(duì)送審稿無(wú)異議且送審稿符合本制度中第三章規(guī)定的，在“送審意見(jiàn)會(huì)簽表”審批意見(jiàn)一欄中提出“同意”意見(jiàn)。
�。ǘ⿲�(duì)送審稿有異議或送審稿不符合本制度中第三章規(guī)定的，在“送審意見(jiàn)會(huì)簽表”審批意見(jiàn)一欄中提出修改意見(jiàn)；
�。ㄈ⿲�(duì)于相關(guān)人員對(duì)主要內(nèi)容存在較大爭(zhēng)議或沒(méi)有征求主要相關(guān)人員審核意見(jiàn)的，提出補(bǔ)辦意見(jiàn)；
（四）有關(guān)內(nèi)容涉及重大事宜的，需通過(guò)審議會(huì)研究審批的，應(yīng)邀請(qǐng)相關(guān)人員參與審議會(huì)決定審批意見(jiàn)或?qū)⑺蛯徃灏l(fā)送有關(guān)部門(mén)和職工代表再次征求意見(jiàn)。
二、審批人經(jīng)審閱后在10個(gè)工作日內(nèi)向撰寫(xiě)人反饋審批意見(jiàn)；撰寫(xiě)人應(yīng)按照審批意見(jiàn)，對(duì)文件送審稿進(jìn)行修改，修改完成后再次按本制度第三章及本章條款提交審核、審批，直至通過(guò)才可發(fā)布。
第五章發(fā)文
一、對(duì)于僅涉及單個(gè)部門(mén)內(nèi)部的通知、規(guī)定，通過(guò)審核及法務(wù)合法性審查后，可在該部門(mén)內(nèi)部發(fā)布；涉及兩個(gè)或兩個(gè)以上部門(mén)的通知、辦法、制度通過(guò)審批后，由起草部門(mén)或委員會(huì)將送審稿抬頭檔案信息填寫(xiě)完
二、發(fā)文可直接用送審稿格式發(fā)布，涉及兩個(gè)或兩個(gè)以上部門(mén)的通知、辦法、制度也可選用紅色文頭發(fā)文格式發(fā)布，紅色文頭格式規(guī)范如下（詳見(jiàn)附樣表六）：
�。ㄒ唬┘t色文頭：公司全稱(chēng)黑體紅色小初號(hào)字加粗。
�。ǘ┌l(fā)文號(hào)：紅頭文頭標(biāo)題下方居中，黑體黑色五號(hào)字，格式：XX（XXXX）XXX號(hào)
1、格式中，XX為發(fā)文部門(mén)規(guī)范簡(jiǎn)稱(chēng)；
2、格式中，（XXXX）為所發(fā)文件的年份號(hào)。
3、格式中，XXX號(hào)為年度該部門(mén)所發(fā)文件的流水號(hào)，其中-1XX為通知流水號(hào)， -2XX為制度
流水號(hào)， -3XX為辦法流水號(hào)，-4XX為規(guī)定流水號(hào)
（三）文件正文：宋體黑色四號(hào)字；條目章節(jié)序號(hào)需加粗
（四）發(fā)文紙張一般采用A4紙；面頁(yè)設(shè)置：上頁(yè)邊距2.0CM、下頁(yè)邊距1.5CM、左頁(yè)邊距2.0CM、右頁(yè)邊距1.5CM。電子發(fā)文統(tǒng)一以PDF文件格式發(fā)送。
三、發(fā)文部門(mén)或發(fā)文委員會(huì)要指定專(zhuān)人做好文件歸檔工作，對(duì)于電子文檔應(yīng)分年度建立文件夾，并按所發(fā)文件的文件編號(hào)建立電子文檔；對(duì)于所有發(fā)放文件應(yīng)保存一份書(shū)面文檔，于每個(gè)年度結(jié)束時(shí)按順序裝訂存檔。
四、行管文件發(fā)布后，相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)，并貫徹。相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)文件執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查、評(píng)估，并及時(shí)向上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)反饋執(zhí)行效果。
五、行管文件發(fā)布后由起草部門(mén)或委員會(huì)負(fù)責(zé)最終解釋。
第六章修改
一、公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理及各委員會(huì)、各部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)對(duì)相關(guān)規(guī)定、辦法、制度的執(zhí)行情況進(jìn)行分析，實(shí)時(shí)根據(jù)公司發(fā)展情況提出修改建議。
二、相應(yīng)人員接到修改意見(jiàn)后根據(jù)實(shí)際情況組織修改，修改后按本制度第三章、第四章條款提交審核、審批。
三、修改后的送審稿，須發(fā)布部門(mén)更新發(fā)布日期、版本、修訂號(hào)等信息，并注明廢止所替代的原文件名稱(chēng)、版本、修訂號(hào)及發(fā)布日期。
第七章廢止
一、規(guī)定、辦法、制度發(fā)布注明廢止的文件為廢止文件，不再另行發(fā)布通知。
二、僅涉及單個(gè)部門(mén)內(nèi)部發(fā)布的規(guī)定可由所在二級(jí)部門(mén)負(fù)責(zé)人自行決定是否廢止，如廢止通過(guò)發(fā)布通知予以廢止。
三、辦法、制度在公司實(shí)際運(yùn)營(yíng)中超過(guò)兩年以上未執(zhí)行的，由起草部門(mén)或委員會(huì)向行政辦提出申請(qǐng)廢止，行政辦報(bào)分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理意見(jiàn)后決定是否廢止，如廢止通過(guò)發(fā)布通知予以廢止。
第八章附則
一、公司各委員會(huì)、各部門(mén)行管文件建設(shè)程序參照本制度執(zhí)行，具體格式可參照本制度附樣表二、三、四、五、六，由各委員會(huì)、各部門(mén)內(nèi)部制定相關(guān)工作計(jì)劃。
二、本制度自20XX年9月1日起執(zhí)行，原相關(guān)文件在本制度執(zhí)行之日起廢止。
公司行管文件發(fā)文管理制度2
一、文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件，具體由辦公室負(fù)責(zé)。
二、對(duì)上級(jí)部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的核定、登記。
三、本單位外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交收進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。
四、凡正式文件在經(jīng)登記后由辦公室主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)閱辦，重要文件或急件應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。
五、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
公司行管文件發(fā)文管理制度3
第一條管理要點(diǎn)
1、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。
2、文件管理的范圍包括：上級(jí)下發(fā)文件、公司各類(lèi)制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類(lèi)文件、各類(lèi)合同文件等。
3、制度類(lèi)文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫(xiě)，統(tǒng)一頁(yè)眉、頁(yè)腳，寫(xiě)明公司全稱(chēng)及文件性質(zhì)；正文部分寫(xiě)明題目、時(shí)間、發(fā)文部門(mén)、資料等信息；措辭規(guī)范，表達(dá)無(wú)歧義。
4、根據(jù)文件屬性、類(lèi)別，對(duì)所有文件進(jìn)行編號(hào)，根據(jù)編號(hào)定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。
第二條制度規(guī)范
1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷(xiāo)毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。
2、公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部，各部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
3、公司對(duì)內(nèi)公開(kāi)文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā)；各部門(mén)需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門(mén)負(fù)責(zé)起草，行政人事部負(fù)責(zé)審核，審核無(wú)誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門(mén)校對(duì)，校對(duì)無(wú)誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。
4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。
5、機(jī)密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對(duì)一般性文件進(jìn)行分類(lèi)管理，定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門(mén)主管。
6、各部門(mén)因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對(duì)有密級(jí)程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。
7、辦公室管理人員對(duì)文件借閱狀況進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退。
8、按時(shí)間、資料、部門(mén)、名稱(chēng)等資料分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必要性對(duì)文件進(jìn)行銷(xiāo)毀，需上報(bào)行政人事主管簽字批準(zhǔn)，按照文件管理制度進(jìn)行處理。
第三條文件管理流程設(shè)計(jì)
1、內(nèi)部文件管理流程：起草文件→審查編號(hào)→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔
2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀
3、借閱流程：提出申請(qǐng)，辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀
公司行管文件發(fā)文管理制度4
第一章 公文、文件審批管理
第一條 公司的各類(lèi)公文、文件、傳真、報(bào)告和資料，由公司行政部負(fù)責(zé)管理。
第二條 收文、發(fā)文的簽批管理
(一)收文：各級(jí)政府下發(fā)的公文、文件，政府和行業(yè)主管部門(mén)發(fā)來(lái)的公文、文件及與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的企事業(yè)單位的信函等，應(yīng)由公司文員進(jìn)行收文登記，并填寫(xiě)《收文處理單》，由行政部部長(zhǎng)簽署批轉(zhuǎn)意見(jiàn)后，呈送公司主管領(lǐng)導(dǎo)閱示，文員按主管領(lǐng)導(dǎo)的批示，轉(zhuǎn)送有關(guān)部門(mén)或相關(guān)人員傳閱辦理。
(二)發(fā)文：公司對(duì)外發(fā)出的文件、報(bào)告、請(qǐng)示、信函等正式公文，應(yīng)由與擬發(fā)文件內(nèi)容相關(guān)的部門(mén)負(fù)責(zé)起草文稿，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審閱簽批后，傳至公司行政部打印、備檔和發(fā)送。
(三)凡公司對(duì)外發(fā)出的正式公文、文件、報(bào)告、請(qǐng)示、信函等，以及公司下發(fā)的各種公文、文件，須由總經(jīng)理、董事長(zhǎng)簽批才能生效。
(四)公司傳真件的接收和發(fā)出，均應(yīng)由文員負(fù)責(zé)并做好記錄，對(duì)以公司名義發(fā)出的傳真件，將底稿存檔；接收的傳真件，要及時(shí)進(jìn)行登記，收件人簽字并存檔。
第三條 公文打印的管理
(一)公司公文、文件的打印，由文員負(fù)責(zé)。
(二)公司各部門(mén)需打印以公司名義發(fā)送的正式公文，須按程序填寫(xiě)《發(fā)文審批單》；文員依據(jù)《發(fā)文審批單》中總經(jīng)理的簽批，進(jìn)行打印和發(fā)放。
(三)凡經(jīng)行政部打印的公文、文件，必須預(yù)留一份與原稿一起，統(tǒng)一存檔。 第四條 文件借閱和復(fù)制的管理
公司各部門(mén)管理人員，因工作需要借閱或復(fù)制公司存檔的各類(lèi)文件時(shí)，按檔案管理中“檔案的借閱與復(fù)制”的規(guī)定執(zhí)行。
第二章 檔案管理
第五條 歸檔范圍
(一)上級(jí)政府和相關(guān)主管部門(mén)下發(fā)的文件、通知及相關(guān)許可證批件，企業(yè)上呈的報(bào)告、請(qǐng)示，企業(yè)發(fā)出的信函。
(二)公司近遠(yuǎn)期規(guī)劃、工作計(jì)劃、各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、規(guī)章制度、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告。
(三)公司各類(lèi)會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。
(四)業(yè)務(wù)往來(lái)信函、合同、協(xié)議、項(xiàng)目工程內(nèi)業(yè)資料等。
(五)人事勞資檔案、企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、企業(yè)代碼證、資質(zhì)證書(shū)等。
第六條 歸檔要求
(一)凡屬應(yīng)歸檔范圍的收文，均應(yīng)及時(shí)辦理歸檔手續(xù)。
(二)相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)獲得的批件手續(xù)，要及時(shí)登記歸檔，如要使用，可辦理正常借用手續(xù)；項(xiàng)目工程施工內(nèi)業(yè)資料、文件(竣工批件)，在工程結(jié)束后，由相關(guān)責(zé)任部門(mén)進(jìn)行裝訂整理，并將其完整歸檔，同時(shí)辦理交接手續(xù)。
(三)公司的檔案由檔案員負(fù)責(zé)整理歸檔，并按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行檔案的密級(jí)及類(lèi)別劃分，針對(duì)不同密級(jí)的劃分，進(jìn)行相應(yīng)的檔案管理。
第七條 檔案的借閱與復(fù)制
(一)公司董事會(huì)成員、經(jīng)理班子成員需借閱檔案、文件時(shí)，在填寫(xiě)《文件借閱、復(fù)制記錄表》后，可通過(guò)檔案員辦理借閱手續(xù)，提檔或復(fù)制，閱后返還。
(二)公司其它人員因工作或業(yè)務(wù)活動(dòng)需要借閱公司檔案時(shí)，在填寫(xiě)《文件借閱、復(fù)制記錄表》、經(jīng)行政部部長(zhǎng)批準(zhǔn)后，公司檔案員方可辦理檔案的借閱、提檔或復(fù)制手續(xù)。
(三)公司檔案、文件的借閱人，應(yīng)當(dāng)愛(ài)護(hù)并保持借閱檔案的整潔和完整，嚴(yán)禁私自涂改、外借、翻印和抄錄，杜絕遺失現(xiàn)象的發(fā)生。如確屬工作或業(yè)務(wù)活動(dòng)需要，對(duì)檔案文件進(jìn)行摘錄和復(fù)制的，必須經(jīng)行政部長(zhǎng)批準(zhǔn)后，方可由公司檔案員進(jìn)行摘錄或復(fù)制。
第八條 檔案的標(biāo)識(shí)
對(duì)于失效或已更改的文件如：公司有關(guān)規(guī)定、制度、管理及辦法等，公司檔案員要標(biāo)識(shí)明確并做明顯的標(biāo)記，以防止誤用。
第九條 檔案的銷(xiāo)毀
(一)公司的任何人未經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)允許，無(wú)權(quán)隨意銷(xiāo)毀公司保存檔案資料。 (二)對(duì)于超過(guò)規(guī)定保存期限無(wú)保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定的時(shí)限予以銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案資料時(shí)，應(yīng)當(dāng)由公司檔案員，提交檔案銷(xiāo)毀報(bào)告并附銷(xiāo)毀檔案資料明細(xì)表，經(jīng)行政部長(zhǎng)審核簽字，呈報(bào)副總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可組織銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的全過(guò)程至少應(yīng)由兩人參加。
第三章 介紹信和印鑒管理
第十條 公司印信是指公司的印章、公司法定代表人的名章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章及公司的介紹信、證明信、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)等。
第十一條 公司印信由某某公司辦公室統(tǒng)一保管。
第十二條 除公文外，需加蓋公司公章的文件、資料，由使用人提出申請(qǐng)，填寫(xiě)印信申請(qǐng)單，經(jīng)副總經(jīng)理授權(quán)或批準(zhǔn)，方可用印。 申請(qǐng)單應(yīng)注明資料名稱(chēng)、份數(shù)、經(jīng)手人批準(zhǔn)人。
第十三條 公司的重大經(jīng)濟(jì)合同須加蓋公章，應(yīng)由主辦部門(mén)提出申請(qǐng)，報(bào)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后，方可加蓋公章。
第十四條 公司所有需要加蓋印鑒的介紹信、合同文本、協(xié)議文本，及以公司名義對(duì)外發(fā)出的所有公文，必須經(jīng)行政部審核，并進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)登記、存檔備查。
第十五條 行政部應(yīng)建立印信臺(tái)帳，每一個(gè)印信都應(yīng)預(yù)留樣式，并存檔。
第十六條 公司印鑒的使用，應(yīng)當(dāng)按公司發(fā)文的審批程序規(guī)定進(jìn)行審核批準(zhǔn)，公司文員方可蓋章。對(duì)于不屬于公司正式發(fā)文審批程序的，對(duì)公司利益會(huì)產(chǎn)生重要影響的文件的簽章，要通過(guò)主管副總經(jīng)理的批準(zhǔn)方可進(jìn)行；如果違反此項(xiàng)規(guī)定而造成的后果，由違反規(guī)定的直接責(zé)任人負(fù)責(zé)。印信管理人員不得在審核手續(xù)不完備的文本上加蓋印章。
第十七條 介紹信的`填寫(xiě)，必須注明辦事人、去往單位、辦理事由、時(shí)間等，不允許攜帶空白介紹信。嚴(yán)禁在空白介紹信和空白紙上加蓋印章。
第十八條 公司印章除特殊規(guī)定外，一律用紅色印泥。
第十九條 印信管理人員應(yīng)在每年的三月前將上一年的介紹信存根歸檔，一本介紹信不得跨年度使用。
第二十條 經(jīng)公司加蓋印鑒的公文，如出現(xiàn)意外情況或不利后果時(shí)，應(yīng)當(dāng)由公文批準(zhǔn)人和直接責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
第二十一條 使用公司法定代表人名章、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人名章時(shí)，須征得公司法定代表人及財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人本人的同意。
第二十二條 公司印章因特殊原因借出使用，需要報(bào)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)，并認(rèn)真填寫(xiě)公司印章借據(jù)，印章借據(jù)應(yīng)注明資料名稱(chēng)、份數(shù)、經(jīng)手人、批準(zhǔn)人及借出時(shí)間和歸還時(shí)間，印章歸還后，該借據(jù)不得消毀，存檔備查。
第二十三條 經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀印章，銷(xiāo)毀時(shí)必須有兩人監(jiān)督，并做好登記。
第四章 會(huì)議管理
第二十四條 公司召集的會(huì)議，由行政部負(fù)責(zé)通知并組織人員準(zhǔn)時(shí)到會(huì)。
第二十五條 公司級(jí)的會(huì)議只設(shè)有公司例會(huì)、專(zhuān)題例會(huì)和總經(jīng)理辦公會(huì)。
第二十六條 行政部負(fù)責(zé)上述會(huì)議的會(huì)務(wù)工作，必要時(shí)負(fù)責(zé)形成會(huì)議紀(jì)要。
第二十七條 公司例會(huì)和總經(jīng)理辦公會(huì)形成的決定，由行政部負(fù)責(zé)督辦和檢查落實(shí)情況；專(zhuān)題例會(huì)所做出的決定，由主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)落實(shí)。
第二十八條 公司例會(huì)是公司行政、業(yè)務(wù)及其他事務(wù)管理的會(huì)議，會(huì)議由總經(jīng)理主持或授權(quán)主持，全體員工參加，主要是報(bào)告和處理公司臨時(shí)性重要問(wèn)題，一周召開(kāi)一次。
第二十九條 專(zhuān)題例會(huì)是根據(jù)部門(mén)業(yè)務(wù)上的關(guān)系而召開(kāi)的業(yè)務(wù)工作會(huì)議，由主管領(lǐng)導(dǎo)主持，對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程進(jìn)行階段性分析和總結(jié)，并做出決定，報(bào)告董事長(zhǎng)。
第三十條 總經(jīng)理辦公會(huì)不定期召開(kāi)，會(huì)議主要討論、決定公司的發(fā)展規(guī)劃、年度及月工作計(jì)劃及其他有關(guān)公司重大問(wèn)題的會(huì)議。
第三十一條 公司任何級(jí)別的會(huì)議，均要經(jīng)過(guò)周密的準(zhǔn)備工作，準(zhǔn)備好議題、提案，不開(kāi)無(wú)準(zhǔn)備的會(huì)議。
第五章 固定資產(chǎn)及設(shè)施設(shè)備管理
第三十二條 為加強(qiáng)對(duì)公司固定資產(chǎn)及設(shè)施設(shè)備的管理，特制定如下規(guī)定：
(一)公司固定資產(chǎn)及設(shè)備設(shè)施，由行政部指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，統(tǒng)一進(jìn)行管理。
(二)公司固定資產(chǎn)及設(shè)備設(shè)施，必須建立《固定資產(chǎn)管理臺(tái)帳》及《設(shè)備設(shè)施(辦公設(shè)備)登記表》。
(三)固定資產(chǎn)除不動(dòng)產(chǎn)之外，均應(yīng)建立實(shí)物負(fù)責(zé)人制度，由責(zé)任人對(duì)所負(fù)責(zé)的設(shè)備設(shè)施定期提出保養(yǎng)和維護(hù)維修計(jì)劃，經(jīng)行政部長(zhǎng)審核，副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按計(jì)劃安排專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行維修和修養(yǎng)，確保設(shè)備設(shè)施的完好。
(四)因工作業(yè)務(wù)的需要，需更換或新增辦公設(shè)備設(shè)施的，應(yīng)由各部門(mén)按規(guī)定填寫(xiě)《設(shè)施配置申請(qǐng)單》，報(bào)經(jīng)副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由行政部負(fù)責(zé)組織安排采購(gòu)；日常辦公用品和低值易耗品，由副總經(jīng)理批準(zhǔn)后按需購(gòu)買(mǎi)；
(五)各部門(mén)責(zé)任人要認(rèn)真管理和維護(hù)好本部門(mén)使用的資產(chǎn)設(shè)備，部門(mén)間不得隨意調(diào)換辦公設(shè)備，不得隨意把辦公所用的桌椅、沙發(fā)等搬出辦公樓外。
(六)作好辦公樓外(如施工現(xiàn)場(chǎng)、售樓處等)的設(shè)備設(shè)施、辦公家具的管理，如因階段性工作結(jié)束而對(duì)設(shè)備設(shè)施及辦公家具停止使用時(shí)，應(yīng)負(fù)責(zé)與行政部進(jìn)行交接，或以其它方式妥善保管以備再用。
第六章 保密管理
第三十三條 保密范圍和密級(jí)確定
(一) 公司秘密包括下列秘密事項(xiàng)。
1. 公司重大決策中的秘密事項(xiàng)。
2. 公司正在決策中的秘密事項(xiàng)。
3. 公司內(nèi)部掌握的客戶(hù)、意向客戶(hù)資料，合同、協(xié)議、意向書(shū)及可行性報(bào)告、主要會(huì)議記錄。
4. 公司財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告及各類(lèi)財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
5. 公司計(jì)劃開(kāi)發(fā)的的、尚不宜對(duì)外公開(kāi)的項(xiàng)目信息。
6. 公司職員人事檔案、工資性、勞務(wù)性收入及資料。
7. 其他經(jīng)公司確定應(yīng)當(dāng)保密的事項(xiàng)。
一般性決定、決議、通知、行政管理資料等內(nèi)容文件不屬于保密范圍。
(二) 公司秘密的密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)
絕密是最重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)力和利益遭受特別嚴(yán)重的損害；機(jī)密是重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司權(quán)力和利益遭到嚴(yán)重的損害；秘密是一般的公司秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)力和利益遭受損害。
(三)公司密級(jí)的確定
1. 公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策、文件資料和正在洽談的尚未公開(kāi)的新項(xiàng)目為絕密級(jí)。
2. 公司的規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、重要會(huì)議記錄、公司經(jīng)營(yíng)情況為機(jī)密級(jí)。
3. 公司人事檔案、合同、協(xié)議、員工工資收入的各類(lèi)信息為秘密級(jí)。
4. 屬于公司秘密的文件、資料，應(yīng)當(dāng)依據(jù)規(guī)定標(biāo)明密級(jí)，并確定保密期限。保密期限屆滿(mǎn)，自行解密。
第三十四條 保密措施
(一) 屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷(xiāo)毀，由主管經(jīng)理委托專(zhuān)人執(zhí)行。
(二) 對(duì)于密級(jí)的文件、資料和其他物品，必須采取以下保密措施
1. 未經(jīng)總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理批準(zhǔn),不得復(fù)制和摘抄.
2. 收發(fā)、傳遞和外出攜帶，由指定人員擔(dān)任，并采取必要的安全措施。
3. 保存在設(shè)備完善的保險(xiǎn)裝置內(nèi)。
(三)屬于公司秘密的，由公司指定專(zhuān)門(mén)部門(mén)負(fù)責(zé)執(zhí)行，并采用相應(yīng)的保密措施。
(四)在對(duì)外交往與合作中需要提供公司秘密事項(xiàng)的，應(yīng)當(dāng)事先經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
(五) 具有屬于公司秘密內(nèi)容的會(huì)議和其他活動(dòng)，主辦部門(mén)應(yīng)采取下列保密措施：
1. 選擇具備保密條件的會(huì)議場(chǎng)所。
2. 根據(jù)工作需要，限定參加會(huì)議人員的范圍，對(duì)參加涉及密級(jí)事項(xiàng)會(huì)議的人員予以指定。
3. 依照保密規(guī)定使用會(huì)議設(shè)備和管理會(huì)議文件。
4. 確定會(huì)議內(nèi)容是否傳達(dá)及傳達(dá)范圍。
(六)不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所談?wù)摴久孛�，不�?zhǔn)通過(guò)其他方式傳遞公司秘密。
(七) 公司工作人員發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時(shí)，應(yīng)當(dāng)立即采取補(bǔ)救措施并及時(shí)報(bào)告總經(jīng)理；總經(jīng)理接到報(bào)告，應(yīng)立即做出處理。
第三十五條 責(zé)任與處罰
(一) 出現(xiàn)下列情況之一者，給予警告。
1. 泄露公司秘密，尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的。
2. 違反本制度規(guī)定的秘密內(nèi)容的。
3. 已泄露公司秘密但采取補(bǔ)救措施的。
(二)出現(xiàn)下列情況之一的，予以辭退并酌情賠償經(jīng)濟(jì)損失，情節(jié)嚴(yán)重者，直至追究其法律責(zé)任
1. 故意或過(guò)失泄露公司秘密，造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟(jì)損失的。
2. 違反本保密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買(mǎi)或違章提供公司秘密的。
3. 利用職權(quán)強(qiáng)制他人違反保密規(guī)定的。
第七章 公務(wù)車(chē)輛管理
(一)公務(wù)車(chē)輛由行政部負(fù)責(zé)管理，統(tǒng)一調(diào)度。
(二)公務(wù)車(chē)輛負(fù)責(zé)公司組織的大型活動(dòng)、對(duì)外接待、招待、財(cái)務(wù)部存取款(現(xiàn)金)及各部門(mén)公務(wù)用車(chē)。
(三)各部門(mén)用車(chē)必須填寫(xiě)《用車(chē)記錄》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后報(bào)行政部派車(chē)。
(四)公務(wù)車(chē)輛的所需費(fèi)用，如：保險(xiǎn)費(fèi)、養(yǎng)路費(fèi)、車(chē)船使用稅、車(chē)輛檢驗(yàn)費(fèi)、小修、正常保養(yǎng)、道橋和停車(chē)費(fèi)，以及因工作需要駕車(chē)到外省市往返費(fèi)用由公司承擔(dān)。
(五)建立車(chē)輛臺(tái)帳，實(shí)行單車(chē)百公里耗油考核，單車(chē)核算，節(jié)約用油。
(六)外單位需借用公司車(chē)輛的，必須經(jīng)主管經(jīng)理批準(zhǔn)后方可安排。
(七)要加強(qiáng)對(duì)車(chē)輛的定期保養(yǎng)和維護(hù)，保證車(chē)輛的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和完好，正常保養(yǎng)按車(chē)輛行駛公里數(shù)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，需修理的填寫(xiě)《車(chē)輛維修單》，按審批程序得到批準(zhǔn)后，由行政部統(tǒng)一安排維修，并填寫(xiě)《車(chē)輛保養(yǎng)記錄》。
(八)司機(jī)必須遵紀(jì)守法，按章行駛，確保安全。如因其違章駕駛、亂停亂放、酒后駕車(chē)、私自出車(chē)被取締、罰款、吊扣等一切后果，均由司機(jī)自己承擔(dān)。公司將根據(jù)情節(jié)輕重對(duì)其進(jìn)行扣發(fā)獎(jiǎng)金、取消駕駛公司車(chē)輛資格、直至辭退等處理。
(九)公司車(chē)輛配備專(zhuān)職司機(jī)，其他人不準(zhǔn)駕駛公司車(chē)輛，否則發(fā)生事故均由駕車(chē)人承擔(dān)，并視情節(jié)輕重追究司機(jī)責(zé)任。
公司行管文件發(fā)文管理制度5
1.技術(shù)文件分為“受控”個(gè)“非受控”文件兩大類(lèi)。“受控”文件指與質(zhì)量管理體系運(yùn)行的有關(guān)文件。
2.文件的更改須填寫(xiě)《文件更改申請(qǐng)單》由負(fù)責(zé)人簽字后方可更改并標(biāo)識(shí)，文件更改幅度較大時(shí)，予以換版。換版文件下發(fā)后，必須將原文件由行政部收回，以保證使用有效版本。
3.文件領(lǐng)用者，因文件丟失或者損壞需要領(lǐng)用新文件時(shí)，到行政部填寫(xiě)《文件處理單》，經(jīng)常務(wù)副總審核、批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。
4.文件管理者、文件持有者要派專(zhuān)人管理文件，并保持文字清晰，外來(lái)借閱者需填寫(xiě)《文件借閱登記表》，經(jīng)常務(wù)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。
5.作廢文件銷(xiāo)毀時(shí)，由該部門(mén)填寫(xiě)《文件處理單》，由總經(jīng)理審核、批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷(xiāo)毀。需要留用的加蓋“作廢留用章”后方可保留。
6.質(zhì)量記錄的格式和內(nèi)容由使用部門(mén)設(shè)計(jì)，行政管理部門(mén)審查批準(zhǔn)，統(tǒng)一編號(hào)控制。質(zhì)量記錄表需要更改時(shí)，仍由原審批部門(mén)審批。
7.質(zhì)量記錄填寫(xiě)：要求個(gè)部門(mén)質(zhì)量記錄填寫(xiě)人員在填寫(xiě)時(shí)要及時(shí)、完整、自己清楚、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫(xiě)。質(zhì)量記錄原則上不準(zhǔn)更改，如有失誤或者計(jì)算錯(cuò)誤時(shí)，在改動(dòng)處劃改并簽名。
8.質(zhì)量記錄的借閱：外來(lái)人員借閱質(zhì)量記錄經(jīng)常務(wù)副總批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)借閱，公司人員經(jīng)行政部部長(zhǎng)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。
9.質(zhì)量記錄的管理和保存：質(zhì)量記錄由本部門(mén)制定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、保存期按《質(zhì)量記錄清單》的要求實(shí)施。
10.各類(lèi)質(zhì)量記錄由各部門(mén)指定專(zhuān)人手機(jī)、整理分類(lèi)并裝訂，行政部負(fù)責(zé)歸檔并規(guī)定期限保存。
11.質(zhì)量記錄銷(xiāo)毀：對(duì)于超過(guò)保存期的質(zhì)量記錄，由行政部和使用部門(mén)負(fù)責(zé)簽字，包常務(wù)副總審核批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷(xiāo)毀并填寫(xiě)《質(zhì)量記錄銷(xiāo)毀清單》，需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章后由行政部統(tǒng)一保存。
12.行政部對(duì)質(zhì)量記錄的填寫(xiě)和使用情況進(jìn)行檢查。并留有記錄，填寫(xiě)《監(jiān)督檢查記錄》，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行糾正。
公司行管文件發(fā)文管理制度6
1、目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，對(duì)公司的文件的體例格式、編制、編號(hào)、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定，實(shí)現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。
2、適用范圍
適用于公司及各部門(mén)文件和外來(lái)文件的管理。
3、職責(zé)
3.1 公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門(mén)，負(fù)責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負(fù)責(zé)在全公司范圍內(nèi)對(duì)本制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。
3.2 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司質(zhì)量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規(guī)文件、政府相關(guān)外來(lái)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.3 各部門(mén)產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件有部門(mén)負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.4 文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)
3.4.1 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎(chǔ)性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。
3.4.2 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)制定公司財(cái)務(wù)管理制度文件。
3.4.3 客服部負(fù)責(zé)制定公司客服管理制度文件。
3.4.4 生產(chǎn)部負(fù)責(zé)制定公司生產(chǎn)管理制度文件。
3.4.5 質(zhì)檢部負(fù)責(zé)組織制定公司質(zhì)量體系文件、產(chǎn)品認(rèn)證文件，并負(fù)責(zé)制定質(zhì)量管理制度、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)規(guī)程、檢驗(yàn)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等文件。
3.4.6 設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)制定公司公司技術(shù)管理規(guī)范、產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)輸出文件（設(shè)計(jì)圖樣、產(chǎn)品bom、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范測(cè)試）等文件。
3.4.7 工廠負(fù)責(zé)制定產(chǎn)品bom、產(chǎn)品工藝文件、操作規(guī)程、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等文件（由打樣工廠負(fù)責(zé)）。
3.4.8 公司及各部門(mén)文件制定由部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定人員編制，公司副總或部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3.4.9 公司及各部門(mén)文件分發(fā)布前，應(yīng)向總經(jīng)辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號(hào)。
3.5 質(zhì)量體系文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布，依《質(zhì)量手冊(cè)》和《文件控制程序》的規(guī)定執(zhí)行。
4、定義
4.1 文件：公司文件是在公司管理過(guò)程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是公司各項(xiàng)工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據(jù)和工具。
4.2 受控文件：需要對(duì)文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持最新有效版本的文件，
4.3 非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁(yè)面無(wú)“受控”標(biāo)識(shí)，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
4.4 外來(lái)文件：指來(lái)源于公司之外的與公司各項(xiàng)工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件。(法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、客戶(hù)要求等）
5、工作程序
5.1 文件的分類(lèi)
5.1.1 文件屬性分類(lèi)
�。�1）質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊(cè)、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量計(jì)劃及質(zhì)量體系運(yùn)行過(guò)程中形成的文件。
（2）行政性文件：公司的公告、通知、通報(bào)、報(bào)告、申請(qǐng)、傳真等。
�。�3）管理性文件：公司管理規(guī)章制度、工作流程、規(guī)范/規(guī)定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產(chǎn)品設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)流程等。
（4） 技術(shù)性文件：產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)圖樣、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程等。
�。�5） 外來(lái)文件：國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)、國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商/客戶(hù)提供文件、設(shè)備文檔等。
5.1.2 文件階層分類(lèi)
（1) 一階文件：公司章程、公司經(jīng)營(yíng)規(guī)劃/計(jì)劃、質(zhì)量手冊(cè)。
（2) 二階文件：公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)開(kāi)展所有過(guò)程控制的程序文件。
�。�3) 三階文件：管理制度、規(guī)范/規(guī)定、設(shè)計(jì)文件、技術(shù)規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、外來(lái)文件等。
�。�4) 四階文件：各記錄表單、報(bào)表等。
公司行管文件發(fā)文管理制度7
第一章總則
第一條為加強(qiáng)公司法律風(fēng)險(xiǎn)防范與控制，維護(hù)公司及其股東合法權(quán)益，促進(jìn)公司依法經(jīng)營(yíng)與管理，把公司的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)納入法制化管理軌道，規(guī)范公司法律顧問(wèn)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)法律顧問(wèn)）工作，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本規(guī)定。第二條法律工作任務(wù)是建立和健全公司法律風(fēng)險(xiǎn)防范體系與機(jī)制，促進(jìn)依法經(jīng)營(yíng)管理，依法維護(hù)股東和公司合法權(quán)益，確保公司經(jīng)濟(jì)建設(shè)健康、安全和可持續(xù)發(fā)展。
第三條法律工作應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：
�。ㄒ唬┮罁�(jù)國(guó)家法律法規(guī)和有關(guān)規(guī)定，開(kāi)展工作；
（二）依法維護(hù)公司和公司股東合法權(quán)益；
�。ㄈ┮允虑胺婪斗娠L(fēng)險(xiǎn)和事中法律控制為主、事后法律補(bǔ)救為輔。
第四條公司應(yīng)當(dāng)擁有常年法律顧問(wèn)，法律顧問(wèn)包括法律事務(wù)顧問(wèn)和外聘法律顧問(wèn)，二者應(yīng)緊密配合，以確保公司法律事務(wù)工作的順利開(kāi)展。
第五條法律顧問(wèn)履行職責(zé)享有下列權(quán)利：
�。ㄒ唬└鶕�(jù)工作需要查閱公司有關(guān)文件、資料，詢(xún)問(wèn)有關(guān)人員；
�。ǘ⿲�(duì)損害公司合法權(quán)益、損害出資人合法權(quán)益和違反法律法規(guī)的行為，提出意見(jiàn)和建議；
（三）法律、法規(guī)、規(guī)章和公司授予的其他權(quán)利。
第六條法律顧問(wèn)應(yīng)當(dāng)履行下列義務(wù)：
�。ㄒ唬┳袷貒�(guó)家法律法規(guī)和有關(guān)規(guī)定以及企業(yè)規(guī)章制度，恪守職業(yè)道德和執(zhí)業(yè)紀(jì)律；
�。ǘ┮婪男蟹深檰�(wèn)職責(zé)；
（三）對(duì)所提出的法律意見(jiàn)、起草的法律文書(shū)以及辦理的其他法律事務(wù)的合法性負(fù)責(zé)；
�。ㄋ模┍Ｊ貒�(guó)家秘密和公司商業(yè)秘密；
�。ㄎ澹┓伞⒎ㄒ�(guī)、規(guī)章和公司規(guī)定的應(yīng)當(dāng)履行的其他義務(wù)。
第七條公司內(nèi)設(shè)法律事務(wù)顧問(wèn)，由公司職員擔(dān)任。法律事務(wù)顧問(wèn)負(fù)責(zé)承擔(dān)公司法律事務(wù)，向公司分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)和報(bào)告工作。法律事務(wù)顧問(wèn)應(yīng)對(duì)公司在經(jīng)營(yíng)、管理及其決策中的.法律風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)提出法律意見(jiàn)與建議。
第八條法律事務(wù)顧問(wèn)的職責(zé)是：
�。ㄒ唬┱_執(zhí)行國(guó)家法律、法規(guī)，對(duì)公司重大經(jīng)營(yíng)決策提出法律意見(jiàn)；
�。ǘ┢鸩莼蛘邊⑴c起草、審核公司重要規(guī)章制度；
�。ㄈ⿲徍斯竞贤瑓⒓又卮蠛贤恼勁泻推鸩莨ぷ�；
�。ㄋ模﹨⑴c公司的分立、合并、破產(chǎn)、解散、投融資、擔(dān)保、租賃、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓、招投標(biāo)及改制、重組等重大經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，處理有關(guān)法律事務(wù)；
�。ㄎ澹﹨f(xié)助辦理企業(yè)工商登記以及商標(biāo)、專(zhuān)利、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、公證、鑒證等有關(guān)法律事務(wù)；
�。┡浜瞎居嘘P(guān)部門(mén)對(duì)職工進(jìn)行法制宣傳教育；
�。ㄆ撸┨峁┡c公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有關(guān)的法律咨詢(xún)；
�。ò耍┦芄痉ǘù砣说奈校瑓⒓庸镜脑V訟、仲裁、行政復(fù)議和聽(tīng)證等活動(dòng)；
（九）辦理公司交辦的其他法律事務(wù)。
第九條下列規(guī)章、合同、協(xié)議、洽談紀(jì)要和意向書(shū)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)法律事務(wù)顧問(wèn)審核：
�。ㄒ唬┕镜囊�(guī)章，包括具有規(guī)范性的決議、決定、通知或指導(dǎo)意見(jiàn)；
�。ǘ┓至ⅰ⒑喜�、改制重組協(xié)議；
（三）設(shè)立、變更、終止（解除）勞動(dòng)關(guān)系的通知、協(xié)議，經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償協(xié)議；
�。ㄋ模┲匾顿Y協(xié)議、合作合同和其他經(jīng)濟(jì)合同；
�。ㄎ澹┕菊J(rèn)為應(yīng)當(dāng)法律審核的其他法律文書(shū)。
第十條公司應(yīng)當(dāng)聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)律師事務(wù)所作為外聘法律顧問(wèn)，公司在作出下列事項(xiàng)決定前，應(yīng)當(dāng)由外聘法律顧問(wèn)提出法律意見(jiàn)書(shū)：
�。ㄒ唬┕镜幕局贫龋�
�。ǘ┕镜姆至ⅰ⒑喜�、破產(chǎn)、解散、投融資、擔(dān)保、租賃、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓、招投標(biāo)及改制、重組等；
�。ㄈ┕局匾顿Y項(xiàng)目、合作及信托、委托貸款等；
�。ㄋ模┕菊J(rèn)為的其他事項(xiàng)。
第十一條公司并購(gòu)、對(duì)外擔(dān)保、對(duì)外投資等事項(xiàng)，應(yīng)由法律事務(wù)顧問(wèn)和外聘法律顧問(wèn)共同組織對(duì)目標(biāo)企業(yè)展開(kāi)法律盡職調(diào)查，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析和評(píng)估。
第十二條法律工作經(jīng)費(fèi)由公司撥付，進(jìn)入公司預(yù)算管理。涉及公司或職能部門(mén)的事務(wù)，其費(fèi)用在法律顧問(wèn)經(jīng)費(fèi)中開(kāi)支；涉及直屬單位的事務(wù)，其費(fèi)用由該直屬單位開(kāi)支。
第二章合同管理
第十三條本規(guī)定所稱(chēng)合同指平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。
公司與平等主體簽署的協(xié)議及合同性文件均按照本規(guī)定進(jìn)行管理。
第十四條公司與其他平等主體間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系應(yīng)當(dāng)采取書(shū)面形式的，不得以口頭合同形式或事后補(bǔ)簽合同。
第十五條公司可以推行格式合同。格式合同文本經(jīng)法律事務(wù)顧問(wèn)審核，凡使用公司制訂的格式合同的可以不再經(jīng)法律審核程序，但是需要改變格式合同文本內(nèi)容的除外。
由締約相對(duì)方提供格式合同文本的，需在法律事務(wù)顧問(wèn)或外聘法律顧問(wèn)的指導(dǎo)下簽署。
第十六條經(jīng)簽署的合同正式文本需保留一式兩份以上，承辦部門(mén)或人員應(yīng)當(dāng)將合同原件分別提交公司行政辦公室和財(cái)務(wù)部備案，其他需要的部門(mén)可以留存復(fù)印件；以傳真形式簽訂的合同，原件存行政辦公室，復(fù)印件存法律事務(wù)顧問(wèn)和財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部憑備案合同辦理結(jié)算業(yè)務(wù)。
第十七條涉及商業(yè)秘密的保護(hù)措施，專(zhuān)利、注冊(cè)商標(biāo)申請(qǐng)文件，知識(shí)產(chǎn)權(quán)貿(mào)易等事項(xiàng)的合同及相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)經(jīng)法律事務(wù)顧問(wèn)審核，必要時(shí)可要求外聘法律顧問(wèn)審核并出具合同審查意見(jiàn)書(shū)。
第十八條為避免合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的法律風(fēng)險(xiǎn)，法律事務(wù)顧問(wèn)應(yīng)當(dāng)實(shí)行事中控制制度，即對(duì)合同（項(xiàng)目）的執(zhí)行（履行）過(guò)程實(shí)施的法律監(jiān)督與審查，避免因情況的變化而產(chǎn)生新的法律風(fēng)險(xiǎn)。
第十九條下列合同（項(xiàng)目）的執(zhí)行過(guò)程應(yīng)當(dāng)實(shí)施事中法律風(fēng)險(xiǎn)控制：
�。ㄒ唬┓至�、合并、投資、擔(dān)保、重要資產(chǎn)租賃、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓、招投標(biāo)及改制、重組等重大經(jīng)濟(jì)活動(dòng)；
（二）重大投資、合作、信托及金融項(xiàng)目；
�。ㄈ┕菊J(rèn)為應(yīng)當(dāng)事中控制的其他合同（項(xiàng)目）。
第二十條合同（項(xiàng)目）的承辦部門(mén)和人員應(yīng)當(dāng)將合同（項(xiàng)目）執(zhí)行過(guò)程中的變化情況，及時(shí)反饋法律事務(wù)顧問(wèn)；法律顧問(wèn)也應(yīng)當(dāng)跟蹤、詢(xún)問(wèn)執(zhí)行情況，遇有變化足以形成新的風(fēng)險(xiǎn)的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取相應(yīng)措施；必要情況下，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意，可以要求外聘法律顧問(wèn)對(duì)專(zhuān)項(xiàng)問(wèn)題出具法律意見(jiàn)書(shū)。
第二十一條變更、解除或終止合同（項(xiàng)目）的協(xié)議，或主張事實(shí)與權(quán)利、承認(rèn)事實(shí)與義務(wù)的文件應(yīng)當(dāng)經(jīng)法律事務(wù)顧問(wèn)或外聘法律顧問(wèn)審核。
第三章企業(yè)內(nèi)部咨詢(xún)制度
第二十二條為協(xié)調(diào)公司各部門(mén)的法律事務(wù)，為公司經(jīng)營(yíng)管理提供法律保障，公司實(shí)行內(nèi)部咨詢(xún)制度；公司的內(nèi)部咨詢(xún)工作由法律事務(wù)顧問(wèn)負(fù)責(zé)。
第二十三條法律事務(wù)顧問(wèn)可以采取書(shū)面或口頭方式回復(fù)各部門(mén)提出的咨詢(xún)；但對(duì)各部門(mén)以書(shū)面形式作出的且要求書(shū)面答復(fù)的咨詢(xún)，法律事務(wù)顧問(wèn)必須以書(shū)面形式作出回復(fù)。
第二十四條法律事務(wù)顧問(wèn)應(yīng)當(dāng)在合理的期限內(nèi)對(duì)各部門(mén)提出的咨詢(xún)作出回復(fù)，一般不得超過(guò)七個(gè)工作日；特殊情況下，對(duì)必須書(shū)面回復(fù)的咨詢(xún)可以先行口頭答復(fù)，并在事后出具書(shū)面回復(fù)意見(jiàn)。
第二十五條各部門(mén)的書(shū)面咨詢(xún)及法律事務(wù)顧問(wèn)的書(shū)面回復(fù)均應(yīng)當(dāng)一式兩份，法律事務(wù)顧問(wèn)及各部門(mén)各留存一份。
第四章訴訟與仲裁管理
第二十六條涉及公司的下列案件由外聘法律顧問(wèn)負(fù)責(zé)承辦，由法律事務(wù)顧問(wèn)負(fù)責(zé)協(xié)助和管理：
�。ㄒ唬┟袷掳讣�；
�。ǘ┬姓䦶�(fù)議與訴訟案件；
�。ㄈ﹦趧�(dòng)爭(zhēng)議仲裁案件；
（四）商業(yè)仲裁案件。
第二十七條公司有關(guān)部門(mén)或人員接到訴訟、仲裁的法律文件，或者行政處罰決定書(shū)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)報(bào)送法律事務(wù)顧問(wèn)處理。
第二十八條遇有糾紛或其他事項(xiàng)需要起訴、申請(qǐng)仲裁的，當(dāng)事部門(mén)應(yīng)當(dāng)向法律顧問(wèn)提交下列材料，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司分管負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)：
（一）糾紛或其他事項(xiàng)的基本情況；
�。ǘ┯嘘P(guān)證據(jù)材料；
公司行管文件發(fā)文管理制度8
一、公司行文是企業(yè)請(qǐng)示、報(bào)告、商洽工作、向下傳達(dá)決定、批復(fù)處理問(wèn)題、指導(dǎo)工作的重要形式。
二、公司行文要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)，并實(shí)行統(tǒng)一管理。
三、公司行文的程序?yàn)椋簲M搞、審核(部門(mén)領(lǐng)導(dǎo))、簽發(fā)(公司領(lǐng)導(dǎo))、打印、分發(fā)、登記、歸檔、銷(xiāo)毀。
四、行文與打印管理
1、公司行文由業(yè)務(wù)承辦人起草，在發(fā)文稿申請(qǐng)表中須有文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印制份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，部門(mén)負(fù)責(zé)人簽名、標(biāo)定日期和密級(jí)；部門(mén)負(fù)責(zé)人審定，總經(jīng)理簽字同意后打印發(fā)文。
2、經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)的文稿交行政部統(tǒng)一編號(hào)打印，由起草人校對(duì)(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé))修正后，及時(shí)送交給有關(guān)部門(mén)和人員，或由行政部發(fā)出。
3、打印人員不得截留文件，或?qū)⒋蛴�、�?fù)印、傳真等行文中的有關(guān)商業(yè)秘密或企業(yè)管理規(guī)定中須保密的事項(xiàng)透露給他人。
五、發(fā)文管理
1、公司發(fā)文由行政部統(tǒng)一編號(hào)、存檔。有領(lǐng)導(dǎo)批示的`，還應(yīng)附批示件。
2、部門(mén)和個(gè)人收文應(yīng)在行政部發(fā)文登記冊(cè)中簽名。
3、公司制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命以及向政府有關(guān)部門(mén)的請(qǐng)示、報(bào)告等以紅頭文件印發(fā)，其他文件通常用普通紙印發(fā)。
4、公司內(nèi)部文件，各部門(mén)應(yīng)妥善保管，年終由行政部統(tǒng)一收回處理。
六、收文管理
1、公司收文的處理程序?yàn)椋菏瘴摹⒎治摹⒂涗�、傳送、歸檔。
2、公司收文由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)：收到發(fā)來(lái)文件后，應(yīng)先做好歸類(lèi)、登記，根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示和主辦部門(mén)處理后，收回歸檔。
3、急件或涉及商業(yè)機(jī)密的傳真應(yīng)由專(zhuān)人處理。
七、所有文件收取發(fā)放，必須有登記、簽收手續(xù)。
公司行管文件發(fā)文管理制度9
為了更好地規(guī)范各類(lèi)文件的起草、收發(fā)、報(bào)送、保管等環(huán)節(jié)，特制定本制度。
一、上級(jí)來(lái)文和外單位來(lái)文。辦公室人員對(duì)上級(jí)來(lái)文和外單位來(lái)文首先要在收文登記簿上詳細(xì)登記，來(lái)文單位、日期、份數(shù)、密級(jí)、字號(hào)等要登錄清楚，其次填寫(xiě)好文件閱辦卡并粘貼于原文上面，并送總經(jīng)理批示，總經(jīng)理批示后送有關(guān)人員傳閱，總經(jīng)理有批辦意見(jiàn)的，辦公室應(yīng)提醒有關(guān)人員批示閱辦結(jié)果，并將閱辦結(jié)果送總經(jīng)理閱。所有傳閱人閱畢交辦公室應(yīng)及時(shí)將文件收回，分類(lèi)別分單位存入檔案袋。
二、本單位各類(lèi)文件包括簡(jiǎn)報(bào)的起草均有辦公室人員負(fù)責(zé)起草，部門(mén)專(zhuān)業(yè)文件由各部門(mén)專(zhuān)業(yè)人員保起草，凡以文件或紀(jì)要簡(jiǎn)報(bào)名義上報(bào)或下發(fā)的文件均由辦公室填寫(xiě)發(fā)文卡，由簽發(fā)人即總經(jīng)理簽發(fā)后，并詳細(xì)填寫(xiě)發(fā)文登記簿方可復(fù)印并存檔，沒(méi)有總經(jīng)理簽發(fā)的文件不能發(fā)出和存檔。
三、上報(bào)和發(fā)往其他單位的文件應(yīng)填寫(xiě)文件送達(dá)登記簿，由接收文件人簽字后方可，否則，不能擅自將文件交予他人，而不辦理簽收手續(xù)。
四、報(bào)告、請(qǐng)示、匯報(bào)、制度、規(guī)定等均應(yīng)以文件形式印發(fā)，宣傳活動(dòng)類(lèi)一般應(yīng)以簡(jiǎn)報(bào)形式印發(fā)，每周例會(huì)的紀(jì)要內(nèi)容均以紀(jì)要形式印發(fā)。落實(shí)公司會(huì)議精神的情況匯報(bào)應(yīng)以文件形式上報(bào)。
五、凡打印的錯(cuò)文件應(yīng)及時(shí)銷(xiāo)毀，以免機(jī)密外泄。
六、借閱文件超過(guò)八小時(shí)的應(yīng)辦理借閱手續(xù)，否則不以外借。借閱文件者只限本單位人員，重要文件的借閱均由總經(jīng)理批準(zhǔn)。
公司行管文件發(fā)文管理制度10
一、總則
第一條、為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條、文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文、同級(jí)函、電、來(lái)文、企業(yè)上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
二、收文的管理
第三條、公文的簽收
1、凡接收公文均由秘書(shū)登記簽收后分別轉(zhuǎn)交相關(guān)部門(mén)，在簽收和拆封時(shí)，秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2、對(duì)政府部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告有關(guān)部門(mén)，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第四條、公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需由秘書(shū)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應(yīng)呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電單據(jù)等，由秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦部門(mén)聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天。
第五條、文件的傳閱與催辦
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱讀完后應(yīng)在下班前將文件交秘書(shū)處，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后簽名以示負(fù)責(zé)。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見(jiàn)”，秘書(shū)應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完后應(yīng)送交秘書(shū)，切忌橫傳。
5、行政秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得秘書(shū)同意予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)周轉(zhuǎn)歸檔。
三、文件借閱和清退
第六條、各部門(mén)有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)主管簽寫(xiě)便條，對(duì)有密級(jí)的文件須秘書(shū)同意后方可借閱。
第七條、借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫(huà)等。
第八條、各部門(mén)應(yīng)具體指定責(zé)任心強(qiáng)的主管負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、文件的立卷與歸檔
第九條、文件的歸檔范圍
凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書(shū)歸檔：
1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營(yíng)工作的各類(lèi)計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等。
2、各種專(zhuān)業(yè)例會(huì)記錄。
3、企業(yè)召開(kāi)重要會(huì)議所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。
4、有保存價(jià)值的客戶(hù)資料及處理結(jié)果。
5、企業(yè)日志和大事記。
第十條、立卷要求
1、文件的立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
五、文件的銷(xiāo)毀
第十一條、對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，秘書(shū)應(yīng)定期清理造冊(cè)并按行政有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù)。
六、附則
第十二條、本制度解釋權(quán)歸行政部。
第十三條、本制度自公布之日起執(zhí)行。
公司行管文件發(fā)文管理制度11
1、目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，對(duì)公司的文件的格式、編制、編號(hào)、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定，實(shí)現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。
2、適用范圍
適用于公司各類(lèi)文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執(zhí)行、修改、廢止和備案。
3、定義
3.1文件：公司文件是在公司管理過(guò)程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是公司各項(xiàng)工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據(jù)和工具。
3.2受控文件：需要對(duì)文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持有效版本的文件。
3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁(yè)面無(wú)“受控”標(biāo)識(shí)，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
3.4外來(lái)文件：指來(lái)源于公司之外的與公司各項(xiàng)工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件(法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、客戶(hù)要求等)。
4、職責(zé)
4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門(mén)，負(fù)責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負(fù)責(zé)在全公司范圍內(nèi)對(duì)制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。
4.2各部門(mén)產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件由部門(mén)負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
4.3文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)
4.3.1各部門(mén)負(fù)責(zé)制定部門(mén)職責(zé)范圍內(nèi)的制度文件。
4.3.2管理者代表負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門(mén)和人員負(fù)責(zé)組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部為公司文件規(guī)范化統(tǒng)籌管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。
5、文件分級(jí)分類(lèi)
5.1文件分級(jí)
5.1.1一級(jí)文件：公司戰(zhàn)略規(guī)劃具有長(zhǎng)期指導(dǎo)性、規(guī)范組織行為的概述性文件或制度匯編類(lèi)文件等的系統(tǒng)文件。包括但不限于公司員工手冊(cè)、經(jīng)營(yíng)管理規(guī)范等。
5.1.2二級(jí)文件：規(guī)范各專(zhuān)業(yè)職能管理、服務(wù)規(guī)范管理等方面的文件。
5.1.3三級(jí)文件：各職能管理、服務(wù)規(guī)范等具體實(shí)施的作業(yè)指導(dǎo)流程及相關(guān)技術(shù)文件、操作規(guī)定、規(guī)范、項(xiàng)目管理文件、公文等，包括具體的作業(yè)方法和標(biāo)準(zhǔn)。
5.1.4四級(jí)文件：表格、表單類(lèi)文件，凡記錄作業(yè)結(jié)果所用的表格等。
6、文件編號(hào)、標(biāo)識(shí)與控制
6.1文件編號(hào)：[Microsof1]公司名稱(chēng)+部門(mén)代號(hào)+文件名稱(chēng)+文件順序號(hào)+時(shí)間
注：各部門(mén)代號(hào)
部門(mén)代碼部門(mén)代碼部門(mén)代碼部門(mén)代碼
6.2文件的標(biāo)識(shí)與控制
文件分受控與非受控兩種,在管理體系運(yùn)行的有關(guān)場(chǎng)所應(yīng)用的文件及提供給審核機(jī)構(gòu)的文件為受控文件,以編號(hào)為受控標(biāo)識(shí)；如因其他目的提供給客戶(hù)的文件為非受控文件，不作標(biāo)識(shí)；
長(zhǎng)期有效的文件予以編號(hào)和標(biāo)識(shí)，控制其發(fā)放，回收作廢失效版本；
一次性或短時(shí)間有效的文件過(guò)期自然失效，以其標(biāo)題、日期作為標(biāo)識(shí)，不必跟蹤回收其過(guò)期版本。
7、文件編制、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布
7.1行政文件與管理性文件的編制與審批
(1)公司級(jí)行政性文件：公司組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事任免涉及公司經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎(jiǎng)懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負(fù)責(zé)編制。
(2)公司級(jí)管理性文件：如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度、財(cái)務(wù)管理制度，由各部門(mén)依本制度4.3條負(fù)責(zé)編制。
(3)各部門(mén)行政性文件：各部門(mén)因部門(mén)管理及工作開(kāi)展所需求發(fā)布的通知/通告，由相關(guān)職能部門(mén)負(fù)責(zé)編制。
(4)公司及各部門(mén)所有行政性文件審核由人事行政部填寫(xiě)《公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽》，部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，常務(wù)副總批準(zhǔn)、審閱和簽發(fā)。
(5)公司及各部門(mén)所有管理性文件的審核由人事行政部填寫(xiě)《文件審閱簽發(fā)單》，部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，常務(wù)副總批準(zhǔn)、審閱和簽發(fā)。
7.2文件歸檔、發(fā)放、保管
7.2.1文件歸檔
(1)經(jīng)審批后的文件，人事行政部負(fù)責(zé)填寫(xiě)“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時(shí)歸檔。
(2)各部門(mén)收到的文件由部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定人員保管。各部門(mén)的“文件/記錄目錄”應(yīng)定期予以更新，并將復(fù)印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。
7.2.2文件發(fā)放
公司受控文件、記錄由人事行政部負(fù)責(zé)按以下范圍發(fā)放：
(1)管理手冊(cè)、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門(mén)；
(2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關(guān)部門(mén)；
(3)各個(gè)部門(mén)都要使用相應(yīng)文件、記錄的有效版本，人事行政部及時(shí)收回作廢文件；行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規(guī)定范圍發(fā)放文件,并注明發(fā)放數(shù)量，填寫(xiě)發(fā)放編號(hào)，并由領(lǐng)用者簽名。
(4)文件接收部門(mén)應(yīng)指定人員接收文件，收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。
7.2.3文件保管與借閱
(1)文件保管：所有經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布的文件皆應(yīng)登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門(mén)，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識(shí)別。
a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。
b、技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門(mén)。
c、外來(lái)文件正本依文件分類(lèi)存放于檔案室及相應(yīng)的文件接收部門(mén)。
(2)各部門(mén)需要借閱文件時(shí)可向文件歸口部門(mén)辦理借閱手續(xù)，各部門(mén)文件管理人員應(yīng)建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。
(3)存放與硬盤(pán)和軟盤(pán)的文件應(yīng)有備份，并作出版本標(biāo)識(shí)，采用密碼進(jìn)行保護(hù)，限定查閱及使用范圍，由授權(quán)使用的人員進(jìn)行操作。
(4)文件的持有者若跨部門(mén)調(diào)動(dòng)或離職，應(yīng)辦理文件交接、歸還手續(xù)。
7.3文件的更改與回收作廢
7.3.1文件更改
(1)當(dāng)文件不適應(yīng)需要更改時(shí)，由文件歸口部門(mén)提出，并實(shí)施具體更改工作，文件更改必須符合統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性，必要時(shí)相關(guān)的文件應(yīng)進(jìn)行同步更改。
(2)文件更改的起草、審核、批準(zhǔn)由原文件起草、審核、批準(zhǔn)部門(mén)/人員按負(fù)責(zé)填寫(xiě)《文件更改/評(píng)審單》并實(shí)施更改。
(3)文件修改內(nèi)容較少時(shí)，可以采用劃改、換頁(yè)的方式進(jìn)行更改；單文件更改超過(guò)三次或更改較大或公司組織結(jié)構(gòu)、管理體系發(fā)生重大變化時(shí)應(yīng)進(jìn)行換版。
(4)公司文件更改狀態(tài)按版本號(hào)為A版(B、C、D等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號(hào)。版本號(hào)與更改狀態(tài)之間的關(guān)系為：每版文件同一版本內(nèi)可以允許修改10次，即修改狀態(tài)號(hào)最高是10，當(dāng)超過(guò)10次時(shí)，文件換版，即由A版升為B版，以此類(lèi)推。特殊情況下，換版不受此限制。
(5)文件更改內(nèi)容必須及時(shí)到達(dá)文件使用場(chǎng)所，對(duì)文件的宣貫、實(shí)施情況有文件歸口部門(mén)進(jìn)行檢查，并確認(rèn)更改效果。
(6)公司鼓勵(lì)各部門(mén)及人員在使用文件時(shí)及時(shí)發(fā)現(xiàn)文件的問(wèn)題，提出文件更改意見(jiàn)。
7.4文件的.作廢與銷(xiāo)毀
(1)各部門(mén)使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時(shí)，原文件應(yīng)作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數(shù)量回收，并登記標(biāo)明回收日期。
(2)文件作廢或換頁(yè)換版時(shí)，對(duì)已回收的作廢文件由行政辦公室及時(shí)銷(xiāo)毀，并記錄在《文件銷(xiāo)毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時(shí)要在文件上標(biāo)注“作廢”字樣。
(3)各類(lèi)文件的保存期按《檔案管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。
7.5外來(lái)文件管理
7.5.1外來(lái)文件接收與歸口
(1)國(guó)家法律、法規(guī)；國(guó)家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn)；上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)的管理辦法、制度、規(guī)定等外來(lái)文件，由人事行政部統(tǒng)一收集管理，并建立《外來(lái)文件清單》。
(2)外來(lái)文件由接收部門(mén)或形成文件部門(mén)歸口管理。
(3)外來(lái)的一般性通知、公告等需執(zhí)行的文件由公司總經(jīng)理審批后，交由相關(guān)部門(mén)傳閱執(zhí)行，履行完畢后，由執(zhí)行部門(mén)記錄執(zhí)行情況，交檔案室備檔。
7.6保密文件的管理
7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰(shuí)形成誰(shuí)負(fù)責(zé)”為原則進(jìn)行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負(fù)責(zé)管理。
7.6.2保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應(yīng)遵守以下原則：
文件密級(jí)發(fā)放、傳閱范圍
絕密公司核心領(lǐng)導(dǎo)、絕對(duì)信息形成部門(mén)的負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對(duì)象
機(jī)密公司部門(mén)負(fù)責(zé)人以上人員，機(jī)密信息形成部門(mén)的相關(guān)人員及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對(duì)象
秘密公司部門(mén)主管級(jí)以上人員，秘密形成部門(mén)的相關(guān)人員及該部門(mén)認(rèn)為需要讓其知悉的對(duì)象
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