物業(yè)管理公司檔案管理制度（精選6篇）
在我們平凡的日常里，越來越多人會(huì)去使用制度，制度一經(jīng)制定頒布，就對(duì)某一崗位上的或從事某一項(xiàng)工作的人員有約束作用，是他們行動(dòng)的準(zhǔn)則和依據(jù)。一般制度是怎么制定的呢？下面是小編為大家收集的物業(yè)管理公司檔案管理制度（精選6篇），歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
物業(yè)管理公司檔案管理制度1
加強(qiáng)檔案資料管理，有助于保存住宅小區(qū)(大廈)的歷史資料，維護(hù)管理的連續(xù)性和規(guī)范化，便于房屋及設(shè)施設(shè)備的檢查、維護(hù)、更新和與業(yè)主的溝通、聯(lián)系。
(一)管理內(nèi)容：
1、工程檔案：從接管開始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設(shè)施設(shè)備資料等；
2、業(yè)主檔案：所有業(yè)主購、租房合同(復(fù)印件)，業(yè)主基本情況登記表、裝修申請(qǐng)表等；
3、財(cái)務(wù)檔案：逐年形成的財(cái)務(wù)收支報(bào)表、物業(yè)維修基金使用報(bào)表等；
4、文件檔案：有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等；
5、管理資料：綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄，車輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽(yù)資料等。
(二)管理措施：
1、制定檔案制度，并嚴(yán)格執(zhí)行；
2、專人管理(由負(fù)責(zé)內(nèi)勤的管理員擔(dān)任)，專室專柜，編目造冊(cè)，存放有序并且尊重業(yè)主隱私，保守秘密；
3、科學(xué)管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達(dá)100%；
4、逐步實(shí)現(xiàn)智能化管理，計(jì)時(shí)可靠的掌握相關(guān)信息，提高管理水平。
物業(yè)管理公司檔案管理制度2
1.客戶檔案的管理工作由客務(wù)部負(fù)責(zé)。
2.客戶資料按單元號(hào)一戶一檔建立，按樓層統(tǒng)一存放在客戶檔案文件柜內(nèi)。
3.每個(gè)客戶檔案內(nèi)由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請(qǐng)單等組成，退租客戶的資料須及時(shí)裝訂另存。
4.每個(gè)客戶檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。
5.客戶檔案的標(biāo)牌須與檔案內(nèi)現(xiàn)客戶的公司名稱吻合。
6.客務(wù)部每年整理一次退租客戶檔案，對(duì)已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內(nèi)存放。
7.客戶檔案查閱可向客務(wù)主管借出，經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后在客務(wù)部辦公室閱覽。
8.原始客戶檔案一般不可修改，客務(wù)部工作檔案需經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理同意方可修改。
9.客務(wù)部檔案應(yīng)積極推行計(jì)算機(jī)管理，由客務(wù)主管設(shè)置客戶檔案管理系統(tǒng)，將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計(jì)算機(jī)中，進(jìn)行資料分析、整理和信息傳遞。
物業(yè)管理公司檔案管理制度3
1、公司各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。
2、有關(guān)物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動(dòng)用。
3、物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報(bào)告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。
4、物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。
5、物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。
6、物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認(rèn)，如有違反的作泄密處理。
8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況，對(duì)不符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。
9、物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的，對(duì)物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。
物業(yè)管理公司檔案管理制度4
1、辦公室負(fù)責(zé)指定接待員、檔案員負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作；
2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統(tǒng)一目錄，同時(shí)建立電子檔備份。各類信息詳細(xì)排列，以便查閱；
3、客戶信息檔案的內(nèi)容包括：業(yè)主收樓及驗(yàn)收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費(fèi)文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件；
4、專管人員須認(rèn)真填寫各項(xiàng)記錄表，紙文檔與電子文檔同時(shí)進(jìn)行。及時(shí)跟進(jìn)業(yè)主檔案的變更，保證信息的準(zhǔn)確性；
5、業(yè)主檔案信息應(yīng)嚴(yán)格管理，注意保密。嚴(yán)禁非相關(guān)人員查閱，以保護(hù)業(yè)主的隱私，維護(hù)公司良好形象；
6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作；
7、業(yè)主檔案永久保存，及時(shí)與業(yè)主溝通，及時(shí)變更業(yè)主信息，保證其準(zhǔn)確性。
物業(yè)管理公司檔案管理制度5
1、發(fā)文格式中，函、通告、通知、報(bào)告、請(qǐng)示等文件如何使用
(1)函：與不相隸屬機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)單位之間互相商洽和聯(lián)系工作，詢問和答復(fù)問題等用函。
(2)通告：在工作中可能出現(xiàn)或已經(jīng)出現(xiàn)了問題，或者是有些工作或其他事項(xiàng)需要外界配合等用通告。
(3)通知：是發(fā)現(xiàn)行政法規(guī)和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文批轉(zhuǎn)所屬單位，要求屬下單位輸或需要周知和共同執(zhí)行事項(xiàng)時(shí)所使用的下行文種。常用的有指示性通知、批示性通知、周知性通知、會(huì)議通知、任免通知。
(4)報(bào)告：向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問等用報(bào)告。
(5)請(qǐng)示：請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某項(xiàng)重要工作作出指示，答復(fù)和批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)用請(qǐng)示。
2、如何收集物業(yè)管理的重要文件、法規(guī)及信息
(1)可從上級(jí)公司傳閱的文件、資料中收集；
(2)從政府相關(guān)部門下發(fā)的文件資料中整理收集；
(3)從物業(yè)管理協(xié)會(huì)會(huì)刊中收集；
(4)征訂有關(guān)物業(yè)管理的專業(yè)信息、刊物及法規(guī)匯編等資料；
(5)經(jīng)常了解物業(yè)管理專業(yè)書籍的出版情況；
(6)保持與物業(yè)管理各政府業(yè)務(wù)主管部門的聯(lián)系，從中獲得物業(yè)管理的有關(guān)文件法規(guī)；
(7)可從報(bào)刊、雜志等資料中收集。
3、檔案材料的收集和清理的具體要求是什么
(1)嚴(yán)格檔案材料的收、發(fā)制度和借閱制度；
(2)及時(shí)做好催還、清退工作，檔案材料不得個(gè)人保管；
(3)除做好日常材料的收集和清理工作外，每年要集中時(shí)間整理前一年的檔案材料；
(4)檔案工作應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。公司辦公室負(fù)責(zé)公司的主體檔案，對(duì)各職能部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，各職能部門分層管理本部門的檔案工作；
(5)檔案材料的收集和清理要便于公司及各部門的利用；
(6)必須按檔案分類項(xiàng)目進(jìn)行檔案的整理和歸檔；
a、檔案材料的分類方法主要有：部門分類法、問題分類法、材料性質(zhì)分類法、人物分類法和時(shí)間分類法。各部門應(yīng)根據(jù)自己的工作性質(zhì)和涉及范圍確定分類方法。
b、檔案分類項(xiàng)目一旦確定，要執(zhí)行到底，不因易人而變更。
c、正式歸檔材料一般指已經(jīng)處理完畢的材料。對(duì)歸類界限不明確的材料，可根據(jù)材料與類目的密切程度進(jìn)行歸類。
(7)檔案材料的卷宗的處理：
a、對(duì)無主題的材料應(yīng)擬定確切的標(biāo)題；
b、所有歸檔材料均須編號(hào)，并按序號(hào)進(jìn)行先后排列；
c、填寫材料目錄表，其主要內(nèi)容有：順序號(hào)、發(fā)文部門、標(biāo)題、文號(hào)和日期；
(8)確定檔案材料的'保管年限。一般檔案分為永久保管、長期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。
(9)檔案材料的保管。檔案材料應(yīng)集中指定地點(diǎn)保存，并按類上架進(jìn)柜，注意防盜、防火、防潮、防蟲、防泄密等事件的發(fā)生，要經(jīng)常對(duì)檔案材料進(jìn)行檢查。
4、物業(yè)管理應(yīng)保存的基本材料有哪些
物業(yè)管理公司應(yīng)保存的基本材料有：會(huì)議記錄；上下行文；政府文件；工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；規(guī)章制度；調(diào)查分析；重大事件和投訴；工作檢查、評(píng)比記錄；物業(yè)管理委托合同；物業(yè)管理各項(xiàng)分承包合同、協(xié)議；公司人事材料；治安事件記錄、處理材料；各工程竣工圖紙、驗(yàn)收合格證明材料；技術(shù)圖紙、工程檔案；客戶/業(yè)主檔案；固定資產(chǎn)清單；財(cái)務(wù)憑證、帳冊(cè)、報(bào)表；財(cái)產(chǎn)和物資單據(jù)；各類經(jīng)營證明、證件等。
物業(yè)管理公司檔案管理制度6
物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理行為的出現(xiàn)而產(chǎn)生的，盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié)，然而其重要地位卻不容忽視。物業(yè)管理工作正式開展后，幾乎每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開檔案，無論是維修、養(yǎng)護(hù)物業(yè)設(shè)施，還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況，或是收取管理費(fèi)用、開發(fā)經(jīng)營活動(dòng)等，都要用到物業(yè)檔案。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，無論是物業(yè)管理還是檔案管理，都在向著現(xiàn)代化的管理目標(biāo)邁進(jìn)，物業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理也成為必然趨勢(shì)。
物業(yè)檔案是物業(yè)管理公司在從事物業(yè)管理活動(dòng)時(shí)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業(yè)管理的不斷發(fā)展和完善，物業(yè)檔案的種類也在不斷增加。
一、檔案管理運(yùn)作環(huán)節(jié)
1、設(shè)立檔案室，采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的先進(jìn)手段，建立相應(yīng)的規(guī)章制度，對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格管理。
2、資料的收集堅(jiān)持內(nèi)容真實(shí)的原則，根據(jù)實(shí)際資料和信息資料的內(nèi)容，在實(shí)際工作中從需要出發(fā)，擴(kuò)大資料的來源渠道。
二、資料分類整理
收集后的所有信息資料，統(tǒng)一由檔案管理員整理。整理的重點(diǎn)是去偽存真，根據(jù)檔案的來源、信息的內(nèi)容、信息的表現(xiàn)形式等特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分，做到條理清晰、分類合理。
三、檔案內(nèi)容
范圍分類資料內(nèi)容
房產(chǎn)公司提供資料產(chǎn)權(quán)資料立項(xiàng)文件、工期批復(fù)文件、規(guī)劃會(huì)審文件、規(guī)劃用地許可證、土地證、擴(kuò)初會(huì)審文件、建設(shè)規(guī)劃許可證。
技術(shù)資料規(guī)劃圖、竣工圖、地質(zhì)勘察報(bào)告、工程預(yù)決算書、圖紙會(huì)審記錄、竣工驗(yàn)收證明書、總平面圖、平面圖、房屋及設(shè)備使用技術(shù)資料。
管理處建立的資料物業(yè)資料小區(qū)基本資料、商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料、娛樂設(shè)施資料、路標(biāo)、門牌、室號(hào)配置圖。
業(yè)主資料入住通知書、業(yè)主公約、業(yè)主情況登記表、裝修申請(qǐng)表、房屋交接單。
日常管理資料日常工作記錄、各類協(xié)議、各種設(shè)施設(shè)備檔案。
四、資料歸檔整理
1、按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行科學(xué)地分類與保存。
2、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)、編號(hào)、造冊(cè)、編輯，分柜保存，運(yùn)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的管理手段，盡可能的把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存，便于查找和調(diào)用。
3、檔案的出室、入室都有嚴(yán)格的規(guī)定：出室必須由管理處主任同意，經(jīng)登記后方可借出；入室時(shí)，須由專人進(jìn)行檢查，如有破損，立即修復(fù)，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。檔案管理人員需及時(shí)收回在外文件，嚴(yán)防文件的流失。
4、檔案的管理環(huán)境做到三防，即防火、防潮、防變質(zhì)。
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