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作業(yè)文件管理制度

時間:2022-11-14 17:40:45 制度 我要投稿

作業(yè)文件管理制度

  在當下社會,制度起到的作用越來越大,制度就是在人類社會當中人們行為的準則。擬定制度需要注意哪些問題呢?下面是小編收集整理的作業(yè)文件管理制度,供大家參考借鑒,希望可以幫助到有需要的朋友。

作業(yè)文件管理制度

  物業(yè)公司作業(yè)指導書--文件、資料管理制度

  1目的

  規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據(jù)。

  2適用范圍

  適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。

  3職責

  3.1各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。

  3.2綜合管理部負責業(yè)主檔案的管理與控制。

  3.3辦公室負責文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。

  3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。

  4相關文件

  《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

  《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4

  5工作程序和管理辦法

  5.1文件的產(chǎn)生

  5.1.1各相關部門根據(jù)工作需求編寫文件。

  5.1.2總經(jīng)理助理對文件進行審核。

  5.1.3總經(jīng)理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。

  5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。

  5.2文件、資料的類別

  5.2.1受控文件

  a)內(nèi)業(yè)資料;

  b)圖紙資料;

  c)按照質(zhì)量體系的控制要求進行管理的.文件;

  d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;

  e)與服務過程有關的合同協(xié)議;

  f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

  管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

  5.2.2非受控文件

  與公司經(jīng)營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理,辦公室應對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:

  a)內(nèi)行文、外行文:1

  b)未被質(zhì)量體系引用的外來文件:2

  c)與服務過程無關的合同協(xié)議:3

  d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī):4

  e)行業(yè)標準性文件:5

  f)照片、錄像帶:6

  g)電腦貯存:7

  5.3文件、資料目錄的索引號

  x-x.x-xx

  文件盒編號

  同號柜序列號

  文件柜編號

  文件類別編碼

  5.4文件、資料歸檔與管理

  5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。

  5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

  5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護,文件、資料應分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數(shù)等,如用必要還應有內(nèi)容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。

  5.5文件、資料的發(fā)放

  5.5.1文件應按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號等,并要求領用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領,以便對發(fā)放的文件進行統(tǒng)計和

  檢查。

  5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時應立即追回,同時作好文件的補救工作。

  5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還

  5.6.1借閱者應在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續(xù)

  5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復印、摘抄、外借和傳播。

  5.6.3借閱的文件、資料歸還時,辦公室應對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應追究當事人的責任。

  5.6.4機密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定

  a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結(jié)及公司章程、董事會決議,公司財務報表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準。

  b)b級機密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營專項審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準。

  c)c級機密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關部門負責人批準并向辦公室聯(lián)系辦理。

  d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。

  e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。

  f)外來單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請示后親自辦理。

  g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。

  5.7文件的復制、破損和丟失

  5.7.1未經(jīng)允許,不得隨意復印公司的文件資料,如因工作需要復印文件,須經(jīng)辦公室主任批準,并在[文件復印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復印文件的名稱,復印數(shù)量,并簽名。

  5.7.2文件使用人應對文件妥善保管,當文件破損嚴重影響使用或丟失時,應填寫[文件補發(fā)申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續(xù)。補發(fā)新文件時應收回破損文件,并應給予新的分發(fā)號,新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā)號。

  5.8文件、資料的更新

  文件增加條款和更新時應及時更換,保證在使用處獲得有效版本。

  5.9文件的作廢與銷毀

  5.9.1內(nèi)容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經(jīng)過總經(jīng)理過期審批后給予作廢或銷毀處理。

  5.9.2在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文

  件破損嚴重和丟失的,應向上級匯報,經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。

  5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監(jiān)督。

  5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件,應在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。

  6使用的記錄表格

  序號名稱編號存放地點存放時間

  1[印制文件登記表]qr-wd01-02-01辦公室一年

  2[存檔備案資料目錄]qr-wd01-02-02辦公室長期

  3[文件分發(fā)登記表]qr-wd01-02-03辦公室一年

  4[文件、資料借閱登記表]qr-wd01-02-04辦公室一年

  5[文件復印登記表]qr-wd01-02-05辦公室一年

  6[文件補發(fā)申請表]qr-wd01-02-06辦公室一年

  7[作廢、銷毀文件登記表]qr-wd01-02-07辦公室一年

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