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項(xiàng)目文檔管理制度（通用12篇）
在生活中，制度對人們來說越來越重要，制度泛指以規(guī)則或運(yùn)作模式，規(guī)范個(gè)體行動的一種社會結(jié)構(gòu)。這些規(guī)則蘊(yùn)含著社會的價(jià)值，其運(yùn)行表彰著一個(gè)社會的秩序。想學(xué)習(xí)擬定制度卻不知道該請教誰？以下是小編整理的項(xiàng)目文檔管理制度，歡迎閱讀與收藏。
項(xiàng)目文檔管理制度 1
一、目的
建立營銷中心的文檔管理制度，對項(xiàng)目中所有文檔進(jìn)行清晰有效的分類管
理與控制，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文檔的有序保管與規(guī)范流動，為項(xiàng)目文檔提供規(guī)范化的管理，提高項(xiàng)目的成功率，有效控制項(xiàng)目成本、進(jìn)度、時(shí)間。
二、范圍
本文適用于營銷中心各單元、公司內(nèi)配合部門及與之有關(guān)的客戶、合資公司、渠道的文檔。
三、原則
�。ㄒ唬┒x
文檔包括接收、發(fā)放和內(nèi)部文檔，含傳真、電郵、備忘錄或是會議紀(jì)要、郵遞、商務(wù)運(yùn)作階段文檔及其他內(nèi)部文檔。
�。ǘ┮�(guī)范明確內(nèi)部文檔的編制和命名
（1）文件名應(yīng)是文件的標(biāo)題。
�。�2）標(biāo)題應(yīng)能直觀簡明體現(xiàn)文件的內(nèi)容。
�。�3）每個(gè)文檔必須有一個(gè)統(tǒng)一的編號。
�。�4）在電子文檔的命名后面加上編號。
�。�5）文件編制應(yīng)使用對應(yīng)的統(tǒng)一文檔模板。
2.接收文檔控制編號
所有接收文檔需有統(tǒng)一文檔控制編號，統(tǒng)一由文檔中心管理。文檔控制編號形式由項(xiàng)目管理者根據(jù)實(shí)際情況確定，建議體現(xiàn)接收日期的信息。
3.明確項(xiàng)目文檔的使用制度
�。�1）在項(xiàng)目前，應(yīng)建立一套文檔的管理程序明確文檔的擬制、審核人員,文檔控制員。明確所有文檔的.編號、收發(fā)登記操作，及受控等級。
�。�2）建議接收文檔的管理程序由文檔控制員統(tǒng)一接收。加蓋或記錄接收日期（時(shí)間）。賦予文檔控制編號。
記錄輸入文檔中心數(shù)據(jù)庫，保存原件。
（3）明確發(fā)送文檔的管理程序加蓋或記錄發(fā)送日期（時(shí)間）。記錄輸入文檔中心受控庫，保存原件。發(fā)送后由文檔控制員統(tǒng)一記錄歸檔。
（4）明確合同各方之間的文檔傳遞等相關(guān)規(guī)定
�。�5）文檔借閱登記和保密規(guī)定原則上嚴(yán)禁文檔原稿進(jìn)行借閱。借閱副本應(yīng)進(jìn)行登記，加蓋副本章。副本銷毀的規(guī)定。限期返還原件的規(guī)定。
（6）電子文檔的共享規(guī)定
4.明確文檔的歸檔存放
�。�1）建立紙面存儲和電子件存儲兩套相對應(yīng)的文檔管理系統(tǒng)，附表一《項(xiàng)目文檔歸檔結(jié)構(gòu)》。
目錄結(jié)構(gòu)見
（2）按文檔的階段及用途屬性（主題）歸檔分類，如售前階段、售中階段，再按標(biāo)書、合同、方案、會議紀(jì)要等分類。
四、文檔提交
�。ㄒ唬┩獠翰块T提交部門的文檔，經(jīng)過審核后及時(shí)提交給文檔保管人員備案、存檔。
�。ǘ┎块T內(nèi)部文檔定稿后及時(shí)提交給文檔保管人員備案、存檔。
�。ㄈ┎块T對外交流或是與項(xiàng)目單位匯報(bào)、溝通所提交的文檔，經(jīng)過溝通、匯報(bào)后整理成終稿的，由文檔負(fù)責(zé)人及時(shí)提交到文檔管理人員備案、存檔。
�。ㄋ模┎块T外埠工作人員與項(xiàng)目單位交流、溝通時(shí)準(zhǔn)備的文檔或是會議紀(jì)要定稿后提交部門領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核后報(bào)文檔管理人員備案、存檔。
�。ㄎ澹﹤渫浕蚴菚h紀(jì)要以周為單位提交文檔；建設(shè)方案、PPT、規(guī)劃、設(shè)計(jì)等文檔定稿后以月為單位提交；涉及變更的方案、規(guī)劃等文檔經(jīng)過部門與項(xiàng)目單位確認(rèn)后及時(shí)報(bào)文檔管理員備案、存檔。
五、具體內(nèi)容
（一）文檔編號
凡項(xiàng)目有關(guān)的文檔，均統(tǒng)一編號。
文檔編碼方式：文檔屬性-發(fā)放對象-順序編號-文檔日期-文檔密級文檔屬性：本字段用兩位英文字母表示發(fā)放對象：本字段用兩位英文字母表示
文檔日期：本字段6位數(shù)字，表明文檔的發(fā)生時(shí)間，以便于查詢和統(tǒng)計(jì)。順序編號：本字段4位數(shù)字，系文檔的順序編號，此編號表示同一文檔屬性、發(fā)放對象內(nèi)所有文檔的順序號。
文檔密級：本字段1位數(shù)字，表明了文檔的保密級別。
0級代表機(jī)密，項(xiàng)目經(jīng)理及其指定人員閱讀1級代表秘密，項(xiàng)目組核心成員閱讀2級代表內(nèi)部公開，項(xiàng)目組所有成員閱讀3級代表公開，所有項(xiàng)目組干系人均可閱讀表1文檔屬性字段對照文檔分類簡寫文檔分類簡寫PPT指令潛在用戶分析報(bào)告發(fā)票用戶分析報(bào)告普查報(bào)告合作意向書手冊會議紀(jì)要備忘錄建設(shè)方案計(jì)劃解決方案答復(fù)項(xiàng)目制度報(bào)表合同招投標(biāo)文件表2文檔接收對象字段對照發(fā)放對象簡寫發(fā)放對象簡寫客戶項(xiàng)目組內(nèi)部合作方部門內(nèi)部合資公司渠道公司內(nèi)部供應(yīng)商
（二）文檔的存放
項(xiàng)目文檔分別建立電子和紙面件檔案。
紙面文檔按文件的屬性、分類存放，并填寫《文件存放控制表》進(jìn)行存放、借閱登記。
項(xiàng)目文檔管理制度 2
一、檔案資料的管理規(guī)定
1、為保證所有文件、合同、各類檔案資料能全面地保存并管理,同時(shí)也方便各部門有效地使用所有資料,公司的文檔資料實(shí)行統(tǒng)一管理制度。
2、由運(yùn)營中心負(fù)責(zé)公司所有文檔資料保存和管理工作。
3、各部門例會和重要會議均要有會議紀(jì)要并提交運(yùn)營中心。
4、所有業(yè)務(wù)合同原件一式三份,一份交客戶,另兩份分別由業(yè)務(wù)部、財(cái)務(wù)部存檔,各業(yè)務(wù)部每月整理匯總合同清單。
5、圖書資料由各部門自己保管,但各部門需向運(yùn)營中心提交清單,并在每次新增資料后及時(shí)向運(yùn)營中心提交新增的資料清單。
二、文檔資料的主要范圍
1、公司所有重要文件包括決議、通知、通報(bào)、請示、報(bào)告、批復(fù)、公司信函、會議紀(jì)要、公告等;
2、公司的各種規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)等資料;
3、各部門例會和重要會議的.會議紀(jì)要;
4、員工個(gè)人檔案(員工信息表、個(gè)人簡厲、體檢表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷復(fù)印件及其它相關(guān)重要證件的復(fù)印件)以及員工獎罰記錄、考勤記錄、借用設(shè)備記錄、績效考核等資料;
5、員工提案、述職報(bào)告等文字材料。
三、文檔資料的調(diào)用原則及規(guī)定
1、調(diào)用文檔要嚴(yán)格按照分級調(diào)用相關(guān)文檔的原則。
2、調(diào)用本部門文檔,須經(jīng)本部門經(jīng)理申批。
3、調(diào)用外部門文檔,經(jīng)雙方經(jīng)理同意并填寫有關(guān)調(diào)用文檔表格方可調(diào)用。
4、未經(jīng)批準(zhǔn)任何人不得擅自越級或跨部門調(diào)用文檔,違者按情節(jié)輕重予以處罰。
項(xiàng)目文檔管理制度 3
1.監(jiān)理日記是監(jiān)理部和監(jiān)理工程師必備的專用記錄手冊，是監(jiān)理工作的`重要資料。監(jiān)理人員應(yīng)逐日逐項(xiàng)認(rèn)真填寫，特別是涉及變更設(shè)計(jì)、會議決定、上級指示，有關(guān)質(zhì)量、進(jìn)度、安全檢查、投資等有關(guān)事項(xiàng)，都應(yīng)詳細(xì)寫入日記。
2.文檔管理。監(jiān)理部應(yīng)建立有關(guān)往來函件、電話處理、日常監(jiān)理工作技術(shù)資料整理與歸檔管理的相關(guān)臺帳。所有文件收發(fā)、文檔資料均應(yīng)嚴(yán)格按監(jiān)理（咨詢）公司貫標(biāo)工作的規(guī)定進(jìn)行管理。
3.工程監(jiān)理臺帳。各類臺帳是文件化的施工信息分類記錄，監(jiān)理部應(yīng)結(jié)合工程特點(diǎn)和內(nèi)容選擇建立，以加強(qiáng)對內(nèi)業(yè)資料的管理。
1)開工報(bào)告審批臺帳
2)工程進(jìn)度臺帳
3)見證取樣檢驗(yàn)臺帳
4)平行檢驗(yàn)臺帳
5)見證檢測臺帳
6)旁站監(jiān)理臺帳
7)工程變更臺帳
8)總監(jiān)理工程師巡視記錄臺帳
9)驗(yàn)工計(jì)價(jià)臺帳
10)項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)要求建立的其他臺帳
上述各類監(jiān)理臺帳必須定期記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)符合各類臺帳的記錄要求和規(guī)定。監(jiān)理站辦公室必須認(rèn)真對臺帳進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，確保臺帳資料的及時(shí)、完整和準(zhǔn)確，具有可追溯性。
4.各類監(jiān)理臺帳與監(jiān)理日記、監(jiān)理技術(shù)文件應(yīng)能互相印證，主要內(nèi)容一致，不得互相矛盾或無法對應(yīng)。
5.對于大型鐵路綜合建設(shè)項(xiàng)目，監(jiān)理部應(yīng)建立監(jiān)理日志，記錄監(jiān)理部主要人員的動向和工作內(nèi)容。監(jiān)理日志由監(jiān)理站辦公室負(fù)責(zé)填寫，總監(jiān)理工程師定期審簽。
項(xiàng)目文檔管理制度 4
根據(jù)國家檔案法和檔案管理規(guī)定，為進(jìn)一步提高管理文檔工作的質(zhì)量和管理水平，確保文檔的完整與安全，特制定以下制度:
一、管理處電腦文檔管理員專職負(fù)責(zé)管理處所有文件(通知、規(guī)定、公函、總結(jié)、報(bào)告、通報(bào)、會議紀(jì)要等)及資料(技術(shù)圖紙、說明書、手冊、聲像、員工檔案、市府法規(guī)、車輛檔案等)的存檔、收集和保管，做到完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。
二、任何人員借閱上述文件資料，須經(jīng)管理處經(jīng)理批準(zhǔn)，登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還時(shí)間。
三、屬秘密文件的要妥善保管，不準(zhǔn)散播其內(nèi)容，不準(zhǔn)給未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的人員翻閱，不準(zhǔn)復(fù)印，不準(zhǔn)帶離辦公室。
四、員工個(gè)人檔案材料屬秘密材料，他人無權(quán)翻閱，保管人員也不準(zhǔn)將這些資料擅自給他人過目。
五、文件資料等要進(jìn)行合理歸檔，歸檔要注意整齊，歸檔前要先把資料分類，無論是按字母順序還是按內(nèi)容、按時(shí)間等形式分類，其目的.都是為了查找迅速方便，因此都必須在檔案夾里清楚地標(biāo)明。
六、要經(jīng)常進(jìn)行清理歸檔，以免資料堆積混亂，對過期的文件資料，要及時(shí)清理，無保存必要的材料，經(jīng)管理處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可做銷毀處理。
七、積極實(shí)行檔案現(xiàn)代化管理，應(yīng)用計(jì)算機(jī)檢索手段，做到文檔管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和程序化。
八、會同有關(guān)部門，在購置重要設(shè)備到貨時(shí)，檢查驗(yàn)收文件材料，并及時(shí)歸檔。
九、各部門拍攝的記錄管理處各項(xiàng)活動的照片、聲像材料，必須在活動結(jié)束后一周內(nèi)整理好，注明時(shí)間、地點(diǎn)、來賓姓名、活動內(nèi)容，交文檔管理員及時(shí)歸檔。
項(xiàng)目文檔管理制度 5
1、公司的文檔是公司的軟性資產(chǎn),對文檔的管理,要做到處理及時(shí),卷宗規(guī)范,確保安全;
2、公司各部門負(fù)責(zé)管理與該部門有關(guān)的文件,如:銷售部門負(fù)責(zé)營銷檔案、客房往來資料、設(shè)計(jì)師、裝飾公司檔案(含協(xié)議)、市場訊息檔案等;財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)各類財(cái)務(wù)單據(jù)、銷售合同及其他檔案(如執(zhí)行價(jià)格、發(fā)放薪資依據(jù)文件);渠道部負(fù)責(zé)分銷商的檔案、分銷政策性文件等;辦公室負(fù)責(zé)行政、人事、綜合類檔案;
3、公司文件由辦公室起草,發(fā)文程序?yàn)?擬稿、自審、報(bào)經(jīng)理或副總經(jīng)理審核簽發(fā)、打印、發(fā)文、催辦、立卷歸檔;
4、對內(nèi)發(fā)文應(yīng)有統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)與編號,要求文字精準(zhǔn)、條理清晰、層次分明、結(jié)構(gòu)緊密;
5、公司的收文程序?yàn)?收文、報(bào)送(分發(fā))、催辦、立卷、歸檔;
6、公司收文由辦公室負(fù)責(zé),依據(jù)事件大小、緊急程序進(jìn)行歸類,報(bào)送經(jīng)理閱示或發(fā)放各部門處理,重要文件轉(zhuǎn)辦公室存檔;
7、文檔按照機(jī)密程度,分為“秘密”、“機(jī)密”、“決密”三個(gè)檔次,撰稿人應(yīng)依據(jù)機(jī)密程度確定報(bào)送范圍,秘密文件的報(bào)(發(fā))送由專人進(jìn)行,確保發(fā)送未超出報(bào)送范圍;
8、機(jī)密文件應(yīng)確保其安全性,文檔管理人員及所有接觸文檔的人員對其負(fù)有保密的'義務(wù),造成資料外泄的,公司將依據(jù)事件影響追究當(dāng)事人的責(zé)任;
9、禁止員工查閱、借閱與本職工作、自身權(quán)益無關(guān)的文檔,特殊情況經(jīng)公司經(jīng)理、副總經(jīng)理批準(zhǔn)后方得查閱,借閱文檔必須及時(shí)歸還;
10、辦公室、公司各部門應(yīng)將文檔分類立卷歸宗,方便調(diào)閱;
11、文檔的銷毀要列出銷毀清單,報(bào)請公司副總經(jīng)理、經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀;
12、移交檔案應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù),確保檔案資料的完整。
項(xiàng)目文檔管理制度 6
調(diào)度文檔管理分為圖表、臺賬、記錄簿、在屏幕顯示牌板等管理。
一、圖表。
調(diào)度室各種圖表必須及時(shí)填繪和修訂，與實(shí)際情況相符合，圖表必須歸檔管理。
二、臺賬。
�。�1）綜合臺賬應(yīng)當(dāng)記錄當(dāng)班生產(chǎn)計(jì)劃完成情況、安全生產(chǎn)情況，重點(diǎn)工程和重點(diǎn)工作調(diào)度情況，安全生產(chǎn)中出現(xiàn)的問題和處理情況，領(lǐng)導(dǎo)值班、下井帶班及入井人數(shù)情況，領(lǐng)導(dǎo)交辦工作及落實(shí)情況等。
�。�2）綜合臺賬應(yīng)內(nèi)容完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，賬面整潔，字跡工整。
�。�3）綜合臺賬可采用計(jì)算機(jī)電子臺賬。
�。�4）按日原煤產(chǎn)量、月及年累計(jì)完成量、綜合進(jìn)尺、開拓進(jìn)尺、日月年累計(jì)完成進(jìn)尺進(jìn)行分項(xiàng)或統(tǒng)一的建立統(tǒng)計(jì)臺賬。
三、記錄簿。
建立以下記錄簿，并存檔管理。
調(diào)度值班記錄、領(lǐng)導(dǎo)值班、下井帶班記錄（由帶班領(lǐng)導(dǎo)填寫）、調(diào)度員交接班記錄、安全生產(chǎn)例會記錄、生產(chǎn)安全事故（突發(fā)事故）分析統(tǒng)計(jì)記錄。
四、存檔要求：
�。�1）班、日調(diào)度記錄（包括調(diào)度日志、原始調(diào)度記錄、逐日生產(chǎn)完成情況登記表），要保存5年以上。
�。�2）調(diào)度日報(bào)、旬報(bào)和文字分析資料，保存3年以上。
�。�3）上級調(diào)度通知、通報(bào)、傳真電文和本單位下達(dá)的調(diào)度通知、通報(bào)和傳真電文原稿要保存2年以上。
�。�4）月度生產(chǎn)調(diào)度簡報(bào)、各類調(diào)度臺賬和專題報(bào)告，要保存5年以上。
（5）死亡事故原始記錄、重大非傷亡事故專項(xiàng)記錄、非傷亡事故分類綜合統(tǒng)計(jì)，以及年度生產(chǎn)簡報(bào)作為永久資料保存。
�。�6）有統(tǒng)計(jì)部門下發(fā)的`年度統(tǒng)計(jì)匯總資料，各類傷亡統(tǒng)計(jì)資料要永久保存。
�。�7）調(diào)度室要建立保密制度，各項(xiàng)生產(chǎn)數(shù)據(jù)和事故傷亡人數(shù)，不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得私自對外傳播公布。
項(xiàng)目文檔管理制度 7
（一）公文管理
�、惫姆N類：人大常委會共有三類公文，人大常委會文件、人大常委會黨組文件、人大常委會辦公室文件，各委室原則上不對外獨(dú)立行文。如確需行文，由各委室會同辦公室商定。
⒉公文起草：按照領(lǐng)導(dǎo)指示或交辦，由工作人員擬稿。以常委會或黨組文件發(fā)文，由常委會主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；以辦公室文件發(fā)文，一般由辦公室主任簽發(fā)。起草文件一律用制式文件擬稿行文。文印結(jié)束后，底稿交由文書存檔。因多次修改底稿無法存檔的，由擬稿人謄抄整理后送文書存檔。
�、彻拇蛴。盒枰“l(fā)的正式文件或較大型會議的有關(guān)材料一律在政府印刷所膠印，其它文件一般安排油印。文件材料的印刷，應(yīng)填寫兩聯(lián)單，由辦公室分管副主任簽字后印刷，以便于帳目結(jié)算。
�、垂男Γ河蓴M稿人校對，并由核稿人再次進(jìn)行校對，確認(rèn)無差錯后方可印制。
⒌公文裝訂：文件印完后，起草人要及時(shí)進(jìn)行裝訂，并將文件分發(fā)的具體要求向辦公室公務(wù)員交待清楚。グ嬡ㄋ有
⒍公文分發(fā)：公務(wù)員接到文件后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行發(fā)文登記，一般性文件要抓緊送達(dá)有關(guān)單位，急辦文件隨印隨發(fā)。
⒎公文存檔：對文件正稿和底稿，文秘人員要及時(shí)交文檔管理人員，文書要及時(shí)存檔立卷，不得漏存漏報(bào)。
（二）檔案管理
�、蔽募䴔n案實(shí)行專人管理。所有密級文件和內(nèi)部資料，要嚴(yán)格登記、傳閱和借閱手續(xù)，嚴(yán)防文件丟失和失泄密事故發(fā)生。
�、矅�(yán)格文檔借閱制度。借閱文件要經(jīng)辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)同意。未經(jīng)允許，非工作人員不得隨意出入檔案室。閱文人員應(yīng)在辦公室或指定的閱文室閱讀文件，不準(zhǔn)將文件隨意帶出或亂放，不準(zhǔn)將文件帶回家中。
⒊對收到的`各類文件，文檔人員要及時(shí)查收并按要求進(jìn)行傳閱，傳閱文件要做到：勤傳、勤收、勤催辦，不拖不壓，不誤事。傳閱完畢后，分類保管，積極提供利用，并做好年終文件的清退工作。
�、磸U舊文件不得同舊報(bào)刊混同處理，一律打捆送造紙廠打漿，以防失泄密和影響單位形象。
項(xiàng)目文檔管理制度 8
(一)為明確工作職責(zé)，理順工作程序，規(guī)范調(diào)度文檔管理，根據(jù)《煤礦安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化基本要求及評分方法(試行)》調(diào)度和地面設(shè)施管理制度建設(shè)的要求，制定本制度。
(二)調(diào)度文檔管理分為圖表、臺賬、記錄簿、電子顯示屏和牌板等。
1.圖表:
調(diào)度室各種圖表必須及時(shí)填繪和修訂，與實(shí)際情況相符合，圖表必須歸檔管理。
2.臺賬:
(1)綜合臺賬應(yīng)當(dāng)記錄當(dāng)班生產(chǎn)計(jì)劃完成情況、安全生產(chǎn)情況，重點(diǎn)工程和重點(diǎn)
工作調(diào)度情況，安全生產(chǎn)中出現(xiàn)的問題和處理情況，領(lǐng)導(dǎo)值班、下井帶班及入井人數(shù)情況，領(lǐng)導(dǎo)交辦工作及落實(shí)情況等。
(2)綜合臺賬應(yīng)內(nèi)容完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，賬面整潔，字跡工整。
(3)按日原煤產(chǎn)量、月及年累計(jì)完成量、綜合進(jìn)尺、開拓進(jìn)尺、日月年累計(jì)完成進(jìn)尺，分項(xiàng)或統(tǒng)一建立統(tǒng)計(jì)臺賬。
3.記錄簿:
建立調(diào)度值班記錄、領(lǐng)導(dǎo)值班及下井帶班記錄(由帶班領(lǐng)導(dǎo)填寫)、調(diào)度員交接班記錄、安全生產(chǎn)例會記錄、生產(chǎn)安全事故(突發(fā)事件)分析統(tǒng)計(jì)記錄，存檔管理。
4.電子顯示屏:
(1)電子顯示屏應(yīng)正常顯示調(diào)度統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重點(diǎn)安全生產(chǎn)信息;
(2)主要設(shè)備和重點(diǎn)安全生產(chǎn)環(huán)節(jié)視頻監(jiān)控;
(3)煤礦安全監(jiān)測監(jiān)控系統(tǒng)、井下人員定位系統(tǒng)等終端顯示;
(4)顯示的'數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確，實(shí)時(shí)集中監(jiān)控。
(三)調(diào)度文檔內(nèi)容齊全，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，賬面整潔，記錄規(guī)范，值班記錄無涂改。(四)檔案資料，應(yīng)有專人管理。
(五)調(diào)度文檔的保存期限:
1.班、日調(diào)度記錄，月度及年度生產(chǎn)總結(jié)，調(diào)度臺賬保存1年以上。
2.調(diào)度日報(bào)、旬報(bào)、文字分析，上級通知、通報(bào)、傳真電文保存1年以上。
3.死亡事故和重大非傷亡事故記錄，作為永久保存材料。
(六)各項(xiàng)生產(chǎn)數(shù)據(jù)和事故傷亡情況，未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自對外公布。(七)立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚，裝
訂整齊、牢固，填寫備考表，注明保管期限。
(八)對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)鑒定，報(bào)礦分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。
項(xiàng)目文檔管理制度 9
一、文檔是單位的重要資料，加強(qiáng)文檔的管理，是保障和促進(jìn)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營活動的有序開展，實(shí)現(xiàn)文檔管理的程序化、規(guī)范化，為使文檔管理達(dá)到高效、安全的目的，特制定本制度。
二、文檔管理應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)(專職文秘)，文件管理員必須作好文卷歸檔，存放保管和遵守單位有關(guān)文件使用的管理規(guī)定。
三、文件管理員應(yīng)按以下程序工作
1、文件收集:堅(jiān)持隨時(shí)對收集的文件進(jìn)行歸檔，保證文件資料的完整，對已辦理完畢的文件應(yīng)及時(shí)收回存檔;對會議文件要及時(shí)整理，單位對外發(fā)文件報(bào)送材料要留好底稿和正本。
2、文件保管
收集時(shí)應(yīng)按文件收發(fā)的單位、性質(zhì)分類，再根據(jù)時(shí)間先后排列存檔備查。
3、文件收發(fā)
文件收文應(yīng)填寫收文的表格，注明文件名稱、發(fā)文單位、發(fā)文時(shí)間、收文時(shí)間、收文人簽名。
文件發(fā)文應(yīng)填寫發(fā)文的表格，注明發(fā)文名稱、發(fā)文時(shí)間、發(fā)文人簽名、收文人簽名。
四、文件存放和銷毀
1、文件應(yīng)有一個(gè)安全的'存放之外，最好配備專門的文件柜。
2、文件的存放和提取應(yīng)由專職人員負(fù)責(zé)。
3、專職人員應(yīng)做好防火、防潮、防蟲、防塵、防損等方面工作。
4、文件裝訂存檔(每年一次):將文件分類后按時(shí)間和來文單位順序排列，編上頁碼，做好文件目錄后裝訂，和收發(fā)文登記表格放在一起，以便查找。
5、文件銷毀:單位年終進(jìn)行文件銷毀工作，對無歸檔存放價(jià)值的文件、材料，上級指定需要銷毀的文件，其他無存檔價(jià)值的文書。對需要銷毀的文件應(yīng)統(tǒng)一填寫銷文登記表，由站長簽字同意后方可銷毀，銷毀文件時(shí)由分管站長在場監(jiān)銷。
五、文件借閱
1、本單位人員借閱文件，文件管理員應(yīng)制定表格，注意借閱人姓名，注明歸還時(shí)間，借閱人簽名。交待紀(jì)律，保證文件不丟失，不得轉(zhuǎn)借他人，愛護(hù)文件注意清潔，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。
2、外單位人員借閱文件，須持有介紹信，經(jīng)站長同意后方可借閱。
3、文件管理員應(yīng)遵守文件保密規(guī)定，不能借閱的文件嚴(yán)禁借閱。
六、處理
對違反本制度的行為，按照車站《職工獎懲實(shí)施細(xì)則》處理。
項(xiàng)目文檔管理制度 10
為了進(jìn)一步加強(qiáng)教育處的內(nèi)涵建設(shè)，促進(jìn)處室各項(xiàng)工作規(guī)范化、科學(xué)化、可持續(xù)化管理和發(fā)展，提高工作效率，規(guī)范文檔管理工作，特制定本制度。
1、所有收文、發(fā)文工作均指定專人負(fù)責(zé)，未經(jīng)許可，不得隨便代理收發(fā)工作，以免造成工作混亂。收發(fā)人員必須根據(jù)有關(guān)文件資料，如實(shí)填寫收文登記薄、發(fā)文登記薄。對未登記完畢的文件材料，不得先行使用、閱讀。
2、收發(fā)文范圍包括：文件、傳真、郵件以及通過郵件、無紙化傳輸系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)收發(fā)的各種文檔資料。
3、收發(fā)文件等資料應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確送交處長，不得延誤和積壓;對貴重物品、匯款、郵包，要及時(shí)登記，并由個(gè)人簽字領(lǐng)取;對投遞錯誤的文件應(yīng)及時(shí)退回。
4、對醫(yī)院交閱的.上級來文等文件，任何人不得截留、保存，專人將文件登記并交由處長審閱后復(fù)印一份，將原件及時(shí)交回醫(yī)院辦公室。出差或開會帶回的文件材料，返回后次日登記歸檔，文件涉及內(nèi)容需相關(guān)處室或科室具體落實(shí)完成的，由專人根據(jù)院領(lǐng)導(dǎo)和處長閱處意見給予復(fù)印或摘錄，送有關(guān)處室或科室落實(shí)，專人對落實(shí)處理情況進(jìn)行督辦。
5、發(fā)文文件草擬必須使用《發(fā)文稿紙》，按照處室工作分工對口起草，文稿清樣做到三校，一由擬稿人自行校對，確保數(shù)據(jù)文字準(zhǔn)確無誤后，經(jīng)處長在核稿欄簽字審批后交醫(yī)院辦公室。二由辦公室負(fù)責(zé)再次文字校對無誤后，確定主題詞，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審閱。三是文稿清樣經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，正式行文，蓋章。文件內(nèi)容涉及機(jī)密的，須按規(guī)定注明密級。
6、處室實(shí)施的每項(xiàng)工作全過程的電子文檔實(shí)行處室的移動硬盤、電腦雙存儲，電子文檔務(wù)必注明成文的時(shí)間，經(jīng)處長審閱后，實(shí)施每項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人分別在OA網(wǎng)、醫(yī)院外網(wǎng)上發(fā)布。
7、處室實(shí)施的每項(xiàng)工作全過程的電子文檔打印后，及時(shí)將電子文檔和紙質(zhì)文檔各一份，分類歸檔、保存。
8、嚴(yán)守工作機(jī)密，處室的各種文件、資料等檔案(含電子文檔)由專人保管，專柜存放，嚴(yán)格借閱、借用手續(xù)，確保文件、資料等檔案的安全、全面，發(fā)現(xiàn)失竊和泄密事件，及時(shí)報(bào)告處長并查處。
9、處室的各種文件、資料等紙質(zhì)檔案，由專人按類別于次年一月內(nèi)立卷裝訂后，分類存檔，專柜保存;電子文檔由專人按類別于次年一月內(nèi)存儲于處室的移動硬盤。
項(xiàng)目文檔管理制度 11
為進(jìn)一步規(guī)范公司文件檔案管理工作，提高文檔管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)公司文檔管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，結(jié)合工作實(shí)際，特制定本辦法。
一、本辦法所指的文件檔案為：
1.學(xué)校下發(fā)的相關(guān)文件、通知、公告等文檔;
2.公司形成的各種規(guī)章制度、報(bào)告、通知、紀(jì)要等文檔;
3.政策類文檔及各部門搜集匯總的有保存價(jià)值的各類業(yè)務(wù)資料等文檔。
二、文件檔案管理辦法
(一)立卷歸檔
1.各類文檔以簽署或者下發(fā)日期按順序進(jìn)行分類、編號、統(tǒng)計(jì)、歸檔和管理。
2.學(xué)校類文檔：編號規(guī)則為學(xué)校首字母-部門首字母-文件簽署年月份(六位)-順序號。學(xué)校下發(fā)的原文件，直接根據(jù)類別進(jìn)行編號登記歸檔，根據(jù)學(xué)校相關(guān)文件要求形成的報(bào)告等文檔需留存副本至公司類文件進(jìn)行歸檔，電子版文檔需轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)性文檔后進(jìn)行編號登記歸檔。
3.公司類文檔：編號規(guī)則為公司首字母-所屬類別首字母-簽署年月份(六位)-順序號(三位)。所屬類別即指規(guī)章制度類、人事類、合同類、物資設(shè)備類、財(cái)務(wù)類等，紙質(zhì)文檔和電子文檔根據(jù)編號規(guī)則同步進(jìn)行編號登記歸檔。
4.公司各部門文檔：編號規(guī)則為公司部門首字母-簽署年月份(六位)-順序號(三位)。各部門需要移交的文檔必須到辦公室進(jìn)行移交備案，移交的文檔須保證完整、層次分明，文檔移交時(shí)，須當(dāng)面填寫移交清單并簽字認(rèn)可后方完成交接手續(xù)。
5.歸檔文件材料應(yīng)完整齊全，質(zhì)地優(yōu)良，格式規(guī)范，文字清楚，手續(xù)完備且具有保存價(jià)值。
(二)文檔管理
1.辦公室指定專人負(fù)責(zé)文檔分類、編號、鑒定、立卷、歸檔、排架和保存管理，要以原始記錄為依據(jù)，編制文檔存放清單，以有效開展文檔的.查詢、利用工作。
2.文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保文檔的安全。
3.任何人不得擅自將存檔文件對外公開，做好文檔安全保密工作。
4.未經(jīng)公司授權(quán)，其他任何組織或者個(gè)人無權(quán)公布涉及公司秘密、涉及個(gè)人隱私的、規(guī)定限制利用的公司檔案材料內(nèi)容。
(三)文檔查閱
1.公司職工查閱利用檔案，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并說明查閱目的，辦理查閱登記。公司檔案原則上不外借，如必須借出，須經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并及時(shí)歸還。
2.外單位查閱利用檔案，應(yīng)持單位介紹信、身份證、經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后查閱。
3.凡需從檔案中取證或辦理公證，必須由辦公室辦理。
4.利用者須對檔案的安全、完整負(fù)責(zé)，違反查閱規(guī)定的要追究責(zé)任。
本辦法由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。
本辦法自頒布之日起執(zhí)行。
項(xiàng)目文檔管理制度 12
為了使拌和站資料管理實(shí)現(xiàn)正規(guī)化,并切實(shí)加強(qiáng)檔案資料的管理工作,特制定本制度。
一、文件收發(fā)
1、建立收文登記制度。對上級機(jī)關(guān)發(fā)來的文件和市直有關(guān)部門文件及其他兄弟單位來文都要進(jìn)行收文登記。
2、收文登記主要包括以下內(nèi)容:收文日期、來文機(jī)關(guān)、文件名稱、文件字號、發(fā)文日期及閱文簽字等。
3、文件管理人員要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示,將文件送交承辦人,承辦人要在收文登記簿上簽字登記以備查找;承辦人按文件要求完成后,要及時(shí)將文件交還保管人員保存。
4、拌和站對外發(fā)出的文件要建立發(fā)文登記,發(fā)文登記內(nèi)容包括:發(fā)文時(shí)間、發(fā)文機(jī)關(guān)、文件名稱、文件字號、發(fā)文范圍等。
5、對拌和站擬稿發(fā)出的文件、專題材料都要將文件原稿和一份正式文件存入檔案。
二、檔案資料管理
1、原始記錄是設(shè)備管理和維修工作的基礎(chǔ)之一,是了解設(shè)備狀況、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、建立帳卡表冊和進(jìn)行經(jīng)濟(jì)技術(shù)分析的依據(jù)。必須重視此項(xiàng)工作的填寫、收集、整理和保存。
2、機(jī)械設(shè)備的數(shù)據(jù)管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作,它來源于原始資料。為了提高設(shè)備資產(chǎn)的'運(yùn)作效益,必須按時(shí)分類、收集匯總一些數(shù)據(jù)供分析研究,并及時(shí)采取積極措施,保證投入產(chǎn)出效益目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。數(shù)據(jù)管理包括列表登記、統(tǒng)計(jì)分析、上報(bào)考核等方面,應(yīng)做到定期歸類整理。數(shù)據(jù)要完整準(zhǔn)確,報(bào)表要及時(shí)齊全。
3、機(jī)械管理基本數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備以下內(nèi)容:
1）、管理號碼;
2）、設(shè)備名稱;
3）、型號規(guī)格;
4）、技術(shù)狀況;
5）、保管單位;
6）、本季運(yùn)轉(zhuǎn)小時(shí);
7）、原值;
8）、凈值;
9）、組資日期;
10）、生產(chǎn)廠家;
11）、本機(jī)編號;
12）、出廠日期;
13）、外型尺寸;
14）、整機(jī)重量;
15）、動力機(jī)名稱;
16）、動力機(jī)型號;
17）、動力機(jī)規(guī)格;
18）、動力機(jī)生產(chǎn)廠;
19）、動力機(jī)出廠日期;
20）、動力機(jī)編號;
21）、工點(diǎn)。上述數(shù)據(jù)4、6、8、21項(xiàng)為動態(tài)數(shù)據(jù),其它為靜態(tài)數(shù)據(jù)。
4、及時(shí)上報(bào)的報(bào)表:《設(shè)備臺帳》(包括自有配屬的設(shè)備和內(nèi)租、外租的設(shè)備以及協(xié)作隊(duì)伍的設(shè)備,分別建帳管理)、《機(jī)械增減情況表》、《機(jī)械事故統(tǒng)計(jì)表》、《機(jī)械保養(yǎng)、修理計(jì)劃報(bào)表》、《機(jī)械保養(yǎng)、修理完成情況報(bào)表》。
5、建立檔案目錄,主要分設(shè)備文件材料、設(shè)備檔案、設(shè)備技術(shù)資料三個(gè)方面,以便查找、使檔案資料更好地為工作服務(wù)。
6、建立和認(rèn)真執(zhí)行文件借閱制度和文件保密制度,確保文件安全。
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