【推薦】檔案管理制度
隨著社會一步步向前發(fā)展，越來越多人會去使用制度，制度對社會經(jīng)濟、科學技術(shù)、文化教育事業(yè)的發(fā)展，對社會公共秩序的維護，有著十分重要的作用。那么什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編收集整理的檔案管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
檔案管理制度1
第一章 總則
第一條 工業(yè)企業(yè)的機器設(shè)備和工具，是進行生產(chǎn)的物質(zhì)條件。其數(shù)量和性能，決定著企業(yè)的生產(chǎn)面貌，因此，工業(yè)企業(yè)管好用好機器設(shè)備和工具，使機器設(shè)備和工具經(jīng)常處于完好狀態(tài)，延長其使用壽命，是工業(yè)企業(yè)管理工作的一項重要內(nèi)容。設(shè)備管理好壞，對于產(chǎn)品的質(zhì)量、品種、產(chǎn)量，對于減輕勞動強度，提高勞動效率以及減少原材料消耗，降低產(chǎn)品成本等具有極其重要的作用。
第二條 設(shè)備管理工作的內(nèi)容包括從設(shè)備進廠驗收、安裝、使用、維護保養(yǎng)、檢查修理到配件的生產(chǎn)、設(shè)備的改造、更新，以及日常的登記、保管、調(diào)撥、報廢等一系列工作。設(shè)備管理的任務(wù)，是要保證設(shè)備在物質(zhì)運動的全過程中，自始至終保持良好的技術(shù)狀態(tài)。
第三條 為了保證有效地實現(xiàn)設(shè)備管理目標，必須堅持以預(yù)防為主，維護保養(yǎng)與計劃檢修并重和先維修后生產(chǎn)的原則，正確使用，精心保養(yǎng)，合理潤滑，安全生產(chǎn)。設(shè)備管理部門和生產(chǎn)部門共同負責，做好包 括使用、保養(yǎng)、檢查、修理等工作，正確處理好生產(chǎn)與維修的關(guān)系。
第二章 設(shè)備技術(shù)狀況
第四條 設(shè)備技術(shù)經(jīng)濟指標。
評價企業(yè)設(shè)備管理的技術(shù)經(jīng)濟指標有：
1.設(shè)備完好率 表示設(shè)備技術(shù)狀態(tài)的完好程度，是檢查企業(yè)設(shè)備管理和維修工作水平的重要指標。其計算公式為：
設(shè)備完好率=完好的設(shè)備臺數(shù) / 設(shè)備總臺數(shù)×100%
設(shè)備總臺數(shù)是指本企業(yè)已安裝的'全部生產(chǎn)設(shè)備，包括在用、停用、封存、停機待修和正在檢查的所有設(shè)備，不包括尚未安裝和由基本建設(shè)部門管理、物資部門代管的設(shè)備。完好設(shè)備臺數(shù)是指設(shè)備總臺數(shù)中完全符合設(shè)備完好標準的臺數(shù)。
2.設(shè)備故障率 它是指因設(shè)備發(fā)生故障而停機的時間占設(shè)備運轉(zhuǎn)時間的百分比，計算公式為：
故障率=設(shè)備故障停機時間 / 設(shè)備運轉(zhuǎn)時間×100%
3.維修費用效率 它是指單位維修費用所能生產(chǎn)的產(chǎn)品產(chǎn)量，計算公式為：
維修費用效率=產(chǎn)品產(chǎn)量(件或噸) / 維修費用
4.單位產(chǎn)品(或萬元產(chǎn)值)維修費用 計算公式為：
單位產(chǎn)品(或萬元產(chǎn)值)的維修費用=維修費用 / 產(chǎn)品產(chǎn)量(或總產(chǎn)值)
5.平均單臺設(shè)備年維修費用 計算公式為：
平均單臺設(shè)備年維修費用=年維修總費用 / 年投入使用設(shè)備總臺數(shù)
第五條 對所有設(shè)備按設(shè)備的技術(shù)狀況、維護狀況和管理狀況分為完好設(shè)備和非完好設(shè)備，并分別制訂具體參合標準。
第六條 各部門的生產(chǎn)設(shè)備必須完成上級下達的技術(shù)狀況指標，即考核設(shè)備的綜合完好率。
第七條 設(shè)備管理部門要分別制訂出年、季、月度設(shè)備綜合完好率指標，并層層分解落實到崗。
第三章 設(shè)備運行動態(tài)管理
第七條 設(shè)備運行動態(tài)管理，是指通過一定的手段，使各級維護與管理人員能掌握住設(shè)備的運行情況，依據(jù)設(shè)備運行的狀況制訂相應(yīng)措施。
第八條 建立健全系統(tǒng)的設(shè)備巡檢措施。
各作業(yè)部門要對每臺設(shè)備，依據(jù)其結(jié)構(gòu)和運行方式，定出巡檢點、內(nèi)容、正常運行的參數(shù)標準，并針對設(shè)備的具體運行特點，對設(shè)備的每一個巡檢點，確定出明確的檢查周期，一般可分為時、班、日、周、旬、月檢查點。
第九條 巡檢保證體系。
生產(chǎn)崗位操作人員負責對本崗位使用設(shè)備的所有巡檢點進行檢查，專業(yè)維修人員要承包對重點設(shè)備的巡檢任務(wù)。各作業(yè)部門都要根據(jù)設(shè)備的多少和復雜程序，確定設(shè)置專職巡檢員
檔案管理制度2
1.目的
規(guī)范人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實性、及時性和保密性。
2.適用范圍
適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。
3.職責
公司管理部門為本公司員工人事檔案的`歸口管理部門。
4．程序
4.1 員工人事檔案以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體保存、紙質(zhì)檔案統(tǒng)一歸入每位員工的個人
檔案袋，電子檔案以HR信息管理系統(tǒng)為平臺進行統(tǒng)一管理。員工人事檔案管理人員必須忠于職守，嚴格保密員工的信息資料。
4.2 檔案建立：新員工經(jīng)考核合格，入職之日起，即建立個人人事檔案，起始檔案材料包括：
身份證和學歷職稱證件的復印件、個人簡歷、個人信息表、戶口本復印件、勞動合同等。
4.3 員工個人檔案不經(jīng)過公司檔案管理人員歸檔，而是通過檔案代保管服務(wù)機構(gòu)進行代保管
本單位員工檔案。如公司對員工檔案材料（如鑒定、考核材料、離職、參加中國共產(chǎn)黨、共青團的材料，獎懲材料等）的收集、維護、應(yīng)當符合國家法律法規(guī)、政策文件的規(guī)定。檔案材料交至檔案代保管服務(wù)機構(gòu)由檔案代保管服務(wù)機構(gòu)工作人員放入員工的檔案。
4.4 檔案資料收錄：員工在職期間，管理部門應(yīng)及時將員工的動態(tài)變動材料收錄入個人的紙
質(zhì)檔案和電子檔案，如：獎罰記錄、職位調(diào)動、任命、借用、離職申請、考核管理等。
4.5 本部門職工的人事檔案調(diào)閱需經(jīng)部門主管、管理部經(jīng)理批準。
4.6 調(diào)閱檔案原則上在管理部門內(nèi)部并在指定人員陪同下調(diào)閱。如需借出管理部門、需管理
部經(jīng)理批準。
4.7 所有調(diào)閱檔案，均需登記備案。
4.8 離職員工的人事檔案，應(yīng)在妥善保管一年以后銷毀，部門主管以上人員、關(guān)鍵崗位人員
檔案應(yīng)妥善保管三年以上銷毀。
檔案管理制度3
一、目的
為了確保公司檔案的完整及安全，增強公司檔案的實用性和有效性，便于科學管理與開發(fā)利用，特制定本管理制度。
二、適用范圍
適用于公司檔案資料的管理。
三、管理職能
�。ㄒ唬┕巨k公室負責公司檔案管理工作，設(shè)置專門的檔案室，負責檔案的收集、整理、保管、補充、開發(fā)、利用、銷毀等各項工作。
�。ǘn案管理員負責檔案室和存檔資料的具體管理工作，具體職責如下：
1、接收各部門上交的存檔資料，做好收件登記；
2、定期清理，主動按時收回各部門使用完畢的應(yīng)存檔資料，補齊缺失的檔案資料；
3、對收到的檔案資料按規(guī)則整理、分類、立卷，分類規(guī)范存放；
4、妥善保管檔案資料，做好防損、防盜、防潮、防蟲等保護工作；
5、建立檔案檢索索引；
6、按規(guī)定辦理檔案資料借閱和收回手續(xù)，并做好登記，保證檔案資料安全無損；
7、做好檔案室的日常清理、清潔工作，保持檔案室整潔有序；
8、建立和維護電腦檔案管理系統(tǒng)，實行數(shù)字化管理；
9、遵守保密制度。
�。ㄈ└鞑块T管理職責
1、按本制度規(guī)定保管好本部門暫時保存的檔案資料；
2、及時將本部門經(jīng)辦或接收的應(yīng)存檔資料交檔案室存檔；
3、妥善保管本部門借閱的檔案資料，不得泄露、遺失和損壞。
四、資料歸檔管理
�。ㄒ唬w檔資料范圍
1、各級政府和職能管理部門下發(fā)的各種文件、通知、會議紀要、批復、認定、政策法規(guī)信息、標準、信函、法律文書、公示信息等資料；
2、公司對各級政府和職能管理部門上報的各種申請、請示、報告、匯報、說明、申訴、申報等資料；
3、公司與其他單位互相發(fā)送的聯(lián)系函、告知函、介紹信、委托書、宣傳資料、單位信息、證件、證明、回復等往來資料；
4、公司內(nèi)部形成的各種文件、通知、會議資料、決議、決定、意見、規(guī)劃、計劃、方案、報告、總結(jié)、簡訊等；
5、公司制訂的各類管理制度、規(guī)定、辦法、作業(yè)指導書、操作規(guī)程、安全規(guī)程、責任制、責任書、經(jīng)濟或管理協(xié)議、標準手冊等內(nèi)部管理資料；
6、公司對外簽訂的各種合同、協(xié)議、意向書等資料；
7、公司產(chǎn)品立項、設(shè)計、開發(fā)、工藝技術(shù)、產(chǎn)品說明、包裝、建設(shè)、評審、驗收等項目資料；
8、公司各類設(shè)備在設(shè)計、制作、安裝、調(diào)試、技術(shù)改造、使用過程中形成的圖紙、記錄以及使用說明書等設(shè)備資料；
9、公司各類基建工程勘探設(shè)計資料、圖紙、報建資料、施工記錄、驗收記錄等基建資料；
10、生產(chǎn)、經(jīng)營環(huán)節(jié)中的各類報表、臺賬、記錄、報告單等資料；
11、各類財務(wù)憑證、賬薄、報表、臺賬、審計、統(tǒng)計結(jié)算、投融資、資本股權(quán)等資料；
12、人員招聘、培訓、調(diào)動、任免、考核、考勤、勞動合同、薪資等人事檔案；
13、公司取得的各種證書、證件、獎牌；
14、公司訂閱或以其他方式獲得的各類報刊、期刊、文獻、圖書等資料以及參加外部會議或培訓取得的相關(guān)資料；
15、公司文化、產(chǎn)品對外宣傳推廣資料以及產(chǎn)品標簽、標記、說明書等資料；
16、公司組織開展各類活動形成的相關(guān)資料；
17、記錄有公司相關(guān)信息的圖片、照片、光盤、磁帶、電子存儲設(shè)備等資料；
18、其他具有保存價值的資料。
�。ǘw檔資料收集
1、結(jié)合公司具體情況，財務(wù)檔案由財務(wù)部管理，超過十年的可轉(zhuǎn)入檔案室；
人事檔案由人事管理部門管理；
生產(chǎn)管理類、經(jīng)營管理類檔案，在部門日常工作中產(chǎn)生的報表、臺帳、記錄等資料由部門管理；
其他資料一律交由檔案室統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)主動上交。
2、凡是以公司名義對外的文字或圖片資料,需要蓋章的，經(jīng)辦部門均在公司辦蓋章時留一份公司辦存檔,由公司辦印章管理人員在蓋章時收集。以部門名義對外發(fā)生的資料,如屬于立檔資料,由部門印章管理人員蓋章時收集后及時交檔案室；
如資料還須發(fā)出后由對方完善相關(guān)手續(xù)(如簽章)才能形成完整資料,則由印章管理人員在印章使用登記時說明,并于事后督促經(jīng)辦人完善后存檔。
3、各部門形成或接收的應(yīng)存檔資料,由部門負責人(或各線副總)負責督促存檔；
4、公司有償取得的資料，在報賬時由檔案管理人員在報賬單據(jù)上簽“資料已存檔”字樣，方可報銷。部門如需使用，可從檔案室借出或復印。
5、公司人員外出參會帶回的資料,在報銷差旅費前須交檔案室存檔，否則不予報賬。報賬單上需有檔案管理人員的收文簽字。
6、在檔案資料歸檔期，公司內(nèi)部使用的各類應(yīng)存檔資料，由檔案管理人員分別向各部門兼職檔案人員收集應(yīng)該歸檔的原始資料，各主管部門兼職檔案人員應(yīng)積極配合和支持。
�。ㄈ┵Y料歸檔要求
1、歸檔的文件資料必須齊全、完整、準確，符合形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于查找利用。
2、歸檔的文件資料應(yīng)為原件，因故無原件的，可用具有憑證作用的替代資料或復印件歸檔，文件資料歸檔后不得更改。
3、非紙質(zhì)文件資料應(yīng)與其文字說明一并歸檔；
具有永久長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。
4、歸檔的文件資料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數(shù)。反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應(yīng)保持其一致性。
（四）歸檔時間
1、除公司訂閱的報刊、雜志、圖書資料和各部門日常工作中形成的報表、臺賬、記錄等按年形成的資料外，其他應(yīng)歸檔資料均須在取得或完整資料形成時即原件交檔案室存檔。
2、報表、臺賬、記錄等按年形成的文件資料，于次年二月份整理完整交公司檔案室存檔或由部門代為保管。
3、報刊于次月初從各部門收回歸檔；
雜志、圖書資料于次年二月收回存檔。
4、工程項目建設(shè)資料在竣工驗收后三個月內(nèi)歸檔。
�。ㄎ澹w檔移交
1、各部門的兼職檔案管理人員（部門核算員）應(yīng)檢查本部門歸檔文件資料的齊全、完整與準確情況，整理完畢并編制移交清冊，由部門或項目負責人簽字核準后向檔案部門移交。重要項目的文件資料移交時應(yīng)編寫歸檔說明。
2、檔案管理部門接收時應(yīng)全面檢查歸檔文件資料的質(zhì)量。
3、交接雙方應(yīng)認真核對移交清冊，并履行簽字手續(xù)，移交清冊各留一份以備查考。
五、檔案保管
�。ㄒ唬┦占怯�
1、檔案室應(yīng)建立收件登記簿，收到新歸檔資料時，須逐件分類登記，詳細記錄資料名稱、交件日期、部門和交件人，以便追溯。
2、檔案管理人員收件后應(yīng)按資料類別存放到相應(yīng)地點，將資料名稱和頁碼添加到案卷盒目錄表，然后將資料名稱和存放地點按類別登記到檢索簿中，同時將資料全部信息登錄入電腦檔案管理系統(tǒng)。
（二）檔案分類
1、公司檔案一般按年度收集整理，按如下規(guī)則分類：
A——股權(quán)類：公司股東會、董事會、監(jiān)事會所有資料，包括公司章程、股東名冊、董事名冊、監(jiān)事名冊、股權(quán)變更資料、會議資料、決議、文件、記錄等，按屆次立卷。
B——綜合管理類：
01——公司內(nèi)部文書資料，包括公司下發(fā)的`各種文件、通知、會議紀要、決議、決定、意見、簡訊，公司制訂的各類規(guī)劃、計劃、方案、決策、工作總結(jié)，公司組織開展各類活動形成的相關(guān)文字資料，黨團工青婦資料等。按時間先后順序立卷。
02——管理制度，包括公司頒發(fā)的各類管理制度、規(guī)定規(guī)程、辦法、標準手冊、經(jīng)濟責任制、責任書等；
按小類立卷。
03——外聯(lián)資料，包括公司對各級政府和職能部門上報的各種請示、申請、報告、匯報、說明、申報資料等材料，上級部門下發(fā)的各種文件、通知、會議紀要、批復、政策法規(guī)信息、標準、信函、公示信息等，公司與其他單位互相發(fā)送的聯(lián)系函、告知函、介紹信等往來資料等。按小類立卷。
04——統(tǒng)計資料，包括統(tǒng)計報表、臺帳、分析報告等。按小類立卷。
05——其他資料，不能歸集到以上類別中的資料，可以暫空，以后有其他類別資料時添加類別編號。按時間先后順序立卷。
C——經(jīng)營類01——合同，公司對外簽訂的各種合同、協(xié)議、約定。按時間先后順序立卷。
02——客戶資料，包括市場調(diào)查報告、往來客戶資料、客戶評價、市場糾紛處理等資料。按時間先后順序立卷。
03——廣告宣傳資料，公司開展各項廣告宣傳推廣活動形成的文字資料。按活動和時間先后順序立卷。
D——生產(chǎn)管理類01——安全環(huán)保資料，包括安全規(guī)范、安全環(huán)保評價驗收資料、標準化材料、事故認定材料、培訓教育記錄、檢查整改記錄等資料。按小類立卷。
02——質(zhì)量計量資料，包括執(zhí)行標準、檢定資料、檢驗報告、計量碼單、化驗單、臺帳等。按小類立卷。
03——設(shè)備管理資料，包括操作規(guī)程、設(shè)備臺帳、巡回檢查記錄、檢查維修記錄、大修計劃、備品配件資料、易損件清單等。按小類立卷。
04——生產(chǎn)記錄資料，包括工藝流程，指標、操作記錄、開停車記錄、生產(chǎn)報表等。按產(chǎn)品立卷。
E——技術(shù)類01——項目資料，包括可研報告、市場調(diào)研報告、研發(fā)報告、工藝包、實驗記錄、設(shè)計資料、立項資料、報建資料、變更資料等。按項目立卷。
02——基建資料，包括設(shè)計圖紙、預(yù)決算、施工紀錄、施工報告、竣工驗收資料、檢驗報告等。按建設(shè)項目立卷。
03——設(shè)備資料，包括圖紙、設(shè)計說明、技術(shù)規(guī)程、使用操作說明等。按使用部門和設(shè)備名稱立卷。
F——人事檔案01——個人檔案，記錄人員的基本信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、家庭成員以及在本公司工作情況（入職離職手續(xù)、歷年崗位、工資、考評、獎懲、勞動合同及其他情況等）。按個人立卷。
02——工資結(jié)算資料，包括工資表和責任制結(jié)算資料。按月立卷。
03——考勤考核資料，包括考勤表、考核表。按月立卷。
04——招聘培訓資料，包括人員需求申請、招聘計劃、招聘簡章、培訓計劃、記錄、考試試卷、人員花名冊、人員變動報表等。按小類立卷。
05——社會保險資料，包括參保名冊、增減申報表、核定單、繳費申請等。
G——財務(wù)檔案，包括財務(wù)憑證、帳簿、報表、投融資資料等。按財務(wù)規(guī)范立卷。
H——證照類，包括公司獲得的各種證件、證書、營業(yè)執(zhí)照、牌匾、印信等。
I——影像電子類，包括照片、錄影帶、錄音帶、光盤、U盤、移動硬盤等。
J——圖書類，包括公司訂閱和購買的各種刊物、雜志、文獻資料、圖書、工具書、重要報刊等。
2、檔案資料分類后，方便集中裝訂的要建立卷宗，不宜集中裝訂的按類集中單體存放。為方便查找和實行數(shù)字化管理，統(tǒng)一按分類規(guī)則編號，編號規(guī)范如下：
X-XX-XX-XX卷宗序號（同一類卷宗超過一本時的排序號）小類序號，用01、02、03……代表各小類二級分類編號，即分類規(guī)定中01、02、03…序號一級分類代碼，即分類規(guī)定中A--J 3、無具體二級及以下分類規(guī)定的，由檔案室自行分類編號，但必須將分類規(guī)則明確標注于檢索簿上，以保持延續(xù)性和一致性。無須分類的可省略二級或小類編號。
4、卷宗按年裝訂，年號和編號應(yīng)標注于卷宗存放時封面可直視處，卷宗封面正面須注明卷宗類別文字說明；
單體存放的檔案資料應(yīng)用標簽將編號貼在資料表面可直視處，不宜貼標簽的（如證照）在反面標注。
5、檔案資料按重要性可分為重要檔案和普通檔案；
按保密要求可分為絕密、機密、秘密和一般檔案；
按保管期限可分為永久保存、長期保存和短期保存。整理時應(yīng)根據(jù)情況分立卷宗，卷宗并在卷宗上予以注明。
�。ㄈn案保管
1、所有卷宗資料應(yīng)按類別分柜分區(qū)存放，整齊有序排列。存放柜應(yīng)編號并標注存放類別。
2、整理裝訂時，永久、長期保管的文件須去除金屬裝訂物，文件裝訂結(jié)實、整齊、美觀。
3、卷宗封面標注和編號書寫應(yīng)規(guī)范，具有耐久性。
4、卷宗內(nèi)的資料應(yīng)按序編號，表面應(yīng)設(shè)卷內(nèi)目錄，以便查找。
5、檔案室要做好檔案存放的空間布置，做到防火、防潮、防蟲蛀、防霉變、防雨淋，保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。
6、部門保管的檔案資料也須按統(tǒng)一規(guī)則分類編號保管。
7、重要和涉密檔案應(yīng)設(shè)專柜存放，以免遺失或泄露。
六、檔案的借閱和利用
1、檔案室應(yīng)設(shè)置借閱登記簿，逐筆登記檔案借閱記錄，包括借閱日期、借閱資料名稱、借閱用途、批準人、歸還日期。借閱人借閱時須在登記簿上簽字，如所借資料用于交上級部門，不能歸還，借閱人應(yīng)在登記簿上注明不能歸還的原因。
2、借閱檔案資料應(yīng)填寫《檔案借閱申請單》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導簽字批準后方能借閱。批準權(quán)限如下：普通檔案由借閱部門負責人簽字認可，檔案室主管部門負責人批準；
重要檔案由借閱部門負責人和分管副總簽字認可，分管檔案的副總批準，特別重要的須經(jīng)總經(jīng)理批準；
涉密檔案按《保密工作安全管理辦法》規(guī)定權(quán)限批準。
3、借出用于職能部門辦事的檔案，借出時間不得超過3天；
在公司內(nèi)使用的普通檔案，借出時間不得超過1個月。因故需要繼續(xù)使用，可以續(xù)借，須到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還者，檔案管理員負責催還。
4、涉密檔案原則上不外借，只能在檔案室查閱。特殊情況下需要借出，當天必須歸還。借出人必須嚴格遵守《保密工作安全管理辦法》相關(guān)規(guī)定。
5、檔案歸還時應(yīng)在登記簿上注明歸還日期。檔案借出和歸還記錄均須在電腦檔案管理系統(tǒng)中同時記錄以備查。
6、檔案借閱者必須愛護檔案，保持整潔、嚴禁涂改；
注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、損壞、遺失；
損壞者按重新備置費用賠償，故意損毀者予以辭退。
七、檔案的銷毀
1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2、當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《文件/紀錄銷毀呈報表》經(jīng)批準后執(zhí)行。檔案銷毀一律由總經(jīng)理批準。
3、經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《文件/紀錄銷毀呈報表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔，登記表永久保存。
4、在銷毀公司檔案資料時，由行政副總指定專人監(jiān)督銷毀。
八、本制度自頒布之日起施行，原《檔案管理制度》同時廢止。
檔案管理制度4
一、集中統(tǒng)一管理本機關(guān)的全部檔案，做到專人、專室、專柜管理，任何人不得據(jù)為已有。
二、加強庫房管理，防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等方面的工作，配置必須的保護設(shè)備。
三、定期對室藏檔案保管狀況進行全面檢查，并作好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時向分管領(lǐng)導匯報，采取積極有效措施，保護檔案的安全。
四、認真做好檔案的收集登記工作，做到目錄與室藏檔案相符。
五、定期對檔案進行鑒定，準確地判定檔案的存毀，銷毀失去價值的檔案，由鑒定小組提出意見，登記造冊，經(jīng)機關(guān)負責人批準后，由二人在指定的'地點監(jiān)銷，禁止擅自銷毀檔案。
六、檔案人員調(diào)動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后，方可離開崗位。
七、因保管不善，造成檔案毀壞和丟失的，按《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，追究責任。
檔案工作人員崗位責任制
一、認真貫徹執(zhí)行上級有關(guān)檔案工作的方針、政策和法規(guī)，刻苦學習、不斷提高文化和業(yè)務(wù)水平、適應(yīng)工作的需要。
二、負責文件材料的立卷歸檔工作。
三、做好檔案資料的整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和系統(tǒng)化工作。
四、全面熟悉室藏，開發(fā)檔案信息資源，積極提供利用，做好咨詢工作，嚴格執(zhí)行保密和檔案的利用制度。
五、加強檔案室管理，做好溫濕度記錄，年終對室藏檔案資料進行全面地核對清理，確保檔案的完整與安全。
六、保持室內(nèi)整潔，遵守防火安全制度。
××局檔案保密制度
一、根據(jù)國家保密法和國家稅務(wù)總局、省地方稅務(wù)局關(guān)于稅收工作中國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定，做好檔案的密級劃分和密級的變更工作。
二、嚴格檔案借閱審批手續(xù)，檔案查閱只限于閱文室，查閱者不得抄錄、復制和拍照，更不得擅自帶走和轉(zhuǎn)讓他人；如確因工作需要，必須經(jīng)分管領(lǐng)導批準，采取相應(yīng)保密措施，使用后及時歸還。
三、檔案室房屬機要重地，無關(guān)人員不得擅自入內(nèi)。
四、對于造成泄漏檔案機密的單位和個人，依照《國家保密法》
有關(guān)規(guī)定視其情節(jié)輕重給予嚴肅處理。
××局檔案利用制度
一、凡需利用檔案資料者，必須填好借閱單，說明利用的目的等項。
二、利用檔案資料必須履行登記手續(xù)，在指定的地點查閱。檔案原則不借出。但確因工作需要借出的，必須經(jīng)辦公室主任批準。借出的檔案不得轉(zhuǎn)借其他單位或個人使用，按期歸還。
三、重要的資料一律不借出，只限于查閱室查閱。
四、查閱檔案時，不得損污、涂改檔案，不得在文件材料上圍點、打杠、增刪、批注、抽換、剪裁、撕毀。
五、如因工作需要復制和抄錄檔案資料，要經(jīng)辦公室主任批準，由檔案室核對無誤后，力口蓋公章，方可帶走。
六、局黨委會、局務(wù)會記錄、人事工作材料及案件討論記錄，除有關(guān)領(lǐng)導外，一律不準查閱，更不得摘抄或復制。
七、對歸還的案卷，必須全面進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時認真處理。
八、借查檔案人員必須嚴格遵守上述制度，違者按《檔案法》有關(guān)規(guī)定追究責任。
檔案管理制度5
一、為規(guī)范公共場所衛(wèi)生檔案管理，增強公共場所衛(wèi)生檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公共場所從業(yè)人員的健康狀況、衛(wèi)生知識培訓情況、各項衛(wèi)生設(shè)施的圖紙、文字等材料、衛(wèi)生許可相關(guān)資料、衛(wèi)生自查記錄、監(jiān)管部門的監(jiān)督監(jiān)測資料等具有參考價值的文件資料。
三、公共場所的衛(wèi)生檔案管理由衛(wèi)生檔案管理員負責。
四、衛(wèi)生檔案管理員的職責：保證公共場所各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1、公共場所的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公共場所衛(wèi)生檔案資料歸檔期。
2、在衛(wèi)生檔案資料歸檔期，由衛(wèi)生檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3、凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由衛(wèi)生檔案管理員負責及時歸檔。
4、各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入衛(wèi)生檔案室。
5、衛(wèi)生檔案管理員實施衛(wèi)生檔案歸檔整理。
六、衛(wèi)生檔案的借閱
1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、辦公室主任借閱非密級衛(wèi)生檔案可直接通過衛(wèi)生檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2、因工作需要，公共場所的其他人員需借閱非密級衛(wèi)生檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱衛(wèi)生檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3、公共場所衛(wèi)生檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級衛(wèi)生檔案禁止調(diào)閱，機密級衛(wèi)生檔案只能在衛(wèi)生檔案室閱覽，不準外借;秘密級衛(wèi)生檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級衛(wèi)生檔案的.借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準�？偨�(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。
4、衛(wèi)生檔案借閱者必須做到：
�、賽圩o衛(wèi)生檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
七、衛(wèi)生檔案的銷毀
1、公共場所任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公共場所衛(wèi)生檔案資料。
2、當某些衛(wèi)生檔案到了銷毀期時，由衛(wèi)生檔案管理員填寫《公共場所衛(wèi)生檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。
3、凡屬于密級的衛(wèi)生檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀。
4、經(jīng)批準銷毀的公共場所衛(wèi)生檔案，衛(wèi)生檔案管理員須認真核對，將批準的《公共場所衛(wèi)生檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的衛(wèi)生檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5、在銷毀公共場所衛(wèi)生檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀。
檔案管理制度6
1、設(shè)備管理員應(yīng)根據(jù)設(shè)備維護要求以及設(shè)備技術(shù)狀況制定本廠設(shè)備的保養(yǎng)細則、保養(yǎng)周期和檢定周期，并做好設(shè)備維修記錄臺帳。
2、設(shè)備操作工在獨立使用設(shè)備前，須掌握該設(shè)備的.操作技能。
3、設(shè)備使用應(yīng)定人定機，對公用設(shè)備由專人負責保養(yǎng)。
4、操作工要養(yǎng)成自覺愛護設(shè)備的習慣。班前班后認真擦試設(shè)備及注油潤滑工作，使設(shè)備經(jīng)常保持良好的潤滑與清潔。
5、操作工要遵守設(shè)備操作規(guī)程，合理使用設(shè)備，管好設(shè)備附件。
6、對私自操作設(shè)備人員，要進行嚴肅的批評教育，由此發(fā)生的一切后果由私自操作者負責。
7、設(shè)備發(fā)生故障應(yīng)及時停機，使用部門應(yīng)立即通知設(shè)備管理員或單位領(lǐng)導，請修理人員檢查排除故障。當修理人員在排除故障時，操作人員應(yīng)積極協(xié)助修理人員排除故障。
8、對設(shè)備使用年久，部件嚴重損壞，又無法修復和沒有改造價值的，可辦理報廢手續(xù)報請單位領(lǐng)導批準。
9、對設(shè)備的檢查、保養(yǎng)、修理應(yīng)做好所有記錄，由設(shè)備管理員歸檔，以便檢查。
檔案管理制度7
一、總則
1.為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統(tǒng),確保檔案案卷合格率,使工程檔案管理順利達到《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(gbt/50328-20xx)的要求,特制定本規(guī)定。
2.各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務(wù)和崗位職責,各級人員應(yīng)對自己負責的項目所形成的、具有保存價值的文件材料,認真做好立卷歸檔工作,并確保檔案的完整性、準確性。
二、工程檔案管理規(guī)定
2.1檔案資料管理
2.1.1工程檔案資料工作是工程建設(shè)過程的一部分,應(yīng)納入建設(shè)全過程管理并與工程建設(shè)同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術(shù)檔案資料,對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監(jiān)督、檢查,并負責工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。
2.1.2為了便于各個環(huán)節(jié)的銜接,監(jiān)理項目部配備專職信息管理員,為更好地管理好檔案資料,應(yīng)配置必要的檔案裝具、檔案保護設(shè)施和辦公設(shè)備。
三、工程文件的收發(fā)及管理規(guī)定
3.1工程文件接收
3.1.1各單位提供給監(jiān)理項目部的工程文件(工程技術(shù)文件、圖紙資料)由監(jiān)理項目部信息管理員統(tǒng)一接收;統(tǒng)一接收國網(wǎng)項目部、集團項目部、電監(jiān)辦以及監(jiān)理項目部等下發(fā)的各項文件,做好接收記錄。
3.1.4信息管理員對接收的工程文件資料,必須進行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知寄發(fā)單位補發(fā)。
3.1.5信息管理員應(yīng)及時建立工程文件收發(fā)文記錄,并能利用計算機進行各類文件的查詢檢索。
3.1.6對接收的密級文件資料,要嚴格按保密規(guī)定妥善收存,并認真執(zhí)行密級文件資料的借閱規(guī)定。
3.1.7信息管理員僅對歸檔的工程文件資料實施整編作業(yè),并建立檔案總登記帳和分類登記帳；
3.2工程文件資料發(fā)放
3.2.1上級下發(fā)文件、監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、通知及會議紀要,由信息管理員按所指定的單位及時傳遞并建立發(fā)放記錄。
四、監(jiān)理項目部檔案管理職責
1、負責對各參建單位在工程建設(shè)中文件的形成及竣工檔案的編制進行監(jiān)督與審核,特別是對竣工圖完整、準確、系統(tǒng)進行監(jiān)督和審查。負責收集、積累、整理、歸檔監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準確、系統(tǒng)情況,并審核、簽署。
2、歸檔范圍：
1)負責提交監(jiān)理過程中形成的有關(guān)工程質(zhì)量,工期、投資監(jiān)理等方面的全部文件材料。
2)監(jiān)理各專業(yè)負責人對施工單位、調(diào)試單位、質(zhì)量監(jiān)督部門的歸檔案卷實施審查,對被監(jiān)理單位歸檔文件的完整性、準確性、系統(tǒng)性負責,并在案卷內(nèi)備考表審核人欄簽署。
3)對各單位提供的不符合規(guī)定的`案卷和案卷內(nèi)的文件,監(jiān)理項目部有權(quán)退回,相關(guān)單位應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行整改,直至提交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。
3、工程檔案的鑒定和銷毀
1)對歸檔和發(fā)放后多余的工程文件和各部門使用后回收的圖紙資料,先由申請銷毀的部門登記造冊,再由檔案部門提出銷毀意見,報項目部總工及經(jīng)理批準后方可銷毀。
2)對各單位修改替代后的檔案,檔案部門應(yīng)列出銷毀檔案清冊,提出銷毀報告,經(jīng)項目部總工及經(jīng)理批準后實施,并對被銷毀檔案目錄進行清除。
3)檔案銷毀必須嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,由保安部門確定銷毀地點。銷毀檔案時,檔案部門、保安部門均應(yīng)指派專人監(jiān)銷,監(jiān)銷人必須在銷毀清冊一簽字,檔案銷毀清冊應(yīng)存檔。
4)在鑒定銷毀檔案時,處于兩種保管期限之間的檔案,一律從長處理。
4、其它
(1)工程檔案的分類、編目、按國家電網(wǎng)辦[20xx]250號《關(guān)于印發(fā)<國家電網(wǎng)項目部電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理辦法（試行）的通知>》規(guī)定執(zhí)行。
(2)檔案、資料、圖書的提供利用,按本工程檔案、資料、圖書借閱規(guī)定執(zhí)行。
(3)工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執(zhí)行。
五、聲像檔案管理辦法
5.1建設(shè)工程聲像檔案主要是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動中直接形成的,具有保存價值的照片、底片(包括反轉(zhuǎn)片)、影片、錄像帶、光盤及磁性載體,以聲像為主,輔以文字說明的歷史記錄。
5.2照片檔案應(yīng)符合以下要求：
(1)主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁；
(2)能體現(xiàn)工程竣工后的外觀、設(shè)計特色、地理位置；
(3)以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報送底片、正片(照片)；
(4)使用數(shù)碼相機拍攝,其影像不能進行后期加工,光學分辨率不得小于500萬有效像素(不允許插值；
(5)符合國家電網(wǎng)項目部《關(guān)于利用數(shù)碼照片資料加強輸變電工程安全質(zhì)量過程控制的通知》基建安全[20xx]25號及《關(guān)于強化輸變電工程施工過程質(zhì)量控制數(shù)碼照片采集與管理與管理的工作要求》國家電網(wǎng)基建質(zhì)量[20xx]322號要求。
檔案管理制度8
1、為了更好的建立安全生產(chǎn)記錄,確保安全數(shù)據(jù)的'完整性和連續(xù)性,特制定此制度。
2、公司的安全生產(chǎn)制度根據(jù)液態(tài)奶事業(yè)部安全生產(chǎn)管理要求。制定了五個安全生產(chǎn)管理臺帳,五個管理臺帳主要包括:安全生產(chǎn)檢查臺帳、安全生產(chǎn)教育臺帳、安全生產(chǎn)獎罰臺帳、安全技術(shù)措施臺帳和安全事故臺帳。
3、生產(chǎn)檢查臺帳中記錄了三個方面的內(nèi)容:日常性安全檢查記錄、季節(jié)性安全檢查記錄和綜合性安全檢查記錄。
4、生產(chǎn)教育臺帳包括:事業(yè)部級安全生產(chǎn)教育臺帳、工廠二三級安全生產(chǎn)教育臺帳和安全活動臺帳。
5、獎罰臺帳包括:安全生產(chǎn)獎勵臺帳和安全生產(chǎn)處罰臺帳。
安全生產(chǎn)技術(shù)臺帳包括:安全技術(shù)措施改造項目及投資費用、安全隱患整改項的安全投入、安全活動支付的資金投入。
6、生產(chǎn)事故臺帳應(yīng)記載事故類別:人身傷害事故臺帳、設(shè)備事故臺帳和其他的事故臺帳。
7、生產(chǎn)的檔案由公司安全員根據(jù)日常的檢查以及各科室安全員上報的相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理記錄。
檔案管理制度9
1、教學檔案是指學校在教學活動中形成的有保存價值的'檔案資料.
2、教學檔案的范圍包括：
�。�1）上級教育主管部門下達的政策性、指導性教學文件及有關(guān)規(guī)定；
（2）學校制訂的各項教學文件和教學規(guī)章制度；
（3）教學基本建設(shè)的各種規(guī)劃和計劃、師資培訓計劃和實施情況、教育資源（含教學設(shè)施及儀器設(shè)備等）統(tǒng)計材料；
（4）學校、系（部）和教研室的學期（或?qū)W年）教學工作計劃和總結(jié)；
（5）校歷、教學進程表、總課表、教師聘書及課程表、學期授課計劃、課程教學總結(jié)等；
�。�6）課程設(shè)計任務(wù)書、畢業(yè)設(shè)計(論文)任務(wù)書、優(yōu)秀畢業(yè)設(shè)計(論文)；
�。�7）學生花名冊、學籍變動情況、學生成績、學生成績統(tǒng)計分析、畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查、等材料；
�。�8）教學研究計劃、行業(yè)（或區(qū)域）經(jīng)濟教育調(diào)研報告與資料、教學改革實施方案及總結(jié)、典型經(jīng)驗材料和教學研究刊物、學報、簡報等；
�。�9）使用教材目錄、自編教材（或講義）、教學參考資料、參加全國或全省統(tǒng)編教材印本、實驗（實習）指導書、習題集、試題庫(試卷庫)、試卷分析以及各種聲像資料等；
�。�10）教師業(yè)務(wù)檔案，包括教師基本情況登記表、教案及教學工作小結(jié)、教師考核資料、教學工作和工作量統(tǒng)計表、論文論著及成果、進修（培訓）登記及考核材料等；
3、教學檔案管理機構(gòu)由教務(wù)處負責。
4、教學檔案按年度分類管理、編目造冊及歸檔；
5、檔案管理人員必須及時收集和整理各種教學檔案。
6、教學檔案管理人員應(yīng)按學期按目錄對教學檔案進行收集、整理，并立卷。
7、教學檔案管理人員應(yīng)對檔案妥善保管、防止檔案霉爛、人為損壞、或流失等。
8、檔案室應(yīng)有防火、防盜等設(shè)施。
9、檔案管理人員應(yīng)定期對檔案室以及所保存的教學檔案進行檢查，并認真填寫管理記錄。
10、借閱教學檔案，須經(jīng)檔案管理部門負責人同意，并填寫《教學檔案借閱登記表》，說明借閱的事由和借、還日期。借閱人員對借出的檔案應(yīng)妥善保管，不得折頁、涂改、畫線、圈點、剪貼。
11、查閱教學檔案資料，須經(jīng)檔案管理部門負責人同意，并由檔案管理人員下架、開卷。
12、借閱和查閱過程中，造成檔案損壞，損失等情況，應(yīng)立即報告檔案管理部門。
檔案管理制度10
為加強機關(guān)檔案的科學管理，保證檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全，提高機關(guān)檔案工作效率和工作質(zhì)量，特制訂以下管理制度。
(一)檔案安全保密制度
1、檔案管理人員必須遵守保密守則，要嚴守秘密，嚴防泄密、失密。
2、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行檔案的查借閱手續(xù)，借出的檔案要及時歸檔、核實。
3、檔案管理人員要增強保密觀念，經(jīng)常檢查設(shè)施安全保密情況；離開檔案室時，必須鎖好文件資料柜，關(guān)好門窗。
4、銷毀檔案要登記造冊，經(jīng)分管副局長簽字批準后方能進行，銷毀時要有監(jiān)銷人，并履行簽字手續(xù)。
5、檔案室內(nèi)嚴禁吸煙，以防火災(zāi)。
(二)檔案保管制度
1、檔案室屬機要重地，外人不得隨便進入。
2、保持室內(nèi)衛(wèi)生整潔，檔案分類排放、排列整齊。
3、切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防高溫、防強光等工作，室內(nèi)禁止存放易燃易爆等危險物品。
4、檔案管理人員要熟悉庫藏情況，對庫藏檔案和資料的保管情況定期進行檢查核對，做到帳物相符。
5、未經(jīng)批準，任何人不準將檔案帶出庫房，更不準私自摘抄、外傳。
(三)檔案利用制度
1、檔案管理人員應(yīng)熟悉所藏檔案的情況，完善檔案檢索工具，及時準
確地提供檔案利用服務(wù)。
2、市水利局本單位工作人員因工作需要，可查閱本部門形成的檔案。查（借）閱局會議記錄，必須經(jīng)局辦公室主任批準后方可查閱。查（借）閱局黨務(wù)資料，須經(jīng)局黨總支書記或局機關(guān)支部書記批準后方可查閱。
3、查閱檔案須填寫《檔案借閱登記表》，未履行登記手續(xù)，檔案管理員可拒絕查閱。
4、外單位查閱本機關(guān)檔案，必須持有單位介紹信，并經(jīng)分管辦公室的局領(lǐng)導批準后方可借閱。
5、查閱檔案時，嚴禁涂改、圈劃、抽換、批點、污損、拆卷或增刪檔案內(nèi)容，不得吸煙。
6、歸還檔案時，檔案管理員要認真檢查清點檔案的完好狀況，及時記載檔案的利用情況。
(四)立卷歸檔制度
1、凡是水利局機關(guān)從事各項業(yè)務(wù)工作，所形成的具有參考利用價值的`各種內(nèi)容、形式和載體的文書材料，均屬立卷歸檔范圍。任何科室和個人都無權(quán)扣壓和銷毀必須歸檔的文件材料。
2、歸檔時間。文書檔案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷歸檔工作。會計檔案一般在會計年度終了一年后移交給財務(wù)管理站保管。工程技術(shù)檔案一般在工程項目竣工驗收后，由水利科負責收集、整理后移交檔案室，集中管理。各科室聲像檔案要注意隨時歸檔備份，每年12月提供局檔案室存檔。
3、立卷歸檔的要求。歸檔的文件材料要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理立卷，案卷標題簡明扼要，目錄頁號編制準確，便于保管和利用。凡局機關(guān)形成的各類文件材料，歸檔應(yīng)為原件，且要求做到完整、準確、系統(tǒng)，存檔時由檔案管理人員審查核定。
4、各業(yè)務(wù)科室向局檔案室移交的文檔要有清單，歸檔時，必須履行交接手續(xù)，交接雙方及監(jiān)交負責人應(yīng)分別在清單上簽字，以備查考。
檔案管理制度11
一、會計檔案是指會計憑證、會計帳簿、會計報表等會計核算專業(yè)材料。
二、財務(wù)科的全部會計檔案，由財務(wù)科長指定專人負責整理，裝訂成冊，第二年六月底前移交院檔案室保管。
三、會計檔案的存放要做到有專櫥，科學管理查找方便。
四、會計檔案的.保管期限分為永久、定期兩種。定期保管的期限為五年、十五年、二十五年三種，期限從會計年度終了后的第一年算起。
五、會計檔案的保管要嚴格保守經(jīng)濟秘密，原則上不得借出，如有特殊需要，須經(jīng)財務(wù)科負責人批準，并限期歸還。
六、嚴格執(zhí)行會計檔案保管期限規(guī)定，對不超過保管期限的一定要妥善保管，對超過保管期限的也一定要按規(guī)定報批后，方可銷毀。
檔案管理制度12
一、工程檔案的歸檔范圍及質(zhì)量要求
(一)工程檔案的歸檔范圍
對于工程建設(shè)有關(guān)的重要活動,記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀,具有保存價值的各種載體的文件,均應(yīng)收集齊全,整理立卷后歸檔。(詳附件一)
(二)歸檔文件的要求
1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。
2、工程文件的內(nèi)容必須真實、準確、清晰、幅面整潔。
3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。
4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用 A4 規(guī)格歸檔。
二、工程檔案的管理機構(gòu)
各工程部設(shè)資料員,主要負責本部門工程項目從工程準備階段到竣工備案驗收過程中程建設(shè)文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預(yù)驗收及移交。
三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、保管、統(tǒng)計
(一)工程檔案的收集
文件形成后,文件形成責任人(經(jīng)手人)必須于當天交一份原件給資料員,資料員收到文件后,當天登記入盒。
(二)工程檔案的整理
按照單位工程分部.com、分項工程及文件形成的時間先后順序進行分類排列。
(三)工程檔案的立卷
1、工程文件可劃分為工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。
2、工程準備階段文件按建設(shè)程序組卷。
3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。
4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。
5、竣工圖按專業(yè)組卷。
6、竣工驗收文件按單位工程組卷。
(四)工程檔案的編目
1、每卷單獨編號,
頁號從"1"開始,案卷不宜超過 30MM;頁號編寫在單頁右下角,雙面書寫的,正面在右下角,背面在左下角,折疊后的圖紙一律在右下角。
2、卷內(nèi)目錄:"序號"以一份文件為單位,"責任者"填文件的直接形成單位和個人,
有多個責任者的,選擇兩個主要責任者,其余用"等"代替。"文件編號"填寫工程文件原 有的文號或圖號;"文件題名"填寫文件標題的名稱。"日期"填寫文件形成的日期。
未按要求編目的,每項扣罰部門資料員 5 元。
(五)工程檔案的裝訂
案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式,文字材料必須裝訂。既有文字材料,又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法。
(六)工程檔案的歸檔
單位工程竣工驗收完成后 30 日內(nèi),部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作,未按時歸檔的扣罰部門資料員 5 元。
(七)工程竣工檔案移交
工程竣工驗收完成后 60 日內(nèi),部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館,一份移交給工程檔案室,未及時辦理移交的,扣罰部門資料員 5元。
(八)工程檔案的索引(待討論工程代號、檔號)
工程代號由集團公司統(tǒng)一規(guī)定,檔號由工程檔案中心根據(jù)工程代號填寫。
案卷號 如:第 1 卷 1.1.1-1
專業(yè)號 如:基建類 1 為 1.1.1
工程代號 如XX花園首期為 1.1
樓盤代號 如XX花園代號為 1
(九)工程檔案的.保管
工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風,保證工程檔案不被腐蝕。
(十)工程檔案的統(tǒng)計
工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閱情況進行統(tǒng)計,及時催促借閱到期文件的歸還。
四、工程檔案保管期限
保管期限分為永久、長期、短期(具體詳附件一)
1、永久:是指工程檔案需永久保存。
2、長期:是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。
3、短期:是指工程檔案保存 20 年以下。
同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件,該案卷保管期限應(yīng)從長。
五、工程檔案密級
密級分為機密、秘密兩種。同一案卷有不同密級的文件,應(yīng)以高密級為本卷密級。
工程準備階段文件為機密級,
監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件為秘密級。
六、工程檔案的借閱及銷毀
按照集團公司檔案管理制度執(zhí)行。
本制度由部門經(jīng)理負責考核部門資料員,工程技術(shù)部經(jīng)理考核工程檔案管理室檔案員。
七、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)
檔案管理制度13
一、目的
為規(guī)范公司各職能部門的檔案管理工作，確保檔案保管安全，發(fā)揮檔案價值，更好地為公司各項工作服務(wù)，現(xiàn)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，結(jié)合公司實際情況，發(fā)布《公司檔案管理制度》（以下簡稱“本制度”）。
二、檔案的定義
�。ㄒ唬n案指公司及下屬項目公司在成立、產(chǎn)權(quán)變動、工程建設(shè)、經(jīng)營管理、社會活動中所形成的具有參考、保存價值的紙質(zhì)文件、電子文件、光盤、照片、實物等各種載體的記錄。
�。ǘ┤粘９ぷ髦行纬傻母黝愡^程文件屬于資料，不屬于檔案范疇。
三、管理機構(gòu)
公司綜合管理部統(tǒng)籌公司及下屬項目公司檔案管理工作，負責公司及下屬項目公司檔案工作的整體規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和指導幫扶；下設(shè)檔案室，負責保管公司及下屬項目公司重要檔案。
四、工作職責
公司綜合管理部設(shè)置檔案管理員，其工作職責為：
�。ㄒ唬┲贫ê屯晟茩n案管理制度。
�。ǘ╅_展檔案管理培訓，指導和幫扶檔案管理工作。
�。ㄈ┴撠煓n案的收集、整理、保管、利用，負責檔案室的日常管理。
�。ㄋ模⿲λ斜９艿脑紮n案必須建立完整的電子臺賬并定期備份（至少每兩月一次）。
五、檔案鑒定
檔案鑒定包括歸檔文件的鑒定、到期檔案的鑒定。
�。ㄒ唬w檔文件的鑒定，包括歸檔范圍、密級、保管期限的鑒定。
1、歸檔范圍。檔案管理員統(tǒng)計、鑒定檔案產(chǎn)生情況，梳理歸檔范圍，報領(lǐng)導審批確定。
歸檔范圍載體包括但不限于：
�。�1）公司管理文件：如資質(zhì)文件，包括企業(yè)注冊營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證等；公司、公司形成并下達的各類正式文件，包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件、會議紀要材料、重要記錄；公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；國家、地方政府政策文件類。
�。�2）項目資料：如開發(fā)文件類（前期、配套文件）；圖紙類；合同類（包括商品房合同）；工程技術(shù)文件類；招標文件類；項目企劃、銷售資料類；前期市場調(diào)研、土地分析等資料類；竣工報建資料類。
�。�3）聲像資料及實物檔案：如反映公司重要活動事件的剪報、聲像材料，有紀念意義的展覽照片、錄音、錄像等文件材料；公司的歷史沿革、大事跡、錦旗、證書、獎杯、獎狀、項目樓書。
2、密級鑒定。檔案密級由低到高劃分“普通”、“秘密”、“機密”三級，泄漏會使公司權(quán)利和利益遭受不同程度的損害，因此，歸檔時要根據(jù)文件內(nèi)容與類型劃分密級等級，確保檔案安全。
普通是公司可對外發(fā)布的信息，如宣傳資料、榮譽證照、年度報告等。
秘密是公司一般的秘密，一旦泄密會使公司利益受到較大損害，如重要會議紀要、人事檔案、規(guī)章制度等。
機密是公司重要的秘密，泄露會使公司的安全和利益遭受嚴重損害，如董事會決議、項目投資文件、公司規(guī)劃、財務(wù)報表、統(tǒng)計資料等。
�。ǘ┑狡跈n案的鑒定。公司及下屬項目公司對到期檔案進行鑒定，確定繼續(xù)保存或進行清理、銷毀。
文件保存期限除政府有關(guān)法令或公司其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：
1、永久保存：
�。�1）公司章程；
（2）董事會及股東會紀錄；
�。�3）財務(wù)報表；
�。�4）政府機關(guān)核準文件；
�。�5）不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；
�。�6）工程設(shè)計圖；
�。�7）其他經(jīng)核定須永久保存的文書。
2、十年保存：
�。�1）預(yù)算、決算書類；
�。�2）會計憑證；
�。�3）其他核定須保存十年的文書。
3、五年保存：
�。�1）期滿或解約之合約；
（2）其他核定須保存五年的文書。
4、一年保存：無長期保存必要的。
5、規(guī)章制度由公司及下屬項目公司綜合管理部永久保存，使用部門視其有效期予以保存。
6、公司及下屬項目公司綜合管理部每年年底應(yīng)組織檔案管理員及相關(guān)專業(yè)人員對檔案資料進行整理。對超過保存期限的.檔案，由檔案管理員填寫《檔案過期處理審批單》（詳見附件），報本部門及相關(guān)部門第一負責人審核、公司總經(jīng)理/董事會批準。
7、決定銷毀的檔案資料，由檔案管理員負責填寫《檔案銷毀清冊》（詳見附件），銷毀檔案時至少有兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人復核待銷毀檔案，銷毀完須在銷毀檔案目錄上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期并簽字確認。
8、檔案銷毀后，鑒定、銷毀過程中形成的《檔案銷毀清冊》及目錄應(yīng)立卷歸檔、永久保存。
9、需繼續(xù)保存的過期檔案，應(yīng)明確繼續(xù)保存的時間期限，并由檔案管理員在檔案卷內(nèi)目錄、匯總表上注明。
六、檔案收集
�。ㄒ唬┦占秶�。按照歸檔范圍進行收集。
（二）收集方式。公司及下屬項目公司均應(yīng)指定專人負責整理本部門的文件資料，并定期向所在公司綜合管理部檔案管理員處提交文件資料。檔案移交人需填寫《檔案移交清單》（詳見附件），隨同已整理的檔案（含紙質(zhì)檔、電子檔、實物）一并移交檔案室，檔案管理員接收檔案并簽字確認，《檔案移交清單》雙方各留一份。
�。ㄈw檔文件要求。
1、歸檔的文件為原件（無原件的歸檔需為具有憑證作用的復制件）。
2、非紙質(zhì)文件配文字說明一并歸檔。
3、圖紙類歸檔前要驗證審批流程所需印章齊全才能歸檔。
4、檔案的制成材料利于長久保存。書寫材料：要使用耐久性強的碳素型黑色或藍色簽字筆、鋼筆，不得使用鉛筆、圓珠筆。
5、聲像檔案應(yīng)使用數(shù)碼相機、攝相機等拍攝，要影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等，不能使用手機拍攝。
�。ㄋ模┕炯跋聦夙椖抗臼占韵聶n案后，須提交電子檔（含目錄）至檔案管理員處，以便備份存檔。
1、公司成立、注冊、變更文件。含公司成立的請示、批復、會議紀要、章程、股東會決議、董事會決議、工商證照及變更文件。
2、公司合并、收購文件。含請示、批復、會議紀要、備忘錄；股權(quán)轉(zhuǎn)讓、收購的協(xié)議、合同；工商證照及變更文件等。
3、與合作方的相關(guān)文件。
�。�1）合作意向書、框架協(xié)議、合作協(xié)議、合同、重要談判記錄等。
�。�2）融資擔保文件：融資公告、報表、擔保、抵押等相關(guān)文件，融資合同、協(xié)議等（如發(fā)債、貸款等）。
�。�3）盡職調(diào)查資料：①盡職調(diào)查報告；②業(yè)務(wù)約定書；③委托協(xié)議書；④盡職調(diào)查清單及問卷；⑤目標企業(yè)提供的有關(guān)書面資料（含工商、法務(wù)、財務(wù)、工程、市場、人力等文件）。
�。�4）工程項目檔案。包括土地獲取、項目報建、勘查設(shè)計、招投標、工程管理、監(jiān)理、施工、竣工驗收、結(jié)算等各階段形成的檔案。
�。�5）公司及下屬項目公司所獲榮譽。
注：1。如公司及下屬項目公司發(fā)生撤銷、拆分、合并等情況導致檔案不能安全保管，須將上述檔案原件全部移交公司綜合管理部。
七、檔案管理
�。ㄒ唬n案管理員接收檔案資料后，應(yīng)按照項目分類進行保管，按檔案編號順序規(guī)則存放，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學化，以利于檔案的保管和使用。
（二）檔案存檔分類主要以公司、項目、資料類型等建立檔案盒/檔案柜，在檔案盒/檔案柜上貼上資料明細表，且在檔案柜上標注公司/項目名稱和柜號，并在電腦上做好臺賬登記（表格/文檔），保證能從目錄匯總或電腦系統(tǒng)中以編號、關(guān)鍵詞、日期等方面檢索、查詢到所需文件。
�。ㄈn案管理員應(yīng)至少每月一次對檔案保管狀況進行檢查，切實做好檔案“八防”（防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲）工作，確保檔案的完整和安全。如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報告部門領(lǐng)導，并采取補救措施，減少檔案的損失。
（四）檔案管理必須遵循保密制度，檔案室或檔案柜的鑰匙必須由專人保管，檔案室非檔案管理員不得入內(nèi)，檔案室內(nèi)禁止吸煙和大聲喧嘩。
八、檔案利用
�。ㄒ唬┕静块T員工因工作需要，可以借閱與其工作有關(guān)的檔案資料。
�。ǘ┙栝啓n案需填寫《檔案借閱審批單》、《重要物品外借審批表》，經(jīng)部門負責人—綜合管理部—總經(jīng)理/董事長審批后方可借閱。檔案借閱方式為：借出、復印、掃描、查詢。
填寫要求：
�。�1）《檔案借閱審批單》按照審批單上的要求填寫相關(guān)內(nèi)容，申請部門填寫申請人所在的部門，文件標題或摘要填寫所要借閱/復印/拷貝電子檔的文件名稱，根據(jù)需要在“是否電子檔”或“是否復印”選擇是或否，用途填寫所要借閱/復印/拷貝電子檔的文件用于辦理的事項。
（2）《重要物品外借審批單》按照審批單上的要求填寫相關(guān)內(nèi)容，申請部門填寫經(jīng)辦人所在的部門，主送單位（或合作、上報單位等）填寫外借物品所辦理事項的主要單位，外借物品清單及借用時間填寫所外借的物品，借用時間必須填寫明確（如20xx年x月xx日xx：xx至20xx年x月xx日xx：xx），如不歸還必須注明不歸還原因及移交單位，涉及金額根據(jù)實際情況填寫，用途填寫所要外借文件用于辦理的事項。
�。ㄈn案管理員對檔案借閱進行登記，填寫《檔案借閱登記表》。借閱人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失，否則追究借閱人的責任，構(gòu)成犯罪的依法追究法律責任。
（三）檔案應(yīng)按期歸還，歸還時檔案管理人員要對檔案進行清點和檢查，包括檔案的件數(shù)、頁數(shù)，檔案原件完整，無損壞、無涂改等，并在《檔案借閱登記表》注明。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告部門領(lǐng)導。檔案到期仍需繼續(xù)使用的，借閱人需在到期前辦理續(xù)借手續(xù)。
（四）外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)檔案保管部門所在公司總經(jīng)理審核批準后方可調(diào)閱。
�。ㄎ澹n案在使用外借期間，檔案管理員必須保留一份復印件存檔，以便其他工作人員的查閱。
九、本制度自簽批之日起執(zhí)行。
檔案管理制度14
一、文書檔案歸檔制度
1、各部門在各項活動中構(gòu)成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。
2、各部門構(gòu)成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。
3、歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無缺頁、破損現(xiàn)象。
4、下發(fā)文件不僅僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應(yīng)留有書面材料存檔。
5、凡歸檔的文件務(wù)必留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不貼合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。
6、重要文件如部門需用可進行復印，但原件務(wù)必歸檔。
7、機關(guān)工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位職責制
1、認真學習專業(yè)知識，貫徹執(zhí)行<檔案法>、<檔案法實施辦法>，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。
2、負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量貼合“規(guī)范”要求。
3、負責公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導、業(yè)務(wù)培訓工作。
4、負責檔案庫房各項制度的落實。
5、用心帶給檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認真總結(jié)經(jīng)驗，為領(lǐng)導決策和機關(guān)各項工作帶給優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
三、兼職檔案工作人員崗位職責制
1、各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2、兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業(yè)務(wù)，工作認真負責，把好案卷質(zhì)量關(guān)，按時完成兼管檔案的任務(wù)。
3、兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。
4、嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度。
5、理解本公司專職檔案員的'監(jiān)督指導。努力學習檔案業(yè)務(wù)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平。
四、部門立卷制度
1、凡本部門在各項活動中構(gòu)成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。
2、各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。
3、兼職檔案員要嚴格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質(zhì)量。
五、檔案保管制度
1、各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。
2、按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，對各類檔案應(yīng)做到存放合理，排列有序，查找方便。
3、檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。
4、庫房要持續(xù)清潔衛(wèi)生，溫度要經(jīng)常持續(xù)在14—24℃，相對濕度要持續(xù)在45—60%，防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。
5、檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。
6、庫房內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進入，隨時關(guān)好庫房門窗，確保安全。
六、檔案保密規(guī)則
1、檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執(zhí)行各項制度。
2、凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經(jīng)主管領(lǐng)導批準并在指定時光內(nèi)歸還檔案室。
3、查閱檔案時，不得翻閱與查閱資料無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準進入檔案室。
4、本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。
5、對于違反保密規(guī)定，泄露國家公司機密或造成必須后果者要依據(jù)<保密法>的規(guī)定，嚴肅處理并追究其職責。
七、檔案借閱制度
1、借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。
2、凡借閱檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導批準。外單位人員借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)按時歸還。
3、借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。
4、借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導批準，不得復印、抄寫檔案資料。
5、檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復制的檔案材料，經(jīng)認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。
6、一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象，要及時向主管領(lǐng)導匯報，并追究有關(guān)人員的職責。
八、其他
解釋權(quán)歸公司行政人事部。
檔案管理制度15
一、司法所檔案管理工作由指定人員負責，包括接收、收集、整理、保管。
二、各類檔案的組卷要準確。卷內(nèi)目錄、案卷封面填寫完整準確、字跡清晰美觀，裝訂案卷規(guī)范、統(tǒng)一、牢固。
三、檔案整理。按規(guī)定制定統(tǒng)一的檔案分類編號方案。案卷的排列、編號符合規(guī)定要求。
四、文件的.整理。鑒別沒有存檔利用價值的公文，可報主管領(lǐng)導批準，可定期清退和銷毀。對縣（區(qū)、市）司法局的文件、簡報等資料，要做好歸檔工作，無須存檔要統(tǒng)一銷毀。
五、檔案箱、資料柜和檔案資料放置的設(shè)備要整齊，做到不同規(guī)格分類排列。
六、庫房管理。庫房保持清潔衛(wèi)生，落實防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠等安全措施。
七、檔案管理人員要有良好的司法檔案人員職業(yè)道德規(guī)范、嚴格遵守崗位紀律，嚴格執(zhí)行檔案保密制度，嚴守國家機密
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