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接待準(zhǔn)備工作
客人前來辦事,工作人員在接待客人之前應(yīng)該做什么準(zhǔn)備?以下是小編為大家整理的接待準(zhǔn)備工作,供大家參考。
接待準(zhǔn)備工作一
接待工作是辦公室日常事務(wù)中的一項常態(tài)化工作,要想做好這項日常工作,全面的接待準(zhǔn)備工作是先決條件?梢詮慕哟ぷ鞯沫h(huán)境、物質(zhì)和心理三個方面進(jìn)行準(zhǔn)備。
(一)環(huán)境準(zhǔn)備
接待工作的環(huán)境主要是指單位的整體環(huán)境和接待室(會客室或辦公室)的局部環(huán)境。單位的整體環(huán)境要求安全、整齊、潔凈。接待室的局部環(huán)境一般可分為硬環(huán)境和軟環(huán)境。
1.硬環(huán)境硬環(huán)境包括室內(nèi)空氣、光線、顏色、辦公設(shè)備及會客室的布置等外在客觀條件。
(1)空氣環(huán)境,包括空氣的溫度、濕度、流通與味道四個因素,一般接待室溫度控制在21~28℃,室內(nèi)的相對濕度保持在40%~60%。接待室要注意通風(fēng)和空氣調(diào)節(jié),經(jīng)常開窗透氣,保持空氣清新,也可適度噴灑氣味淡雅大方的空氣清新劑?諝猸h(huán)境的好壞,對人的行為和心理都有影響,對提高接待工作效率也十分重要。接待室應(yīng)適當(dāng)綠化,擺放綠色植物不僅能美化環(huán)境,還能凈化空氣。植物的選擇最好為常綠植物,如龍血樹、金錢樹、萬年青、葉蘭、龜背竹等。如果接待室空間較小,也可以采用垂吊類植物,如吊蘭、常春藤等。
。2)光線環(huán)境,接待室要有適當(dāng)?shù)恼彰,?yīng)以自然光源為主,人造光源為輔。
(3)聲音環(huán)境,接待室要保持肅靜、安寧,使接待人員能聚精會神地從事接待工作。
(4)接待室布置,注意辦公桌、文件柜等大件物品要擺放合理,書報、文件等歸類擺放整齊,墻上可掛單位的宣傳圖片等。接待室清潔、明亮、整齊、美觀,會讓來訪者感受到這里的工作有條不紊,生機(jī)盎然。如果沒有專門的接待室,也應(yīng)在辦公室中騰出一個比較安靜的角落來,讓來訪者可以從容就座、談話。
2.軟環(huán)境軟環(huán)境包括接待室的工作氣氛、接待人員的個人素養(yǎng)等社會環(huán)境。良好的工作氛圍,接待人員熱情的接待態(tài)度、大方得體的禮儀、周到細(xì)致的接待安排,都能讓來訪者感受到一種蓬勃向上的凝聚力,從而產(chǎn)生良好的印象。
(二)物質(zhì)準(zhǔn)備
1.茶水、飲料的準(zhǔn)備接待所用的桌椅、沙發(fā)等要擺放整齊,保持桌面清潔。茶具應(yīng)整齊擺放在桌面上,并保證熱水供應(yīng)。
2.水果、點心的準(zhǔn)備綜合考慮來訪者的身份、人數(shù)、性別、年齡等因素,適量準(zhǔn)備口香糖、小點心、水果、糖果和零食等。
3.煙、打火機(jī)或火柴、煙灰缸的準(zhǔn)備桌面上要擺放稍大點的煙灰缸,還要準(zhǔn)備好紙巾、打火機(jī)、火柴等用品。
4.相關(guān)資料的準(zhǔn)備為了排解來訪者等待時間的情緒,在接待室可以放置書報架,擺放一些書報雜志或單位簡介等對外宣傳資料。
(三)心理準(zhǔn)備
接待工作的心理準(zhǔn)備,是指接待人員要以誠心、耐心、熱心去面對每位來賓,熱情適度,和藹可親,用語禮貌,舉止大方。接待人員要有強(qiáng)烈的角色意識和服務(wù)意識。
。1)誠心,要能夠站在對方立場,以一顆真誠的心,幫助每一位來訪者解決問題。
(2)耐心,要不煩不燥,細(xì)心周到地對待每一位來訪者。
(3)熱心,要以自始至終親切的態(tài)度,為來訪者提供接待服務(wù)。
接待準(zhǔn)備工作二
從接到來客通知后,接待工作就開始進(jìn)入準(zhǔn)備工作階段。這是整個接待工作的重要環(huán)節(jié),一般應(yīng)從下面幾個方面來準(zhǔn)備:
1、了解客人基本情況
接到來客通知時,首先要了解客人的單位、姓名、性別、民族、職業(yè)、級別、人數(shù)等。其次要掌握客人的意圖,了解客人的目的和要求以及在住宿和日程安排上的打算。第三要了解客人到達(dá)的日期、所乘車次、航班和到達(dá)時間,然后將上述情況及時向主管人員匯報,并通知有關(guān)部門和人員做好接待的各項準(zhǔn)備工作。
2、確定迎送規(guī)格
按照身份對等的原則,安排接待人員。對較重要的客人,應(yīng)安排身份相當(dāng)、專業(yè)對口的人士出面迎送;亦可根據(jù)特殊需要或關(guān)系程度,安排比客人身份高的人士破格接待。對于一般客人,可由公關(guān)部門派懂禮儀、有禮貌、言談流利的人員接待。
3、布置接待環(huán)境
良好的環(huán)境是對來賓的尊重與禮貌的表示。接待室的環(huán)境應(yīng)該明亮、安靜、整潔、幽雅,配置沙發(fā)、茶幾、衣架、電話,以備接待客人、進(jìn)行談話和通訊聯(lián)絡(luò)之用。室內(nèi)應(yīng)適當(dāng)點綴一些花卉盆景、字畫,增加雅致的氣氛。還可放置幾份報刊和有關(guān)本單位的宣傳材料,供客人翻閱。
4、做好迎客安排
與行政或公交部門聯(lián)系,按時安排迎客車輛;預(yù)先為客人準(zhǔn)備好客房及膳食;若對所迎接的客人不熟悉,需準(zhǔn)備一塊迎客牌,寫上“歡迎xxx 先生(女士)”以及本單位的名稱;若有需要,還可準(zhǔn)備鮮花等。
接待準(zhǔn)備工作三
在整個工作系統(tǒng)中,接待是最為基礎(chǔ)也是最重要的工作。接待前的準(zhǔn)備工作很重要,是整個接待工作的基礎(chǔ),會直接影響接待的效果。秘書要做好相關(guān)接待準(zhǔn)備,可以說做好準(zhǔn)備工作,接待任務(wù)就完成了一半。
一、 思想上的準(zhǔn)備
1、誠懇的心。對于預(yù)約還是未預(yù)約的、易于溝通的還是難溝通的,秘書人員要以誠心、耐心、熱心去對待每位來賓。秘書的行為要讓來賓感到自己是受歡迎的、是得到重視的。當(dāng)碰到難以對付的客人時,我們要心平氣和,不要急躁,要善于控制自己的情緒。同時,我們要穩(wěn)定對方的情緒,不要和其發(fā)生正面沖突,并盡盡自己所能及尋求相關(guān)人員幫助解決其問題。與別人交談貴在真誠,只有帶著真誠的情感去談話,才能獲得事半功倍的效果。
2、合作精神。接待工作是整個單位的事情,秘書人員不能抱著“事不關(guān)己”的態(tài)度,應(yīng)該要有主動協(xié)助的精神。當(dāng)我們比較空閑時,看見同事正在忙碌地接待來賓或同事不在時,秘書人員應(yīng)該主動向前接待,不能坐視不管。團(tuán)結(jié)合作精神是一個企業(yè)良好工作氛圍營造的重要因素,更有利于樹立良好的企業(yè)形象。
二、業(yè)務(wù)知識及相關(guān)能力的準(zhǔn)備
秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手,要能熟練的使用辦公軟件及相關(guān)設(shè)備,要有會議記錄等專業(yè)知識。與此同時,秘書要全面了解企業(yè)各方面的情況,比如企業(yè)的發(fā)展歷史、產(chǎn)品規(guī)格、市場營銷、各部門設(shè)置及職員情況。平時,秘書要養(yǎng)成及時收集信息、掌握重要資料的習(xí)慣。這些專業(yè)技能的具備會大大提高接待的效果。
三、物質(zhì)準(zhǔn)備
對于秘書來說,這方面的準(zhǔn)備包括接待環(huán)境和接待物品的準(zhǔn)備。
1、環(huán)境準(zhǔn)備首先從自然環(huán)境入手。接待室應(yīng)該舒適、美觀、整潔,秘書人員可以的會客室拜訪一些花卉和一些綠色植物,特別需要注意的是不宜擺放香味刺鼻及易讓人過敏的植物。其次是人文環(huán)境的準(zhǔn)備。根據(jù)接待目的的不同,需要從不同的方面彰顯組織的文化,可以張貼介紹組織的紙框,懸掛體現(xiàn)組織文化的口號等,這都會給來賓留下深刻的印象。
2、接待物品的準(zhǔn)備。接待室設(shè)置要協(xié)調(diào),座椅、茶具、煙灰缸等等要齊全。當(dāng)著客人的面手忙腳亂的收拾凌亂的會客室是非常失禮的,會讓客人覺得受到輕慢、不受尊重。因此。秘書人員要勤換洗相關(guān)設(shè)施,定時清掃接待室,以整潔的環(huán)境迎接每位來訪者的到來。
四、了解來賓的情況
秘書人員必須要有較完備的資料,了解客人的基本情況。來訪者的人數(shù)、姓名與職務(wù);來訪人員的背景;來訪者的國民族和宗教情況;來訪者的興趣、愛好、性格特點;來訪者的私人禁忌情況等等。
五、制定接待計劃
不論做什么事,事先要有準(zhǔn)備,“凡事預(yù)則立”。來訪者到之前,秘書人員要做好接待計劃。合理安排各項接待工作;提前安排有關(guān)人員到崗;安排客人的飲食、住宿等等。
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